Перечисление излишне удержанного ндфл сотруднику проводки. Если из зарплаты излишне удержан ндфл

В процессе работы бухгалтерии могут возникать самые разнообразные ошибки, и в некоторых случаях они приводят к тому, что работодатель удерживает со своих сотрудников чрезмерное количество налогов.

Действующее законодательство предусматривает определенные нормы для таких ситуаций, позволяя физическим лицам вернуть излишне удержанный с них налог, но для того, чтобы это сделать, придется выполнить несколько операций.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Именно поэтому всем физическим лицам, включая предпринимателей, будет полезно узнать о том, как вернуть излишне удержанный НДФЛ.

Законные основания

В соответствии с пунктом 1 статьи 231 Налогового кодекса любое физическое лицо может обратиться в свою компанию, которая удержала чрезмерную сумму в роли налогового агента. Для этого оформляется заявление на имя руководителя компании в произвольном виде.

Возврат налога осуществляется исключительно самому налогоплательщику, и другие лица не могут обращаться за получением указанной суммы, так как это не предусматривается действующим налоговым законодательством. Подобные разъяснения указываются в письме Министерства финансов №03-04-06/7028, опубликованном 07.03.13.

Заявление о возврате налога со стороны физического лица должно быть подано на протяжении трех лет с момента удержания указанной суммы, что прописано в пункте 7 статьи 78 Налогового кодекса. При этом стоит отметить тот факт, что право на обращение за возвратом налога никоим образом не может зависеть от наличия каких-либо трудовых отношений между гражданином и компанией к моменту подачи заявления.

Таким образом, подать заявление на возврат можно и после увольнения, но сделать это нужно до истечения того срока, который предусматривается для возврата в соответствии с действующим законодательством.

Если переплата будет обнаружена компанией, то в соответствии с пунктом 6 статьи 6.1 Налогового кодекса она должна подать соответствующее уведомление налогоплательщику на протяжении десяти рабочих дней, причем действующее законодательство не устанавливает, каким именно образом должно быть направлено это сообщение.

Спорные моменты

Физические лица достаточно часто задаются различными вопросами о практике возврата излишне удержанных налогов, причем многие ситуации из указанных сами по себе являются достаточно спорными.

Реально ли без обращения

Чтобы возвратить переплату, налогоплательщик должен подать соответствующее обращение к налоговому агенту, оформив заявление в письменном виде. Срок подачи такого заявления в соответствии с пунктом 7 статьи 78 Налогового кодекса составляет три года с момента начисления налогов.

Стоит отметить тот факт, что в процессе оформления заявления работник должен будет указать полный перечень реквизитов своего лицевого или расчетного счета, на который работодателю нужно будет перечислить денежные средства, так как переплата возвращается в безналичной форме.

Помимо этого, не стоит забывать о том, что срок для перечисления переплаты установлен в виде трех месяцев, которые начинаются именно с подачи соответствующего заявления.

При увольнении

В первую очередь, после обнаружения ошибки в расчетах удержанного налога, нужно сообщить о наличии ошибки бывшему сотруднику. К примеру, можно сделать это путем оформления заказного письма с уведомлением о вручении по тому адресу, Который указывался в качестве регистрации гражданином во время трудоустройства.

Если же бывший сотрудник сам приходит в компанию и просит о возврате излишне удержанной суммы налога, компания также должна будет сделать это в обязательном порядке. Как указывает Министерство финансов, увольнение сотрудника и тот период, в котором осуществляется возврат излишне удержанной суммы налога, никоим образом не сказываются на указанной обязанности уполномоченного агента.

Подобное мнение также было поддержано представителями Конституционного суда. Он указал, что Налоговый кодекс предусматривает специализированный порядок возврата той суммы налога, который излишне удерживается налоговыми агентами.

Отдельно стоит отметить, что после увольнения за возвратом переплаты граждане не могут обращаться непосредственно в отделение Налоговой службы, минуя компанию. Подать заявление вместе с декларацией в налоговую можно только после полной ликвидации налогового кодекса, поэтому, если компания продолжает работать, возврат налога продолжает входить в перечень ее обязанностей на протяжении трех лет с момента излишнего удержания.

Если работник сам приходит и указывает на излишне удержанную сумму налога, нужно попросить написать его заявление с указанием суммы налога, подлежащей возврату. Также в заявлении должен обязательно присутствовать номер расчетного счета и точные реквизиты банковского учреждения, в который будут перечисляться средства.

Возврат налога должен осуществляться на протяжении трех месяцев с момента получения заявления, причем на указанную сумму налога можно сократить сумму НДФЛ, которая будет перечисляться в бюджет по действующим сотрудникам.

Отдельное внимание стоит уделить тому, что если сотрудник приходит за возвратом излишне удержанного налога после того, как по нему будет подана справка 2-НДФЛ, то в таком случае после возврата указанной суммы придется оформлять уточненную отчетность, в которой будут уже отражаться правильные данные.

Для иностранцев

Работодатель не имеет права на то, чтобы требовать от своих сотрудников какие-либо документы для того, чтобы освободить их от уплаты налога на доходы физических лиц или же освобождать от налогообложения ту прибыль, которая начисляется физическим лицам, не являющимся налоговыми резидентами России.

В соответствии с нормами, указанными в статье 232 Налогового кодекса, у налогоплательщика нет никакой обязанности в том, чтобы предоставлять своему работодателю какую-либо документацию, подтверждающую факт выплаты налогов на территории другого государства, чтобы освободиться от необходимости его удержания непосредственно по месту трудоустройства.

Для того, чтобы избежать необходимости оплаты налога на доходы физических лиц в России, плательщику нужно будет передать в налоговые органы официальное подтверждение того, что он представляет собой резидента того государства, с которым у России присутствует договор об отсутствии двойного налогообложения.

Помимо этого, в отделение Налоговой службы нужно будет также предоставить документ, подтверждающую сумму полученного дохода, а также факт уплаты налога за пределами России. Данный документ должен в обязательном порядке подтверждаться сотрудниками налогового органа указанного государства.

Подтверждение достоверности предоставленной бумаги может подаваться как до момента начисления налога или же каких-либо авансовых платежей, так и на протяжении года с момента окончания налогового периода, по результатам которого плательщик налогов собирается претендовать на освобождение от выплаты налога, а также зачета и получения каких-либо налоговых вычетов.

Детали по ЗУП в 1С

Для того, чтобы вернуть излишне удержанную сумму налога через 1С, документы должны оформляться следующим образом:

1. Формируется специализированный документ, предусмотренный для возврата. Чтобы его создать, нужно зайти в категорию «Налоги и взносы», после чего выбрать функцию «Возврат НДФЛ».
2. Оформляется документ на выплату з/пл, в котором уже можно увидеть, что выплата суммы осуществляется в размере самой заработной платы, а также прибавленного к ней возвращенного налога. В расчетном листе можно увидеть, что возникла сумма излишне начисленного налога, которая была зачтена по этому же месяцу, то есть возврат и выплата была осуществлена на протяжении одного месяца вместе с зарплатой.
3. В случае необходимости возврата НДФЛ в регистр соответствующие записи вносятся вручную для того, чтобы корректно отобразить необходимую информацию к перечислению. Для этого создается документ «Перенос данных», после чего в настройке состава регистров выбирается соответствующий пункт «Расчеты налоговых агентов по НДФЛ». Этот документ должен заполняться в виде расхода, сумма которого составляет сумма переплаченного налога.

Расчет и перечисление суммы

Сумма налога рассчитывается достаточно просто – сумма принятой ставки налогообложения умножается на общую сумму той базы, из которой налог будет удерживаться. Последняя установлена в соответствии с действующим законодательством отдельно для каждого конкретного типа прибыли физических лиц.

Как говорилось выше, работодателю после обнаружения ошибки нужно на протяжении десяти дней сообщить о наличии подобной оплошности своему работнику, вследствие чего плательщик в письменном виде оформляет соответствующее заявление о возврате в свободной форме. После подачи документа деньги возвращаются на протяжении трех месяцев или же зачитываются в счет последующих налоговых удержаний.

Налоговый агент же, в свою очередь, должен излишне удержанную сумму налога перевести на банковский счет своего сотрудника самостоятельно или же обратиться с этой целью в Налоговую службу. Общий срок претензий, которые могут предъявляться по излишне выплаченной сумме налогов, составляет три года.

Если работодатель, несущий обязанность налогового агента, не имеет средств для того, чтобы вернуть излишне удержанные суммы за счет сокращения удержаний будущих налогов с этого сотрудника и других плательщиков, а также собственных средств, то в таком случае ему нужно будет подать в отделение Налоговой службы соответствующее заявление для возврата средств в соответствии со статьей 78 Налогового кодекса.

Прием решений по таким заявлениям осуществляется на протяжении десяти банковских дней, причем может случиться так, что назад заявитель свои средства уже не получит, если у него есть какая-либо задолженность по пеням, штрафам или налогам. В такой ситуации налоговые органы излишне перечисленную сумму направят на то, чтобы погасить задолженность, а работодатель, в свою очередь, должен будет уже самостоятельно расплачиваться со своими работниками.

Как сотруднику вернуть излишне удержанный НДФЛ

В соответствии с пунктом 1 статьи 231 Налогового кодекса налог на доходы физических лиц, который излишне удерживается из заработной и других видов выплат в пользу налогоплательщика, должен возвращаться его работодателем. Сотрудник должен получить уведомление о переплате на протяжении десяти дней с момента обнаружения такой ошибки, причем сообщение это можно получить в любой форме, так как действующее законодательство не указывает каких-либо ограничений. При этом стоит отметить, что порядок отправки данного сообщения нужно заранее согласовать с адресатом.

Когда заявление получено, работодатель перечисляет излишне удержанную сумму налога, и сделать это нужно будет на протяжении трех месяцев. Если сроки будут пропущены, то в таком случае, помимо самой суммы налога, потребуется также удержать дополнительные проценты, начисленные за нарушение.

Начисление процентов осуществляется за каждый календарный день просрочки, в то время как процентная ставка должна равняться ставке рефинансирования Центрального банка, которая действовала на момент начисления пени. Возврат переплаты по НДФЛ осуществляется точно так же, только вместо принятой ставки рефинансирования при расчете дополнительных начислений должна использоваться ключевая ставка.

Подробный алгоритм

Возврат средств от работодателя осуществляется следующим образом:

1. Сотрудник получает информацию об излишнем удержании суммы. После обнаружения ошибки работодатель сообщает в произвольной форме об обнаруженном факте излишнего удержания. В отдельных случаях оформить заявление может и сам сотрудник, если он увидел факт очевидно чрезмерного удержания налога.
2. Работодателю подается заявление о возврате. Как говорилось выше, заявление может быть подано как при получении уведомления об излишне удержанном НДФЛ, так и при самостоятельном обнаружении факта ошибки. В заявлении нужно обязательно указывать банковский счет, на который нужно будет перечислять все указанные суммы средств, так как переплата возвращается исключительно в безналичной форме.
3. Сумма перечисляется на указанный счет. Сумма НДФЛ, который был удержан излишне, отправляется на указанный банковский счет.

Через налоговый орган же возврат проводится так:

1. Подготавливаются все необходимые документы. В частности, помимо стандартного заявления, нужно подготовить специальную налоговую декларацию, а также документы, подтверждающие наличие переплаты и статуса у плательщика налогового резидента России.
2. Документы подаются в отделение Налоговой службы, то есть в то учреждение, в котором указанное лицо оформлено на учет. Подавать их можно лично, с помощью уполномоченного представителя, а также почтой и в электронной форме.
3. Налоговый орган выносит решение и возвращает средства на банковский счет.

Вне зависимости от того, кто именно будет заниматься возвратом средств, данная операция должна быть проведена на протяжении трех месяцев с момента получения соответствующего уведомления.

Порядок возврата излишне уплаченных сумм НДФЛ

Замечание 1

В Налоговом кодексе Российской Федерации, а именно, в статье 231 определяется порядок возврата излишне удержанной суммы НДФЛ. Возврат должен осуществляться налоговым агентом. В том случае, если налоговый агент отсутствует, возврат осуществляется налоговым органом по месту учета налогоплательщика.

Слишком большое удержание НДФЛ из дохода налогоплательщика может быть обнаружено как самим налогоплательщиком, так и налоговым агентом. В том случае, если факт переплаты по НДФЛ обнаружил налоговый агент, то он обязан сообщить об этом работнику. Осуществить это нужно в течение десяти дней со дня, когда этот факт был обнаружен.

Сумма НДФЛ, которая была излишне удержана, в обязательном порядке подлежит возврату работнику-налогоплательщику на основании его письменного заявления.

Стоит также отметить, что в Налоговом кодексе нет указания четкой формы и способа для того, чтобы сообщить работнику факт излишнего удержания НДФЛ, а также о его сумме. Это говорит о том, что эта процедура может осуществляться в произвольной форме.

Возврат суммы излишне удержанного НДФЛ осуществляется в течение трех месяцев, начиная с того дня получения, как налоговым агентом было получено соответствующее заявление налогоплательщика. Возврат должен произвестись за счет сумм этого налога, которые подлежат уплате в бюджет в счет будущих платежей, как по данному налогоплательщику, так и по другим работникам-налогоплательщикам, с доходов которых налоговым агентом производится удержание данного вида налога.

Замечание 2

Перечисление излишне уплаченных сумм НДФЛ работнику осуществляется только в безналичной форме.

Очень часто бывают ситуации, когда величины суммы НДФЛ, которая подлежит перечислению в бюджет, не хватает для осуществления возврата налога работнику в установленный срок. В этом случае работодателю следует обратиться за возвратом налога в налоговую инспекцию с заявлением на возврат излишне удержанной суммы налога.

Отражение возврата НДФЛ в программе 1С: Бухгалтерия

В случае, если с работника был удержан НДФЛ в большем размере, программа сообщит об этом. Это можно увидеть, зайдя в документ «Начисление зарплаты». Открыв этот документ и пройдя на закладку «НДФЛ» можно увидеть отрицательные суммы налога.

В этом же документе на закладке «Корректировки выплаты» приводится сумма к зачету. Это происходит в том случае, если сумма налога на доходы со знаком «минус» больше, чем сумма начисленного налога за текущий период.

После того, как данный документ будет проведен сформируется проводка: Дт 70 Кт 68.01, причем сумма проводки будет отрицательной.

Эта сумма налога отражается в виде задолженности организации, которая не увеличивает сумму к выплате работнику. Излишне удержанный НДФЛ учитывается при расчете заработной платы работника в следующих периодах и уменьшает сумму рассчитанного налога.

Если же нужно произвести возврат излишне удержанной суммы НДФЛ, то следует оформить документ «Возврат НДФЛ».

Для того, чтобы оформить данный документ нужно перейти в раздел «Зарплата и кадры» и выбрать «Все документы по НДФЛ». Путем нажатия кнопки «Создать» выбирается нужный для нас документ, а именно «Возврат НДФЛ».

В этом документе нужно указывать:

• Дату документа;
• Наименование организации;
• Месяц налогового периода, в котором происходит возврат налог;
• Сотрудника, которому осуществляется возврат излишне удержанного налога.

При этом заполнение табличной части документа происходит автоматически после того, как в поле «Сотрудник» был выбран нужный работник. Автоматически проставится и дата момента получения дохода, а также сумма налога, подлежащая возврату.

В случае необходимости можно произвести обновление суммы, подлежащие возврату, путем нажатия кнопки «Обновить суммы к возврату» или же можно добавить суммы вручную, нажав на кнопку «Добавить».

Сам документ «Возврат НДФЛ» в программе 1С: Бухгалтерия проводок не формирует. С его помощью формируется только сумма подлежащего возврату налога, которая впоследствии будет отражена в регистрах налогового учета по НДФЛ.

Излишне удержанный НДФЛ может возникать по разным причинам. Например, сотруднику пересчитали заработную плату за прошлый период, или он с опозданием заявил о своем праве на налоговые вычеты. Согласно пункту 1 ст. 231 НК РФ сумма излишне удержанного НДФЛ подлежит возврату. В этой статье мы рассмотрим, как регистрировать возврат физическому лицу суммы излишне удержанного налога в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0.

Разберем пример: работник был принят в организацию ООО «Максима» 1 октября 2016 года. Расчет и выплата заработной платы осуществляется в последний день месяца, и за октябрь ему начислили заработную плату без учета налоговых вычетов на двоих несовершеннолетних детей. А 1 ноября сотрудник принес документы, необходимые для предоставления налогового вычета, и написал заявление с октября месяца. 2 ноября 2016 года работник увольняется, и при расчете заработной платы за ноябрь исчисляется отрицательная сумма НДФЛ.

Начинаем с начисления зарплаты за ноябрь с учетом того, что последний рабочий день был 2 ноября. Открываем раздел «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Все начисления» и по кнопке «Создать» добавляем новый документ для расчета зарплаты за ноябрь.

На вкладке «НДФЛ» мы видим информацию о рассчитанных налогах, а также о сумме примененных вычетов. Величина НДФЛ к зачету также отражается отдельной строкой на вкладке «Корректировки выплаты».

Проводим документ и смотрим проводки

Щелкаем кнопку «Создать» и выбираем из списка «Возврат НДФЛ»

Заполняем пустые поля открывшегося документа:
- дату;
- месяц, в котором производим возврат налога;
- сотрудника, которому возвращаем НДФЛ;
- дату получения дохода и сумму налога.

Проводим и закрываем документ. Для проверки сформируем расчетный листок. Открываем вкладку «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Отчеты по зарплате» и выбираем «Расчетный листок»

Доброе утро! Подскажите, как правильно сделать возврат НДФЛ в такой ситуации.

Сотрудник — многодетный отец. Место работы основное, з/п небольшая. В начале года сотрудник работал полный рабочий день, потом сокращённый, потом несколько месяцев был в отпуске без сохранения з/п. В период работы НДФЛ у сотрудника удерживался как положено, с предоставлением вычетов. Но при составлении справки 2-НФДЛ получается, что НДФЛ у сотрудника излишне удержан (вычеты на детей за месяцы, когда сотрудник был в отпуске без сохранения з/п, не покрылись з/п с начала года), хотя по сути удерживали всё своевременно и чётко.

С одной стороны: ну и пусть излишне удержан, информируем сотрудника, берём у него заявление, перечисляем обратно НДФЛ. Но с другой стороны, по данным учёта этого излишне удержанного НДФЛ нет, значит, нужно его как-то ввести в учёт? А как это сделать? Или всё-таки в данном случае сотрудник возвращает НДФЛ через ИФНС?

Наглядный расчет НДФЛ в таблице во вложении.

Возможные варианты возврата работнику излишне удержанного с него НДФЛ

Самая распространенная ситуация, когда у работника в течение года может возникнуть переплата по НДФЛ, — это когда он подает работодателю вместе с выданным налоговой инспекцией уведомлением заявление о возврате удержанного НДФЛ в связи с предоставлением ему имущественного вычета по приобретенному жилью (квартире, комнате, жилому дому или доле в них) . Ведь многим хочется не платить НДФЛ сразу после приобретения квартиры.

Это выгоднее и проще, чем дожидаться окончания года и подавать декларацию по форме 3-НДФЛ и заявление на возврат налога в налоговую инспекцию по месту жительства.
При этом у бухгалтера организации возникает вопрос: какова процедура возврата уже удержанного в течение года налога и за счет каких средств это можно сделать? Ну что ж, давайте разбираться.

Пересчитываем налог

ШАГ 1. Убедитесь, что в уведомлении о подтверждении налоговым органом права работника на имущественный налоговый вычет правильно указаны все реквизиты вашей организации (наименование, ИНН, КПП), а также фамилия, имя, отчество и паспортные данные вашего работника. Если в данных допущены какие-то ошибки, то попросите работника принести правильное уведомление.

ШАГ 2. Перенесите указанную в уведомлении сумму имущественного вычета в налоговую карточку 1-НДФЛ, заведенную на этого работника. Если вы используете стандартную форму 1-НДФЛ, то вам нужно добавить в раздел 3 карточки сотрудника новую строку «Имущественный налоговый вычет» сразу после строки «Стандартные налоговые вычеты».
В уведомлении по отдельным строкам указываются сумма вычета, приходящаяся на стоимость жилья, и сумма вычета, приходящаяся на проценты по целевым займам (кредитам), взятым на приобретение жилья. Если ваш работник принес уведомление, в котором указаны две суммы, то, сложив их, вы получите общую сумму вычета, которую надо перенести в карточку 1-НДФЛ.

Примечание. Если работник только начинает применять имущественный вычет, то в уведомлении может быть указан максимальный размер вычета (без учета процентов по целевым займам (кредитам)) 1 млн руб. или 2 млн руб. — зависит от того, когда возникло право на вычет. А если работник уже заявлял вычет в одном из прошлых годов, то в уведомлении будет указана сумма остатка неиспользованного вычета, перенесенная на 2009 г. В любом случае правильность указанных в уведомлении сумм вы не контролируете.

ШАГ 3. Получите от работника заявление в произвольной форме о предоставлении ему имущественного вычета и о возврате излишне удержанного НДФЛ.

ШАГ 4. В месяце, в котором работник принес уведомление и заявление, пересчитайте налог с начала календарного года. При этом в месяце предоставления имущественного вычета в разделе 3 стандартной карточки 1-НДФЛ по строке «Долг по налогу за налоговым агентом» надо указать сумму излишне удержанного НДФЛ.
Далее с этого месяца не удерживайте НДФЛ из доходов работника. Если сумма имущественного вычета превышает годовой доход работника, то налог не надо будет удерживать до конца года.

Если же сумма вычета не превышает годового дохода работника, то с того месяца, в котором сумма исчисленного с начала года дохода превысит сумму вычета, надо будет исчислять и удерживать НДФЛ (при условии, что весь излишне удержанный НДФЛ был возвращен работнику — см. ниже).

ШАГ 5. В бухгалтерском учете отсторнируйте сумму ранее удержанного с работника НДФЛ: Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%».

Возвращаем налог работнику

Налоговым кодексом РФ не определено, за счет каких средств нужно возвращать работнику НДФЛ, если он подал работодателю заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ. Рассмотрим возможные варианты.

ВАРИАНТ 1. Возвращаем налог за счет текущих платежей по НДФЛ по другим работникам

Поскольку удержанный с работника налог уже перечислен в бюджет, то вы можете вернуть ему налог за счет сумм НДФЛ, удержанных в текущем месяце с доходов других работников организации. То есть НДФЛ за текущий месяц, подлежащий уплате в бюджет, вы уменьшаете на сумму переплаты работника. Таким образом, вы фактически делаете зачет самостоятельно.
При этом сумма возвращенного налога отражается в разделе 3 стандартной карточки 1-НДФЛ по строке «Возвращена налоговым агентом излишне удержанная сумма налога» в месяце, в котором налог возвращен работнику (выдан из кассы, перечислен на зарплатную карточку). А в бухучете делается проводка: Дт 70 — Кт 50 «Касса», 51 «Расчетные счета».

Организации применяют этот вариант, обосновывая его тем, что уплата НДФЛ не носит персонифицированного характера. Ведь вы перечисляете НДФЛ в бюджет одной платежкой за всех работников. Сумма перечисленного налога, приходящаяся на каждого работника, не отражается ни в карточке 1-НДФЛ, ни в справке 2-НДФЛ, которая ежегодно представляется в налоговый орган, ни в карточке расчетов с бюджетом по НДФЛ, заполняемой ИФНС по вашей организации как налоговому агенту. Заметим, что в этой карточке указывается только общая сумма НДФЛ, перечисляемая вами за всех работников. Причем эта сумма НДФЛ всегда числится как переплата. Начисления налога и пени в ней могут появиться только после проведения налоговой инспекцией выездной проверки на основании решения. Так что даже если вы не будете платить НДФЛ за текущий месяц, недоимка в карточке не появится.
Специалисты московского УФНС не имеют ничего против такого возврата.

Вы не сможете вернуть работнику в текущем месяце всю сумму излишне удержанного налога за счет сумм НДФЛ, удержанных в текущем месяце с доходов других работников организации, только если они не перекрывают сумму долга перед работником. В этом случае вы можете вернуть налог за счет собственных средств. Ведь никакой ответственности за это не предусмотрено. Но поскольку организации это невыгодно, то вернуть работнику оставшуюся сумму излишне удержанного налога лучше в следующих месяцах.
Итак, подытожим плюсы и минусы первого варианта.
(+) При этом варианте работник сразу получает излишне удержанный НДФЛ. Вам же не нужно обращаться в налоговый орган с заявлением о возврате налога.

(?) Минфин против возврата работнику излишне удержанного налога за счет текущего НДФЛ, удержанного с других работников (подробнее см. ниже), и не исключено, что некоторые налоговые инспекции займут позицию финансового органа. Но даже если это случится, то налоговая инспекция не сможет предъявить вам никаких претензий, так как:
— во-первых, вы вернули работнику излишне удержанный с него налог в связи с предоставлением ему имущественного вычета на основании уведомления, выданного налоговой инспекцией;
— во-вторых, в бюджете не будет недоимки по НДФЛ.

ВАРИАНТ 2. Возвращаем налог из бюджета

Минфин считает, что нельзя возвращать работнику излишне удержанный налог за счет текущего НДФЛ, удержанного с других работников. Более того, финансовое ведомство указало, что поскольку ст. 231 НК РФ особый порядок зачета или возврата налоговым агентом сумм излишне удержанного налога не определен, то применяется общий порядок возврата или зачета, установленный ст. 78 НК РФ.
Давайте представим, как будет выглядеть эта процедура на практике.
ШАГ 1. Получив от работника, с которого излишне удержан НДФЛ, заявление о возврате налога, налог ему вы не возвращаете. Вы подаете в свою налоговую инспекцию заявление о возврате из бюджета НДФЛ, излишне удержанного у работника. К этому заявлению прилагаете копии документов: заявления работника о возврате налога, уведомления о предоставлении ему имущественного вычета, карточки 1-НДФЛ, где указана сумма долга, числящаяся за налоговым агентом.

ШАГ 3. После получения на расчетный счет денег из бюджета вы вернете налог работнику.
У такого порядка возврата налога есть и достоинства, и недостатки.

(+) В этом случае никакие претензии со стороны налоговиков вам точно не грозят.
(-) Неизвестно, сколько времени будет ждать возврата НДФЛ работник, так как возврат налога из бюджета на расчетный счет организации может затянуться надолго.
В то же время организация может вернуть излишне удержанный НДФЛ работнику и не дожидаясь, пока налоговая инспекция перечислит ей деньги на расчетный счет, поскольку НК РФ это допускает. То есть организация вернет работнику НДФЛ за счет собственных средств. Но тогда процедура возврата налога будет немного другая.

ШАГ 1. Получив от работника, с которого излишне удержан НДФЛ, заявление о возврате налога, вы возвращаете ему налог за счет собственных средств.
ШАГ 2. Вы по-прежнему продолжаете платить в бюджет удержанный с других работников НДФЛ.
ШАГ 3. Подаете в свою налоговую инспекцию заявление о возврате из бюджета НДФЛ, излишне удержанного у работника, приложив к нему все документы.
ШАГ 4. После получения на расчетный счет денег из бюджета закрываете переплату налога, числящуюся по счету 68.
Теперь посмотрим, в чем же плюсы и минусы такой процедуры возврата.

(+) Никаких претензий со стороны налоговой инспекции не будет. Работник быстро получает излишне удержанный НДФЛ.
(-) Вы отвлекаете из оборота деньги организации.
Однако при применении варианта 2 непонятно, зачем организация должна продолжать перечислять НДФЛ в бюджет в ожидании возврата из бюджета денег, которые нужно вернуть работнику.

ВАРИАНТ 3. Делаем зачет налога в счет предстоящей уплаты НДФЛ этим работником

Минфин России считает, что излишне удержанный налог можно не только вернуть непосредственно работнику, но и зачесть в счет предстоящих платежей по НДФЛ в порядке ст. 78 НК РФ. Хотя п. 1 ст. 231 НК РФ говорит именно о возврате налога работнику.
Однако на практике этот вариант будет работать только в том случае, если:
— сумма имущественного вычета не превышает сумму годового дохода работника;
— работник принес уведомление из налоговой инспекции в начале года, то есть из его доходов удержана небольшая сумма НДФЛ, например за 1 или 2 месяца.
Давайте посмотрим, хорош ли вариант 3.
(+) В этом случае не будет никаких споров с налоговой инспекцией.
(-) Период получения вычета работником растягивается на несколько месяцев в течение года. Кроме того, вариант 3 не всегда можно применить.

* * *
С учетом приведенных нами плюсов и минусов выберите наиболее удобный для вас вариант возврата НДФЛ работнику. Самый простой для вас вариант — вернуть налог за счет налога с других работников за текущий месяц. А самый «бесконфликтный» — сделать зачет налога в счет предстоящих платежей по этому работнику.

———————————
приложение к Приказу ФНС России от 07.12.2004 N САЭ-3-04/
подп. 2 п. 1, п. 3 ст. 220 НК РФ
утв. Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583; п. 1 ст. 230 НК РФ

подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ
п. 1 ст. 231 НК РФ; Письмо ФНС России от 03.09.2008 N 3-5-04/ ; Письма Минфина России от 02.04.2007 N 03-04-06-01/103, от 13.02.2007 N 03-04-06-01/35, от 26.06.2006 N 03-05-01-04/188; Информационные сообщения ФНС России от 06.04.2005, от 18.03.2005
п. 3 ст. 210, п. 1 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ; Письма Минфина России от 02.04.2007 N 03-04-06-01/103, от 13.02.2007 N 03-04-06-01/35, от 26.06.2006 N 03-05-01-04/188; Информационные сообщения ФНС России от 06.04.2005, от 18.03.2005
План счетов и Инструкция по его применению, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н
утв. Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/
п. 2 ст. 230 НК РФ
п. 4 разд. VII, п. 1 разд. IX Рекомендаций по порядку ведения в налоговых органах базы данных «Расчеты с бюджетом», утв. Приказом ФНС России от 16.03.2007 N ММ-3-10/ (ред. от 11.01.2008)
Письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2007 N 28-11/113476
п. 1 ст. 231, ст. 78 НК РФ
пп. 6, 14 ст. 78 НК РФ
Постановление ФАС Уральского округа от 22.07.2008 N Ф09-5055/08-С2
Письмо Минфина России от 03.04.2009 N 03-04-06-01/76
пп. 6, 14 ст. 78 НК РФ
Письмо Минфина России от 19.01.2009 N 03-04-06-01/3

Полный текст статьи читайте в журнале «Главная книга» N 09, 2009

Возврат сотруднику излишне удержанной суммы НДФЛ

спасибо за ответ, но хотелось бы для полной уверенности кое что уточнить. Получается, что я должна весь НДФЛ удержанный с января по июнь 2014 г. вернуть работнику? Не смотря на то что документы предоставлены в июле.

Да, верно. Если в результате пересчета налоговой базы у сотрудника возникнет переплата по НДФЛ, излишне удержанную сумму налога можно вернуть. Подробнее о порядке возврата можно почитать тут: http://usn.1gl.ru/#/document/111/11396/?utm_source=www.26-2.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink?step=7&utm_source=www.26-2.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink

1. Ситуация: с какого периода можно предоставить сотруднику стандартный вычет по НДФЛ. Сотрудник работает в организации с начала года, но заявление о предоставлении вычета подал позже

Если сотрудник подал заявление в пределах текущего года, то вычеты предоставляйте с начала этого периода. Даже если о своем праве на вычет он заявил посреди года.*

В Налоговом кодексе нет связи между возникновением права на вычет и датой подачи заявления. Сроков, когда сотрудник должен написать такое заявление, тоже не предусмотрено. При этом вычет полагается за каждый месяц календарного года до тех пор, пока сотрудник не потеряет право на него. Поэтому, если сотрудник подтвердил свое право на вычет начиная с начала года (хоть и в его середине), уменьшите его базу для расчета НДФЛ с января.

Как известно, базу для НДФЛ рассчитывают при каждой выплате дохода. А значит, при выплате, например, зарплаты за месяц, в котором сотрудник подтвердил свое право, ранее не учтенные вычеты можно посчитать в уменьшение налоговой базы.

Пример расчета НДФЛ, если сотрудник подал заявление на вычет в середине года

В.К. Волков работает в ЗАО «Альфа» с 1 января в должности начальника цеха. Ему установлен оклад в размере 50 000 руб. У Волкова есть три несовершеннолетних ребенка. Однако он сразу не представил в бухгалтерию всех необходимых документов на получение стандартного налогового вычета. Сделал это Волков только в июле. Поэтому с января по июнь при расчете НДФЛ вычеты Волкову не предоставляли.

Всего с января по июнь Волкову было начислено 300 000 руб. (50 000 руб. × 6 мес.).
НДФЛ удержан в сумме 39 000 руб. (300 000 руб. × 13%).

Ежемесячная сумма вычета на троих детей – 5800 руб. (1400 руб. + 1400 руб. + 3000 руб.).

Начиная с месяца, в котором доход Волкова превысил 280 000 руб., права на вычет он не имеет. Предельной величины доход Волкова достиг в июне. Поэтому при расчете НДФЛ за январь–июль бухгалтер «Альфы» предоставил Волкову вычеты за январь–май.

Суммарный вычет за пять месяцев равен 29 000 руб. (5800 руб. × 5 мес.).

Сумма излишне удержанного НДФЛ по состоянию на 1 июля составляет:
39 000 руб. – ((300 000 руб. – 29 000 руб.) × 13%) = 3770 руб.

Эту сумму бухгалтер «Альфы» засчитывает в счет НДФЛ, который должен быть удержан из зарплаты Волкова за июль.

Сумма НДФЛ, которую нужно перечислить в бюджет с доходов Волкова за январь–июль, равна:

(350 000 руб. – 29 000 руб.) × 13% – 39 000 руб. = 2730 руб.*

Все это следует из подпунктов 1, 2 и 4 пункта 1 и пункта 3 статьи 218 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения есть и в письме Минфина России от 18 апреля 2012 г. № 03-04-06/8-118.

В коммерческих организациях

Если в результате пересчета налоговой базы у сотрудника возникнет переплата по НДФЛ, излишне удержанную сумму налога можно вернуть.*

2. Статья: Заявление на «детский» вычет представлено в декабре (в редакции для коммерческих организаций)

Когда сотрудник должен принести в бухгалтерию заявление о предоставлении ему стандартного налогового вычета? Что делать, если оно подано в конце года? На вопросы отвечают эксперты журнала «Зарплата».

Сотрудник поступил на работу в начале года, а заявление и документы на предоставление стандартного налогового вычета на ребенка (сына пяти лет) принес только сейчас - в декабре!
Подскажите, пожалуйста, как нам быть? Нужно ли в таком случае предоставлять вычет с начала года и пересчитывать НДФЛ, или вычет предоставляется с месяца подачи заявления?
А. Зимород, бухгалтер

Основания для предоставления вычета. По общему правилу стандартные налоговые вычеты по НДФЛ предоставляются при налогообложении доходов, облагаемых по ставке 13% (п. 3 ст. 210 НК РФ) на основании (п. 3 ст. 218 НК РФ):

письменного заявления налогоплательщика;

документов, подтверждающих право на получение вычетов.

Законодательство не устанавливает срок предоставления этих документов. Получение стандартного налогового вычета - право, а не обязанность налогоплательщика.

Нарастающим итогом. Исчисление сумм НДФЛ с доходов, облагаемых по ставке 13%, производится по окончании каждого месяца нарастающим итогом с начала года. При этом начисленная с начала года сумма НДФЛ уменьшается на сумму налога, удержанную в предыдущие месяцы текущего года.

По НДФЛ налоговым периодом считается календарный год (ст. 216 НК РФ)

Право на перерасчет. Теперь давайте разберемся, нужно ли налоговому агенту пересчитывать НДФЛ с начала года, если сотрудник обратился за вычетом в середине или конце года.

Если работник имел право на получение вычета, но он не был предоставлен в связи с отсутствием заявления и необходимых документов, налоговый агент может произвести перерасчет суммы НДФЛ.

Для этого работник должен:

• написать заявление с соответствующей просьбой провести перерасчет;
• приложить к заявлению документы, подтверждающие право на вычет.

Зачет излишне удержанного НДФЛ. Работодатель, являющийся налоговым агентом, обязан пересчитать налог, зачесть излишне удержанную сумму в счет уплаты декабрьской суммы НДФЛ.

Возврат излишне удержанного НДФЛ. В случае если сумма излишне удержанного налога окажется больше суммы налога, подлежащей удержанию за декабрь 2012 года, то на основании заявления работника налоговый агент обязан вернуть ему разницу в порядке, предусмотренном статьей 231 Налогового кодекса. В заявлении работник должен указать, на какой счет перечислить эту сумму.

Документов так и нет. В случае когда работник до конца налогового периода так и не донес в бухгалтерию заявление на предоставление стандартных налоговых вычетов или не представил полный пакет необходимых для получения стандартного налогового вычета документов, то работодатель не вправе самостоятельно принять решение о перерасчете и возврате излишне удержанного НДФЛ.

В этом случае перерасчет и возврат налога в соответствии с пунктом 4 статьи 218 Налогового кодекса производятся налоговым органом по окончании налогового периода.

Для этого работник должен подать в налоговую инспекцию по месту своего жительства налоговую декларацию (форма 3-НДФЛ) и документы, подтверждающие право на вычет.*

Журнал «Зарплата», № 12, декабрь 2012

Как бухгалтерскими проводками отразить выплату сотруднику, сумму излишне удержанного НДФЛ?

Как бухгалтерскими проводками отразить выплату сотруднику сумму излишне удержанного НДФЛ?

Возврат излишне удержанного НДФЛ осуществляется только в безналичном порядке. При этом происходит выплата ранее не полностью выплаченной заработной платы.

Подробный порядок отражения в учете операций по возврату сумм излишне удержанного НДФЛ содержится в материалах Системы Главбух

Ситуация: Пример возврата сотруднику излишне удержанного НДФЛ по ставке 13 процентов. Переплата возвращается за счет предстоящих платежей по НДФЛ, подлежащих удержанию и перечислению в бюджет из доходов сотрудников

В августе 2013 года сотрудник ООО «Торговая фирма «Гермес»» А.С. Кондратьев был в командировке. По возвращении он представил авансовый отчет, в котором отразил расходы на проезд к месту командировки и обратно на сумму 10 000 руб. Билетов, подтверждающих расходы на проезд, у него не было.

Несмотря на это, расходы на проезд были компенсированы Кондратьеву на основании его заявления и приказа руководителя. Возмещаемые расходы бухгалтер включил в налоговую базу по НДФЛ в августе. Сумма НДФЛ с компенсации командировочных расходов составила 1300 руб.

Ежемесячный доход Кондратьева составляет 8000 руб. Детей у Кондратьева нет. За период январь–август стандартные вычеты сотруднику не предоставлялись. Данные о начисленных доходах и удержанном налоге приведены в таблице.

Период

Сумма налогооблагаемого дохода

Механизм возврата излишне удержанного НДФЛ с уволенного сотрудника

Организация излишне удержала НДФЛ с сотрудника. На момент обнаружения ошибки данный сотрудник уволился и не работает в организации. Каким образом нам уведомить сотрудника, чтобы он написал заявление и какой будет механизм возврата?

Обнаружив излишнее удержание и переплату НДФЛ, работодатель должен уведомить об этом сотрудника в течение 10 дней. Форма и способ сообщения Налоговым кодексом РФ не предусмотрены, поэтому налоговый агент вправе направить налогоплательщику сообщение в произвольной форме. Для возврата излишне удержанного НДФЛ бывшему сотруднику необходимо написать на имя руководителя заявление в произвольной форме. Заявление о возврате налога бывший работник может подать в течение трех лет с момента, когда лишние суммы были удержаны. Вернуть деньги можно за счет предстоящих платежей по НДФЛ из доходов других сотрудников. Переплату по НДФЛ организация должна перечислить на банковский счет человека в течение трех месяцев со дня получения от него заявления. Если предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно для возврата излишне удержанной суммы налога в течение трехмесячного срока, налоговому агенту следует обратиться за возвратом недостающей суммы в налоговую инспекцию. К заявлению о возврате налога следует приложить: выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника; документы, подтверждающие факт излишнего удержания и перечисления НДФЛ. До того как переплата поступит на расчетный счет организации, налоговый агент вправе вернуть человеку излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Возврат переплаты через организацию

За возвратом излишне удержанного НДФЛ человек может обратиться в организацию, которая удержала налог в качестве налогового агента. Для этого ему необходимо написать на имя руководителя организации заявление в произвольной форме.* Об этом сказано в пункте 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.

Заявление о возврате налога человек может подать в течение трех лет с момента его удержания* (п. 7 ст. 78 НК РФ). При этом право на обращение за возвратом налога не зависит от наличия трудовых (гражданско-правовых) отношений между человеком и организацией на дату подачи заявления. Например, заявление о возврате излишне удержанной суммы человек вправе подать в организацию и после увольнения из нее, но до истечения срока, предусмотренного для возврата налога. В этом случае налоговый агент обязан вернуть излишне удержанный НДФЛ уволенному сотруднику. При этом подтверждения того, что налог не был возвращен налоговой инспекцией, не требуется.* Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 27 декабря 2012 г. № 03-04-06/4-370 и от 24 декабря 2012 г. № 03-04-05/6-1430.

Источниками для возврата переплаты могут быть предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет:*

• из доходов того же человека, у которого возникла переплата (например, если сотрудник, у которого была удержана излишняя сумма НДФЛ, продолжает работать в организации);
• из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация является налоговым агентом.*

Это следует из положений абзаца 3 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.

Налоговые ставки, по которым был удержан НДФЛ, направляемый организацией на возврат переплаты, значения не имеют. Например, налог, рассчитанный по ставке 13 процентов, можно вернуть за счет сумм НДФЛ, начисленных по ставкам 9, 13, 30 или 35 процентов. Вместе с тем, налоговые агенты обязаны вести раздельный учет доходов (сумм НДФЛ), в отношении которых применяются разные налоговые ставки (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Срок возврата

Переплату по НДФЛ организация должна перечислить на банковский счет человека в течение трех месяцев со дня получения от него заявления.* Сообщать о возврате в налоговую инспекцию не нужно (письмо Минфина России от 18 октября 2013 г. № 03-04-06/43608). Если в течение трех месяцев организация не вернет налогоплательщику переплату (полностью или частично), то на сумму невозвращенного налога она должна будет начислить проценты за каждый день просрочки. Проценты начисляются по ставкам рефинансирования, действовавшим в дни нарушения срока возврата. Такой порядок предусмотрен абзацами 3–5 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ. При этом сумма начисленных процентов от налогообложения не освобождается. Подобные доходы не поименованы в статье 217 Налогового кодекса РФ, следовательно, при выплате процентов с них нужно удержать НДФЛ. Правомерность такого вывода подтверждается письмом Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-04-05/34450.

Организация сама обнаружила переплату

Если переплату по НДФЛ организация – налоговый агент обнаружит самостоятельно, она обязана сообщить об этом налогоплательщику в течение 10 рабочих дней (абз. 2 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Форма и способ сообщения о наличии переплаты по НДФЛ Налоговым кодексом РФ не предусмотрены. Поэтому налоговый агент вправе направить налогоплательщику сообщение в произвольной форме.* Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-04-06/6-112.

Возврат переплаты через инспекцию

Предстоящих платежей по НДФЛ может быть недостаточно для возврата излишне удержанной суммы налога в течение трехмесячного срока, установленного абзацем 3 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ. В этом случае налоговому агенту следует обратиться за возвратом недостающей суммы в налоговую инспекцию по месту своего учета.

Заявление о возврате излишне перечисленной суммы НДФЛ нужно подать в инспекцию в течение 10 рабочих дней с момента получения заявления от налогоплательщика* (абз. 6 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Поэтому решение о способе возврата переплаты (за счет предстоящих платежей или за счет средств, возвращенных инспекцией) налоговый агент должен принять сразу после получения заявления налогоплательщика* (письмо Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-04-06/6-112).

Возвращать переплату по НДФЛ организации – налоговому агенту налоговая инспекция будет в порядке, установленном статьей 78 Налогового кодекса РФ* (абз. 7 п. 1 ст. 231 НК РФ). До того как переплата поступит на расчетный счет организации, налоговый агент вправе вернуть человеку излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств* (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Если переплату решено вернуть за счет средств, возвращенных из бюджета, в налоговую инспекцию нужно подать пакет документов. Состав этого пакета не зависит от вида доходов, в отношении которых возникла переплата по НДФЛ, и от ставки, по которой был удержан налог* (письмо ФНС России от 20 сентября 2013 г. № БС-4-11/17025).

К заявлению о возврате налога следует приложить:

• выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;
• документы, подтверждающие факт излишнего удержания и перечисления НДФЛ.*

Перечень таких документов законодательно не установлен. Однако на практике инспекция может потребовать от налогового агента:

• копию заявления сотрудника (с указанием причины образования переплаты, даты ее возникновения и суммы);
• копию справки по форме 2-НДФЛ по состоянию на дату обращения за возвратом;
• данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ начиная с того года, за который был произведен перерасчет налога. В качестве документа, подтверждающего данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ, можно представить выписку по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: Что предпринять, если НДФЛ нужно вернуть бывшему сотруднику

По каким правилам возвращать налог уволенным сотрудникам

Если на тот момент, когда обнаружено излишнее удержание, работник уже уволился, вернуть деньги можно только за счет предстоящих платежей по НДФЛ из доходов других сотрудников.* Как раз об этом и говорит Минфин России в своем письме от 02.07.2012 № 03-04-06/6-193 .

Обратите внимание

Заявление о возврате налога бывший работник может подать в течение трех лет с момента, когда лишние суммы были удержаны* (п. 7 ст. 78 НК РФ).

Причем заявление о возврате налога бывший работник может подать в течение трех лет с того момента, когда соответствующие суммы у него были удержаны (п. 7 ст. 78 НК РФ). Если срок выдержан, отказать в возврате НДФЛ бывший работодатель не может.

Однако часто ситуация осложняется тем, что уволенный работник не может лично прийти и написать заявление на возврат. Например, он переехал в другой город. Выход из этого есть. Бухгалтер может направить бывшему работнику образец заявления по почте (как электронной, так и обычной) или надиктовать по телефону. А работник его напишет от руки и перешлет в ответ заказным письмом по почте.

Пример 2. Возврат НДФЛ уволенному сотруднику за счет предстоящих платежей по налогу с зарплаты других работников

Менеджер по продажам ООО «Звезда» А.В. Рогов 17 июля был уволен в связи с сокращением штата. 26 июля бухгалтер обнаружил техническую ошибку в расчете налога с выходного пособия, равного 120 000 руб. Вместо 15 600 руб. НДФЛ (120 000 руб. × 13%) было удержано 16 500 руб. Как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ в сумме 900 руб. (16 500 руб. – 15 600 руб.)?

Сразу после обнаружения ошибки бухгалтер позвонил уволенному работнику и согласовал с ним порядок возврата переплаты. По электронной почте А.В. Рогову было направлено сообщение о факте излишнего удержания налога с указанием причины (техническая ошибка) и суммы переплаты - 900 руб.* К письму прилагался образец заявления на возврат переплаты. А.В. Рогов написал заявление (см. рисунок) с указанием реквизитов своего счета в банке, на который нужно перечислить деньги, и выслал его в организацию по почте.

При выплате сотрудникам вознаграждения за труд в августе бухгалтер ООО «Звезда» удержал НДФЛ в сумме 70 000 руб. А в бюджет уплатил 69 100 руб. В тот же день излишне удержанный с выходного пособия НДФЛ в сумме 900 руб. был перечислен на банковский счет, указанный А.В. Роговым в заявлении.

Полезные советы

Как вернуть НДФЛ за счет тех средств, которые уже были уплачены в бюджет

Иногда предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно для возврата налога. Такая ситуация может возникнуть, например, при простое, или сумма возврата очень большая из-за того, что задолжали топ-менеджеру.

Один из выходов - возвращать переплату в несколько этапов. Но делать это можно только в строго отведенное время - в течение трех месяцев со дня подачи работником заявления. Если срок будет нарушен, придется платить неустойку. Проценты начисляются за каждый день просрочки по ставке рефинансирования, которая действовала в дни нарушения срока возврата (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Если заранее понятно, что сроки соблюсти не удастся, остается только один выход - попросить инспекцию вернуть налог за счет бюджета. Тогда налоговый агент не позднее 10 дней со дня получения от работника заявления на возврат обращается к налоговикам также с заявлением о возврате. К нему нужно приложить документы, подтверждающие излишнее удержание сумм налога, - копию заявления самого работника, справку по форме 2-НДФЛ, реестр сведений о доходах физлиц и платежные документы на уплату налога* (письмо Минфина России от 03.04.2009 № 03-04-06-01/76). Отметим, что перечень документов является открытым и может изменяться в зависимости от обстоятельств. Инспекция вернет НДФЛ на расчетный счет организации в течение одного месяца со дня получения заявления от фирмы (ст. 78 НК РФ). А далее налоговый агент перечислит деньги самому работнику.*

Кстати, НК РФ не запрещает возвращать переплату за счет собственных средств компании. Но мы рекомендуем делать это, только если организация точно уверена, что налоговая инспекция чуть позже также вернет деньги. Иначе эти средства назад можно и не получить.*

Минфин России в своем письме от 02.07.2012 № 03-04-06/6-193 обратил внимание вот еще на какое важное обстоятельство. Возврат НДФЛ не зависит от налогового периода, в котором был излишне удержан налог. Например, работник уволен в конце 2011 года и в этом же году был уплачен лишний налог. А обнаружили переплату уже в 2012 году. Вернуть бывшему сотруднику деньги работодатель вправе в 2012 году на общих основаниях. Каких-то специальных правил для данной ситуации не предусмотрено. Главное - следить за тем, чтобы механизм возврата был запущен сразу после того, как переплата обнаружена.

Нюансы, требующие особого внимания

Обнаружив излишнее удержание и переплату НДФЛ, работодатель должен уведомить об этом сотрудника в течение 10 дней.

Компания не вправе возвращать налог без письменного заявления работника.

Вернуть переплату по налогу можно за счет будущих платежей по НДФЛ как с зарплаты самого работника, так и других сотрудников. А если денег недостаточно, то за счет средств, прежде уплаченных в бюджет.*

Н.П. Епихин ,

эксперт журнала «Упрощенка»

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Проводки в программе 1С, при возврате излишне удержанного НДФЛ

Вопрос-ответ по теме

В июне 2017 года сотрудник организации предоставил Уведомление из ИФНС о возможности получения имущественного вычета через работодателя. За прошедшие 5 месяцев текущего года с него уже был удержан НДФЛ и сдана отчетность за 1 квартал 2017 года. При вводе сведений об имущественном вычете работника в программу 1С бухгалтером было указан период применения вычета: 2017 год. Таким образом, при начислении заработной платы и расчете НДФЛ за июнь месяц 2017 года программа пересчитала НДФЛ, начиная с 01 января 2017 года. В июле сотруднику была выплачена полагаемая сумма (проводки аналогичные выплате заработной платы). Какие проводки должен был использовать бухгалтер, выплачивая излишне удержанный налог? Вопрос задан в связи с тем, что в Разделе 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 года некорректно заполняются графы 070, 090.

Проводки при возврате излишне удержанного НДФЛ:

1) Сторно дебет счета 70 Кредит счета 68 — отражена сумма налога, подлежащая возврату. Именно таким способом вы уменьшаете НДФЛ, который до этого удержали у работника. В итоге остаток в сумме пересчитанного налога повиснет по счету 70.

2) Так как остаток налога висит на счете 70, то возвращенную сумму вы отражаете проводкой:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 51 «Расчетные счета» – отражена сумма налога, которую вы вернули работнику.

В итоге по дебету счета 68 у вас должна повиснуть сумма НДФЛ с имущественного вычета, которую вы фактически переплатили в бюджет. На эту сумму вы уменьшаете текущий платеж по налогу.

В случае если вы вернули работнику НДФЛ в июне, то отражаете эти изменения по строкам 030 и 090 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2017 года.

В строке 030 ставите увеличенный вычет, в строке 090 – НДФЛ, который пересчитали. Строку 070 вы не уменьшаете на НДФЛ, который вернули работнику. Так советует ФНС (Письмо ФНС России от 12.04.2017 N БС-4-11/6925)

Что делает ваша программа? Могу только предположить, что скорее всего она пересчитывает исчисленный и удержанный налог в строках 040 и 070, уменьшая эту сумму на пересчитанный НДФЛ, а сумму, которую вы вернули работнику, не отражает в строке 090. Могу только посоветовать исправить эти данные вручную, чтобы привести их к тому виду, как советует ФНС.

Расчет НДФЛ и возврат сотруднице излишне удержанного налога

Вопрос по НДФЛ. Работница в середине года находилась в отпуске по БиР, затем вышла на работу на неполный рабочий день. Вычеты, согласно заявления, предоставляются на двоих детей. Ниже приведены доходы, вычеты и исчисленный НДФЛ за год: январь — 23238,28-2800-2657 руб. февраль — 23611,11-2800-2705 руб. март — 25000-2800-2886 руб. апрель — 25000-2800-2886 руб. май — 25000-2800-2886 руб. июнь — июль — август — сентябрь — октябрь — 1988,64-2800-0 руб. ноябрь — 6137,72-2800-434 руб. декабрь — 6250-2800-448 руб. Судя по всему, остаток неиспользованного вычета в октябре (811,36 руб.) должен был быть перенесен на ноябрь? Это сделано не было. Каковы теперь наши действия и как все эти суммы отразить в справке 2-НДФЛ и в расчете 6-НДФЛ?

Да, вы должны были перенести остаток неиспользованного вычета с октября на ноябрь. Кроме того, сотруднице также полагаются вычеты за месяцы, в которые не было доходов – июнь, июль, август и сентябрь, ведь трудовые отношения с ней не прерывались, и доходы появились в конце года (письма Минфина России от 04.09.2017 N 03-04-06/56583 и ФНС России от 29.05.2015 N БС-19-11/112). Таким образом, вы удержали с сотрудницы лишний налог в сумме 1561 руб. (14 902 руб. – 13 341 руб.) (см. таблицу ниже).

Вы как налоговый агент обязаны вернуть сотруднице излишне удержанный налог (ст. 231 НК РФ). Ваши действия следующие.

1. Письменно сообщите работнице о том, что излишне удержали налог из ее доходов в 2017 году. Сделайте это в течение 10 рабочих дней со дня, когда вы обнаружили ошибку (письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).

2. Получите от сотрудницы заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ с указанием реквизитов банковского счета для перечисления денег. Вернуть НДФЛ наличными нельзя. Подать вам такое заявление работник должен до истечения трехлетнего срока со дня уплаты в бюджет излишне удержанного налога (Письма Минфина от 20.01.2017 N 03-04-06/2416, от 27.12.2012 N 03-04-06/4-370). Образец ниже.

Пример. Заявление работника о возврате излишне удержанного НДФЛ

Генеральному директору ООО «Альфа»

от менеджера Петровой Е.А.

Прошу вернуть мне сумму НДФЛ в размере 1561 руб., излишне удержанную за 2017 г. Указанную сумму прошу перечислить на счет в банке, открытый для зачисления заработной платы.

3. Перечислите сумму излишне удержанного НДФЛ на счет, указанный в заявлении о возврате. Сделать это нужно в течение трех месяцев со дня получения заявления (Письмо ФНС от 18.07.2016 N БС-4-11/).

4. На сумму возвращенного налога уменьшайте сумму текущих платежей по НДФЛ, исчисленному с выплат всем физическим лицам, получившим от вас доходы.

Теперь о том, как заполнить отчеты 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.

Годовая 6-НДФЛ

В разделе 1 вы добавите в показатель по строке 020 сумму доходов сотрудницы – 136 225,75 руб., по строке 030 –предоставленные ей вычеты 33 600 руб. В строку 040 вы добавите исчисленный НДФЛ с учетом всех вычетов, то есть 13 341 руб. ((136 225,75 руб. – 33 600 руб. х 13%).

В строке 070 вы покажете весь удержанный в 2017 году НДФЛ, в том числе излишне удержанный НДФЛ с доходов сотрудницы. То есть, если с декабрьской зарплаты вы удержали налог в декабре, по сотруднице включаете в строку 070 – 14 902 руб.

В строке 090 годовой формы 6-НДФЛ вы не отражаете возвращенный налог 1561 руб., поскольку вы не вернули эту сумму в 2017 году.

В строках 140 раздела 2 вы также отразите весь фактически удержанный НДФЛ при выдаче зарплаты, в том числе излишне удержанные суммы.

6-НДФЛ за I квартал 2018 года

Если вы вернете излишне удержанный налог не позднее 31 марта, вы покажете эту сумму в строке 090 формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года. Если вернете позднее, эту сумму отразите в строке 090 формы 6-НДФЛ за полугодие.

Справка 2-НДФЛ

В разделе 3 справки вы отразите все доходы сотрудницы, в разделе 4 покажете вычеты. А раздел 5 заполните так:

ШТРАФ НА ИНОСТРАНЦА БЕЗ РАЗРЕШЕНИЯ Сотрудники ФМС не любят эту статью. Так как по ней, предусмотрен «маленький» штраф, только на самого иностранца. А они заинтересованы, наложить «большой» штраф на компанию, которая использует иностранца без Разрешения на работу. Статья 18.10. […] В салоне красоты парикмахеры работают по скользящему графику, в связи с чем не дорабатывают количество рабочих дней по норме. Фактическая численность мастеров - 6 человек, среднесписочная (из расчета фактически отработанных часов) - 4 человека. Из какой численности производить […]

Статьи 231 Налогового кодекса РФ излишне удержанный с работника налог на доходы физических лиц возвращается ему налоговым агентом в течение трех месяцев со дня получения последним заявления налогоплательщика.

Вернуть работнику переплату налога организация (как налоговый агент) может за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей, как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам. Если же суммы НДФЛ, подлежащей перечислению налоговым агентом в бюджет, недостаточно для возврата работнику переплаты, налоговый агент в течение 10 дней со дня получения заявления от работника должен обратиться в свою налоговую инспекцию. Для этого туда подается заявление на возврат излишне удержанной с человека суммы налога.

Обратите внимание: именно на возврат! По мнению финансистов, сумма НДФЛ, излишне удержанная с доходов налогоплательщиков и перечисленная в бюджет налоговым агентом, не может быть зачтена в счет исполнения этим агентом его обязанности по уплате налогов (письмо от 23 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-543). Дело в том, что налоговый агент просто обязан собрать «чужой» налог и перечислить его в бюджет. Поэтому зачесть «чужой» налог в счет своих собственных обязательств он не имеет права.

Правила возврата НДФЛ налоговому агенту

Правила возврата суммы излишне удержанного налога прописаны в статье 78 Налогового кодекса РФ. Напомним их. Суммы переплаты возвращаются налоговиками по месту учета налогового агента обычно без начисления процентов на эту сумму.

Для возврата переплаты налоговый агент должен подать заявление.

Налоговики указывают, что факт излишней уплаты НДФЛ нужно подтвердить. Для этого им нужно предъявить доказательства: бухгалтерские справки, пояснения, расчетно-платежные ведомости с исправлением ошибки. Об этом также сказано в письме Минфина России от 3 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/76 . Это требование поддерживают и судьи (постановления ФАС Поволжского округа от 24 мая 2010 г. № А49-10662/2009 , ФАС Уральского округа от 22 июля 2008 г. № Ф09-5055/08-С2).

Если у налогового агента есть недоимка по иным налогам соответствующего вида или задолженность по соответствующим пеням и штрафам, то переплату ему вернут только после зачета суммы излишне уплаченного налога в счет погашения недоимки.

Но здесь возникает вопрос: а относится ли это правило к ситуации с возвратом НДФЛ? Ведь, согласитесь, речь идет не о собственных налогах налогового агента, а о налоге, который он излишне удержал у физических лиц и должен им его вернуть! Тем не менее, например, в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 31 октября 2012 г. № Ф03-4477/2012 суд решил, что указанное выше правило применимо и в тех случаях, когда у организации имеется переплата по НДФЛ.

Заявление в общем случае о возврате суммы излишне уплаченного налога может быть подано в течение трех лет со дня уплаты указанной суммы. При этом решение о возврате налоговики должны принять в течение 10 дней со дня получения заявления.

Налоговики обязаны сообщить в письменной форме налоговому агенту о принятом решении - положительном или отрицательном - в течение пяти дней со дня принятия соответствующего решения. Это сообщение передается руководителю компании лично под подпись или иным способом, подтверждающим факт и дату его получения.

За нарушение срока возврата переплаты налоговому агенту причитаются проценты из расчета ставки рефинансирования Банка России, действовавшей в дни нарушения срока возврата.

Уточненная 2-НДФЛ

При перерасчете налога в связи с уточнением налоговых обязательств физического лица налоговый агент, согласно разделу I Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20__ год», утвержденных приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@, оформляет новую справку. В ней в полях «№___» и «от___» следует указать номер ранее представленной справки и новую дату составления справки.

Если в прошлом периоде налоговый агент излишне удержал налог, а затем вернул переплату работнику, в отношении данного человека надо оформить уточненную справку за указанный период, исправив пункты 5.3-5.5 уточненной справки в соответствии с показателями, образовавшимися после перерасчета. Пункт 5.6 уточненной справки при этом не заполняется.

Таким образом, работодателю следует представить налоговикам новые справки по форме 2-НДФЛ за прошедший год в отношении тех работников, с доходов которых был излишне удержан и перечислен в бюджет НДФЛ, а также заявление о зачете или возврате излишне уплаченного налога.

Учтите: срок представления новой, уточненной, справки по форме 2-НДФЛ не установлен ни Налоговым кодексом РФ , ни приказом ФНС России № ММВ-7-3/611@, ни приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@. Поэтому если первичная справка по форме 2-НДФЛ была представлена налоговикам своевременно, то работодателю не грозит ответственность за непредставление (несвоевременное представление) новой (уточненной) справки по форме 2-НДФЛ.

Выплата НДФЛ работнику

До возврата налоговому агенту из бюджета излишне удержанной и перечисленной с налогоплательщика суммы НДФЛ он вправе вернуть переплату за счет собственных средств.

Разберем на примере, какие проводки по возврату НДФЛ должен составить бухгалтер.

Пример
В налогооблагаемый доход работника ошибочно была включена сумма выплаченной ему материальной помощи в размере 4000 руб. В результате с него излишне удержали и перечислили в бюджет НДФЛ в размере 520 руб. (4000 руб. x 13%). При выявлении этого факта сотруднику была возвращена переплата из кассы турфирмы, после чего она (как налоговый агент) получила возврат денег из бюджета.

Проводки по возврату НДФЛ будут следующими:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 520 руб. - сторнирована ошибочная запись;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 520 руб. - возвращены деньги из бюджета.

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
- 520 руб. - возвращены деньги работнику.

Возврат из ИФНС излишне перечисленного НДФЛ

Не стоит путать возврат НДФЛ, который налоговый агент производит из-за того, что удержал лишнее из доходов физического лица, с тем случаем, когда удержания рассчитаны верно, но налоговый агент ошибся в сумме перечисления. Это совершенно другая ситуация.

Так, например, конфликтная ситуация рассматривалась в постановлении ФАС Московского округа от 30 апреля 2014 г. № Ф05-3657/2014 . Налоговики отказали налоговому агенту в возврате излишне перечисленного НДФЛ по причине того, что факт переплаты налога за счет средств налогового агента можно установить только по итогам выездной проверки. Однако судьи с этим не согласились и решили, что так как компания представила в налоговую инспекцию бухгалтерские справки, расчетные ведомости, оборотно-сальдовые ведомости, содержащие сводные суммы начисленного и уплаченного НДФЛ, и платежные поручения на перечисление налога, то этого вполне достаточно для доказательства того, что компания перечислила НДФЛ в сумме большей, чем сама удержала с работников. Так что эту переплату налоговики должны вернуть.

А. Анищенко ,
аудитор