Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами. В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации.

Вопросы, решаемые на основании протокола общего собрания

Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.

В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации. Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение.

Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ. Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.

Законодательные требования к оформлению

Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:

• Дата и место проведения собрания.
• Число голосов, которыми владеют участники.
• Общее число голосов с учетом отсутствующих участников.
• Фамилия и имя председателя собрания.
• Состав президиума.
• Повестка дня.

Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и голосование, и результаты, которые были утверждены.

Цель составления протокола

Протокол общего собрания – это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально. Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний. Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.

Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний. Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом.

Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании. Таким образом, рассмотрение таких решений и возникших вопросов заносится в протокол общего собрания.

Важная процедура

Процесс составления протокола заключается в нескольких этапах:

• Определение и подготовка повестки дня.
• Составление и подготовка необходимой документации.
• Оповещение всех участников о месте прохождения общего собрания.
• Рассылка необходимых информационных данных для участников по подготовке к повестке собрания, освещающих отдельные его вопросы.

Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых голосов для принятия юридически законного решения.

Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений. Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на голосование или обсуждение. Это доклады, проекты, справки, использовавшиеся в общем заседании.

Правила оформления

Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.

По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания. В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения. Образец протокола общего собрания участников представлен ниже.

Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом.

Содержание протокола. Данные организации

Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также принятые аббревиатуры, касающиеся организационно-правовой формы (ООО, АО и прочее). При этом наименование должно соответствовать тому, которое указано в уставе предприятия и внесено в Единый государственный реестр, а также иметь полную расшифровку без использования аббревиатур.

Если это протокол общего собрания ООО, образец составляется по тем же правилам и нормам, что и для организаций, имеющих иную организационно-правовую форму собственности. Он фиксирует местонахождение юридического лица, отраженное в виде записи юридического адреса организации, и должен соответствовать внесенному в учредительные документы, а также регистрации в Едином госреестре.

Данные о собрании

В следующем разделе после указания юридических данных, отображающих фактическое наименование места расположения предприятия, необходимо указать сведения, относящиеся к времени и форме проведения собрания. В первую очередь указывается вид общего собрания, который может быть годовым, внеочередным, плановым и т.д. Протокол общего собрания участников ООО по действующему законодательству определяется с периодичностью не реже чем один раз в год.

Формы собраний

Форма проведения собрания может определяться как:

• Личное присутствие уполномоченных представителей или участников-акционеров.
• Заочная форма путем сбора документации, отправленной ранее для выяснения мнений по вопросам голосования.

Также отмечаются дата и место собрания совещательной коллегии, указывается фактический адрес, по которому собирались участники.

Основная часть протокола

Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола "Присутствовали". Обязательно указывается Ф.И.О. участника, а также занимаемая должность и количество принадлежащих ему голосов. В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях.

Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги голосования, которые фиксируются по времени подсчета голосов.

При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:

• Количество голосов, имеющих право на принятие участия в собрании.
• Количество голосов, принявших участие.
• Число голосов, отданных за разные варианты голосования.
• Формулировка принятых решений.

Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.

Заключительная часть

После составления протокол общего собрания учредителей, акционеров или других участников скрепляется подписями председателя, а также секретаря собрания. Также ставится дата его составления, которая может не совпадать с датой проведения собрания.

Особые протоколы и собрания

Еще одним интересным экземпляром подобной документации является протокол общего собрания собственников дома или садоводческого товарищества. Такие собрания и их протоколирование отличаются тем, что участники имеют равные права, и в случае неявки большого количества лиц все равно решения могут приниматься на основании учета мнения тех, кто прибыл и участвовал в решении вынесенных на обсуждение вопросов. На основании такого протокола остальные члены жилищного фонда или садоводческого товарищества обязаны подчиниться вынесенным решениям вне зависимости от того, принимали ли они участие в этом собрании или нет.

При составлении такого документа в нем обычно указывается состав комиссии по пересчету голосов. В качестве председателя и секретаря собрания могут выступать как уполномоченные лица, так и выбранные путем голосования из присутствующих участников. Способ управления многоквартирными домами или садоводческим товариществом выбирается общим собранием собственников жилых помещений или земельных участков. Вынесенные решения по обозначенным вопросам являются обязательными для всех собственников.

Оформление протокола общего собрания требует к себе особого внимания и наличия определенных навыков документальной работы. Пренебрежение правилами, установленными к оформлению этого документа, нельзя допускать, так как он является единственным документальным отображением правомерности вынесенных решений коллегиального собрания, которые носят важное назначение, а также обладает большой юридической силой и предоставляется во время аудиторских проверок контролирующим органам.

Инструкция

Подготовка. Зарегистрируйте всех участников заседания , укажите по возможности в алфавитном порядке их имена, должности. Вы должны максимально точно, без привычных сокращений отразить подобную информацию в протоколе.

Способы составления протокола. Тут все зависит от того, каким образом принято фиксировать информацию о заседания х комиссии в данной организации или компании: либо это стенография, либо звукозапись, либо записи от руки. В зависимости от этого вам придется составлять , расшифровывая стенограмму или звукозапись, плюс тезисное содержание докладов, которые были дня.

Обратите внимание на то, что все же в протокольном тексте есть вводная и основная части. Вводная часть одинакова для полного и краткого , и указываются в ней фамилии секретаря, ведущего протокол, и председателя комиссии , а также общее число участников заседания . Люди, которые не официальными членами комиссии , но присутствующие, тем не менее, на , отмечаются в проколе как «приглашенные».

Ни один протокол не имеет документальной силы, пока его не подпишут секретарь и председатель. Это обязательное условие.

Совершение очень многих хозяйственных и юридических действий сопровождается составлением . Характер содержащихся в нем сведений различается в зависимости от вида протокола , однако некоторые общие закономерности в написании данного документа выявить можно.

Инструкция

Сфера применения протоколов крайне широка: составляются протоколы об административных правонарушениях и о совершении отдельных следственных действий, ведутся протоколы разбирательств и собраний акционеров и т.д. Как же следует составлять протокол? Какие сведения в нем необходимо отразить?

В первую очередь протокол должен содержать наименование организации, которая его составляет: ООО «Рога и копыта», Н-ский районный суд и т.д. Далее следует наименование документа – собственно протокол и указание, какое событие протоколируется. Например, протокол собрания акционеров или протокол допроса свидетеля.
В обязательно указывают дату проведения протоколируемого действия (собрания, допроса и т.д.), его номер (или номер дела, по которому он ), а также время начала и окончания протоколируемого события.

После указанной информации необходимо перечислить лиц, участвующих в протоколируемом действии, с указанием роли, которую они выполняют. Например:«Судья Иванов И.И., при ведении

Составление и оформление протоколов

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо

Можно выделить следующие этапы подготовки протокола:

1)своевременный сбор необходимых материалов к заседанию (повестки дня, списка участников заседания, приглашенных, членов коллегиального органа, текстов докладов, сообщений и выступлений, проектов решений обсуждаемых вопросов);

2)составление протокола в соответствии с установленными требованиями, обеспечивающими его юридическую силу;

3)редактирование текста, согласование его с председателем и выступающими участниками заседания;

4)подписание протокола председателем и секретарем заседания;

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные. Дополнительно выделяют стенографический протокол. Форма протокола выбирается в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа.

Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрированно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

· полное наименование организации или предприятия;

· название вида документа (ПРОТОКОЛ);

· регистрационный номер;

· место составления или издания документа;

· заголовок;

· подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

· наименование структурного подразделения;

· гриф утверждения;

· отметка о наличии приложений;

· место (помещение, офис) и время проведения заседания;

· фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;

· дата подписания протокола;

· визы согласования (при необходимости);

· гриф утверждения (если протокол требует утверждения);

· отметка об исполнении и направлении в дело.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21–24.01.2013.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с наименованием вида документа. Например: Протокол - заседания коллегии; - собрания трудового коллектива; - совещания начальников структурных подразделений.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), затем – фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные».

При оформлении протокола расширенного заседания или заседания с числом присутствующих более 15 человек фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу. Пофамильные списки присутствующих прилагаются к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе (например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается ).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: «На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117».

В вводную часть протокола включается повестка дня. В нее включаются обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закрепляется последовательность их обсуждения.

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основную часть текста протокола, т.е. весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени.

Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений).

Пункт, устанавливающий правовую норму (нормативный), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок?

1. Кому – что сделать – к какому сроку;

2. Что сделать – к какому сроку – кому (наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя).

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.

Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия – проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания:

¾ повестка дня;

¾ приглашение;

¾ списки участников заседания и списки приглашенных;

¾ доклады или тезисы выступлений;

¾ справочные материалы по обсуждаемым вопросам;

¾ проекты решений и итоговых документов.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОТОКОЛ 00.00.0000 № 00 Место составления Заголовок к тексту (Форма заседания: Чего?) Председатель Секретарь Присутствовали 00 чел. И. О. Фамилия И. О. Фамилия (указываются инициалы, фамилии в алфавитном порядке столбцом; если присутствующих больше 15 человек, то указываются их количество и в скобках – «регистрационный лист прилагается»)

Повестка дня:

1. О... (о чем слушается вопрос). Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы, фамилия (в родительном падеже).

1. СЛУШАЛИ:

И. О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают – (Текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия – излагается краткое содержание первого выступления по первому вопросу (после фамилии в скобках может быть указана должность выступающего). Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают – (Текст выступления прилагается).

И.О. Фамилия – излагается краткое содержание следующих выступлений от по данному вопросу.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме глагола, исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение в Д.п.), срок исполнения.

1.2. Аналогично оформляются второй и последующие пункты постановления по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.

Председатель Секретарь Подпись Подпись И.О. Фамилия И.О. Фамилия

В дело 00-00 (подпись), дата

Макет оформления протокола

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОТОКОЛ №____________ Заголовок Дата Место составления Председатель Секретарь Присутствовали: ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О выполнении... Докладчик -А.Н. Скакунов 2. Об избрании... Докладчик - Т.П. Соснова 3. … 1. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. ... 1.2. ... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: В голосовании приняли участие _________человек. ЗА ПРОТИВ воздержались _________ _________ _________

ПОСТАНОВИЛИ:

Отметка о наличии приложения

Председатель Секретарь Подпись Подпись И.О. Фамилия И.О. Фамилия ОАО «РОСТОВСКИЙ ХЛЕБОКОМБИНАТ» ПРОТОКОЛ 02.12.2004 № 356-21 г. Ростов-на-Дону Заседания Совета директоров Председатель: Секретарь: Присутствовали пять человек: И. Н. Кононенко В. И. Смирнов И. Р. Захаров И. П. Козленко И. Н. Кононенко И. С. Никоненко А. В. Петровский

Повестка дня:

Отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2004 года.

И. П. Козленко (генеральный директор) - доклад прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

А. В. Петровский (член Совета директоров). В своем выступлении остановился на недостатках, которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли.

И. С. Никоненко (член Совета директоров). Отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Премировать за ноябрь:

1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства - в размере 40 % от сдельного заработка.

1.2. Рабочих-повременщиков - в размере 40 % от окладов, тарифных ставок.

2. Лишить премии за ноябрь:

2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова, Н. Р. Левченко за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2004.

2.2. Л. Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовники 23.11.2003.

Председатель Секретарь Кононенко Смирнов И.Н. Кононенко В. И. Смирнов

В дело 00-00 (подпись), дата

Идентификатор электронной копии документа

Пример оформления протокола

ЗАО «РОССИЙСКИЕ ПРОСТОРЫ» ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 20.10.2005 №4 Москва заседания центральной экспертной комиссии Председатель – Криволапов В.Г. Секретарь – Васильева Е.М. Присутствовали: Приглашенные: Антонова Н.Н., Барановская Н.М., Лядова О.И., Мухаметшина Р. В., Штрокова Ю.И. Лапина Н.В. – главный специалист канцелярии.

О сохранности документов в Акционерном обществе и организации передачи их на государственное хранение.

2. Рекомендовать Управлению документационного обеспечения Акционерного общества (Криволапов В.Г.) провести семинар со специалистами структурных подразделений Акционерного общества по систематизации документов в делопроизводстве и передаче их на государственное хранение.

Председатель Личная подпись В.Г. Кривушкин Секретарь Личная подпись Е.М. Васильева Верно Секретарь-референт Личная подпись Н.И. Тарасова Дата

Пример оформления выписки из протокола (Анодина Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. – М. :Изд-во Омега-Л, 2006. –172 с.)

Раздел 2 «Структура документа. Системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»

ТЕМА 6

«ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО РАЗЛИЧНЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА»

План:

1. Деловая переписка. Общие сведения.

Документационное обеспечение управления

Контрольная

Вариант 4

1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления 4

2. Обработка отправляемой корреспонденции 9

3. Оформить акт списания имущества 11

4. Составить докладную записку 12

Библиографический список 14

1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии) и постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов).

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений.

Основные виды протокола:

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола должна показывать: кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; кто вел протокол; кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек). Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций - должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список. Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже. Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи. Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие. Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения. Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за..., против..., воздержались...

В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения. В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату. В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);

заголовок к тексту;

все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»;

отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»;

реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т.к. выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.

Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию .

Организация встреч, заседаний, собраний, совещаний, необходима для того, чтобы решить возникшие вопросы.

Для того чтобы фиксировать весь ход встречи и обозначить принятые решения используется протокол.

Протокол встречи

Перед проведением встречи необходимо собрать нужную информацию о поставленном вопросе, определить круг субъектов, которые должны присутствовать. Данных лиц необходимо оповестить о месте и времени встречи, а так же ознакомить с поставленным вопросом всех присутствующих на собрании лиц.

Для того чтобы протокол велся правильно, необходимо заранее назначить лицо, ответственное за его составление. При этом необходимо, чтобы назначенное лицо обладало грамотной письменной речью и быстрой скоростью фиксирования информации. Фиксировать информацию можно как с помощью электронных машин, так и с помощью отражения информации на печатном носителе. Если протокол составляется в электронном виде, то в конце встречи его необходимо распечатать и предоставить всем присутствующим для ознакомления и подписания.

До начала собрания необходимо предоставить секретарю, который ведет протокол, список присутствующих лиц, их должности, проекты решений вопроса от каждого участника или тезисы по вопросу встречи. Данный документ поможет секретарю внести в протокол более точные и полные сведения.

Содержание протокола

По общему правилу протокол должен состоять из трех частей: заголовочной, вводной и основной.

• наименование организации (полное и сокращенное);
• название документа;
• номер, дату и место составления данного протокола. Датой составления всегда должна быть дата проведения встречи.

Во вводной части указывается секретарь встречи и председатель, выбранный из числа членов встречи и повестка дня. Председателем обычно является руководитель организации или начальник структурного подразделения. Далее, в алфавитном порядке, отражаются все присутствующие на встрече лица с указанием их должностей.

В случае если на встрече присутствует большое количество лиц, то они не перечисляются в самом протоколе, а указываются в приложении к нему, которое именуется явочным листом. Рядом с каждой фамилией рекомендуется проставлять подписи каждого пришедшего на встречу лица. В общем протоколе указывается только общее число лиц, явившихся на встречу.

В основной части излагаются:

• вопросы, которые обсуждались на встрече;
• выступающие лица с сообщениями, предложениями, докладами (указывается ФИО докладчика, название доклада, короткое изложение основных положений доклада в случае, если ведется полная форма протокола);
• решения, принятые по поставленному вопросу.