Кадровые документы.

На сегодня используются 17 стандартизированных форм документов, предназначенных для ведения отчетности в кадровых службах организаций и предприятий.

— Приказ о приеме на работу

Для оформления этого документа применяется форма Т-1 (для приема одного сотрудника) и Т-1а (если принимают нескольких). При этом организация имеет право разработать собственную форму – главное, чтобы в ней были указаны все нужные реквизиты.

Заполняется бланк приказа кадровой службой, либо руководителем организации, бухгалтером или индивидуальным предпринимателем.

— Штатное расписание

Для его составления пригодна форма Т-3, но допускается и разработка собственного бланка. Штатное расписание – это сведения о структуре организации с указанием работников по классификатору профессий и должностей. Здесь же указываются тарифные ставки для оплаты труда и рассчитывается сумма расходов на заработную плату. Составляется либо в начале функционирования организации, либо на определенный срок. Утверждается и подписывается руководителем.

Индивидуальным предпринимателям желательно иметь такой же документ, если они заключают трудовой договор с наемным работником, поскольку эта норма предусмотрена российским Трудовым кодексом.

— Приказ о предоставлении отпуска

Составляется всякий раз, когда работник отправляется в отпуск – оплачиваемый, дополнительный отпуск с оплатой, отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком. Основание для приказа – заявление сотрудника. Документ составляется по форме Т-6 (для одного работника) и Т-6а (для нескольких). Допустимо применять свой вариант формы приказа.

— График отпусков

Определяет очередность, с которой работники получат ежегодный отпуск с содержанием. Документ должен быть готов за две недели до начала нового года и учитывать пожелания сотрудников.

Составляется график по форме Т-7. Сюда вносят данные штатного расписания по каждому работнику, даты и продолжительность отпусков. При необходимости график может изменяться – тогда издается соответствующий приказ.

— Приказ об увольнении

Составляется по поводу прекращения или расторжения трудового договора. При увольнении одного работника применяют форму Т-8, для нескольких – Т-8а. Документ оформляют в последний день работы сотрудника, тогда же в трудовую книжку вносят нужную запись, а бухгалтерия готовит расчет.

— Приказ о направлении в командировку

В настоящее время этот документ издается по форме Т-9 (для одного сотрудника) и Т-9а (для нескольких). Вернувшись из командировки, работник сдает заполненный авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы в служебной поездке. Также он сдает командировочное удостоверение, если оно было оформлено.

— Командировочное удостоверение

Документ подтверждает, что сотрудник действительно находился в поездке по служебным делам. По прибытии в командировку сотрудник подает это удостоверение, где каждая организация ставит свое наименование, а также дату прибытия и отбытия сотрудника, заверяя их подписью руководителя и печатью.

Заполняется командировочное удостоверение по форме Т-10. Однако этот документ не является на сегодняшний день обязательным.

— Служебное задание на командировку

Этот документ также не является обязательным, но при необходимости его можно заполнить по форме Т-10а. Здесь указывается цель командировки, данные сотрудника, организации, которую он посетит по служебным делам и т.д.

— Приказ о премировании работников

Издается в случае необходимости вознаградить сотрудников за определенные заслуги и достижения, причем в качестве премии может выступать не только деньги или материальные подарки, но другие формы поощрения, например, грамоты.

Для такого приказа используется форма Т-11 (для одного работника) и Т-11а (для нескольких). Допускается составление документа в произвольной форме.

— Табель учета рабочего времени

В этом документе отражаются сведения о присутствии (отсутствии) сотрудников на рабочих местах. При неявке сотрудника указывается причина его невыхода на работу. Сюда же вносятся сведения об отработанных днях и часах за месяц. Документ оформляется на бланке Т-12 или Т-13.

— Расчетно-платежная ведомость

Оформляется для начисления зарплаты через кассу. Для документа нужен бланк Т-49, а также расходный ордер (РКО). Заполнение формы Т-49 происходит на основании сведений из табеля учета рабочего времени. Для каждого сотрудника определяются все начисления и удержания, указывается сумма зарплаты к выдаче.
Расчетная ведомость

Ведется по форме Т-51, используется для начисления заработной платы, но не для ее выдачи. При этом допустимо использовать вместо нее расчетно-платежную ведомость (форма Т-49).

— Платежная ведомость

Для документа используется бланк Т-53. По этой ведомости происходит выплата зарплаты. Допустимо использование универсальной формы Т-49 (расчетно-платежная ведомость).

Журнал регистрации платежных ведомостей

Предназначен для отображения сведений о всех платежных ведомостях. Учет этих документов ведется в хронологическом порядке. Журнал обязателен для каждой организации, он должен храниться в течение 5 лет.

— Лицевой счет работника

Этот документ отображает все данные о сотруднике организации (отработанное время, начисления и удержания из зарплаты). Если организация большая, то лицевой счет открывает бухгалтер при приеме сотрудника на работу, используя форму Т-54. В небольших организациях допустимо использовать формы Т-49)расчетно-платежная ведомость) и Т-51 (расчетная ведомость).

Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Вам поможет пошаговая инструкция 2019 года.

Из статьи вы узнаете:

Нормативные основы

Делопроизводством признается такая деятельность, которая обеспечивает документирование (создание официальных документов) и определяет порядок организации работы с официальными документами. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой-то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот.

Эксперт журнала "Справочник секретаря" расскажет об основных видах писем в организации.

С делопроизводством в официальных учреждениях проще – там этот процесс регламентирован специальными нормативными актами:

• Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
• Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
• Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
• Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
• Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как стоит организовать делопроизводство в определенных организациях, например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода образованиях.

В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решаются собственниками. Вернее, разработать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019 поручается конкретным исполнителям – иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.

Как организовать делопроизводство

Делопроизводство: пошаговая инструкция 2019 года поможет определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ – инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.

Шаг 1.

Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах.

Шаг 2.

Написание инструкции (ее разделов). Отдельно предусмотреть по локальным актам: как они принимаются, как с ними происходит ознакомление работников, где и у кого хранятся локальные акты. По входящей документации необходимо расписать, кто и где осуществляет регистрацию поступающей документации, в какие сроки, как фиксируется передача документа на исполнение, где хранится входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей – аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.

Шаг 3.

В инструкции должно быть указано, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а при составлении каких следует руководствоваться утвержденным ГОСТ.

Шаг 4.

Определяем ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решаем, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.

Шаг 5.

Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.

Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.

Шаг 6.

Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.

Как организовать кадровое делопроизводство

Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство , пошаговые инструкции 2019 помогут в этом.

Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше – то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.

Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании (например, утвержденной формы трудового договора, приказов), а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляются графики, то в какой срок и в каком порядке они предоставляются на утверждение, если происходит выдача средств защиты, то в каком порядке будет вестись учет и др.

Следует учесть также, что для организации делопроизводства , в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разработки и соблюдения инструкции.

Унифицированные формы кадровых документов в 2017-2018 годах продолжают повсеместно использоваться компаниями, хотя уже и не имеют статуса обязательных. О том, какие формы кадрового делопроизводства были отнесены законодателем к унифицированным и какие правила их применения действуют в 2017-2018 годах, рассказано в нашей статье.

Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании?

Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.

ВАЖНО! Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.

Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.

В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм — кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Все кадровые службы ими и руководствовались.

Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 1 января 2013 года) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования.

Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам — решать руководителю.

Перечень обязательных форм в кадровом делопроизводстве организации

Обязанность фиксировать каждый факт хозяйственной жизни организации осталась и по новому закону № 402-ФЗ. Работодатель получил право выбрать форму, в которой это можно делать.

Ранее унифицированные формы распространялись на следующие случаи:

• прием работника(-ов) на работу;
• перевод работника(-ов) на другую работу;
• предоставление работнику(-ам) отпуска;
• увольнение работника(-ов);
• направление работника(-ов) в командировку;
• поощрение работника(-ов).

Унифицированные формы документов для оформления этих действий имели вид приказа. Кроме того, обязательными были такие формы, как:

• личная карточка работника (госслужащего);
• штатное расписание;
• учетная карточка педагогического, научного работника;
• график отпусков;
• командировочное удостоверение;
• служебное задание для командированного сотрудника.

Все эти обязательные кадровые документы в организации были утверждены постановлением № 1.

Подразумевается, что все первичные документы должны оформляться кадровой службой по форме, выбранной и утвержденной руководителем организации. Даже если будет принято решение использовать ранее обязательные формы, это должно быть официально закреплено.

Утвердить выбранные формы можно 2 способами:

• приложениями к коллективному договору;
• отдельным приказом за подписью руководителя.

Причем 2-й способ предпочтительнее, поскольку дает руководству возможность в одностороннем порядке, а значит, быстро изменять действующую форму первичного документа кадрового учета.

Выбранные и утвержденные для использования формы заполняются сотрудниками кадровой службы по мере необходимости. Происходит это путем издания приказов, утверждения штатного расписания, заполнения личных карточек на работников и др. Такой подход облегчает кадровое делопроизводство. Сотруднику нужно заполнить только несколько граф в уже готовом образце, внеся туда индивидуальные сведения. Особенно ощутимо преимущество унифицированной формы в крупных компаниях с большим количеством сотрудников в штате.

Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля?

Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.

Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.

Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.

Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти 2 путями:

• видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
• создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).

В любом случае в новых формах должны быть следующие реквизиты (их обязательность прописана в ст. 9 закона № 402-ФЗ):

• наименование формы;
• дата, когда документ составляется;
• наименование организации, использующей форму;
• содержание факта хозяйственной жизни, который отображается в форме;
• величина измерения факта хозяйственной жизни;
• указание сотрудника, совершившего факт, нуждающийся в закреплении, его должности;
• место для подписи уполномоченного лица.

Как будут размещены графы для этих данных, остается на усмотрение работодателя.

Какие кадровые документы должны быть у ИП?

Индивидуальный предприниматель, как и организация, имеет обязательство фиксировать все проводимые им хозяйственные операции. Кроме закона № 402-ФЗ для индивидуальных предпринимателей такая обязанность прописана в приказе Минфина и МНС России от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430 «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей».

Этим приказом устанавливается порядок использования и разработки документов первичного учета для ИП. И он совпадает с правилами, действующими для организаций. ИП могут применять унифицированные формы кадровых документов или разработанные на их основе собственные формы.

При этом неважно, на какой системе налогообложения находится предприниматель. Отдельные кадровые документы обязательны для всех хозяйствующих субъектов. Так, предприниматель должен заключить с работником трудовой договор, оформить его трудовую книжку. Если сотрудник отправляется в командировку, то в пункте назначения от него могут потребовать командировочное удостоверение и служебное задание. Все эти документы оформляются либо самим предпринимателем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Также унифицированные формы удобны при обмене документами с контрагентами, их использование помогает избежать недопонимания. А если возникает необходимость изменить форму, чаще всего корректируется унифицированная форма кадрового документа, причем изменения могут быть весьма незначительными.

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году и те, которые вступят в силу уже через несколько дней, довольно существенны. Это и новые правила приема на работу отдельных сотрудников, и упрощенный кадровый учет для микропредприятий, и изменения в правилах оценки уровня квалификации сотрудников. Разберемся в основных новшествах, о которых надо знать каждому кадровику.

1 Упрощенный кадровый учет в микропредприятиях

Со следующего года благодаря Федеральному закону от 03.07.2016 № 348-ФЗ упрощается кадровый учет для микропредприятий. Руководство таких компаний может полностью или частично отказаться от утверждения локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Речь идет, в частности, о правилах внутреннего трудового распорядка, положениях об оплате труда и премировании, графике сменности и других кадровых локально-нормативных актах.

При этом все условия, регулируемые вышеназванными документами, предпринимателям предстоит включить непосредственно в трудовой договор, типовая форма которого утверждена постановлением правительства от 27 августа 2016 года № 858. Трудовые книжки работникам микропредприятий сохранили, поэтому для лиц, ответственных за их учет и ведение, в следующем году ничего не изменится.

Забыть о локальных нормативных актах могут исключительно компании, имеющие статус микропредприятия. Это может быть как юридическое, так и физическое лицо, у которого не более 15 наемных работников, а доход за прошедший календарный год не превышает 120 млн рублей. Если индивидуальный предприниматель или компания утрачивает статус субъекта микробизнеса, в четырехмесячный срок ему/ей придется оформить все «традиционные» кадровые документы.

2 Независимая оценка квалификации

С 1 января 2017 года вступят в силу нормы, касающиеся независимой оценки квалификации. Это своего рода проверка профессиональной подготовки сотрудников на соответствие установленным стандартам и квалификационным требованиям. Кадровым работникам следует помнить, что Федеральный закон от 3 июля 2016 г. N 239-ФЗ обязывает работодателя предоставлять работнику, направленному на экзамен по оценке квалификации, все гарантии, установленные трудовым законодательством, колдоговором, соглашениями и иными локальными нормативными актами. То есть за таким сотрудником сохраняется место работы и средняя зарплата, ему также возмещаются командировочные расходы.

Поскольку прохождение независимой оценки квалификации - дело платное, законодатель предусмотрел возможность компенсировать понесенные затраты. Если работник оплачивает поездку и стоимость экзамена самостоятельно, то он имеет право на вычет по НДФЛ на сумму понесенных расходов, но не более 120 тысяч рублей. Если же оценку квалификации оплатил работодатель, ему позволено все затраты, связанные с тестированием, отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров (работ, услуг).

Отметим, что в следующем году экзамен на соответствие квалификации не будет обязательным. В то же время чиновники не скрывают, что планируют разработать перечень должностей, на которые смогут претендовать только лица, имеющие соответствующие свидетельства о прохождении тестирования.

3 Дополнительная справка при трудоустройстве

Со следующего года расширяется список документов, необходимых для заключении трудового договора. Следуя требованиям ч.1 статьи 65 Трудового кодекса РФ , кадровики сейчас запрашивают от лиц, поступающих на работу, документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (при наличии), СНИЛС, документы воинского учета, данные об образовании. В определенных случаях требуется справка о судимости и иные документы, установленные федеральным законодательством. С 1 января 2017 года, в соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. N 230-ФЗ, перечень дополнительных документов дополняется справкой о том, подвергалось ли лицо административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ. Такая бумага понадобится при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотиков.

4 Допустимая доля иностранных работников

Кадровикам следует знать и о допустимой доле иностранных работников, установленной на следующий год. В соответствующем Постановлении Правительства РФ от 8 декабря 2016 г. N 1315 указано, что в сферу выращивания овощей позволено привлекать до половины иностранцев от общей численности работников. Это ограничение не распространяется на Краснодарский, Ставропольский и Хабаровский края, Астраханскую, Волгоградскую, Воронежскую, Липецкую, Московскую, Ростовскую и Саратовскую области.

В сферу спорта позволено привлекать до 25% иностранных работников, а в компании, осуществляющей розничную торговлю в специализированных магазинах алкогольными напитками и табачными изделиями, иностранцев должно быть не более 15% от общей численности работников.

Как и в 2016 году, не допускаются иностранные работники к фармацевтической работе, а также к розничной торговле в нестационарных торговых объектах, на рынках и прочей розничной торговле вне магазинов, палаток, рынков.

Одновременно снижается допустимая доля иностранных работников в сфере сухопутного пассажирского транспорта. Профильным компаниям, где трудятся выходцы из других стран, надо следить, чтобы их количество не превышало 30% от общей численности работников, то есть на 10% меньше, чем в 2016 г. Организациям в сфере автомобильного грузового транспорта сократили в следующем году долю иностранцев с 35 до 30 процентов.

Напомним также, что с 1 июня 2017 года начнет действовать запрет на допуск водителей с иностранными правами. Организациям, в которых имеются сотрудники с водительскими удостоверениями, выданными в других государствах, следует заранее позаботиться о том, чтобы, начиная с лета будущего года, не нарушить законодательство.

5 Увеличение МРОТ и региональных минимумов

Минимальный размер оплаты труда, как известно, используется для оплаты труда и расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также для иных целей обязательного социального страхования. С 1 июля 2016 года правительство повысило этот показатель до 7500 тысяч рублей. Кроме того, Федеральным законом от 19.12.2016 N 460-ФЗ одобрен параметр, который будет действовать с 1 июля 2017 года. Он составит 7800 рублей.

Одновременно следует учитывать повышение минимальных заработных плат в конкретном регионе. Если на предприятии оклад ниже установленного для субъекта, необходимо произвести повышение. Иначе, согласно правилам, введенным Федеральным законом от 03.07.2016 № 272-ФЗ, компании грозят крупные штрафы, а ее должностным лицам - денежные санкции и даже дисквалификация на срок до 3 лет.

6 Новые сроки подачи исков по трудовым спорам

Федеральный закон № 272-ФЗ увеличил также сроки для обращения в суд в связи с невыплатой или неполной выплатой зарплаты и других выплат, причитающихся работнику. С 3 октября 2016 года «обиженный» сотрудник имеет право пойти в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм. Ранее с жалобой в суд можно было обращаться только в течение трех месяцев, что позволяло недобросовестным работодателям уходить от полного расчета с подчиненными, особенно если они увольнялись.

Напомним, что причиной для подачи иска может служить низкая по сравнению с региональным минимумом заработная плата, нарушение сроков ее выплаты, отказ платить компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки Банка России за задержку причитающихся средств.

7 Электронные больничные

Чиновники настаивают, чтобы в следующем году появился новый вид документов, подтверждающих временную нетрудоспособность граждан, - электронные больничные. Соответствующий законопроект уже одобрен в первом чтении депутатами и уже после новогодних праздников документ могут принять в окончательном варианте.

Это не значит, что от традиционных бумажных больничных власти откажутся: пока далеко не все лечебные учреждения имеют соответствующую материальную базу, чтобы подключиться к автоматизированной информационной системе и пользоваться электронной подписью. Однако, с момента введения нового типа листков нетрудоспособности у кадровиков и бухгалтеров должно стать намного меньше работы. Электронный документ намного сложнее подделать, его всегда можно проверить. Кроме того, новая система упростит взаимодействие с ФСС, который даже после передачи прав по администрированию страховых взносов продолжит следить за правильностью исчисления социальных пособий.

8 Профессиональный профиль "Кадры и бухгалтерия" в Консультант Плюс

Осенью 2016 года разработчик программы Консультант Плюс выпустил обновление, с которым все кадровые работники получили возможность настраивать программу "под себя" одним кликом. Новинка получила название "профессиональный профиль для бухгалтерии и кадров". Ее задача - упростить работу специалистов и оптимизировать время на поиск материалов по нужным темам. .

А какие изменения, одобренные властями в этом году, кажутся значимыми вам? Обязательно поделитесь с нами и своими коллегами в комментариях к этому материалу, чтобы мы могли подробно об этом рассказать.

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы	Выполняемые задачи
Учетно-контрольное	прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное	подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое	изучение сотрудников, оценка их труда; аналитическая работа; составление отчетов.
Координационно-информационное	подготовка, обучение, переподготовка персонала; прием работников по служебным и личным вопросам; обработка письменных обращений трудящихся; архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое	документирование работы сотрудников; работа с персоналом подразделений; кадровое планирование и руководство.
Документальное	ведение личных дел, трудовых книжек; составление приказов, бумаг для персонифицированного учета; оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав	Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее - Правила)	Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии. Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.
Инструкция о защите персональных данных	Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения. Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.
Положение об охране труда	Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности	Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда	В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого	Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя	Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу	В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов	Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала	На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек	В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления	Процедура не отражена в законодательстве. Обычно она состоит из следующих шагов: Изучение актуальных нормативов. Определение списка требуемых документов. Составление плана дальнейшей работы организации. Определение ответственных за документы лиц. Формирование штатного расписания. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками	Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию. Договор заключается в несколько этапов: Получение необходимых бумаг. Оформление заявления. Составление и подписание соглашения. Формирование приказа на прием. Заведение карточки Т-2. Внесение записи в трудовую. Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии	В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел. Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация. Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях	Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.