Marché mondial des systèmes de gestion électronique de documents. Gestion électronique des documents

30.09.2019

Ouverture

Tous les EDMS sont construits sur une base modulaire et leurs interfaces API sont ouvertes. Cela vous permet d'ajouter de nouvelles fonctions à l'EDMS ou d'améliorer celles existantes. Actuellement, le développement d'applications intégrées à EDMS est devenu un type d'activité distinct dans le secteur de la production de logiciels industriels, et de nombreuses sociétés tierces sont prêtes à proposer leurs services sur ce segment de marché. La possibilité d'ajouter relativement simplement de nombreux modules de sociétés tierces à l'EDMS étend considérablement leurs fonctionnalités. Par exemple, des modules de saisie de documents à partir d'un scanner, de communication par courrier électronique, de programmes de transfert de fax, etc. ont été développés pour EDMS.

Haut degré d'intégration avec les logiciels d'application

La capacité clé d'EDMS est son haut degré d'intégration avec diverses applications logicielles grâce à l'utilisation des technologies OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI, etc.. Et lorsque vous travaillez directement avec des documents, il n'est pas nécessaire d'utiliser les utilitaires EDMS à tous. Les utilisateurs n'utilisent que des programmes d'application classiques : au moment de l'installation de la partie client de l'EDMS, les programmes d'application sont complétés par de nouvelles fonctions et éléments de menu. Par exemple, un utilisateur du traitement de texte MS Word, ouvrant un fichier, voit immédiatement les bibliothèques et les dossiers contenant des documents EDMS (à partir desquels il sélectionne le document dont il a besoin). Lors de l'enregistrement, le document est automatiquement placé dans la base de données EDMS. Il en va de même pour les autres programmes de bureau et spécialisés.

Il convient également de noter que la plupart des EDMS courants mettent en œuvre une intégration avec les systèmes ERP les plus connus (notamment SAP R/3, Oracle Applications, etc.).

La capacité d'intégration à diverses applications est l'une des propriétés caractéristiques d'un EDMS. Grâce à lui, EDMS peut servir de lien entre diverses applications d'entreprise, créant ainsi la base pour organiser le travail de bureau dans une entreprise.

Certains analystes du secteur pensent même que l'EDMS pourrait bien devenir la base du système d'information d'entreprise d'une entreprise ou d'une organisation (il existe d'autres opinions).

Caractéristiques du stockage de documents

Les EDMS fonctionnent principalement sur la base d'architectures distribuées et utilisent diverses combinaisons de technologies pour collecter, indexer, stocker, rechercher et visualiser des documents électroniques. La plupart des EDMS mettent en œuvre un système de stockage hiérarchique des documents (selon le principe « armoire/étagère/dossier »). Chaque document est placé dans un dossier qui, à son tour, se trouve sur une étagère, etc. Le nombre de niveaux d'imbrication lors du stockage des documents n'est pas limité. Un même document peut faire partie de plusieurs dossiers et étagères grâce à l'utilisation d'un mécanisme de liens (le document source dans ce cas reste inchangé et est stocké à un endroit déterminé par l'administrateur EDMS). Un certain nombre d'EDMS mettent en œuvre des capacités de stockage encore plus puissantes en organisant des liens entre les documents (ces liens peuvent être établis et édités graphiquement).

Tout document dans l'EDMS possède un certain ensemble d'attributs (par exemple, son titre, l'auteur du document, l'heure de sa création, etc.). L'ensemble des attributs peut changer d'un type de document à un autre (au sein d'un type de document, il reste inchangé). Dans un EDMS, les attributs des documents sont stockés dans une base de données relationnelle. Pour chaque type de document, un modèle de carte est créé à l'aide d'outils visuels, où les noms des attributs du document sont présentés sous une forme graphique claire. Lors de la saisie d'un document dans l'EDMS, le modèle requis est pris et la fiche est remplie (les valeurs des attributs sont saisies). Une fois remplie, la fiche est liée au document lui-même.

Dans la plupart des cas, la partie serveur de l'EDMS est constituée des composants logiques suivants (qui peuvent être situés sur un ou plusieurs serveurs) :

Stockage des attributs du document (cartes) ;
Stockage de documents ;
Services d'indexation de texte intégral.

Un magasin de documents fait généralement référence à un magasin de contenu de document. Le stockage d’attributs et le stockage de documents sont souvent combinés sous le nom général « archive de documents ». Pour stocker les attributs, la plupart des EDMS utilisent les SGBD Oracle, Sybase, MS SQL Server et Informix, qui proposent une recherche de documents par attributs.

Pour stocker directement le contenu des documents, la plupart des EDMS utilisent des serveurs de fichiers MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX, etc. Dans ce cas, des combinaisons hétérogènes d'environnements réseau peuvent être mises en œuvre. Par exemple, une base de données avec des attributs de document peut s'exécuter sous UNIX OS sur un réseau TCP/IP, et les documents eux-mêmes peuvent être stockés sous Novell NetWare OS sur un réseau IPX/SPX. Il convient de noter que les grands avantages d'EDMS sont le stockage des documents dans leur format d'origine et la reconnaissance automatique de plusieurs formats de fichiers.

Récemment, le stockage de documents avec des attributs dans une base de données est devenu de plus en plus populaire. Cette approche a ses avantages et ses inconvénients.

L'avantage est une augmentation significative de la sécurité d'accès aux documents, mais le principal inconvénient est la faible efficacité du travail avec des documents contenant un grand volume d'informations stockées.

Cette approche nécessite également l’utilisation de serveurs puissants dotés de grandes quantités de RAM et de disques durs. De plus, si la base de données tombe en panne, il sera très difficile de restaurer les documents qui y sont stockés. Il faut également être strictement lié à un SGBD spécifique.

Caractéristiques du routage des documents

Les modules EDMS responsables du flux de documents sont généralement appelés modules de routage de documents. De manière générale, les notions de routage de documents « libre » et « dur » sont utilisées.

À "gratuit" routage, tout utilisateur participant au flux de documents peut, à sa discrétion, modifier le parcours existant des documents (ou définir un nouveau parcours). Avec le routage « dur », les itinéraires de transmission des documents sont strictement réglementés et les utilisateurs n'ont pas le droit de les modifier.

Cependant, quand "dur" le routage peut traiter des opérations logiques lorsque l'itinéraire change lorsque certaines conditions prédéterminées sont remplies (par exemple, envoyer un document à la direction lorsqu'un utilisateur spécifique dépasse son autorité officielle). Dans la plupart des EDMS, le module de routage est inclus dans le package de livraison ; dans certains EDMS, il doit être acheté séparément. Des modules de routage complets sont développés et fournis par des tiers.

Contrôle d'accès

L'EDMS met en œuvre des moyens fiables de délimitation des pouvoirs et de contrôle de l'accès aux documents. Dans la plupart des cas, ils sont utilisés pour déterminer les types d'accès suivants (l'ensemble des autorisations spécifié dépend de l'EDMS spécifique) :

Contrôle total sur le document ;
Le droit de modifier, mais pas de détruire le document ;
Le droit de créer de nouvelles versions d’un document, mais pas de le modifier ;
Le droit d’annoter le document, mais pas de le modifier ou de créer de nouvelles versions ;
Le droit de lire le document, mais pas de le modifier ;
Le droit d'accéder à la carte, mais pas au contenu du document ;
Absence totale de droits d'accès au document (lors du travail avec l'EDMS, chaque action de l'utilisateur est enregistrée et, ainsi, tout l'historique de son travail avec les documents peut être facilement contrôlé).

Suivi des versions et subversions de documents

Lorsque plusieurs utilisateurs travaillent simultanément avec un document (surtout lorsqu'il doit être approuvé par diverses autorités), une fonction très pratique de l'EDMS est l'utilisation de versions et de subversions du document. Supposons que l'exécuteur testamentaire ait créé la première version du document et l'ait transmise à l'utilisateur suivant pour révision. Le deuxième utilisateur a modifié le document et a créé une nouvelle version basée sur celui-ci. Ensuite, il a transmis sa version du document à l'autorité suivante à un troisième utilisateur, qui a créé une troisième version.

Après un certain temps, après avoir lu les commentaires et les corrections, le premier exécuteur du document décide de modifier la version originale et, sur cette base, crée une subversion de la première version du document. L'avantage d'EDMS est la capacité de suivre automatiquement les versions et les subversions de documents (les utilisateurs peuvent toujours déterminer quelle version/subversion d'un document est la plus pertinente dans l'ordre ou l'heure de leur création).

Disponibilité d'utilitaires pour visualiser des documents de différents formats

La plupart des EDMS incluent des utilitaires de visualisation de documents (appelés visualiseurs ?) qui comprennent plusieurs dizaines de formats de fichiers. Avec leur aide, il est très pratique de travailler notamment avec des fichiers graphiques (par exemple, avec des fichiers de dessin dans les systèmes de CAO). En plus de l'ensemble de base d'utilitaires de visualisation (inclus dans chaque EDMS), vous pouvez acheter des utilitaires supplémentaires auprès de tiers qui s'intègrent bien à l'EDMS.

Annoter des documents

Lors de l’organisation d’un travail de groupe sur des documents, la possibilité de les annoter est généralement très utile. Étant donné que dans certains cas, les utilisateurs sont privés du droit d'apporter des modifications au document pendant le processus d'approbation, ils peuvent utiliser la possibilité de l'annoter.

Dans la plupart des EDMS, l'annotation est implémentée en incluant un attribut d'annotation dans la fiche du document et en transférant aux utilisateurs les droits de modification d'un tel champ de la fiche. Mais une telle solution n'est pas toujours acceptable (surtout lors de l'annotation d'un document graphique).

À cet égard, certains EDMS disposent d'une fonction dite « crayon rouge », avec laquelle vous pouvez indiquer graphiquement les défauts de l'image elle-même. Les outils logiciels mettant en œuvre la fonction « crayon rouge » sont largement proposés par des tiers.

Prise en charge de divers programmes clients

La plupart des clients EDMS peuvent être des PC exécutant MS Windows ou Windows NT. Certains EDMS utilisent également les plateformes UNIX et Macintosh.

De plus, tous les EDMS modernes vous permettent de travailler avec des documents via des navigateurs Web standard. Étant donné que les navigateurs Web peuvent être hébergés sur diverses plates-formes clientes, cela facilite la résolution du problème consistant à assurer le fonctionnement d'EDMS dans des environnements réseau hétérogènes.

Lors de l'utilisation des technologies Internet, l'EDMS dispose d'un autre composant serveur chargé d'accéder aux documents via les navigateurs Web.

Chers lecteurs! En raison du fait que lors de la collecte de matériel pour cette étude, la fonctionnalité du système MOTIV présentée dans la revue a été mal évaluée, les éditeurs, à leur discrétion, ont ajusté les diagrammes pour refléter plus précisément la fonctionnalité du produit spécifié. Les schémas corrigés indiquent la fonctionnalité du système MOTIV version 1.1, qui existait au moment de la sélection des participants au test (mars 2010). Il est possible que certains paramètres d’autres systèmes soient également mal estimés.

Nous vous rappelons également qu'à l'heure actuelle, le matériel est très obsolète et ne peut servir de base à l'évaluation de la fonctionnalité des versions modernes de ces systèmes ou de la relation entre eux.

Dans une organisation moderne, les systèmes de gestion électronique de documents (EDMS) deviennent un élément essentiel de l'infrastructure informatique. Avec leur aide, les sociétés commerciales et les entreprises industrielles augmentent l'efficacité de leurs activités et, dans les agences gouvernementales, sur la base des technologies de gestion électronique des documents, les tâches de gestion interne, d'interaction interministérielle et d'interaction avec la population sont résolues. L'abréviation généralement acceptée est EDMS, bien que SAD (système de bureautique), EDMS (système de gestion électronique de documents) et SADO (système d'automatisation de documents) soient également utilisés en parallèle.

Le système de gestion électronique de documents (EDMS) est un système organisationnel et technique qui assure le processus de création, de contrôle d'accès et de distribution de documents électroniques dans les réseaux informatiques, ainsi que le contrôle du flux de documents dans l'organisation.

Initialement, les systèmes de cette classe étaient considérés uniquement comme un outil d'automatisation des tâches de bureau classiques, mais au fil du temps, ils ont commencé à couvrir un éventail de tâches de plus en plus large. Aujourd'hui, les développeurs EDMS concentrent leurs produits sur le travail non seulement avec la correspondance et les ORD (documents organisationnels et administratifs), mais également avec divers documents internes (contrats, documentation réglementaire, de référence et de projet, documents sur les activités du personnel, etc.). Les EDMS sont également utilisés pour résoudre des problèmes appliqués dans lesquels un élément important est le travail avec des documents électroniques : gestion des interactions avec les clients, traitement des demandes des citoyens, automatisation du travail d'un service, organisation du flux de documents d'un projet, etc. Le système de flux est tout système d'information qui permet de travailler avec des documents électroniques.

Ces dernières années, le marché EDMS a été l'un des segments les plus dynamiques de l'industrie informatique nationale. En 2009, selon IDC, dans le contexte d'une réduction de près de 50 % du volume du marché global des logiciels en Russie, ce segment a montré une grande stabilité. Sa baisse, selon les données de 2009, ne dépassait pas 20 à 25 %. En termes numériques, le volume du marché EDMS aujourd'hui, selon CNews Analytics, est d'environ 220 à 250 millions de dollars.

Les consommateurs de technologies de gestion électronique de documents sont des organisations de différentes tailles et activités spécifiques. Traditionnellement, le principal consommateur d'EDMS reste le secteur public. Selon les experts, environ 30 % des projets de mise en œuvre des technologies de gestion électronique des documents sont réalisés par des agences gouvernementales. Il est important que ce soit l'intérêt de l'État qui soit devenu la base de la stabilité du marché de l'EDMS, qui, même pendant la crise, a reçu une impulsion significative pour son développement. La gestion électronique des documents a été désignée comme un élément clé du concept de « gouvernement électronique », dont la mise en œuvre devrait contribuer à éliminer les obstacles bureaucratiques dans l'interaction entre l'État, la population et les entreprises, ainsi qu'à réduire la corruption. En tant que caractéristique de la mise en œuvre de projets dans les organismes gouvernementaux et les grandes institutions gouvernementales, il convient de noter les exigences accrues en matière de sécurité de l'information. Nous parlons de la construction (développement) de systèmes de gestion électronique de documents sécurisés basés sur des produits logiciels répliqués.

À propos des développeurs EDMS

Lors du choix des solutions de classe EDMS, le client envisage différentes options : une solution en boîte, une solution basée sur une plateforme ou un développement personnalisé. Les développeurs russes proposent principalement des solutions prêtes à l'emploi, tandis que les développeurs occidentaux agissent en tant que fournisseurs de plates-formes sur la base desquelles sont mises en œuvre des solutions de conception et des développements personnalisés. Selon les statistiques, dans la structure du marché, les développeurs russes représentent environ 95 % du nombre total de projets de mise en œuvre d'EDMS. Une explication possible est qu'en Russie, la spécificité du travail avec des documents, basée sur les traditions de gestion nationales, est encore forte.

Il est à noter qu'un certain nombre de fournisseurs ont commencé à proposer aux clients EDMS en mode SaaS (Software as a Service), mais pour l'instant cette approche, pour un certain nombre de raisons (confiance dans le fournisseur, qualité et fiabilité des canaux de communication) , est plutôt considéré comme une forme de familiarisation avec les capacités du système, et non comme une approche réaliste de l'automatisation des documents.

L'une des tendances émergentes est l'utilisation de systèmes de classes ECM (Enterprise content management) pour travailler avec des documents.

Basé sur des éléments de l'encyclopédie libre (Wikipédia) :
Gestion de contenu d'entreprise (ECM) - gestion des ressources d'information d'entreprise ou gestion des informations d'entreprise.

Dans le cadre du concept ECM, le flux documentaire est considéré comme l'une des tâches permettant d'assurer le travail avec les informations d'entreprise. Les partisans de cette approche sont principalement des développeurs occidentaux. Et bien qu'en Russie la demande pour de telles technologies soit encore au stade embryonnaire, de nombreux EDMS nationaux ont déjà mis en œuvre divers composants ECM : gestion de documents, gestion d'images de documents, stockage de documents à long terme, gestion de flux de travail, travail collectif avec des documents. Fondamentalement, les technologies ECM diffèrent de l'EDMS par leur élaboration plus approfondie des problèmes de gestion de contenu Web et multimédia.

Initiatives de l’État autour du « Document électronique »

En 2009-2010, plusieurs initiatives gouvernementales mondiales ont commencé à être mises en œuvre en Russie, liées à l'organisation de l'interaction électronique officielle entre l'État, la population et les entreprises, visant à accroître le niveau de pénétration des technologies de l'information dans divers aspects de la vie étatique et publique. Il s'agit notamment de l'approbation de la liste des services gouvernementaux fournis à la population via Internet et de l'approbation des dispositions sur le système de flux de documents interministériel, qui sont devenues les premières étapes importantes vers la mise en œuvre du concept de « gouvernement électronique ».

Il est important de noter que la question de la base juridique du document électronique reste encore ouverte. Aujourd'hui, les activités des participants à la gestion électronique des documents sont régies par les lois et réglementations sur l'utilisation des signatures numériques électroniques (EDS), GOST et les instructions sur le travail de bureau et l'archivage, les lois et réglementations sur les technologies de l'information. Il s'avère qu'au niveau de l'État, les règles et la procédure de travail avec les documents ont été définies, il existe des exigences de sécurité pour les systèmes d'information, mais la législation n'a pas encore défini le statut juridique d'un document électronique.

Normes dans le domaine de l'EDMS

Aujourd'hui, les activités des développeurs EDMS ne sont pratiquement pas réglementées. Lors du développement de produits logiciels et de la mise en œuvre de projets de mise en œuvre, les développeurs et les fournisseurs, à un degré ou à un autre, sont guidés par les documents réglementaires et juridiques suivants :

GOST R 51141-98. Tenue de dossiers et archivage. Termes et définitions (approuvés par le décret de la norme d'État de la Fédération de Russie du 27 février 1998 n° 28) ;
Loi fédérale du 10 janvier 2002 n° 1-FZ « sur la signature numérique électronique » (telle que modifiée le 8 novembre 2007) ;
GOST R 6.30-2003. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la préparation des documents (approuvées par la résolution de la norme d'État de la Fédération de Russie du 3 mars 2003 N 65-st) ;
Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 22 septembre 2009 n° 754 « sur l'approbation du règlement sur le système de gestion électronique interministérielle des documents » ;
Loi fédérale du 27 juillet 2006 n° 149-FZ « sur l'information, les technologies de l'information et la protection de l'information ».

Lors de la mise en œuvre de projets de mise en œuvre d'un EDMS, dans le cas de travail avec des données personnelles, il est nécessaire de se conformer aux exigences des lois fédérales du 27 juillet 2006 N 152-FZ « sur les données personnelles » et du 27 décembre 2009 N. 363-FZ « Sur les modifications des articles 19 et 25 de la loi fédérale « sur les données personnelles ».

Étant donné que les GOST sont de nature consultative, les développeurs incluent une flexibilité maximale dans leurs solutions afin que, en fonction du client, il soit possible de mettre en œuvre divers schémas de travail avec des documents sur la base du système. Souvent, l’architecture et la logique du système doivent proposer des approches différentes et parfois opposées de l’automatisation des documents. L'absence de normes généralement acceptées est un problème non seulement pour les développeurs, mais aussi pour les clients, car le choix des exigences pour un EDMS devient une tâche trop subjective. Souvent, les entreprises ne peuvent même pas se concentrer sur les pratiques du secteur (cette approche a bien fonctionné lors du choix d'un fournisseur de systèmes informatiques tels que ERP, CRM, HRM, etc.). Les règles et réglementations relatives au travail avec les documents peuvent différer d'une entreprise à l'autre, non seulement au sein d'un même secteur, mais même au sein d'un même groupe d'entreprises. Quelques exemples simples : l'entreprise fonctionne-t-elle selon les normes GOST ou non ? Dans quelle mesure le travail avec des documents est-il clairement conforme aux normes GOST ? La haute direction est-elle prête à travailler dans le système ou les assistants et les secrétaires travailleront-ils pour la haute direction ? L’entreprise utilise-t-elle des pratiques de gestion occidentales ? Quels outils d’automatisation les employés utilisent-ils au travail ? Et bien qu'en général la complexité des tâches de gestion électronique des documents soit assez claire, les modalités de leur mise en œuvre varient considérablement. Il s'avère que l'une des principales exigences des développeurs d'un EDMS moderne est de proposer une solution adéquate en termes de prix, de qualité et de délai de mise en œuvre, quelles que soient les spécificités du travail du client (en d'autres termes, satisfaisant toutes les spécificités).

Capacités techniques des systèmes modernes de gestion électronique de documents

L'examen examine les neuf EDMS les plus courants en Russie : Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C : Document Flow (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co . Group), CASE (EOS), EUFRATES (Technologies Cognitives), MOTIV (Motive). Nous n'avons délibérément pas inclus les solutions de développeurs russes basées sur la plate-forme Documentum (EMC Documentum), car dans ce cas, nous ne pouvons parler d'aucune fonctionnalité ni réplication spécifique. Pour préparer l'examen, des informations provenant de sources ouvertes ont été utilisées : supports d'information et versions de démonstration de produits logiciels. La vision présentée d'EDMS est une tentative d'évaluer les capacités et l'état de préparation des produits logiciels pour résoudre les problèmes actuels d'organisation de la gestion électronique des documents dans une entreprise.

Les critères mis en évidence dans la revue vous aideront à analyser les capacités des solutions envisagées du point de vue de la mise en œuvre technique de certaines tâches EDMS. Toutes les capacités sont divisées en sept circuits fonctionnels :

enregistrement et saisie des documents;
travailler avec des documents ;
Gestion et contrôle du flux de travail ;
recherche et analyse d'informations;
Sécurité des informations ;
prise en charge du flux de documents papier ;
outils de configuration standards.

Les caractéristiques générales des systèmes ont été répertoriées dans un tableau séparé.

La revue fournit un certain nombre de critères évidents inhérents à tous les systèmes considérés (et à tous les systèmes de la classe EDMS, en principe), et des critères qui permettent de distinguer les solutions les unes des autres. En général, la fonctionnalité des systèmes est la même, et seule une ventilation détaillée de certaines des tâches fondamentales du flux de documents et des caractéristiques de leur mise en œuvre permet de comparer différentes solutions. Il convient de noter que pour tous les systèmes présentés dans la revue, il existe de nombreuses pratiques de mise en œuvre. Ces systèmes sont utilisés par des centaines d'organisations pour automatiser le flux de documents. En plus de ces solutions, il existe sur le marché plus de 50 produits logiciels peu utilisés.

Si nous analysons les nouvelles versions de systèmes qui occupent des positions de leader sur le marché, il convient de noter qu'au cours des trois dernières années, leur développement visait principalement à améliorer les capacités de service, puisque les capacités de base sous une forme ou une autre ont déjà été mises en œuvre plus tôt. . Si l'on parle de nouvelles capacités techniques, on peut noter le potentiel de développement de l'EDMS vers la gestion de différents types de contenus (multimédia), l'utilisation de technologies de traitement automatique et l'analyse du contenu des documents. Mais jusqu'à présent, une telle fonctionnalité n'est pas obligatoire pour l'EDMS et, plus important encore, la demande en Russie n'est pas encore complètement formée.

Lors de la comparaison des fonctionnalités de l'EDMS, les notations suivantes sont utilisées :

«+» - l'opportunité a été mise en œuvre ;
« +/− » - la fonctionnalité est disponible avec des fonctionnalités limitées ou nécessite l'achat d'un logiciel supplémentaire ;
"−" - l'opportunité n'a pas été mise en œuvre.

Tableau 1. Caractéristiques générales des EDMS les plus populaires

Riz. 1. Caractéristiques générales des EDMS les plus populaires

Tableau 2. Enregistrement et saisie des documents

Riz. 2. Enregistrement et saisie des documents

Tableau 3. Travailler avec des documents

Riz. 3. Travailler avec des documents

Tableau 4. Gestion et contrôle du flux de travail

Riz. 4. Gestion et contrôle du flux de travail

Tableau 5. Recherche et analyse des informations

Riz. 5. Recherche et analyse des informations

Tableau 6. Sécurité des informations

Riz. 6. Sécurité des informations

Tableau 7. Prise en charge des documents papier

Riz. 7. Prise en charge de la gestion des documents papier

Tableau 8. Outils de configuration standard

Riz. 8. Outils de configuration standards

Tableau 9. Évaluation finale de la fonctionnalité de l'EDMS

Riz. 9. Évaluation finale de la fonctionnalité de l'EDMS

Pour procéder à une évaluation globale, nous considérerons l'EDMS présenté selon un rapport « prix/fonctionnalité » compréhensible par tous. Nous ne considérons pas le troisième critère important - « Délai de mise en œuvre », car il dépend fortement non seulement des outils de configuration fournis par le système, mais également des qualifications et de la motivation de l'équipe de projet. Ci-dessous est présentée la position des systèmes en termes de rapport « prix/fonctionnalité optimal » pour les petits projets (pour 20 utilisateurs) et pour les projets assez grands (pour 100 utilisateurs).

Schéma 1. « Prix/fonctionnalité optimale » de l'EDMS (20 utilisateurs)

Riz. 10. EDMS « Prix/fonctionnalité optimale » (20 utilisateurs)

Schéma 2. « Prix/fonctionnalité optimale » de l'EDMS (100 utilisateurs)

Riz. 11. EDMS « Prix/fonctionnalité optimale » (100 utilisateurs)

Ces diagrammes sont construits sur le principe du « Gartner Magic Quadrant », dans lequel les systèmes situés dans le Quadrant I présentent le rapport optimal selon le critère « prix/fonctionnalité optimal ». Les quadrants II et IV du diagramme contiennent des systèmes qui n'ont pas d'indicateurs équilibrés de prix et de fonctionnalité.

Le critère choisi pour l'étude nous permet d'évaluer différents EDMS du point de vue de leur capacité à résoudre de réels problèmes de gestion électronique de documents dans une entreprise moderne. Le groupe de leaders tant dans le cas des petits projets (Diagramme 1) que des grands projets (Diagramme 2) comprenait les systèmes Directum, DocsVision, MOTIV et EUFRAT. Les systèmes restants sont situés dans les quadrants II et IV. La seule exception était le système DELO, qui tombait également dans le premier quadrant du diagramme EDMS pour 20 utilisateurs. Les résultats obtenus par EDMS Globus Professional, PayDox, 1C:Document Flow, Boss Referent, DELO, montrent que ces systèmes n'offrent pas une approche intégrée de l'automatisation du travail avec les documents, mais sont des offres de niche axées sur la résolution uniquement d'une certaine classe de documents électroniques. problèmes de flux. L'absence de systèmes dans le quadrant III s'explique par le fait que l'examen a pris en compte l'EDMS le plus courant en Russie, et non tous les systèmes actuellement proposés aux clients.

Nous espérons que l'examen présenté vous sera utile lors du choix d'un système. Je voudrais noter qu'en introduisant un EDMS aujourd'hui, l'organisation augmente non seulement l'efficacité de ses activités, mais aussi, ce qui est très important, acquiert une expérience et une pratique précieuses en travaillant dans de nouvelles conditions - dans les conditions de la gestion électronique des documents.

P.S. Pour préparer l'examen, seuls les documents accessibles au public sur les sites Web officiels des fabricants d'EDMS ont été utilisés. Après la publication de l'article, il s'est avéré qu'en raison de descriptions de produits incomplètes par Industrial Information Systems, les informations sur leur solution étaient inexactes. Nous étudierons cette question en détail et décrirons les résultats dans le matériel suivant.

1 SYSTÈME DE GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS COMME ÉLÉMENT DE GESTION D'ENTREPRISE Belousova I.D. Université d'État de Magnitogorsk im.g.i.nosova Russie SYSTÈMES DE GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS COMME CONTRÔLE MAINTENANT Belousov ID Université d'État de Magnitogorsk im.g.i.nosova Russie L'une des principales méthodes de gestion d'entreprise est la documentation, par conséquent, pour assurer une gestion d'entreprise de haute qualité en général, les systèmes jouer un rôle important dans la gestion électronique des documents (EDMS). Grâce à un système de gestion électronique de documents, il est possible de mettre en œuvre des fonctions de gestion opérationnelle telles que le transfert d'informations via tous les canaux de gestion, le transfert de documents et de toutes les informations nécessaires au cours des activités de base, le transfert d'informations sur les résultats vers des systèmes analytiques. Le document devient la base de la construction d'un système de gestion électronique de documents - un système qui organise le cycle de vie complet d'un document, de l'enregistrement au classement dans les archives. La recherche, l'approbation et l'approbation deviennent des procédures assez complexes et lourdes qui ne peuvent être éliminées. La seule approche efficace dans une telle situation est l'utilisation de technologies modernes et l'automatisation maximale de toutes les étapes du travail avec les documents. De plus, l'émergence récente d'une quantité suffisante de puissance de calcul abordable et de logiciels de haute qualité rend une telle solution facilement réalisable et économique. L'automatisation du flux de documents vous permet d'organiser le travail d'une entreprise de manière plus productive. L'obtention rapide d'échantillons de documents papier et électroniques grâce à l'utilisation des technologies de numérisation, de reconnaissance et d'impression de documents facilite le passage d'une version papier d'un document à une version électronique et inversement. Cela ouvre la possibilité de transférer sans difficulté des documents du papier vers la représentation électronique, tout en profitant des avantages des ordinateurs. Le marché des systèmes de gestion de documents dans notre pays est représenté par des solutions logicielles, à la fois de développeurs russes basées sur des applications d'entreprises étrangères et sur

2 basé sur nos propres développements, et plusieurs marques étrangères. Les logiciels nationaux prennent mieux en compte les spécificités du flux de documents russe que les logiciels de fabricants étrangers, et il s'agit ici de principes légèrement différents pour la construction du flux de documents occidental. Examinons quelles opportunités existent pour résoudre les problèmes liés au flux documentaire d'une entreprise qui se présentent après la mise en œuvre et l'exploitation ultérieure d'un tel système. L'automatisation du flux documentaire d'une entreprise permet d'accroître la discipline exécutive, ce qui est obtenu en améliorant le contrôle de l'exécution des instructions sur les documents. Un système efficace de notifications et de rappels avertit à l'avance tous les fonctionnaires de l'approche des délais d'exécution des ordres. En générant des rapports de synthèse et des journaux, il est facile d'obtenir une image complète du travail des employés individuels et de l'entreprise dans son ensemble. Il est possible de gagner du temps à toutes les étapes de l'activité des employés grâce à l'utilisation de technologies intelligentes pour travailler avec des documents. La génération automatique de numéros, la substitution de la date du jour, l'utilisation d'ouvrages de référence et de dictionnaires vous permettent de réduire le temps d'inscription et d'éviter les erreurs liées au remplissage des détails du document. Les outils du système permettent une recherche instantanée de documents, ainsi que de toutes les pièces jointes et liens, ainsi que des instructions basées sur leur contenu et toute combinaison de détails, spécifiant une liste ou une plage de valeurs et des conditions logiques. Il est possible de créer des itinéraires individuels pour la transmission des documents. Le stockage de documents de n'importe quel format, l'accès à distance au système depuis un ordinateur connecté à Internet et le stockage d'archives de documents vous permettent d'organiser un espace d'informations unifié de l'entreprise. Par conséquent, les utilisateurs du système reçoivent les informations les plus complètes sur toutes les données demandées. Garantir la sécurité des informations passe par la délimitation des droits et la protection contre les accès non autorisés, ainsi que la protection contre les pannes et la possibilité de récupération des données. Dans la base de données, chaque document se voit attribuer un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs qui y ont un accès total ou partiel. Parfois, un utilisateur qui n’a pas accès à un document n’a même pas conscience de son existence. La différenciation des droits des utilisateurs ainsi que l'utilisation de la signature numérique permettent un contrôle complet de la sécurité des documents. De plus, si dans le cas d'un document papier contenant plus d'une page, la signature est apposée uniquement sur la dernière feuille, alors dans le cas de la version électronique, la signature est apposée simultanément pour toutes les pages, ainsi que les documents d'accompagnement.

3 Outre divers critères techniques, un aspect important est la faisabilité économique de l'innovation. La mise en œuvre d’un système de gestion électronique des documents basé sur la rentabilité est également bénéfique. La preuve en est dans les chiffres. Avec la gestion des documents papier, le prix d'un document, selon diverses estimations, varie de 10 à 100 roubles. La pratique montre que si, en raison de la croissance de l'entreprise et d'une augmentation des effectifs de 20 %, la décision était prise d'introduire un système de gestion électronique des documents, alors les économies, par rapport même au chiffre de coût initial, avant l'augmentation des effectifs, est de 30 %. Avec la transition massive vers la gestion électronique des documents, le prix d'un document est encore réduit en réduisant le coût de délivrance des documents, en accélérant leur traitement et en réduisant les volumes de stockage. Selon les analystes du secteur, la gestion électronique des documents comprend : la création de documents, leur traitement, leur transmission, leur stockage, la sortie des informations circulant dans une organisation ou une entreprise, basées sur l'utilisation de réseaux informatiques. En général, la gestion électronique des documents s'entend comme l'organisation du mouvement des documents entre les services d'une entreprise ou d'une organisation, des groupes d'utilisateurs ou des utilisateurs individuels. Dans le même temps, le mouvement des documents n'implique pas leur mouvement physique, mais le transfert des droits d'utilisation avec notification aux utilisateurs spécifiques et contrôle de leur exécution. IDC définit le concept d'EDMS comme suit (ce qui signifie EDMS Electronic Document Management Systems) : « EDMS fournit le processus de création, de gestion de l'accès et de distribution de grands volumes de documents sur les réseaux informatiques, et permet également de contrôler le flux de documents dans l'organisation. Ces documents sont souvent stockés dans des référentiels spéciaux ou dans une hiérarchie de système de fichiers. Les types de fichiers généralement pris en charge par un ERMS incluent : les documents texte, les images, les feuilles de calcul, les données audio, les données vidéo et les documents Web. Les fonctionnalités courantes d'EDMS incluent : la création de documents , contrôle d'accès, conversion des données et garantie de la sécurité des données. L'objectif principal de l'EDMS est d'organiser le stockage des documents électroniques, ainsi que de travailler avec eux (notamment leur recherche tant par attributs que par contenu). L'EDMS doit suivre automatiquement les modifications apportées aux documents, les délais d'exécution des documents, les mouvements des documents, et également contrôler toutes leurs versions et subversions. Un EDMS complet doit couvrir l'ensemble du cycle du travail de bureau d'une entreprise ou d'une organisation, depuis la définition de la tâche de création d'un document jusqu'à son stockage dans les archives, et assurer un stockage centralisé des documents dans n'importe quel format, y compris les documents composites complexes. L’EDMS devrait fédérer des flux de documents disparates provenant d’emplacements géographiquement éloignés

4 entreprises dans un seul système. Ils doivent assurer une gestion flexible des documents, à la fois par une définition rigide des itinéraires de déplacement et par un acheminement libre des documents. L'EDMS doit mettre en œuvre une différenciation stricte de l'accès des utilisateurs aux différents documents en fonction de leur compétence, de leur position et des pouvoirs qui leur sont attribués. De plus, l'EDMS doit être personnalisé en fonction de la structure organisationnelle et du système de gestion des dossiers existants de l'entreprise, ainsi que s'intégrer aux systèmes d'entreprise existants. Les principaux utilisateurs d'EDMS sont les grandes organisations gouvernementales, les entreprises, les banques, les grandes entreprises industrielles et toutes autres structures dont les activités s'accompagnent d'un grand volume de documents créés, traités et stockés. Propriétés de l'EDMS : Ouverture - tous les EDMS sont construits sur une base modulaire et leurs API sont ouvertes. Cela vous permet d'ajouter de nouvelles fonctions à l'EDMS ou d'améliorer celles existantes. Actuellement, le développement d'applications intégrées à EDMS est devenu un type d'activité distinct dans le secteur de la production de logiciels industriels, et de nombreuses sociétés tierces sont prêtes à proposer leurs services sur ce segment de marché. La possibilité d'ajouter relativement simplement de nombreux modules de sociétés tierces à l'EDMS étend considérablement leurs fonctionnalités. Par exemple, des modules ont été développés pour EDMS pour la saisie de documents à partir d'un scanner, la communication avec le courrier électronique, les programmes de transfert de fax, etc.. Haut degré d'intégration avec les logiciels d'application - une caractéristique clé d'EDMS est leur haut degré d'intégration avec divers applications logicielles grâce à l'utilisation d'OLE Automation, des technologies DDE, ActiveX, ODMA, MAPI, etc. Et lorsque vous travaillez directement avec des documents, il n'est pas du tout nécessaire d'utiliser les utilitaires EDMS. Les utilisateurs n'utilisent que des programmes d'application classiques : au moment de l'installation de la partie client de l'EDMS, les programmes d'application sont complétés par de nouvelles fonctions et éléments de menu. Par exemple, un utilisateur du traitement de texte MS Word, ouvrant un fichier, voit immédiatement les bibliothèques et les dossiers contenant des documents EDMS (à partir desquels il sélectionne le document dont il a besoin). Lors de l'enregistrement, le document est automatiquement placé dans la base de données EDMS. Il en va de même pour les autres programmes de bureau et spécialisés. Caractéristiques du stockage de documents - EDMS fonctionne principalement sur la base d'architectures distribuées et utilise diverses combinaisons de technologies pour collecter, indexer, stocker, rechercher et visualiser des documents électroniques. La plupart des EDMS mettent en œuvre un système de stockage hiérarchique des documents (selon le principe « armoire/étagère/dossier »). Chaque document est placé dans un dossier qui, à son tour, se trouve sur une étagère, etc.

5 Le nombre de niveaux d'imbrication lors du stockage des documents n'est pas limité. Un même document peut faire partie de plusieurs dossiers et étagères grâce à l'utilisation d'un mécanisme de liens (le document source dans ce cas reste inchangé et est stocké à un endroit déterminé par l'administrateur EDMS). Un certain nombre d'EDMS mettent en œuvre des capacités de stockage encore plus puissantes en organisant des liens entre les documents (ces liens peuvent être établis et édités graphiquement). Tout document dans l'EDMS possède un certain ensemble d'attributs (par exemple, son titre, l'auteur du document, l'heure de sa création, etc.). L'ensemble des attributs peut changer d'un type de document à un autre (au sein d'un type de document, il reste inchangé). Dans un EDMS, les attributs des documents sont stockés dans une base de données relationnelle. Pour chaque type de document, un modèle de carte est créé à l'aide d'outils visuels, où les noms des attributs du document sont présentés sous une forme graphique claire. Lors de la saisie d'un document dans l'EDMS, le modèle requis est pris et la fiche est remplie (les valeurs des attributs sont saisies). Une fois remplie, la fiche est liée au document lui-même. Dans la plupart des cas, la partie serveur de l'EDMS est constituée des composants logiques suivants (qui peuvent être localisés sur un ou plusieurs serveurs) : Stockage des attributs du document (cartes) ; Stockage de documents ; Services d'indexation de texte intégral. Un magasin de documents fait généralement référence à un magasin de contenu de document. Le stockage d'attributs et le stockage de documents sont souvent combinés sous le nom général « archive de documents ». Pour stocker les attributs, la plupart des EDMS utilisent les SGBD Oracle, Sybase, MS SQL Server et Informix, qui proposent une recherche de documents par attributs. Pour stocker directement le contenu des documents, la plupart des EDMS utilisent des serveurs de fichiers MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX, etc. Dans ce cas, des combinaisons hétérogènes d'environnements réseau peuvent être mises en œuvre. Par exemple, une base de données avec des attributs de document peut s'exécuter sous UNIX OS sur un réseau TCP/IP, et les documents eux-mêmes peuvent être stockés sous Novell NetWare OS sur un réseau IPX/SPX. Il convient de noter que les grands avantages d'EDMS sont le stockage des documents dans leur format d'origine et la reconnaissance automatique de plusieurs formats de fichiers. Récemment, le stockage de documents avec des attributs dans une base de données est devenu de plus en plus populaire. Cette approche a ses avantages et ses inconvénients. L'avantage est une augmentation significative de la sécurité de l'accès aux documents, et le principal inconvénient est la faible efficacité du travail avec des documents contenant un grand volume d'informations stockées. Cette approche nécessite également l'utilisation de serveurs puissants

6 avec de grandes quantités de RAM et de disques durs. De plus, si la base de données tombe en panne, il sera très difficile de restaurer les documents qui y sont stockés. Il faut également être strictement lié à un SGBD spécifique. Caractéristiques du routage des documents - Les modules EDMS responsables du flux de documents sont généralement appelés modules de routage des documents. De manière générale, les notions de routage de documents « libre » et « dur » sont utilisées. Avec le routage « gratuit », tout utilisateur participant au flux de documents peut, à sa discrétion, modifier le parcours existant des documents (ou définir un nouveau parcours). Avec le routage « dur », les itinéraires de transmission des documents sont strictement réglementés et les utilisateurs n'ont pas le droit de les modifier. Cependant, avec le routage « dur », des opérations logiques peuvent être effectuées lorsque l'itinéraire change lorsque certaines conditions prédéterminées sont remplies (par exemple, envoyer un document à la direction lorsqu'un utilisateur particulier dépasse son autorité officielle). Dans la plupart des EDMS, le module de routage est inclus dans le package de livraison ; dans certains EDMS, il doit être acheté séparément. Des modules de routage complets sont développés et fournis par des tiers. Contrôle d'accès - l'EDMS met en œuvre des moyens fiables de délimitation des pouvoirs et de contrôle de l'accès aux documents. Dans la plupart des cas, ils sont utilisés pour déterminer les types d'accès suivants (l'ensemble des autorisations spécifiées dépend de l'EDMS spécifique) : Contrôle total sur le document ; Le droit de modifier, mais pas de détruire le document ; Le droit de créer de nouvelles versions d’un document, mais pas de le modifier ; Le droit d’annoter le document, mais pas de le modifier ou de créer de nouvelles versions ; Le droit de lire le document, mais pas de le modifier ; Le droit d'accéder à la carte, mais pas au contenu du document ; Absence totale de droits d'accès au document (lors du travail avec l'EDMS, chaque action de l'utilisateur est enregistrée et, ainsi, tout l'historique de son travail avec les documents peut être facilement contrôlé). Suivi des versions et des subversions de documents - lorsque plusieurs utilisateurs travaillent simultanément avec un document (en particulier lorsqu'il doit être approuvé par diverses autorités), une fonction très pratique de l'EDMS est l'utilisation des versions et des subversions de documents. Supposons que l'exécuteur testamentaire ait créé la première version du document et l'ait transmise à l'utilisateur suivant pour révision. Le deuxième utilisateur a modifié le document et a créé une nouvelle version basée sur celui-ci. Il a ensuite transmis sa version du document au prochain

7 à un troisième utilisateur ayant déjà créé la troisième version. Après un certain temps, après avoir lu les commentaires et les corrections, le premier exécuteur du document décide de modifier la version originale et, sur cette base, crée une subversion de la première version du document. L'avantage d'EDMS est la capacité de suivre automatiquement les versions et les subversions de documents (les utilisateurs peuvent toujours déterminer quelle version/subversion d'un document est la plus pertinente dans l'ordre ou l'heure de leur création). Disponibilité d'utilitaires pour visualiser des documents de différents formats - la plupart des EDMS incluent des utilitaires pour visualiser des documents (les soi-disant visualiseurs), qui comprennent plusieurs dizaines de formats de fichiers. Avec leur aide, il est très pratique de travailler notamment avec des fichiers graphiques (par exemple, avec des fichiers de dessin dans les systèmes de CAO). En plus de l'ensemble de base d'utilitaires de visualisation (inclus dans chaque EDMS), vous pouvez acheter des utilitaires supplémentaires auprès de tiers qui s'intègrent bien à l'EDMS. Annoter des documents - Lors de l'organisation d'un travail de groupe sur des documents, la possibilité de les annoter est généralement très utile. Étant donné que dans certains cas, les utilisateurs sont privés du droit d'apporter des modifications au document pendant le processus d'approbation, ils peuvent utiliser la possibilité de l'annoter. Dans la plupart des EDMS, l'annotation est implémentée en incluant un attribut d'annotation dans la fiche du document et en transférant aux utilisateurs les droits de modification d'un tel champ de la fiche. Mais une telle solution n'est pas toujours acceptable (surtout lors de l'annotation d'un document graphique). À cet égard, certains EDMS disposent d'une fonction dite « crayon rouge », avec laquelle vous pouvez indiquer graphiquement les défauts de l'image elle-même. Les outils logiciels mettant en œuvre la fonction « crayon rouge » sont largement proposés par des tiers. Prise en charge de divers programmes clients - les clients de la plupart des EDMS peuvent être des PC exécutant MS Windows, Windows NT. Certains EDMS utilisent également les plateformes UNIX et Macintosh. De plus, tous les EDMS modernes vous permettent de travailler avec des documents via des navigateurs Web standard. Étant donné que les navigateurs Web peuvent être hébergés sur diverses plates-formes clientes, cela facilite la résolution du problème consistant à assurer le fonctionnement d'EDMS dans des environnements réseau hétérogènes. Lors de l'utilisation des technologies Internet, l'EDMS dispose d'un autre composant serveur chargé d'accéder aux documents via les navigateurs Web. Le manque de qualification du personnel et les particularités de la mentalité nationale marquent inexorablement l'efficacité globale de l'organisation du processus de travail. Les ordinateurs continuent pour la plupart à être utilisés de manière avancée

8 machines à écrire et des experts faisant autorité ont souligné à plusieurs reprises que l'introduction d'outils informatiques sans élaboration sérieuse de la structure de l'information de l'entreprise ne fait qu'accroître la confusion. Le style conservateur de traitement des documents sous forme papier dans le contexte d'un volume total d'informations en croissance exponentielle dans le monde ne fait qu'augmenter le coût du papier et des consommables ; l'espace de bureau est obligé d'être dépensé de manière irrationnelle pour stocker des fichiers d'archives, des publications imprimées et des documents imprimés. correspondance électronique. 30 % des déplacements des employés au bureau sont liés d'une manière ou d'une autre à la tâche de recherche des documents nécessaires ; au total, ce processus leur prend environ un mois par an, et 15 % des documents papier sont irrémédiablement perdus. L'approbation des documents prend 60 à 70 % du temps de travail. À la lumière de ce qui précède, 20 à 30 % des tâches assignées ne sont pas du tout résolues. Tous ces problèmes sont destinés à être résolus par une organisation compétente en matière de technologies de gestion sans papier. Récemment, des solutions « en boîte » pour les systèmes de gestion électronique de documents ont commencé à apparaître, destinées aux petites et moyennes entreprises, qui disposent de capacités caractéristiques des systèmes d'entreprise, comme par exemple un graphiste d'itinéraires, un concepteur de cartes d'immatriculation. et des modèles de rapports, ou la possibilité pour les utilisateurs d'écrire des modules logiciels supplémentaires. Il convient de noter que la fourniture de matériel informatique et l'installation de programmes Microsoft standards ne résolvent pas tous les problèmes. L'utilisation de programmes tels qu'Outlook, Word, Excel, Access permet, bien entendu, d'automatiser partiellement certaines étapes du travail avec les documents, mais ils ne sont pas adaptés pour résoudre les problèmes d'automatisation complexe du flux de documents électroniques. Bien entendu, vous pouvez organiser le flux documentaire de la manière suivante : envoyer des instructions et des instructions liées aux documents par e-mail, puis, en les filtrant d'une certaine manière, recevoir des statistiques sur le document, l'exécution de la tâche, ou l'exécution de ordres de certaines personnes, mais dans ce cas, en règle générale, cela suffit. Il est difficile de surveiller efficacement l'exécution des travaux sur un document, d'organiser la distribution automatique de notifications et de rappels lorsque vous travaillez avec un document, et il est impossible de rapidement et obtenez facilement un rapport prêt à l'emploi. Au fur et à mesure que vous effectuez les actions de copie et de transfert d'informations entre applications, de nombreuses données intermédiaires apparaissent, dans lesquelles il est facile de se confondre et en même temps, un tel processus nécessite une attention maximale de la part de l'utilisateur. Que se passe-t-il si l'utilisateur est un manager et qu'il dispose d'un personnel de cinq personnes ou plus qui lui sont subordonnés ? Ensuite, un tel processus devient encore plus compliqué en raison de la présence d'un grand nombre d'actions monotones.

9 Dans le même temps, l'utilisation de programmes supplémentaires qui ne sont pas destinés à une approche intégrée pour résoudre les problèmes de gestion électronique des documents ne fait que rendre ces tâches plus complexes et déroutantes. « Actions minimales - commodité maximale » : voilà ce que devrait être un système automatisé de gestion de documents. Liste des sources utilisées 1. Glinskikh A., Marché mondial des systèmes de gestion électronique de documents. - Mode d'accès : 2. La gestion électronique des documents est un nouveau standard pour faire des affaires. - Mode d'accès : 3. La gestion électronique des documents est un nouveau standard pour faire des affaires. - Mode d'accès.

Systèmes de gestion électronique de documents (EDS)

Classification et principales propriétés de l'EDMS

Ce chapitre, basé sur des documents provenant de sociétés d'analyse telles qu'IDC et GartnerGroup, fournit une classification généralement acceptée des systèmes de gestion électronique de documents et analyse les résultats possibles et le retour sur investissement de ces technologies. La classification ci-dessous est appliquée aux systèmes connus sur le marché intérieur, ce qui permet d'obtenir une image plus objective des solutions proposées. Ce chapitre montre en quoi ils diffèrent fondamentalement les uns des autres.

Les systèmes de gestion de documents remontent à la fin du siècle dernier, avec l'avènement de l'appareil photo, lorsqu'il est devenu possible de créer de petites copies de documents. Les technologies d'espionnage ont été converties et ont commencé à être utilisées pour créer des archives micrographiques de documents. Les microfiches ont apporté une réelle avancée qualitative dans les coûts de stockage et de copie des documents, mais du point de vue de la rapidité de recherche et de l'utilisation collective des documents, tout restait au niveau des documents papier. L'émergence de systèmes informatiques à accès partagé a permis de réaliser une percée dans ces domaines. Il y a eu une transformation des documents micrographiques vers des images électroniques de documents papier, des systèmes micrographiques vers des systèmes dits d'imagerie. Un système de recherche avancé, la possibilité d'accéder simultanément à un document par plusieurs utilisateurs, la possibilité de travail à distance et distribué tout en maintenant un coût insignifiant de stockage et de copie des informations ont prédéterminé la tendance au remplacement des documents micrographiques par des documents électroniques. Au fil du temps, les équipements et les logiciels sont devenus plus complexes, des scanners plus rapides et sans prétention quant à la qualité des documents papier sont apparus, des cartes spéciales ont été créées pour accélérer le processus d'impression, de visualisation et de numérisation des images de documents, ainsi que des robots optiques et magnéto-optiques. des bibliothèques sont apparues. Les systèmes d'imagerie ont donné une impulsion au développement de systèmes de reconnaissance de caractères dactylographiés et manuscrits, et en même temps sont apparus les premiers systèmes de flux de travail, conçus pour organiser le processus de saisie de documents papier dans un système de stockage. Par la suite, les systèmes de workflow ont été étendus aux activités bureautiques des entreprises.

Au début des années 90, une nouvelle classe de systèmes est apparue, conçue pour gérer des documents électroniques autres que leurs images. Il s'agissait principalement de fichiers de traitement de texte, et les demandes pour ce type de solutions provenaient principalement d'agences fédérales et de cabinets d'avocats. C'est ainsi qu'est apparue une nouvelle classe de systèmes, appelés systèmes de gestion documentaire. Le développement de fonctionnalités et l'ajout de fonctions permettant de travailler avec des images de documents ont conduit au fait que les systèmes de gestion de documents modernes chevauchent les fonctionnalités des systèmes d'imagerie et coûtent environ la moitié du prix. En plus des fonctions de stockage et de récupération inhérentes aux systèmes d'imagerie, les systèmes de gestion documentaire disposent désormais de fonctions de contrôle du cycle de vie des documents - contrairement à leurs prédécesseurs, ces systèmes de gestion documentaire sont conçus pour fonctionner avec des documents dynamiques.

Tout d’abord, il faut définir de quel type de logiciel on parle. IDC donne la définition suivante du marché des Systèmes de Gestion Electronique de Documents (GED – Electronic Document Management) :

« Les systèmes de gestion électronique de documents (GED) fournissent le processus de création, de gestion de l'accès et de distribution de grands volumes de documents sur les réseaux informatiques, et permettent également de contrôler le flux de documents dans une organisation. Souvent, ces documents sont stockés dans des référentiels spéciaux ou dans un hiérarchie du système de fichiers. Les types de fichiers que "les systèmes EDA prennent généralement en charge incluent les documents texte, les images, les feuilles de calcul, les documents audio, vidéo et Web. Les capacités courantes des systèmes EDA incluent la création de documents, le contrôle d'accès, la transformation et la sécurité."

Historiquement, les systèmes de gestion de documents étaient des applications verticales conçues pour être utilisées par de petites équipes de personnes travaillant en étroite proximité les unes avec les autres avec des documents hautement structurés. À l’étranger, les applications verticales de gestion documentaire ont principalement été mises en œuvre dans des domaines tels que la recherche pharmaceutique, les assurances, l’ingénierie et la production industrielle.

Dans les entreprises distribuées d'aujourd'hui, la distribution de documents, les exigences d'accessibilité et la collaboration documentaire connaissent une croissance exponentielle. Des documents d'information de grande valeur sont créés quotidiennement, publiés sur les réseaux mondiaux et distribués entre divers groupes professionnels. À l’ère du Web, les documents formalisés accessibles uniquement aux spécialistes ne peuvent plus servir de référentiel de connaissances d’entreprise.

Les entreprises d'aujourd'hui ont besoin d'une architecture de gestion de documents véritablement distribuée, c'est-à-dire celui qui satisfait aux exigences suivantes :

- évolutivité, fiabilité et facilité de gestion pour un déploiement d'entreprise rentable.
- prise en charge automatique de la gestion distribuée de divers supports d'information tout au long de leur cycle de vie, de la création à la révision, l'approbation, la distribution et l'archivage.
- une flexibilité dans la gestion des accès à l'ensemble des documents, du courrier électronique aux bases de discussions, des clips vidéo aux documents formalisés de tous types.
- la possibilité de fournir un accès instantané aux documents via des navigateurs Web, des applications de bureau et d'autres types de clients accessibles au public.
- une architecture ouverte et extensible qui permet aux organisations, d'une part, d'étendre rapidement la plateforme de gestion documentaire en réponse à de nouveaux objectifs commerciaux, tels que la gestion des documents et, d'autre part, d'intégrer la gestion documentaire à des initiatives stratégiques plus larges telles que la gestion des connaissances.
- disponibilité d'une large gamme de technologies supplémentaires pour augmenter le niveau de retour sur investissement.

La gestion documentaire distribuée et extensible entraîne une augmentation spectaculaire de la productivité des employés, améliorant la compétitivité globale de l'organisation, garantissant l'optimisation d'un certain nombre de processus interdisciplinaires, au lieu d'automatiser les processus verticaux individuels. La gestion des documents d'entreprise est une étape essentielle vers la mise en œuvre d'initiatives de gestion des connaissances d'entreprise.

IDC identifie six catégories de technologies qui composent le marché de la gestion électronique de documents (GED). Il convient de noter qu’aucune classification n’est apparemment idéale. En conséquence, certains produits appartiennent à plusieurs catégories en même temps et présentent des caractéristiques uniques aux produits de différentes catégories.

- Systèmes de GED axés sur les processus métiers (Business-process EDM) : Documentum, FileNet (Panagon et Watermark), Hummingbird (PC DOCS) ;
- systèmes GED d'entreprise (Enterprise-centric EDM) : Lotus (Domino.Doc), modules complémentaires de Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context) ;
- Systèmes de gestion de contenu : Adobe, Excalibur ;
- systèmes de gestion de l'information (portails) (Information Management) : Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station) ;
- systèmes de gestion d'images (Imaging);
- Systèmes de gestion de workflow : Lotus (Domino/Notes et Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Donnons des définitions plus détaillées et des caractéristiques distinctives de chaque catégorie de technologies ci-dessus.

Les systèmes GED orientés processus métier sont généralement conçus pour des applications verticales et horizontales spécifiques, ciblant parfois une utilisation dans un secteur spécifique. Ces solutions assurent généralement le cycle de vie complet des documents, y compris les technologies d'imagerie, la gestion des enregistrements et des flux de travail, la gestion du contenu, etc.

Les systèmes EDA d'entreprise fournissent une infrastructure d'entreprise pour créer, collaborer et publier des documents, généralement disponibles pour tous les utilisateurs de l'organisation. Les capacités de base de ces systèmes sont similaires à celles des systèmes orientés processus métier. Cependant, leur particularité réside dans la manière dont ils sont utilisés et distribués. Semblables aux outils tels que les traitements de texte et les feuilles de calcul, les systèmes EDA d'entreprise constituent l'« application par défaut » standard pour la création et la publication de documents dans une organisation. En règle générale, ces outils ne sont pas destinés à être utilisés uniquement dans un secteur spécifique ou pour une tâche étroitement définie. Ils sont proposés et mis en œuvre en tant que technologies d'entreprise générales, accessibles à presque toutes les catégories d'utilisateurs.

Les systèmes de gestion de contenu fournissent un processus de suivi de la création, de l'accès, du contrôle et de la livraison des informations jusqu'au niveau des sections et des objets du document pour une réutilisation et une compilation ultérieures. Potentiellement, la disponibilité des informations non pas sous forme de documents, mais dans des objets plus petits facilite l'échange d'informations entre applications.

Les systèmes de gestion de l'information, également appelés portails, assurent l'agrégation, la gestion et la diffusion d'informations sur Internet, intranet et extranet. Ces technologies constituent la base de la création de portails d'information. Les systèmes de gestion de l'information permettent aux organisations de capturer et d'exploiter l'expertise dans un environnement d'entreprise distribué grâce à l'utilisation de règles métier, de contexte et de métadonnées. Alors que la plupart des technologies disponibles aujourd'hui assurent principalement une publication statique, la fourniture de davantage d'outils d'interactivité et de collaboration est dans un avenir proche.

Les systèmes de gestion d'images convertissent les informations papier au format numérique, généralement TIFF (Tagged Image File Format), après quoi le document peut être utilisé sous forme électronique.

Les systèmes de gestion des flux de travail assurent un acheminement systématique du travail de tout type au sein de processus métier structurés et non structurés. Ils sont utilisés pour accélérer les processus métier, augmenter l'efficacité et la contrôlabilité des processus dans une organisation.

Quelle est la répartition du marché de la gestion électronique de documents selon les différents types de technologies, et quelle est la taille globale de ce marché ? Les données auxquelles on peut se référer sont, encore une fois, les rapports et prévisions d’IDC. Malheureusement, les derniers chiffres de ventes publiés par les principaux fournisseurs remontent à 1998. En 1998, le marché mondial des systèmes de gestion électronique de documents représentait environ 750 millions de dollars. Pour avoir une meilleure idée de la taille du marché de la GED, nous pouvons le comparer au systèmes de collaboration intégrés (voir la définition ci-dessous). Les prévisions d'IDC concernant le chiffre d'affaires mondial du marché des systèmes de contrôle électronique pour 2010 sont de 6,37 milliards de dollars, et celui des systèmes intégrés de collaboration de 4,48 milliards de dollars.

Le marché européen des systèmes de gestion électronique de documents représentait en 1998 environ 200 millions de dollars et se répartissait par chiffre d'affaires comme suit :

- systèmes de contrôle électronique d'entreprise et systèmes orientés processus métier (ensemble) - 30 %
- systèmes de gestion de contenu - 4%
- systèmes de gestion de l'information - 4%
- systèmes de gestion d'images - 35%
- systèmes de gestion des flux de travail - 26%

Dans le même temps, selon les prévisions d'IDC, la croissance annuelle moyenne du marché mondial des systèmes de gestion électronique de documents jusqu'en 2014 sera d'environ 48 %. Les technologies de gestion du contenu et de l’information connaîtront des taux de croissance plus rapides.

Propriétés de base d'EDMS

1. Ouverture

Tous les EDMS sont construits sur une base modulaire et leurs interfaces API sont sont ouverts. Cela vous permet d'ajouter de nouvelles fonctions à l'EDMS ou d'améliorer celles existantes. Actuellement, le développement d'applications intégrées à EDMS est devenu un type d'activité distinct dans le secteur de la production de logiciels industriels, et de nombreuses sociétés tierces sont prêtes à proposer leurs services sur ce segment de marché. La possibilité d'ajouter relativement simplement de nombreux modules de sociétés tierces à l'EDMS étend considérablement leurs fonctionnalités. Par exemple, des modules de saisie de documents à partir d'un scanner, de communication par courrier électronique, de programmes de transfert de fax, etc. ont été développés pour EDMS.

2. Haut degré d'intégration avec les logiciels d'application

Il convient également de noter que la plupart des EDMS courants mettent en œuvre une intégration avec les systèmes ERP les plus connus (notamment SAP R/3, Oracle Applications, etc.). La capacité d'intégration à diverses applications est l'une des propriétés caractéristiques d'un EDMS. Grâce à lui, EDMS peut servir de lien entre diverses applications d'entreprise, créant ainsi la base pour organiser le travail de bureau dans une entreprise. Certains analystes du secteur pensent même que l'EDMS pourrait bien devenir la base du système d'information d'entreprise d'une entreprise ou d'une organisation (il existe d'autres opinions).

3. Caractéristiques du stockage de documents

Dans la plupart des cas, la partie serveur de l'EDMS est constituée des composants logiques suivants (qui peuvent être situés sur un ou plusieurs serveurs) :

- stockage des attributs du document (cartes) ;
- le stockage des documents ;
- des services d'indexation de texte intégral.

Un magasin de documents fait généralement référence à un magasin de contenu de document. Le stockage d'attributs et le stockage de documents sont souvent combinés sous le nom général « archive de documents ». Pour stocker les attributs, la plupart des EDMS utilisent les SGBD Oracle, Sybase, MS SQL Server et Informix, qui proposent une recherche de documents par attributs.

Récemment, le stockage de documents avec des attributs dans une base de données est devenu de plus en plus populaire. Cette approche a ses avantages et ses inconvénients. L'avantage est une augmentation significative de la sécurité d'accès aux documents, mais le principal inconvénient est la faible efficacité du travail avec des documents contenant un grand volume d'informations stockées. Cette approche nécessite également l’utilisation de serveurs puissants dotés de grandes quantités de RAM et de disques durs. De plus, si la base de données tombe en panne, il sera très difficile de restaurer les documents qui y sont stockés. Il faut également être strictement lié à un SGBD spécifique.

4. Caractéristiques du routage des documents

Les modules EDMS responsables du flux de documents sont généralement appelés modules documents d'acheminement. De manière générale, les notions de routage de documents « libre » et « dur » sont utilisées. Avec le routage « gratuit », tout utilisateur participant au flux de documents peut, à sa discrétion, modifier le parcours existant des documents (ou définir un nouveau parcours). Avec le routage « dur », les itinéraires de transmission des documents sont strictement réglementés et les utilisateurs n'ont pas le droit de les modifier. Cependant, avec le routage « dur », des opérations logiques peuvent être effectuées lorsque l'itinéraire change lorsque certaines conditions prédéterminées sont remplies (par exemple, envoyer un document à la direction lorsqu'un utilisateur particulier dépasse son autorité officielle). Dans la plupart des EDMS, le module de routage est inclus dans le package de livraison ; dans certains EDMS, il doit être acheté séparément. Des modules de routage complets sont développés et fournis par des tiers.

5. Contrôle d'accès

- contrôle total sur le document ;
- le droit de modifier, mais pas de détruire le document ;
- le droit de créer de nouvelles versions du document, mais pas de le modifier ;
- le droit d'annoter le document, mais pas de le modifier ou de créer de nouvelles versions ;
- le droit de lire le document, mais pas de le modifier ;
- le droit d'accéder à la carte, mais pas au contenu du document ;
- absence totale de droits d'accès au document (lors du travail avec l'EDMS, chaque action de l'utilisateur est enregistrée et, ainsi, tout l'historique de son travail avec les documents peut être facilement contrôlé).
6. Suivi des versions et subversions de documents

Lorsque plusieurs utilisateurs travaillent simultanément sur un document(surtout lorsque cela doit être convenu par diverses autorités), une fonction très pratique de l'EDMS est l'utilisation de versions et de subversions d'un document. Supposons que l'exécuteur testamentaire ait créé la première version du document et l'ait transmise à l'utilisateur suivant pour révision. Le deuxième utilisateur a modifié le document et a créé une nouvelle version basée sur celui-ci. Ensuite, il a transmis sa version du document à l'autorité suivante à un troisième utilisateur, qui a créé une troisième version. Après un certain temps, après avoir lu les commentaires et les corrections, le premier exécuteur du document décide de modifier la version originale et, sur cette base, crée une subversion de la première version du document. L'avantage d'EDMS est la capacité de suivre automatiquement les versions et les subversions de documents (les utilisateurs peuvent toujours déterminer quelle version/subversion d'un document est la plus pertinente dans l'ordre ou l'heure de leur création).

7 Disponibilité d'utilitaires pour visualiser des documents de différents formats

La plupart des EDMS incluent des utilitaires de visualisation de documents (appelés visualiseurs) qui comprennent plusieurs dizaines de formats de fichiers. Avec leur aide, il est très pratique de travailler notamment avec des fichiers graphiques (par exemple, avec des fichiers de dessin dans les systèmes CARD). En plus de l'ensemble de base d'utilitaires de visualisation (inclus dans chaque EDMS), vous pouvez acheter des utilitaires supplémentaires auprès de tiers qui s'intègrent bien à l'EDMS.

8 Annoter des documents

Lors de l'organisation d'un travail de groupe sur des documents, il est généralement très utile la possibilité de les annoter. Étant donné que dans certains cas, les utilisateurs sont privés du droit d'apporter des modifications au document pendant le processus d'approbation, ils peuvent utiliser la possibilité de l'annoter. Dans la plupart des EDMS, l'annotation est implémentée en incluant un attribut d'annotation dans la fiche du document et en transférant aux utilisateurs les droits de modification d'un tel champ de la fiche. Mais une telle solution n'est pas toujours acceptable (surtout lors de l'annotation d'un document graphique). À cet égard, certains EDMS disposent d'une fonction dite « crayon rouge », avec laquelle vous pouvez indiquer graphiquement les défauts de l'image elle-même. Les outils logiciels mettant en œuvre la fonction « crayon rouge » sont largement proposés par des tiers.

9 Prise en charge de divers programmes clients

La plupart des clients EDMS peuvent être des PC exécutant MS Windows ou Windows NT. Certains EDMS utilisent également les plateformes UNIX et Macintosh. De plus, tous les EDMS modernes vous permettent de travailler avec des documents via des navigateurs Web standard. Étant donné que les navigateurs Web peuvent être hébergés sur diverses plates-formes clientes, cela facilite la résolution du problème consistant à assurer le fonctionnement d'EDMS dans des environnements réseau hétérogènes. Lors de l'utilisation des technologies Internet, l'EDMS dispose d'un autre composant serveur chargé d'accéder aux documents via les navigateurs Web.

Où trouver la lettre que vous avez envoyée il y a environ un an à l’une de vos contreparties ? C'est bien si vous avez une secrétaire qui tient tous les papiers en ordre. Et sinon? Essayez maintenant de savoir combien d'espace est occupé par l'archive de documents papier que vous êtes obligé de stocker, et combien de ressources sont dépensées mensuellement pour son support ? Ou pensez à la fréquence à laquelle votre organisation doit supporter un mauvais employé simplement parce qu'il en sait beaucoup et que confier des tâches à un nouvel employé peut entraîner de lourdes pertes ?

La vie présente à l'organisation de nouveaux défis. On a l'impression que beaucoup de gens sont surchargés, tandis que d'autres sont tranquillement inactifs, et pourtant les problèmes ne se révèlent que lorsqu'ils échouent.

Un autre symptôme est que vos employés préparent ensemble une sorte de contrat. Il y a une discussion avec la contrepartie, des modifications sont apportées au texte et vous devez stocker plusieurs fichiers avec différentes options contractuelles. Finalement, tout est prêt, et il s'avère qu'en fait ce n'est pas la dernière version qui a été signée, le mauvais « poisson » a été pris et l'avocat n'a pas lu le contrat, et le partenaire n'est pas d'accord avec certains de ses points.

Si vous êtes familier avec au moins une de ces situations, alors peut-être qu'un système de gestion électronique de documents (EDMS) est la solution. Les problèmes décrits peuvent survenir dans les agences gouvernementales, les entreprises industrielles et les cabinets d'avocats. Essayons de décrire le concept de conception EDMS de ces systèmes dans l'infrastructure globale de l'information de l'organisation. Permettez-moi de noter que dans tous les cas, lorsque nous parlons de la fonctionnalité d'un EDMS, nous entendons un système idéal abstrait qui « peut tout faire ». Dans ce cas - sauf indication contraire - on suppose que telle ou telle fonctionnalité est pratiquement standard, de sorte que tout système de gestion électronique de documents « normal » est simplement obligé de la prendre en charge.

Documenter dans EDMS

Un document est l'unité d'information de base, et toute l'existence d'un système de gestion documentaire est consacrée au stockage du document, de ses propriétés et de l'historique de sa vie, ainsi qu'au maintien effectif de sa vie.

À une certaine époque, Microsoft a introduit un en-tête standard pour tous les fichiers enregistrés par ses applications bureautiques, dans lequel des propriétés telles que le titre et l'auteur étaient définies. Cependant, dans la pratique, cette possibilité ne s’est pas concrétisée ; Il est rare qu'un document contienne quoi que ce soit de significatif dans sa section propriétés. Le mécanisme de sauvegarde de différentes versions d'un document dans un seul fichier, implémenté dans MS Office 2000, n'est pas largement utilisé. La raison est simple : sans mesures organisationnelles systémiques et approche unifiée, la présence de mécanismes privés dans des produits spécifiques ne donne pas de résultats. . Il est évident que des moyens tels que décrire les attributs d'un document, sauvegarder ses versions, etc., doivent être pris en charge dans l'environnement informationnel, quel que soit le type de document et l'application avec laquelle ce document a été créé.

Un document est une unité logique. La méthode de stockage dépend de la manière dont il est plus pratique de travailler avec. Votre document peut être composé de texte, de dessins, d'images et de tableaux. Le mécanisme COM vous permet d'organiser dans un seul fichier quelque chose comme un système de fichiers, composé d'analogues de dossiers et de fichiers. Ce mécanisme est utilisé, par exemple, dans Word pour offrir la possibilité d'insérer dans du texte des objets créés par d'autres applications. Mais ce n’est pas toujours pratique ; Il est plus simple et plus pratique de stocker toutes les parties d’un document dans des fichiers séparés, chacun étant édité par son propre programme. Dans la plupart des EDMS, un seul document peut physiquement être constitué d'un ensemble de fichiers.

Cycle de vie d'un document dans une EDMS

Naissance

Un beau jour, un nouveau document apparaît. Ces vacances pour le document sont enregistrées et stockées dans des systèmes de stockage modernes, mais dans les éléments des systèmes de fichiers conventionnels, vous pouvez facilement perdre l'historique du fichier. Il suffit, par exemple, de simplement réécrire à sa place un nouveau fichier portant le même nom, et personne ne se souviendra du prédécesseur, sans parler du fait que le fichier reçu d'Internet n'a « aucun clan ou tribu » : la date de sa création Il y aura toujours un moment où il se retrouvera sur le disque dur de votre ordinateur. Un document ne peut pas apparaître dans l'EDMS s'il ne dispose pas d'un « passeport » - une carte comptable, qui peut être différente selon les types de documents : un document ne peut pas être simplement supprimé, renommé ou écrasé. Toutes ces actions sont enregistrées, leurs traces resteront. Si nécessaire, le système enregistrera toutes les versions précédentes et même les documents supprimés. Toutes les actions pouvant être effectuées sur les documents sont déterminées par les droits accordés aux utilisateurs, ce qui vous permet de définir une stratégie de travail avec les documents.

Devenir

Tout document passe certainement par une étape de sa vie, que l'on appelle une « ébauche » : durant cette période, un document fragile passe de main en main, il est modifié et refait. La qualité du document obtenu dépend en grande partie de la manière dont il a traversé avec succès et organisation cette période « sombre » de sa vie. Dans EDMS, pour organiser le travail collectif sur un document, la technique du blocage des documents édités (« check-out, check-in ») est utilisée. Le système veille à ce qu'une seule personne à la fois puisse modifier un document. Grâce à ce mécanisme, il est impossible pour deux salariés de créer deux copies locales d'un document et d'y apporter simultanément des modifications. Lorsque dans l'EDMS l'un des employés prend un document pour l'éditer, les autres le verront et ne pourront pas modifier le document tant que le premier ne le rendra pas. Dans ce cas, le document renvoyé se voit automatiquement attribuer un nouveau numéro Subversion. La sous-version précédente du document est enregistrée et peut être ouverte, visualisée et modifiée. Toutes les actions de tous les participants au processus sont documentées, il n'y aura donc aucune confusion.

Publication

C'est le jour pour lequel le document a été créé et finalisé. La publication est le moment après lequel le document « meurt ». Grâce à la présence d'un mécanisme de publication, vous pouvez être sûr d'avoir toujours sous forme électronique exactement la même chose qui a été, par exemple, signée, ou envoyée à l'impression, ou envoyée à un partenaire. Que se passe-t-il si vous deviez modifier quelque chose dans le document après sa publication ? Pour ce faire, une nouvelle version du document est créée sur la base de la version publiée et un nouveau cycle de vie commence. Cette fonctionnalité est prise en charge différemment sur différents systèmes. Quelque part, un tout nouveau document est créé, et quelque part juste une nouvelle version.

Archivage

Après publication, le document est envoyé dans une archive électronique, où il restera aussi longtemps que le prévoit la routine de votre organisation. Il existe des documents qui sont stockés pour toujours. Certains documents doivent être conservés pendant plusieurs jours. Créer une archive n'est pas une tâche facile, selon les besoins de l'organisation. Par exemple, les documents fréquemment consultés doivent être stockés sur des supports rapides, tandis que les documents non pertinents et rarement consultés peuvent être stockés sur des supports moins coûteux mais lents. Pour résoudre de tels problèmes, on utilise les technologies de gestion hiérarchique du stockage HSM (Hierarchical Storage Management), qui créent un « système de fichiers virtuel » de taille arbitrairement grande à partir de toutes sortes de supports de stockage hétérogènes, tout en gérant le transfert d'informations d'un support à un autre. La fonctionnalité HSM de base a été intégrée à Windows 2000, mais il existe d'autres technologies offrant des fonctionnalités plus sophistiquées et plus puissantes. Il s'agit par exemple des produits de la série DiskXtender de Legato Systems, Tivoli Storage Manager, Veritas Storage Migrator, etc.

Support du cycle de vie dans divers EDMS

Presque tous les systèmes de gestion électronique de documents modernes prennent en charge toutes les étapes du cycle de vie des documents. La seule question est de savoir dans quelle mesure ce soutien est complet. Répertorier les EDMS dans lesquels telle ou telle fonctionnalité n'est pas prise en charge est une tâche ingrate : au moment où cet article paraîtra, une nouvelle version pourrait être publiée avec déjà cette fonction. Certains systèmes ne prennent pas en charge le mécanisme de blocage des documents édités, ce qui rend impossible le travail collectif sur les documents. Il existe des systèmes axés sur le travail de bureau et ils ne mettent pas en œuvre un stockage efficace des documents, mais il est important d'effectuer toutes les procédures de travail avec des documents réglementées par les normes en vigueur. Et les documents eux-mêmes peuvent se trouver dans des dossiers dans le placard. Certains systèmes visent à soutenir efficacement le mouvement des documents électroniques au sein de la structure, mais ne disposent pas de leurs propres archives électroniques - le stockage mis en œuvre dans ces systèmes est destiné uniquement au stockage opérationnel des documents pendant leur cycle de vie. Une fois publiés, les documents sont déconnectés du système et renvoyés dans leur environnement de stockage habituel, tel que le système de fichiers. Une archive électronique peut être « attachée » à un tel système, où le document est stocké avec son historique et la carte qui l'accompagne. Par exemple, la société Electronic Office Systems propose de relier son produit Delo à une archive électronique créée par la société sur la base du serveur Kodeks-Intranet/Internet. Le même serveur de la société Kodeks est également utilisé par la société Granit Center comme archive électronique pour son système GrandDoc. Les versions précédentes des deux systèmes étaient fournies sans archives électroniques.

Composants EDMS

Stockage des attributs du document

Le stockage des attributs du document est conçu pour stocker une « carte » - un ensemble de champs qui caractérisent un document. Typiquement, l'EDMS a une notion de type de document (par exemple, contrat, cahier des charges, lettre, etc.) et chaque type possède sa propre fiche. Les cartes de différents types comportent des champs obligatoires communs à tous les documents, et des champs spéciaux liés aux documents de ce type. Par exemple, les champs communs peuvent être un numéro de document unique, son titre, son auteur, sa date de création. Dans ce cas, les documents de type « contrat » peuvent contenir des champs tels que la date de signature, la durée de validité et le montant du contrat. Les types de documents, à leur tour, peuvent avoir des sous-types qui ont un ensemble commun de champs dont ils héritent du type principal, ainsi que des champs supplémentaires propres au sous-type. Le système de gestion de documents le plus avancé peut prendre en charge une plus grande imbrication de ces sous-types. Taper des documents, construire leur hiérarchie et concevoir des cartes pour eux est l'une des étapes les plus importantes du processus de mise en œuvre d'un EDMS.

En plus de la notion de type de document, il est possible d'attribuer des catégories aux documents, et un document peut appartenir simultanément à plusieurs catégories. Les catégories peuvent être organisées dans une arborescence de catégories. Par exemple, vous pouvez avoir une catégorie « Documents juridiques » avec des sous-catégories « Lois », « Accords », « Commandes », etc. Dans ce cas, vous pouvez avoir une structure parallèle par départements, par exemple la catégorie « Documents du service commercial », et dans celle-ci les sous-catégories « Contrats de vente », « Factures », etc. Un contrat de vente peut être simultanément classé dans les sous-catégories « Contrats » et « Contrats de vente », qui appartiennent à des branches différentes dans la hiérarchie des catégories. Ainsi, il devient possible de rechercher un document dans une telle arborescence en fonction de sa classification, et le même document physique peut apparaître un nombre illimité de fois dans différents nœuds de cette hiérarchie.

Pour organiser un stockage de cartes, trois solutions sont possibles : utiliser votre propre stockage, un SGBD standard, ou les outils de l'environnement sur lequel est construit le SGBD.

Votre propre stockage des attributs du document vous permet de l'optimiser pour la tâche de stockage des cartes, de mettre en œuvre de manière flexible des fonctions de création de cartes complexes (ayant, par exemple, une grande imbrication de types) et également d'utiliser des algorithmes efficaces pour rechercher des informations dans les cartes. Les systèmes dotés de leur propre stockage incluent, par exemple, Documentum, Euphrates de Cognitive Technologies et Garant-Office de Garant International. L'inconvénient évident de cette approche est l'incapacité d'utiliser les ressources standard de l'environnement d'information existant, ainsi que la dépendance des informations critiques vis-à-vis du fournisseur EDMS. Si vous utilisez un SGBD standard, il existe toujours la possibilité de migrer les données vers un SGBD d'un autre fournisseur. Ici, le choix est plus difficile : vous devrez abandonner complètement l'utilisation d'un EDMS spécifique, et la migration des données d'un EDMS à un autre est d'un ordre de grandeur plus difficile que dans le cas d'un SGBD.

Lors de l'utilisation d'un SGBD standard pour le stockage de documents, ce problème est résolu. De tels systèmes incluent, par exemple, les systèmes Delo d'EOS, 1C:Archive et DocsFusion de Hummingbird. Cependant, cette approche a ses faiblesses : le modèle relationnel mis en œuvre dans la plupart des SGBD n'est pas adapté au modèle de données utilisé dans l'EDMS. Il est assez difficile d'offrir la flexibilité nécessaire lors de la création de fiches de documents, surtout si vous avez besoin d'une structure complexe. Les développeurs EDMS sont confrontés à un dilemme : développer une structure de stockage de données simple mais efficace, tout en renonçant à la flexibilité lors de la création de cartes, ou disposer d'une structure encombrante qui offre la flexibilité nécessaire en raison de l'efficacité, de la transparence et de la fiabilité du système. Le deuxième problème désagréable est que lors de l'utilisation d'un SGBD externe, certaines difficultés surviennent à la fois lors de la migration d'une version de l'EDMS à une autre, et lors du passage d'une version du SGBD à une autre. Le plus souvent, cette situation conduit à un certain conservatisme des utilisateurs quant au passage aux nouvelles versions.

Si l'EDMS est construit sur la base d'un environnement d'information, ce serait alors un péché de ne pas profiter de ses ressources. La plupart des systèmes de ce type, populaires en Russie, sont construits sur la base de Lotus Notes/Domino. Cela vous permet d'utiliser tous les mécanismes intégrés à cet environnement, notamment la sauvegarde, la réplication, la recherche, etc. Les problèmes de cette approche résident dans la nécessité même d'un environnement spécifique pour le fonctionnement d'un système de gestion documentaire, ainsi que dans les restrictions qu'un environnement spécifique impose sur la structure de ses bases de données.

Conservation des documents eux-mêmes

Pour mettre en œuvre un stockage de documents, là encore, il existe deux approches : le stockage dans un système de fichiers ou dans un stockage EDMS spécialisé. Du point de vue d’un utilisateur pragmatique, il n’y a pas beaucoup de différence entre ces approches, si on les évalue dans leur ensemble. Mais il reste encore quelques fonctionnalités.

Le stockage dans un système de fichiers réduit le degré de sécurité lors de la restriction de l'accès, car le système de fichiers peut ne pas prendre en charge le modèle de sécurité implémenté dans l'EDMS lui-même. Par conséquent, vous devez donner à l'EDMS vos propres droits d'accès, afin que les fichiers enregistrés par celui-ci ne soient directement accessibles à aucun utilisateur. Et l'EDMS maintient son propre système de liste d'utilisateurs disposant de droits d'accès, organisant l'accès aux fichiers via ces droits. Dans le même temps, le système d'accès devient difficile à maintenir et n'est pas entièrement parfait du point de vue de la sécurité de l'information. Pour assurer une sécurité supplémentaire, le cryptage des fichiers pendant le stockage est souvent utilisé. De plus, presque tous les EDMS utilisent une dénomination aléatoire des fichiers, ce qui complique grandement la recherche du fichier souhaité lorsque l'on tente d'y accéder en contournant le système. Il faut dire que la plupart des EDMS stockent les fichiers dans le système de fichiers.

Lorsque vous travaillez avec un système de fichiers, la plupart des EDMS nécessitent de déplacer les fichiers dans des répertoires spécialement organisés. Mais il y a aussi des exceptions. Par exemple, les systèmes Euphrate et Microsoft SharePoint permettent d'enregistrer des fichiers dans le système sans nécessiter leur déplacement physique vers le stockage. Il est clair que cette approche est dangereuse du point de vue de l'intégrité des données, mais elle est très pratique pendant la « période de transition » de la mise en œuvre de l'EDMS.

Les systèmes qui disposent de leur propre stockage de fichiers ou utilisent le stockage de l'environnement sur lequel ils sont construits (par exemple, Lotus Notes/Domino ou Microsoft Exchange) peuvent fournir un contrôle plus efficace de l'accès aux documents et une solution plus fiable au problème d'accès. contrôle. C'est ainsi que sont structurés, par exemple, Documentum et les systèmes basés sur Lotus Notes (« BOSS-Referent », CompanyMedia). Mais cela soulève des questions liées à l'intégrité des données, à la disponibilité d'outils de sauvegarde efficaces et à l'intégration avec des outils de stockage d'archives sur des supports lents. Dans la plupart des systèmes, ils sont résolus d'une manière ou d'une autre, mais vous ne pouvez utiliser que les outils disponibles dans le système lui-même, tandis que dans le cas du stockage de fichiers, vous avez toujours le choix.

Niveau entreprise

Au niveau de la logique métier, des différences significatives existent entre les différents EDMS. En fait, tous les composants décrits, bien qu'ils puissent être disposés différemment et différer par leur degré de complexité, sont fonctionnellement similaires. La logique métier des différents systèmes peut différer radicalement, et c'est exactement ce qui devrait être le plus intéressant lorsqu'on se familiarise avec un système de gestion électronique de documents. Nous pouvons identifier un certain nombre de composants fondamentaux qui, comme les cubes, constituent la fonctionnalité de tout EDMS.

Gestion des documents stockés. Comprend les procédures d'ajout et de suppression de documents, d'enregistrement de versions, de transfert vers une archive, de maintenance d'une archive, etc.
Rechercher des documents. Elle consiste en une recherche par attributs, une recherche visuelle par différents arbres dans lesquels sont stockés les documents, une recherche par texte intégral, une recherche sémantique, etc.
Contrôle du routage et de l'exécution. Assure la livraison des documents dans le cadre des procédures commerciales de l’organisation. En fait, le terme « gestion électronique de documents » vient de cette fonctionnalité. Les itinéraires de documents peuvent être flexibles ou rigides. Dans le cas d'un acheminement flexible, le prochain destinataire du document est déterminé par l'employé chez qui le document se trouve actuellement. Dans le cas du routage dur, le chemin des documents est déterminé à l'avance selon une certaine logique. Dans la vraie vie, un « mélange » de ces deux approches est utilisé : pour certains documents et structures d'une organisation, un routage rigide est plus approprié, pour d'autres, un routage flexible est plus approprié. La fonction de routage n’est pas présente dans tous les EDMS. Habituellement, pour éviter toute confusion, les systèmes sans fonctionnalités de routage sont appelés archives électroniques. Le contrôle d’exécution fait partie intégrante du routage. Si un document « a des jambes », alors nous devons contrôler où il va et où il se trouve actuellement. En effet, le parcours est défini en termes de parcours de passage et d'intervalles de temps d'exécution du document par chacun des participants au processus de passage. L'exécution d'un document désigne l'accomplissement d'une action liée au document par chacun des participants dans le cadre de ses pouvoirs officiels. En termes simples, quelqu'un a juste besoin de le lire, et quelqu'un d'autre sera probablement licencié.
Rapports. Ils servent d’analogue aux journaux de documents de bureau. A l'aide de différents rapports, vous pouvez voir, par exemple, le temps total passé par les salariés à travailler sur un document spécifique, la vitesse de traitement des documents par service, etc. Les rapports sont un excellent matériau pour prendre des décisions de gestion.
Administration. Prise en charge du fonctionnement du système lui-même, définition de ses paramètres, etc.

EDMS « correct »

D'un point de vue technologique, les systèmes de gestion électronique de documents diffèrent peu des autres systèmes d'information distribués. Basés sur le principe de l'architecture du bâtiment, ils essaient de suivre autant que possible les tendances modernes et les exigences du marché. Aujourd'hui, le concept le plus populaire est un environnement ouvert, adaptable au maximum aux besoins spécifiques, mais en même temps facile à installer et à maintenir, avec un client « léger » et un serveur d'applications dédié, si possible multiplateforme. Tous les systèmes existants se rapprochent à un degré ou à un autre de cet idéal. Cependant, les systèmes basés sur un client complet lié à une plate-forme spécifique sont encore assez courants. Parfois, dans ces cas, un client Web distinct avec des fonctionnalités limitées est proposé pour l'accès à distance. Par exemple, dans le système GranDoc de Granit Center, toutes les fonctionnalités ne sont disponibles que lors de l'utilisation de l'application cliente, mais l'utilisateur peut rechercher et visualiser des documents dans les archives à l'aide d'un navigateur classique.

Il est important de noter que « l'idéal » décrit n'est pas encore une ligne directrice qui peut devenir une priorité lors du choix d'un système. Ce n’est qu’un des facteurs. Si un système vous convient en termes de prix et de fonctionnalités, il n'est pas du tout nécessaire qu'il soit pleinement conforme aux dernières tendances dans le domaine des systèmes d'information du bâtiment. En première ligne, tout change vite et tout ce qui est nouveau deviendra vieux demain. Les solutions éprouvées et fiables ne sont souvent en rien inférieures aux systèmes construits à l’aide des technologies les plus récentes.

Place de l'EDMS dans le système d'information de l'entreprise

Les principales fonctions de l’EDMS : assurer la contrôlabilité et la transparence des activités de l’entreprise, ainsi que l’accumulation et la gestion des connaissances. Dans le monde moderne, ces deux tâches deviennent de plus en plus cruciales. Par exemple, dans le coût d'une voiture Mercedes, seulement 30 % sont des coûts de production directs, et le reste est une compensation pour le coût de développement de la voiture, c'est-à-dire le coût des activités des ingénieurs et des managers, donc la principale ressource pour la réduction des coûts passe par l'optimisation de leurs activités.

SED et autres

Le degré d’efficacité de l’utilisation d’EDMS est déterminé par la mesure dans laquelle les documents (informations non structurées) déterminent le contenu informationnel des activités de l’entreprise. Il est évident, par exemple, que pour une organisation purement commerciale, le contenu principal de l'information est constitué de données structurées contenues dans des bases de données. Peut-être qu'une telle organisation a besoin de stocker des contrats, mais il est peu probable qu'elle aboutisse à la mise en œuvre d'un EDMS. Cependant, si une organisation commerciale se transforme en un monstre commercial avec un réseau de magasins dans des dizaines de villes, une logistique complexe et sa propre production de produits semi-finis, vous devrez tôt ou tard penser à mettre en œuvre un système ERP. À l'étape suivante, le nombre d'acheteurs en gros et de gros clients pourrait atteindre une telle ampleur qu'il faudra penser à introduire un CRM. Et ce n'est que si l'appareil de gestion atteint des centaines de personnes que des projets parallèles non essentiels apparaîtront, des problèmes de diversification surgiront et la tâche d'introduire un système de contrôle électronique se posera. Dans le même temps, certains systèmes devront peut-être être intégrés afin que le système CRM ait des liens vers des lettres, des contrats et des copies des commandes entrantes qui sont stockées dans l'EDMS.

Dans certains cas, l'intégration de ces systèmes est encore plus étroite - l'EDMS peut servir de transport intégrateur pour la transmission de documents entre les systèmes qui les génèrent et les systèmes qui les consomment, dans les cas où la communication directe au niveau des données structurées entre ces systèmes n’est pas nécessaire. Supposons qu'une entreprise dispose de systèmes CRM et ERP, et qu'il soit nécessaire que le CRM enregistre des rapports trimestriels de l'ERP sur la fourniture de marchandises à un client spécifique, éventuellement complétés par des commentaires d'experts. Il est clair qu'il est plus pratique de stocker de tels rapports dans un EDMS. Grâce à l'intégration de l'ERP et de l'EDMS, le document sera automatiquement créé et enregistré. Grâce à l’intégration d’EDMS et de CRM, il est possible de joindre automatiquement un document à la carte d’un client spécifique. Et toutes ces opérations peuvent se faire automatiquement. (Nous soulignons que l’exemple ci-dessus est purement spéculatif et peut en fait n’avoir aucune signification pratique ; l’intégration de tout système d’information n’a de sens que lorsque son objectif est clairement compris.)

EDMS et gestion des connaissances

Le problème de la gestion des connaissances ne peut aujourd’hui être considéré comme entièrement résolu. L'affirmation selon laquelle l'EDMS résout efficacement ce problème est un peu exagérée : l'EDMS vous permet uniquement de stocker des informations et de les présenter sous une forme pratique pour l'analyse. Malheureusement, les outils de gestion des connaissances existants sont inefficaces. Le problème est que les algorithmes utilisés aujourd’hui pour travailler avec des données textuelles, basés sur des méthodes statistiques, sont des outils trop rudimentaires. L’avenir appartient aux systèmes capables d’analyser de manière significative le sens d’un texte. Bien qu'il n'existe pas de tels systèmes, nous ne pouvons parler que de manière conditionnelle de la gestion des connaissances dans les systèmes EDMS.

Les tendances

Il est évident que la fonctionnalité des systèmes de gestion documentaire en termes de résolution des problèmes de gestion satisfait presque entièrement aux besoins d'aujourd'hui, et il n'y aura pas beaucoup de développement ici dans les années à venir. La principale direction de développement des systèmes de gestion documentaire est l'augmentation de l'efficacité de la recherche d'informations, l'intégration avec les moyens de publication d'informations sur les réseaux, le tri et la catégorisation automatiques des documents.

Le développement des systèmes de gestion documentaire connaîtra un second souffle avec l'avènement d'outils permettant la recherche sémantique d'informations et l'abstraction automatique intelligente des textes basée sur le sens. Malheureusement, personne ne peut encore dire à quelle vitesse ces technologies seront disponibles sur le marché.

Selon les experts, en termes de mise en œuvre de systèmes de gestion électronique de documents, nous avons environ 5 ans de retard sur les pays d'Europe occidentale. L'expérience occidentale montre qu'avec une mise en œuvre massive, une demande apparaît pour toute la gamme de produits - des solutions les plus simples aux solutions complexes, distribuées et intégrées. Il semble donc que dans un avenir proche, le thème de l'introduction des systèmes existants prévaudra davantage que leur développement ultérieur.

Aram Pakhchanian ( [email protégé]) - Vice-président des projets d'entreprise chez ABBYY Software House (Moscou).

Exigences standard pour EDMS

Si l'on suit à la lettre la norme d'élaboration des spécifications techniques, les exigences qu'un utilisateur type peut présenter à un système de gestion électronique de documents typique peuvent être décrites comme suit.

Le système de gestion électronique des documents doit :

assurer le stockage sécurisé des documents et de leurs descriptions ;
assurer le cycle de vie d'un document (sa création, conservation des versions, publication, blocage de l'accès à un document saisi, transfert d'un document pour stockage dans une archive) ;
permettre à l'utilisateur de spécifier différents types de documents, de créer et de modifier des cartes pour eux ;
maintenir une hiérarchie de catégories pour une recherche efficace des documents ;
rechercher des documents sur la base des informations de la carte, ainsi que du texte intégral ;
assurer la séparation de l'accès aux documents au niveau des utilisateurs individuels, sur la base des principes de rôle et sur la base de la structure hiérarchique de l'organisation ;
prend en charge la technologie HSM ;
enregistrer tous les événements liés au travail des utilisateurs et au système lui-même ; il est nécessaire d'avoir des outils d'administration développés ;
prendre en charge l'accès à distance à l'information.

Les systèmes avancés doivent prendre en charge :

technologies de cluster pour garantir un fonctionnement ininterrompu ;
organisations géographiquement réparties ;
algorithmes de cryptage pour le stockage et la transmission de données ;
signature numérique.

Exigences architecturales :

disponibilité d'un serveur d'applications dédié ;
présence d'un client léger ; prise en charge de l'accès aux documents à l'aide d'un navigateur.
multiplateforme pour garantir l'évolutivité ;

Exigences d'ouverture et d'intégration avec d'autres systèmes :

intégration avec les outils de saisie de documents en streaming ;
intégration avec des applications bureautiques ;
intégration de la messagerie électronique ;
disponibilité d'une interface logicielle développée (API);
intégration avec les services d'annuaire standard (par exemple, LDAP) pour maintenir et synchroniser la liste des utilisateurs du système ;
la capacité d'adapter l'interface utilisateur à des tâches spécifiques ;
la possibilité de compléter le système avec vos propres composants spécialisés ;

Si une base de données externe est utilisée pour stocker les attributs du document, il est nécessaire de disposer d'une description détaillée de la structure des données et des outils permettant de travailler avec différents SGBD.

Normes pour les systèmes de gestion de documents

La normalisation dans le domaine des systèmes de gestion documentaire consiste principalement à développer des spécifications pour l'interaction des systèmes de différents fabricants, ainsi que des applications externes. Les protocoles eux-mêmes ainsi que les formats de données transférés entre les systèmes sont en cours de normalisation. À l'heure actuelle, la norme universelle la plus populaire pour l'interaction avec des applications externes (applications bureautiques, outils de saisie en streaming) est devenue ODMA ( http://odma.info). Cette norme existe depuis 1994 et est prise en charge par de nombreux éditeurs de logiciels. Cependant, comme tout ce qui est universel, ODMA contient certaines limites et s'avère toujours être une option « de secours » pour interagir avec un EDMS lorsque, pour une raison quelconque, il n'est pas possible de mettre en œuvre une intégration plus complète. Par exemple, malgré le fait qu'à partir d'Office 97, les produits Word et PowerPoint prennent en charge ODMA, presque tous les fabricants d'EDMS proposent des macros spéciales pour l'intégration avec MS Office.

Certes, il existe des cas où le protocole ODMA s'avère assez efficace. Par exemple, le système ABBYY FineReader, à partir de la version 4.0, prend en charge ODMA, qui permet à l'utilisateur, sans contacter le fabricant EDMS ou les services d'un intégrateur, de saisir des documents papier dans le stockage des systèmes prenant en charge ce protocole. Malheureusement, l'ODMA ne résout pas les problèmes d'interaction entre les différents EDMS. Cependant, d'autres normes ont beaucoup moins d'application.

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