商業提案レターを適切に書く方法。商業提案にカバーレターが必要な理由とその正しい書き方

11.10.2019

今日は、前置きや前置きはありません。商業提案 (CP) の作成方法についての辛口な要約だけです。例示的な例を使用して、基本的なアプローチと原則を見ていきます。また、そのすぐ下に、商業提案書の構造とテキストのテンプレートとサンプルをリンクとともに提供しますので、ダウンロードしてニーズに合わせて調整することができます。この記事の目的は、まず読んでもらえるCPの作り方を教えることです。そして第二に、それを読んだ後、彼らは提案された取引に応じて同意します。準備ができて？それでは始めましょう。

ちなみに、動画を見たほうが便利な場合、または時間がない場合は、「30 日でゼロからコピーライティング」コースの 18 番目のレッスンで CP の作成について簡単に説明していますので、ご覧ください。

商用オファーとは何ですか

商業オファーは、応答を得るために受信者に通常の郵便または電子メールで送信されるマーケティングツールです。応答は、潜在的なクライアントをコミュニケーションの次の段階 (会議、プレゼンテーション、または契約の署名) に移すことです。 CP の種類に応じて、ツールの具体的なタスク、その量や内容が異なる場合があります。

商用オファーの種類

コンプにはコールド、ホット、公募の 3 種類があります。最初の 2 つのタイプは、マーケティングと販売で使用されます。 3つ目は法学です。

1. 「コールド」コマーシャルオファー

「コールド」商業提案は、準備ができていないクライアント (「コールド」) に送信されます。本質的にはスパムです。実践が示すように、人々はスパムをあまり好みませんが、興味がある場合は... それはルールの例外になります。このタイプの CP が機能するには、高品質のターゲットリスト (受信者のリスト) が必要です。このリストが「きれい」であればあるほど、反応は高くなります。ターゲットリストに次のような一般的なアドレスが含まれている場合、 [メールで保護されています]の場合、コンプレッサーの効率はアプリオリに 80 ～ 90% 低下します。

例として、スパイシーな状況を考えてみましょう。 N 社の営業部門の責任者が「計画を立てている」とします。レポートの 2 週間弱前、何をすればよいか分からず髪をかきむしっているところに、次のような見出しのメールが届きました。「営業部門の月次計画を 1 週間で達成するための 5 つの方法」。タダアム！これで事態は救われる！そして、メソッドの中に私たちが提供するサービスが隠れている本文を読んでいただきます。

しかし、これは特殊な場合にすぎません。「冷たい」商業提案の主な任務は、受信者に最後まで読ませることです。間違えると手紙はゴミ箱行きになってしまいます。

このため、低温ギアボックスを開発する際には、排出に関する 3 つの主なリスクが考慮されます。

受け取り段階です。注目を集めるにはコストがかかります。これは、見積もりが電子メールで送信される場合は件名、配信チャネルが物理的な場合は色やフォームファクターを備えたカスタム封筒などになります。
オープニングステージにて。それは魅力的なオファー（「オファー」とも呼ばれます）で済みますが、それについてはもう少し下で説明します。
読書の段階で。説得やマーケティング手法の要素を利用して回避します。それらについても以下で説明します。

注意してください: 「コールド」商業提案のボリュームは、原則として、印刷されたテキストで 1 ～ 2 ページであり、それ以上ではありません。これは、受信者が最初は CP を読む気はなく、ボリュームが 10 ～ 20 ページを超えるとさらに読まなくなるという事実によるものです。

「コールド」な商業提案の主な利点は大衆にアピールできることですが、実際の経験から、提案がパーソナライズされたものである場合、その提案に対する反応ははるかに高くなることがわかっています。

2. 「注目の」コマーシャルオファー

「コールド」の類似物とは異なり、「ホット」の商業オファーは、準備ができたクライアント (自分自身で提案を要求した人、またはマネージャーから以前に連絡を受けた人) に送信されます。

「ホット」CP は、ボリューム (10 ～ 15 ページまたはスライド) と編集方法の両方において「コールド」CP とは異なります。さらに重要なのは、決定を下すための興味深い情報 (価格、在庫状況、条件など) をユーザーに提供することです。最近、PowerPoint プレゼンテーションの形式でデザインされた、または PowerPoint から PDF 形式に翻訳された「人気の」商用オファーが特に人気になっています。

ホットコンプについて詳しくは、こちらをご覧ください。

3. オファー

これは、署名を必要としない公的合意の形で作られた特別な種類の同志です。各種SaaSサービスのWebサイトやオンラインストアなどで利用されています。ユーザーが契約条件を履行すると (たとえば、サイトに登録すると)、オファーの条件が自動的に受け入れられます。

商業提案のオファー

オファーと混同しないでください。これは全く違います。本当に強力な商用オファーを作成するには、オファーの「核心」であるキラーオファー (英語のオファー - オファーする) が必要です。それがポイントです。言い換えれば、あなたが提供しているものを正確に明確に表明することです。この場合、本質を最初に示すことをお勧めします（これは特に「コールド」CPに当てはまります）。

注意してください: このオファーは常に読者の利益を目的としたものであり、商品やサービスを目的としたものではありません。それを構成する最も簡単な方法は、次の式に従って行うことです。 （利点）により （製品）

毎日、私は商業的な提案に遭遇します。その提案者は、同じ熊手を何度も何度も踏みます（同じことを繰り返さないでください！）。

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などなど…これは大きな間違いです。周りを見回してみましょう。競合他社も同じものを提供しています。しかし最も重要なことは、受信者には何のメリットもないということです。絶対に無理です。彼はこれから何を得るでしょうか？どのようなメリットが得られるのでしょうか?

同時に、これらの文を「反転」して、より個人的で読者指向にすることができます。例えば：

あなたのオフィスに豪華なヨーロッパ製の家具を揃えるのに、最大 5,000 ドル節約することをお勧めします。
セミナーで得た情報のおかげで、あなたの会社の売上高が 20 ～ 70% 増加することをお勧めします。
1人あたり1.5ルーブルの料金で何百人もの新しい潜在顧客を引き付けることをお勧めします。
毎日の水拭き清掃により、従業員の風邪の発症率 (および病気欠勤日数) を減らすことをお勧めします。

わかりますね。重要なのは、あなたが提供するメリットを受け取り手に伝えることであり、商品やサービスはそのメリットを受け取る手段です。特典の詳細については、をご覧ください。

コマーシャル提案は、その構造上、販売用テキストをいくらか思い出させます。商業テキストは商業テキストの特殊なケースであるため、これは当然です。しかし、compread を他のツールと区別する要素が 1 つあります。これはオファーです。ただし、すべてについて順番に話しましょう。

0.フッター

ほとんどの場合、フッターにはロゴ (CP が特定の企業であることがわかるように) とミニアピールを含む連絡先情報が含まれます。これは時間とスペースを節約するために行われます。文書の先頭を見ると、何が議論されているか、どのように連絡すればよいかがすぐにわかります。とても快適です。結局のところ、A4フォーマットのコールドコンプレッサーの場合、フッターのサイズは2 cmを超えません。たとえば、私のブログの提案をどのようにまとめるかを見てください。この場合、読者の時間と引き換えにコンテンツを販売します。

1. コマーシャルプロポーザルのタイトル

重要な要素。特に「冷えた」ギアボックスの場合。その役割は、注目を集め、すぐにメリットをもたらすことです。

注記：「冷たい」提案に関しては、「商業的な提案」というタイトルは最良の選択肢ではありません。それが単に有益ではなく、スペースを占め、競合他社が送信する他の何十ものものと何ら変わらないという理由だけであれば。さらに、人があなたからの手紙を期待しておらず、非常に抽象的なものを受け取った場合、反射的に「選択」して「スパムに追加」を数回クリックします。

同時に、「話題の」コマーシャルオファーの場合、次に企業名が表示される場合、そのような見出しは十分以上に適切です。

私の実践では、見出し (カバーレターの件名と混同しないでください!) は 4U 公式を使用するのが最も効果的です。それらについて詳しく話します。今日のセールスピッチのサンプルでは、見出しは見出しと小見出しを組み合わせたものです。

リード（最初の段落）

リードの主な仕事は、あなたの話に対する興味を喚起することです。そうでなければ、人々は単にあなたの言うことを聞かないでしょう。そうですね、または文字通りに、商業提案を読んでください。リードは常にクライアントにとって何が重要かを話します。これを行うには、次の 4 つのアプローチが使用されます。

問題から (ほとんどの場合)
解決策から（それ自体に問題がない場合）
反対意見から（関連する場合）
感情から（非常にまれに）

私のサンプルでは問題ベースのアプローチを使用しました。見てください。以下に、他のアプローチを使用したサンプルをさらにいくつか示します。

3. オファー

もう少し高いオファーを作成することについてはすでに説明しました。このオファーは、受信者が特典に非常に興味を持ち、商用オファーを読み続けられるようにする必要があります。実際にやってみると、読者がオファーに興味がなければ、そのコマーシャル提案はそのままゴミ箱行きになることが分かります（廃棄の第二波）。

オファーには、特典付きの一般的な公式、またはいわゆるアンプリンクのいずれかを使用できます。

製品+製品をお得な価格で提供
製品+サービス
商品＋プレゼント等

オファーの最後に、（スペースが許せば）グラフィックアンカーを作成することをお勧めします。文字の塊を間引き、「空気」を加えます。さらに、ビジネス提案書に目を通すのも簡単になります。私のブログのサンプル商業提案で作成したオファーとグラフィックアンカーを見てください。商業提案では、供給される商品やサービスの主要分野、および価格 (競争力がある場合) を視覚化したものをアンカーとして使用できます。

4. クライアントのメリット

次のブロックは特典ブログです。言い換えれば、これは、その人があなたの商業的オファーに同意したときに受け取るものの譲渡です。特性と特性から利点を区別できることが重要です。に詳しく書きました。

例えば、私のブログの読者向けのサンプルCPでは、以下のようなメリットが挙げられます。注意してください: 特典ブロックには、常に読者に向けたサブタイトルが付いています。

5. 異議申し立ての処理

すべての異議申し立てハンドラーを商用提案に挿入できるとは限りません。しかし、それでも、主な質問は、「あなたは誰ですか?」、「なぜ信頼できるのですか?」、「あなたのサービスをすでに使用しているのは誰ですか?」、「存在する地域」などの質問に答えるだけで解決できます。ブログ用のサンプルCPを見てください。私は、「著者は誰ですか、そして彼は信頼できますか?」という質問に答えることで反対意見に対処します。

社会的証明や権限トリガーを備えたブロックは、異議ハンドラーとしてよく使用されます。最後に、もう 1 つの強力な販売説得手法は保証です。この場合、保証は予期されるもの (オフィス機器の場合は 12 か月) と予期しないもの (何かが故障した場合、会社が自費で修理し、修理期間中は同様のモデルの機器を提供する) の両方が考えられます。

さらに信頼を高めるために、不必要な賞賛をせずに、具体的かつ要点を絞って、貴社について教えてください。事実だけを。

6. 行動喚起

優れた商業提案のもう 1 つの重要な属性はアピールです。この場合、電話は 1 つだけである必要があります (1 つの特定のアクションを要求する)。ほとんどの場合、電話ですが、Web サイトでの申し込みや営業部門への訪問の場合もあります。最大値は別の方法です。電話するか電子メールを送信してください。

注記：呼び出しは強い動詞である必要があり、応答が高くなります。

比較する：

電話してください（強い動詞）
電話することができます（動詞が弱いため、効果は低くなります）

そしてもう一つ重要な点。驚かれるかもしれませんが、ビジネス提案書を作成する人が連絡先情報を提案書に含めることを忘れることがあります。これは、滑稽な状況であることが判明します。CP の受信者は製品またはサービスを注文したいのですが、どこに行けばよいのかわからないため、物理的に注文することができません。

私のサンプルでは、呼び出しをフッターに配置しました。

7. 追記

すべての「キラー」コマーシャル提案の最後の、そして同時に最も重要な要素の 1 つは、追記 (追伸) です。正しく使用すると、追記は非常に強力な動機付けの手段になります。実際に行ってみると、人はあとがき（写真の下のキャプションの後）を最もよく読むことがわかっています。だからこそ、コマーシャルオファーを強化したい場合は、大事な手紙P.S. サービスに取り入れてみることをお勧めします。

また、追記に制限（期限）を入れることもできます。多くの人は構造のこの点を見逃しています。そして、「ホットな」コマーシャル提案を送る場合に、マネージャーが電話して自分のことを思い出させることができれば、「コールド」な提案の場合は、制限がないため、会社は半分以上の利益を奪われる可能性があります。反応。

時間のコンテキストまたは商品の数量のコンテキストで制限できます。例えば：

FAXは残り5台のみです。
この特典は 8 月 31 日までの期間限定で、9 月 1 日からは価格が 2 倍になります。

制限を設けた場合は、約束を守らなければならないことに注意してください。明日は価格を2倍にすると約束するのではなく、次の日にはそうせずに同じことを約束するのです。

既製の商業提案サンプル

すべてのブロックを接続すると、このサンプルの商品提案が得られます。それは普遍的なものです。物流から圧延金属まで、さまざまな商品やサービスの販売に応用しました。ある場所ではうまくいきましたが、他の場所ではうまくいきませんでした。しかし、どこでもそれは自らを正当化し、自らの代償を払った。唯一のことは、ターゲットシートを常に清潔に保つことを忘れないことです。

このサンプルのもう 1 つの利点は、スキャンが簡単であることです。人は私たちが何を提供するかを数秒で理解します。

このリンクを使用してこのサンプルを Google ドライブにダウンロードし、タスクに適合させることができます。そこで、RTF、MS Word、または PDF 形式で保存できます。コンパイルアルゴリズムは以下の通りです。

コマーシャル企画書の書き方（アルゴリズム）

商用提案を正しく作成するには、次のものが必要です。

ステップ1：上記のリンクからサンプルをベースにしてください。

ステップ2：ロゴ、スローガン、連絡先を独自のものに置き換えます。

ステップ 3: 4U フォーミュラを使用してヘッダーを開発します。

ステップ 4:最初の段落でクライアントの本当の「痛み」を説明します。

ステップ5:「痛み」を解決するオファーを作成します。

ステップ6:グラフィックセパレータを作成します。

ステップ 7:あなたの提案のさらなる利点について説明してください。

ステップ8:主な反対意見を排除するか、簡単に自己紹介をします。

ステップ9:行動を促すフレーズを作成し、PS を書きます。期限付き。

その他の商業提案サンプル

上記の構造に基づいて、純粋にテキストのカンプを作成することもできます。商品の供給と輸送サービスに関する商業提案のサンプルを見てみましょう。グラフィックセパレーターがないにもかかわらず、ブロック内のブロックの順序は同じです。「すでにサプライヤーがいる場合」という異議ハンドラーに注意してください。このテクニックは心理的調整と呼ばれ、スーザン・ワインシェンクの著書「影響の法則」に詳しく説明されています。

a) 輸送サービスの商業提案例

」と題し、古典的な CP を電子メールに添付して送信する必要があるという結論に達しました。

したがって、添付の販売提案書を読者に開封してもらうために、カバーレターに何を書けばよいかを考えるのは当然のことです。

私たちは、多くの企業がカバーレターなしで、空のレターに添付ファイルを添付するだけで提案書を送っているという事実に注意を喚起しました。これはどれほど有能で正しいのでしょうか？

はい、手紙は必要であり、あるべきです。これには多くの理由があります。この時。

そして、目標を達成するには何を書けばいいのでしょうか？これがタスク 2 です。

カバーメールは事前に作成する必要があります。

カバーレターなしで提案書を送信すると、開封されず、印刷されず、読まれない可能性があります。

これらすべてはクライアント以上に必要であることを忘れないでください。たとえ彼が送ったとしても。したがって、イニシアチブはあなたから発せられるべきです。

各テキストには個人的なタスクがあります。カバーレターではどのような感じですか？そうです - 読者に会話について思い出させ、受信者に CP に慣れることを「強制」する情報を提供します。

彼は推測したり推測したりすべきではありません。彼は意思決定に役立つ正確な情報を入手する必要があります。

言い訳風のカバーメール

CP ファイルで送信されるものにはレターが添付されている必要があると言う場合、これは単にそこに存在する必要があるという意味ではありません。

こう書けば十分というわけではありません 「商用オファーをお送りします。」.

このようなメールは一文だけでは不十分です。どれくらい必要ですか? ここも文字が多すぎます。

そしてここで私たちは、正しい電子メール通信に関する現代のルールを思い出します。それは、手紙には 6 文を超えてはいけないということです。

はい、友達。電子メールの受信者にビジネスオファーを読んでもらうためのオファーは最大 6 つあります。

これを達成するにはどうすればよいでしょうか? 「テキストロジック」という概念を取り入れて企画を進めていきます。

カバーレターのロジックと概要

カバーレターはセールステキストではないことを覚えておいてください。むしろ、特定の目的を持った情報テキストです。

したがって、質問に対する答えを見つけるのに役立つ情報を提供する必要があります。 「なぜ今このビジネス提案書を読む必要があるのですか?」

小さな注意点が 1 つあります。電子メールを受け取ったときに読者が商業オファーを読まなかった場合、後でこれを読む時間がなくなる可能性が高くなります...

そして、ここでのプレゼンテーションは論理的に構成されている必要があります。現在の文は前の文に基づいており、次の文の「準備」をしています。

そこで、簡単な計画を立ててみましょう。

こんにちは。
自己紹介をしましょう。
背景を思い出し、CM オファーについてお話します。
コマーシャルオファーの詳細を示します。
このオファーの主な利点を 1 つまたは 2 つ報告します。
アクションの呼び出し

6 つのポイント、6 つの文。

カバーメールの例

私たちは、明確さと例がなければ、理論や推奨事項は空虚で一般的すぎるように見えるという意見に同意します。

そこで、カバーメールの例を次に示します。

こんにちは、イワン！

私の名前はセルゲイ・イワノフ、会社「____________」のディレクターです。私たちは、7月27日にゴスティニー・ドヴォルで開催されたサンクトペテルブルクの起業家会議で会いました。

あなたと私は、すぐに利益が得られるビジネスの種類について、非常に楽しく有益な会話をしました。同意したため、「気泡コンクリート製造用ミニプラント」プロジェクトに関するより詳細な情報を送信します。

つまり、投資収益率は 7 ～ 9 か月です。回線の保証期間は 7 年間です。推定利益は145,000ルーブルから。月あたり。

詳細な情報と計算書を添付しましたので、お電話にてお問い合わせください。 _________。

幸運をお祈りしています、

セルゲイ・イワノフ。

小さな機能が 1 つあることに気づきましたか? 私は「商業オファー」という言葉を組み合わせて使ったことはありません。「オファー」という言葉さえ見つかりません。どうして...と思うのですか？

また、企業 Web サイトのフォームを通じて商用提案のリクエストを受け取った場合は、カバーレターのオプションを検討することをお勧めします。

こんにちは、イワン！

私の名前はセルゲイ・イワノフ、「__________」プロジェクトの責任者です。あなたは、サイトのフォームを通じて、当社の「____________」プログラムに関する詳細情報を受け取りたいというリクエストを残しました。

あなたが興味を持っているすべての情報と、商品の返品を 5 ～ 7% に減らすという主な利点に対する経済的根拠を添付します。

オファー内のすべてのデータをよくお読みになり、さらにご質問がある場合は、____________ まで電話で私に直接ご連絡ください。

ご多幸をお祈りします、セルゲイ・イワノフ

ご覧のとおり、すべてが非常に明確で理解しやすく、受信者のニーズを満たしています。簡潔で効果的な手紙をお送りできることを願っています。

商業提案書がカバーレターなしで送信された場合、開封されず、印刷されず、読まれないリスクがあります。

ビジネスと金融の雑誌「ラボタタム」へようこそ。

カバーレターは商業提案への追加であり、潜在的な協力の原則を簡単に説明します。次のことを行うために必要です。

商用オファーに大量の情報を負担させないでください。
主要文書の内容をよく理解してください。

商品やサービスの価格、プロモーションイベントのカレンダースケジュール、見本市やカンファレンスへの公式招待状など、追加のファイルをカバーレターに添付することもできます。

カバーレターの書き方ガイド

商業提案のカバーレターは送信者の裁量で作成されますが、それでも明確な構造を持ち、現代のビジネス管理の確立された規範に準拠している必要があります。

受信者に挨拶します。

組織の責任者と事前に合意した後に手紙を送った場合は、必ず受信者の名前と愛称で挨拶するようにしてください。それ以外の場合は、名前を代名詞に置き換えて、2 番目のポイントに進みます。

例えば：

「こんにちは、親愛なるエレノア・ヴァレンチノヴナ！」
「こんにちは、あなたは...を歓迎/心配しています。」

自己紹介をしてください。

挨拶の直後に、自分自身または会社を代表して自己紹介をし、自分が代表する組織の立場や活動を示します。さらに、受信者と以前に連絡を取った日付と状況を思い出してください。事前の連絡がない場合は、このオファーをスキップしてください。

例えば：

「私の名前はエレオノーラ・ヴァレンチノヴナです。私はスーパーレギンス会社の営業部門のディレクターです。土曜日の 13:30 にビデオ会議でお話しました。」
「ロシア市場のレギンス大手メーカー、スーパーレギンス社へようこそ。」

提供されるサービスまたは販売される商品に関する情報を簡単に提供します。

同時に、商用オファーの利点について繰り返し説明する機会を逃さないでください。

例えば：

「スーパーレギンス会社は次のことを提供します。

プレミアムレギンスを手頃な価格で幅広く取り揃えています。
ロシア連邦内のどこへでも無料で配送します。
全モデル範囲で 15% 割引。」

手紙に添付できる書類について受取人に知らせてください。

例えば：

「手紙に加えて、正式な招待状があなたに提供されます...」;
「追加の割引を受けるための条件については、添付ファイルをご覧ください...」

受信者に行動を促す。

例えば：

"質問は？お問い合わせは...";
「私たちと協力しませんか？その番号に電話して…」

責任者または組織を代表して、ご検討いただきありがとうございます。

商業提案は起業家間のコミュニケーションの一形態であり、協力を呼びかけます。商業提案のカバーレターの書き方に関する記事をお読みください。

企業のトップがサービスを提供するとき、彼は自分にとって最も有利な方法でそれを提供しようとします。すべての利点を 1 つの履歴書の形式で説明することは非常に困難です。追加情報は、広告パンフレット、価格表、完成品の写真、契約書草案、従業員のプレゼンテーションなどの形で必要です。この場合、商業提案のカバーレターを作成することをお勧めします。文言の例と可能な用途については表を参照してください。

正しく作曲する方法

この申請には承認されたフォームはありませんが、従うべき特定のルールがあります。

見栄えの良い外観 - カラーまたはポリグラフィック印刷を使用することをお勧めします。これは宣伝目的で書かれています。マネージャーにとって、潜在的なパートナーに好印象を与えることが重要です。
詳細を記載したレターヘッド - これにより、メッセージの重要性が高まります。
特定の従業員に連絡する - 宛先のないメールはスパムとみなされ、目的を達成できないことがよくあります。
著者（手紙に署名がある人）は、宛先の人と同等の立場にある必要があります。これはビジネス通信における倫理規則の 1 つです。
テキストには、会社の活動の簡単な説明と、競合他社と比較した主な利点のリストが含まれている必要があります。
本文の主要部分の後にアプリケーションがリストされます。
手紙は丁寧な署名で終わり、差出人の役職、連絡先、フルネームが記載されています。

商業提案のカバーレターのサンプル

サンプル、執筆段階、セクションの内容を詳しく見てみましょう。

章	簡単な説明	例
導入	まとめ	商業オファー
見出し	目的を定義するテーマ	商業提案のカバーレター
訴える	フルネームを示す特定の住所	親愛なるイワン・イワノビッチ！
本文の主要部分	会社の活動を簡単に紹介	Bright Future LLC 社は、段ボール箱の大手メーカーです。地域最安値、有利な配送条件をご用意しております。
アプリケーション	アプリケーションの一覧表示	1. 協力協定案 - 10 枚。 2. 価格表 - 3 枚。 3. 仕様と製品範囲 - 8 枚。 4. 完成品の写真 - 3 枚。
結論	丁寧な署名と責任者の連絡先詳細	スーパーバイザー LLC「明るい未来」シドロワ・マリア・イワノフナ。担当者: 営業マネージャーパブロフ・ヴァレンティン・ユリエヴィチ、電話111-22-33。

アレクセイ・ナウモフ

フォントあ、あ

ビジネス提案のカバーレターを書く必要があるのはなぜですか? その主な役割は、提案自体に対する受信者の興味を喚起することです。そうしないと、送信した手紙が読まれずにゴミ箱に捨てられてしまう危険性が高くなります。

長いコマーシャルプロポーザル（CP）は読まれず、すぐに捨てられるという誤解があります。この結論は、「冷たい」連絡先に手紙を送っても実際には顧客を獲得できないという事実に基づいて行われました。しかし、なぜこの場合、提案書自体に記載されている内容が非難されるのでしょうか?

サービスや製品を販売するには、特にそれが安価ではない場合、次のような徹底的な販売前準備を行う必要があります。

クライアントのポートレートを作成する。
潜在的な顧客の活動を調査する。
CP の適切な準備（個別のものでなければなりません）。
手紙の正しい郵送（事前の電話、交渉など）。
よく書かれたカバーレター。

手紙を送るだけでは不十分です。手紙は一連のアクションを通じて読まれる必要があります。彼らがそこにいない場合、彼らがCPと知り合う可能性はほとんどありません。

準備作業が正しく行われていれば、テキストの長さが正当であり、企業自体の不必要な説明や周知の事実によって誇張されていない限り、短い CP だけでなく長い CP も読まれます。

中間リンクとして書く

この連鎖において、商業提案のカバーレターは中間リンクであり、その役割は、潜在的なクライアントが提案に慣れるよう促すために、潜在的なクライアントへの影響を高めることです。

履歴書自体が電話中または交渉中に合意に基づいて送信される場合、カバーレターを書かなかったり、その準備を正式に扱ったりしたくないと思うかもしれません。 30分か1時間以内、さらには数時間か数日後には、潜在顧客は手紙を待っていることを忘れてしまうということを心に留めておいてください。彼は他の質問や懸念事項で頭がいっぱいになり、添え状なしで受け取った封筒には注意を払いません。場合によっては、潜在的なクライアントはそれに注意を払いますが、後回しにします。また、催促の電話をかけても状況は変わりません。

まさに、商業提案書のカバーレターこそが、潜在顧客が急いで提案書を開いて読むよう促すきっかけとなるのです。つまり、レターの開封可能性は、電子形式であるか紙の形式であるかに関係なく、変換コンポーネントによって決まります。

電子メールを開くか、企業のトップから通信を受信する。
ファイルをダウンロードする。
内容に精通する。
送信者に電話をかけるなどのアクションの実行。

これらの各アクションは次のアクションを提供する必要があります。たとえば、事前の電話とメッセージの件名が電子メールの開封を促します。カバーレターはCPを読むように促します。そして、その読み取りとフィードバックは、CP 自体がどのようにコンパイルされるかによって異なります。

このチェーンに何らかの障害が存在すると、コンバージョンがゼロになります。さらに、10 件中 9 件の場合、カバーレターがないことが失敗の原因となり、提案書の送付が何のプラスの効果も持たないことになります。

必要書類

カバーレターは CP 自体と同じくらい重要な文書であると結論付けることができます。これは、その準備が非常に真剣に行われなければならないことを意味します。

このような文書の要件は次のとおりです。

簡潔;
以前の通話または交渉プロセスを思い出させます。
ターゲティング;
主な特別オファー（オファー）;
追加の利点。
USP (Unique Selling Proposition) は簡潔にまとめられています。
アクションの呼び出し;
送信者の署名、連絡先。

サンプルドキュメント

CP 自体では、潜在顧客が 1 日をかけて内容を理解する必要がある論文を書く必要がないため、この要件は検討中の文書にとってさらに重要です。すべての詳細といくつかの利点は提案自体にすでに記載されており、この文書に長い時間をかけて説得力を持たせる必要はありません。読むのに 15 秒もかからず、その間に受信者はその後のアクションを決定する必要があります。

知っておくことが重要です！これらの文書は、特別なビジネス言語を使用して書簡体のジャンルで書こうとする試みによって大きく損なわれています。これにより、同じ手紙が全員に送信されているような印象が生まれ、個性や個人化が排除されます。まさに B2B 市場セグメントには、単純な人間の言葉や真心が欠けています。

前述したように、文書内で以前の連絡先、つまり電話や対面での交渉に言及すると、CP 自体を読むコンバージョン率が高まります。存在しない連絡先を参照するとエラーになります。送信者の中には、大量の作業のために受信者がすべてを覚えておらず、単に手紙を開いてしまうことを期待して、これを犯している人もいます。たとえそうなったとしても、オファーを読むうちに、彼は単に騙されたことに気づくでしょう。結果: 文書はくしゃくしゃになってゴミ箱に捨てられ、送信者はブラックリストに登録されます。

主な特別オファーはすでに商業提案書に記載されており、詳細に説明されており、さまざまなオプションが含まれています。添付文書に記載する必要がありますが、言い換えれば本質そのものです。この場合、それについての言及は、文自体のタイトルまたは導入段落で行うことができます。具体的にどのように進めるかは、文書の形式によって異なります。ただし、いずれの場合でも、特別オファーは手紙の冒頭に記載する必要があります。

追加の特典で効果を高めます。 CPそのものだけでなく、添付資料にも適しています。ただし、前の場合と同様に、それらの言及はアクセント付きのリストの形式で簡潔に行う必要があります。独自の販売提案は提案書に完全に記載されていますが、ここでは 1 ～ 2 文で示す必要があります。

受信者に特定の行動、つまり CP を読むよう促す必要があるため、その呼びかけをカバーレター自体に含める必要があります。

これはまさに、大部分の手紙に欠けている点です。送信者はすべてが明らかであると信じています。もちろん、理解できます。しかし、実践が示すように、この呼び出しの存在により、手紙が何度も開封される可能性が高まります。それ以外の場合、受信した書類をどうするかは受信者が独自に決定し、必ずしも送信者に有利になるとは限りません。

潜在的なクライアントが行うべきことを書きます。ドキュメントを読む、ファイルをダウンロードする、リンクをクリックするなどです。行動喚起をやりすぎないことが重要です。それは、送信者が対象としている対象者によって異なります。より繊細にする必要があるものもあれば、攻撃的なプレゼンテーションを許可するものもあります。市長や大企業の CEO に送信者にすぐに連絡するよう依頼するのは賢明ではありません。したがって、クライアントの肖像画を正確に作成することが非常に重要です。これにより、変換やビジネスにとってこのようなばかばかしい、しかし致命的な間違いを回避し、プロモーションコストを削減することができます。