Exemplu de notificare de a oferi explicații scrise. Solicitarea unei note explicative de la angajat

I.A. Kossov, Ph.D., Universitatea de Stat Rusă pentru Științe Umaniste

• recunoașterea legală a dreptului salariatului la o explicație
• procedura de notificare a unui angajat cu privire la furnizarea unei explicații
• documentație de explicație
• act de eșec de a oferi o explicație

Obligația angajatorului de a solicita o explicație scrisă de la salariat în legătură cu abaterea disciplinară săvârșită este definită de lege ca fiind inalienabilă componentă proceduri de atragere a unui angajat la raspunderea disciplinara.

De ce dă atât de mult legiuitorul important acest document? În primul rând, o explicație este menită să ajute la stabilirea adevărului. Conținutul documentului reflectă punctul de vedere al angajatului asupra a ceea ce sa întâmplat, atitudinea acestuia față de infracțiune și consecințele acesteia. Dacă un angajat pledează vinovat pentru o infracțiune, atunci în explicația sa are posibilitatea nu numai să afirme faptele existente, ci și să-și exprime, de exemplu, remușcarea pentru ceea ce a făcut, să promită angajatorului să nu repete astfel de infracțiuni în viitor, etc. Totodată, atunci când salariatul consideră că nu a săvârșit o abatere disciplinară, acesta are și posibilitatea de a prezenta propriile motive în explicație și de a furniza probele necesare. De asemenea, se întâmplă ca analiza conținutului explicației să-l ajute pe angajator nu numai să elimine pretențiile împotriva angajatului, ci și să determine adevăratul infractor. Astfel, explicația angajatului contribuie evaluare obiectivă angajatorul din situația actuală, vă permite să identificați toate împrejurările săvârșirii unei abateri disciplinare și, dacă este necesar, să alegeți măsura corectă de acțiune disciplinară asupra angajatului.

Obligația angajatorului, înainte de aplicarea unei sancțiuni disciplinare, de a solicita o explicație scrisă din partea salariatului este stabilită de partea întâi a art. 193 Codul Muncii Federația Rusă(denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse). Acolo, legiuitorul a stabilit termenele alocate salariatului pentru redactarea si depunerea unei explicatii - două zile lucrătoare.

Pe baza faptului că legiuitorul alocă o perioadă strict definită pentru pregătirea unei explicații, angajatorul trebuie să documenteze data la care a invitat salariatul să ofere o explicație. Legiuitorul nu cere angajatorului să efectueze o astfel de acțiune. Cu toate acestea, un astfel de document va fi util: în primul rând, data indicată în el va deveni punctul de pornire al perioadei alocate angajatului pentru pregătirea unei explicații și, în al doilea rând, vor exista dovezi documentare că salariatului i s-a explicat dreptul la o explicație. explicaţie.

Notificarea unui angajat cu privire la necesitatea de a oferi o explicație scrisă este de obicei întocmită pe antet și semnată de reprezentantul angajatorului care are dreptul de a aplica sancțiuni disciplinare (cel mai adesea, șeful organizației, dar în unele cazuri acest lucru poate să fie făcută și de o altă persoană căreia i-au fost delegate asemenea atribuții).
Ar putea arăta astfel:
Forma scrisorii
Inginer categoria III
A.V. Avksentiev
Despre furnizarea
explicatie scrisa

Datorită performanței tale necorespunzătoare responsabilități de muncă, exprimata in absenta de la locul de munca in data de 16 ianuarie 2012 intre orele 13.00 si 18.00, va rog sa furnizati o explicatie scrisa a acestui fapt catre Directia Management Personal (Conducere Uzina, etaj 3, camera 36) pana la ora 18.00 din 19 ianuarie 2012. .

Director (semnătura) Yu.V. Mayorov

Notificare primită 17 ianuarie 2012
Inginer categoria III (semnătura) A.V. Avksentiev

Apare întrebarea, ce să faci dacă un angajat refuză să primească un astfel de document? Cum se poate confirma atunci că cerința de a furniza o explicație i-a fost adusă la cunoștință și cum se poate dovedi că de la o dată sau cutare a început perioada de două zile alocată pentru furnizarea unei explicații? Legiuitorul nu ne dă un răspuns la această întrebare. Dar, cred, pentru a evita problemele legale pe viitor, angajatorul trebuie să facă anumiți pași. De exemplu, înmânarea avizului angajatului nu individual, ci pe bază de comision (de exemplu, în prezența superiorului său imediat și a unui reprezentant al comitetului sindical sau a unuia dintre angajații organizației care nu sunt interesați de rezultatul cazul, dacă salariatul nu este membru al unui sindicat sau organizatie sindicala angajatorul nu o are), după citirea cu voce tare a conținutului anunțului către toți cei prezenți. În cazul în care salariatul refuză să primească înștiințarea, pare necesară întocmirea unui act, care va fi semnat de cei prezenți, prin care se confirmă respectarea de către angajator a prevederilor părții întâi a art. 193 Codul Muncii al Federației Ruse.
Legislația muncii nu reglementează direct forma documentului în care trebuie întocmită explicația. Aceasta înseamnă că în acest caz este necesar să se aplice regulile existente de muncă de birou.
Cel mai adesea, explicația este prezentată sub formă nota explicativa - un document în care se explică motivele oricărui eveniment, fapt, acțiune .
Pentru ca angajatorul să primească un document util din punct de vedere al conținutului, este important ca în nota explicativă angajatul să prezinte în detaliu toate circumstanțele acțiunilor sau inacțiunii sale și să indice:

• dacă el însuși își consideră comportamentul ca fiind ilegal, adică acțiunile sau inacțiunea acestuia au constituit o neîndeplinire sau îndeplinire necorespunzătoare a sarcinilor de muncă, este indicat ca angajatul să furnizeze argumente care să confirme propria poziție;
• isi recunoaste vina?
• Care a fost, în opinia sa, motivul (motivele) abaterii sale disciplinare?
• Care este atitudinea sa față de infracțiunea comisă și față de consecințele negative care au apărut pentru angajator ca urmare?
• are vreo părere cu privire la posibila acțiune disciplinară a angajatorului său?

Nota explicativă trebuie să conțină următoarele detalii:
1) Denumirea unității structurale (indicați denumirea unității structurale în care lucrează autorul notei explicative).
2) Tip document ( nota explicativa).
3) Destinatar. Întrucât, în conformitate cu partea întâi a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, dacă angajatorul solicită o explicație, atunci destinatarul notei explicative trebuie să fie funcționarul care, în virtutea cartei sau a altui document (de exemplu, o procură), este reprezentant al angajatorului care are dreptul de a aplica sanctiuni disciplinare. De regula generala acesta este șeful organizației - directorul, director general, Președinte al Consiliului etc. În cazul delegării de autoritate către un funcționar de nivel inferior (de exemplu, șef adjunct al unei organizații de resurse umane), explicația i se adresează acestuia.
4) Data (indicați data întocmirii notei explicative).

5) Titlul textului (de exemplu, Despre motivul absenței de la serviciu sau Despre motivul nerespectării ordinului șefului Departamentului).

6) Text. Este scris într-un stil calm și uniform, fără o colorare emoțională prea strălucitoare (deși o anumită cotă emoțiile angajatului trebuie să fie încă prezente în el). Textul trebuie să fie concis, clar, simplu în prezentare și clar în formularea sa. Este necesar să se evite frumusețea artistică, frazele pompoase și jurnalismul excesiv. . Un factor important este succesiunea logică a textului, astfel încât destinatarul notei în mod corect și fără probleme să înțeleagă ceea ce a vrut să spună autorul.

7) Semnătura (întocmit cu indicarea funcției, semnătura personală și decodificarea acesteia: parafa și prenumele salariatului).
Nota explicativă poate arăta astfel:

Departamentul de vânzări către director
Notă explicativă a lui Yu.V. Mayorov
17.01.2012

16 ianuarie 2012 în pauza de prânz la ora 13:05. M-am dus acasă la prânz. Când mă întorceam deja de acasă la serviciu, m-am întâlnit în curtea casei cu un vecin, care a spus că fiul său s-a întors din armată și m-a invitat la el acasă să sărbătoresc întâlnirea. Am refuzat, explicându-i că trebuie să merg la muncă. Dar, până la urmă, vecinul m-a convins să intru 10 minute și ne-am dus la apartamentul lui. Cu toate acestea, sărbătoarea noastră a durat. Am hotărât să nu mă întorc la muncă, de când eram acolo beat. În mod deliberat, nu am sunat la serviciu, gândindu-mă că apelul va dezvălui imediat absența mea și, altfel, s-ar putea să nu fie observat.

Sunt pe deplin conștient de vinovăția mea și vă asigur că astfel de încălcări nu se vor mai repeta niciodată. Totuși, vă rog să țineți cont de faptul că absența mea de la serviciu nu a dus la niciuna consecințe negative pentru managementul nostru.

Vă rog să țineți cont și de faptul că în ultimul an am fost încurajat de două ori pentru performanță înaltă în muncă - în mai am fost premiat Certificat de onoare, iar în decembrie, pe baza rezultatelor muncii mele pentru anul, mi s-a acordat un bonus în numerar.

InginerCategoria a III-a (semnătura) A.V. Avksentiev

Dacă, după expirarea perioadei alocate, salariatul nu oferă o explicație, atunci în conformitate cu partea întâi a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să întocmească o corespondență act.

Legislația muncii nu stabilește care funcționar al organizației întocmește raportul și în ce interval de timp și dacă este necesar să se familiarizeze angajatul cu acesta. Aceasta este determinată la nivel local, luând în considerare regulile existente munca de birou.

Un act este un document întocmit de un grup de persoane prin care se confirmă faptele sau evenimentele stabilite de acestea; Prin urmare, este necesar ca un astfel de act să fie întocmit colectiv. Este recomandabil să se implice în procedura de întocmire a acestuia aceleași persoane care au fost prezente atunci când angajatul a fost înștiințat de necesitatea de a oferi o explicație, deoarece acestea sunt la curent cu faptul sesizării salariatului și Termen limită. Dar, în același timp, este necesar să le explicăm celor prezenți că în cazul apariției unui conflict de muncă, aceștia pot fi chemați la autoritățile jurisdicționale pentru a oferi explicații asupra aspectelor legate de acest act.
Actul este întocmit conform schemei tradiționale pentru acte și poate arăta astfel:

Forma generală
ACT

20.11.2012

În cazul nerespectării de către angajat a unei explicații scrise în legătură cu săvârșirea unei abateri disciplinare

De mine, șeful Departamentului HR M.A. Uralova, în prezența șefului Departamentului Nr.13 A.M. Alekseev și economistul de categoria II al Departamentului nr. 10 Yu.I. Zaykova a întocmit acest act pe următoarele:

17.01.2012 către inginer Departamentul Nr.13 P.P. Korovin, în conformitate cu partea întâi a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse i s-a cerut să furnizeze o explicație scrisă până la 19 ianuarie 2012 în legătură cu săvârșirea unei abateri disciplinare, care a fost exprimată în absența de la locul de muncă timp de cinci ore la rând. În termenul prevăzut, o explicație scrisă a P.P. Korovin nu a fost furnizat. El le-a spus celor prezenți că ar fi vorbit deja cu colegii săi o dată despre motivele absenței sale și că nu avea de gând să scrie nimic altceva.

Acest act se întocmește în două exemplare: primul exemplar se transmite Direcției de Personal; al doilea exemplar – P.P. Korovin.

(semnătura) M.A. Uralova
(semnătura) A.M. Alekseev
(semnătura) Yu.I. Zaikova

O copie a actului a fost primită de:
(semnătura) P.P. Korovin

Legiuitorul nu prevede familiarizarea cu actul angajatului însuși. Dar, în ciuda acestui fapt, angajatorul ar trebui să facă totuși o astfel de încercare. Și în primul rând, este recomandat să faceți acest lucru pentru a evita orice fel de neînțelegeri, pentru a informa salariatul cât mai detaliat cu privire la procedurile privind abaterea disciplinară care i se reproșează. Și elaborarea unui astfel de act este una dintre etapele acestei proceduri, iar angajatul trebuie să știe despre asta.
Totuși, dacă angajatul, deși a depășit termenul, a oferit totuși angajatorului o explicație scrisă, ce ar trebui să facă angajatorul? Ar trebui neapărat să-l ia în considerare, sau o astfel de explicație nu este un document semnificativ din punct de vedere juridic? Legiuitorul nu dă un răspuns direct la această întrebare. Dar pe baza analizei conținutului primei părți a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, se pot presupune următoarele. Dacă angajatul susține că termenul limită nerespectat s-a datorat unui motiv întemeiat, atunci, desigur, trebuie efectuată o verificare adecvată. În cazul în care motivul valabil al absenței este confirmat, explicația scrisă trebuie acceptată de angajator ca și cum ar fi fost furnizată fără a pierde un termen limită. Atunci când termenul nerespectat nu se datorează unui motiv întemeiat, angajatorul are dreptul de a nu accepta explicația. În același timp, pentru a evita posibile consecințe juridice negative în viitor, angajatorului i se recomandă în continuare să se familiarizeze cu conținutul documentului, deoarece acesta poate conține informații importante pentru el, care vor ajuta, de exemplu, alegerea corectă acţiune disciplinară sau rezolvarea problemei necesităţii de a implica a acestui angajat la răspunderea disciplinară în general.

Este important să se acorde atenție faptului că eșecul angajatului de a oferi o explicație, chiar dacă este exprimat într-un refuz categoric, nu trebuie privit ca o nouă abatere disciplinară. Până la urmă, o explicație este considerată de legiuitor nu o obligație a salariatului, ci exclusiv ca un drept al acestuia. Refuzul exercitării dreptului nu atrage aplicarea măsurilor legale de răspundere. Dar legiuitorul a stabilit și anumite garanții pentru angajator în cazul refuzului unui salariat de a-și exercita dreptul la o explicație. În temeiul părții a doua a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, absența acestui document de la angajator, confirmată de actul relevant, nu va constitui un obstacol în aplicarea unei sancțiuni disciplinare angajatului.

Kuznetsova T.V. Gestionarea înregistrărilor de personal(tehnologii tradiționale și automatizate): manual pentru universități. - M.: Editura MPEI, 2011. P. 172.

Shugrina E.S. Tehnica scrisului juridic. - M.: Editura „Delo”, 2000. P. 50.

Bykova T.A., Vyalova L.M., Sankina L.V. Munca de birou: manual. - Ed. a 3-a. rev. si suplimentare / Sub general ed. prof. TELEVIZOR. Kuznetsova. - M.: Infra-M, 2012. P. 165.

Chiar acolo. P.165-167.

În scopul aplicării părții 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, două „zile lucrătoare” ar trebui înțelese ca fiind zilele lucrătoare ale unui anumit angajat (conform programului de lucru). Perioada de depunere a explicațiilor scrise se calculează în zile lucrătoare începând cu ziua următoare după ce salariatul este înștiințat de necesitatea de a da explicații.

Un act de neacordare a explicațiilor cu privire la fapta unui act disciplinar poate fi întocmit în orice zi după expirarea termenului stabilit pentru darea de explicații, indiferent dacă această zi este sau nu lucrătoare pentru salariat.

Procedura de aplicare a sancțiunilor disciplinare este stabilită de art. 193 Codul Muncii al Federației Ruse. În conformitate cu partea 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, înainte de a aplica o sancțiune disciplinară, angajatorul trebuie să solicite o explicație scrisă de la angajat. Dacă după două zile lucrătoare angajatul nu oferă explicația specificată, atunci se întocmește actul corespunzător.

Rețineți că durata munca zilnică(ture), orele de începere și de sfârșit a muncii, numărul de schimburi pe zi, alternarea zilelor lucrătoare și nelucrătoare sunt elemente ale regimului timpului de muncă și sunt stabilite prin reglementările interne ale muncii în conformitate cu legislația muncii și alte acte normative care conțin standardele dreptul muncii, un contract colectiv, acorduri și pentru angajații al căror program de lucru diferă de regulile generale stabilite de un anumit angajator - un contract de muncă (Articolul 100 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Programul de lucru în conformitate cu partea 1 a art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse recunoaște timpul în care angajatul, în conformitate cu reglementările și condițiile interne de muncă contract de munca, trebuie să îndeplinească sarcini de muncă, precum și alte perioade de timp care, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federaleși alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse se referă la timpul de lucru.

Astfel, regimul timpului de muncă stabilește perioadele în care angajatorul are dreptul de a solicita salariatului îndeplinirea sarcinilor de muncă, precum și perioadele în care salariatul este liber de la îndeplinirea sarcinilor de muncă. Se pare că, în sensul aplicării părții 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, „zile lucrătoare” ar trebui înțelese ca zilele lucrătoare ale unui anumit angajat. Prin urmare, în situația în cauză, salariatul are dreptul să depună o expunere de motive în termen de două zile lucrătoare conform programului său de lucru. În acest caz, termenul de depunere a explicațiilor scrise se calculează în zile lucrătoare începând cu ziua următoare după ce angajatul este înștiințat de necesitatea de a da explicații (hotărâri ale Tribunalului orașului Moscova din 02/04/2011 în cazul nr. 33-2371, din 07.06.2010 în dosarul nr. 33-19977, precum și decizia Judecătoriei raionale Pravoberezhny din Magnitogorsk din 02.01.2013 în dosarul nr. 2-276/2013). După cum rezultă din întrebare, angajatul lucrează pe un program „la fiecare trei zile”. Dacă zilele lucrătoare ale angajatului sunt, de exemplu, 14, 18, 22 martie, iar angajatul a primit înștiințarea necesității de a da explicații pe 14 martie, atunci ultima (a doua) zi pentru a depune explicații scrise este 22 martie. Dacă angajatul nu oferă explicații scrise în perioada specificată, atunci deja pe 23 martie, angajatorul are dreptul să întocmească un act corespunzător.

Legea nu stabilește o cerință ca un astfel de act să fie întocmit în prezența salariatului sau în zilele sale lucrătoare. Așadar, un act de neacordare a explicațiilor poate fi întocmit în orice zi după expirarea termenului stabilit pentru darea de explicații, indiferent dacă această zi este sau nu lucrătoare pentru salariat. Este indicat să se întocmească procesul-verbal cu implicarea martorilor care aveau cunoştinţă de faptul că salariatul a fost contactat cu o cerere de explicaţie şi că salariatul nu a oferit o explicaţie după două zile lucrătoare.

După cum este stabilit în partea 2 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, nerespectarea unei explicații de către un angajat nu reprezintă un obstacol în calea aplicării unei sancțiuni disciplinare. În consecință, în ziua întocmirii actului de neacordare a explicațiilor, poate fi emis un ordin de impunere a unei sancțiuni disciplinare salariatului (desigur, dacă nu este necesar timp pentru investigarea circumstanțelor abaterii).

Într-adevăr, angajatorul poate aplica o sancțiune disciplinară unui salariat în cel mult o lună de la data constatării abaterii, fără a socoti timpul bolnavului, în concediu de odihnă, precum și timpul necesar luării în considerare a avizului. organism reprezentativ lucrători (partea 3 a articolului 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). În acest caz, vacanța care întrerupe fluxul unei luni ar trebui să includă toate vacanțele oferite de angajator în conformitate cu legislația în vigoare, inclusiv concediile anuale (principale și suplimentare), vacanțele în legătură cu formarea. institutii de invatamant, pleacă fără a salva salariile. Absența unui angajat de la locul de muncă din alte motive, inclusiv în legătură cu utilizarea zilelor de odihnă (timp liber), indiferent de durata acestora (de exemplu, cu o metodă rotativă de organizare a muncii), nu întrerupe fluxul specificat. perioada (clauza 34 din rezoluția Plenului Curții Supreme a Federației Ruse din 17.03.2004 nr. 2 „Cu privire la aplicarea de către instanțele din Federația Rusă a Codului Muncii al Federației Ruse”).

FYI

Restrângeți afișarea

Termenul de solicitare a unei explicații scrise de la un angajat nu este stabilit prin lege. Prin urmare, angajatorul poate solicita o astfel de explicație după descoperirea abaterii în zile nelucrătoare. Legea nu stabilește o listă a modalităților prin care un angajator poate solicita o explicație scrisă (la o întâlnire personală, care nu trebuie neapărat să aibă loc la locul de muncă, sau prin trimiterea unei scrisori sau telegramei). Prin urmare, angajatorul are dreptul de a utiliza orice metodă convenabilă pentru el, dacă îi permite să confirme ulterior faptul că angajatul a primit o astfel de cerere (hotărâre de recurs a Tribunalului orașului Moscova din 6 noiembrie 2012 nr. 11-24872) . Dacă o cerere de explicații este trimisă, de exemplu, prin telegramă, se socotesc două zile lucrătoare de la data primirii acesteia de către angajat; în acest caz, este necesar să existe dovezi că angajatul a primit telegrama (semnătura personală a angajatului trebuie să apară în notificarea de livrare).

Furnizarea de explicații scrise devine obligatorie doar într-un număr de cazuri. Cel mai frecvent- la aprecierea temeiniciei motivelor abatere disciplinară a angajatului(încălcări ale normelor de muncă ale lucrătorilor, responsabilități de serviciu). Acest lucru este cerut de procedura de impunere a sancțiunii disciplinare în temeiul art. 193 din Codul Muncii (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse), care poate duce nu numai la o mustrare sau mustrare, ci și la concediere. Totul depinde de circumstanțe, care trebuie rezolvate. În acest caz, nota explicativă documentează și transmite conducerii poziția angajatului, viziunea acestuia asupra situației și argumentele sale.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Codul Muncii RF. Articolul 193 „Procedura de aplicare a sancțiunilor disciplinare”

Înainte de a aplica măsuri disciplinare, angajatorul trebuie să solicite o explicație scrisă de la angajat. Dacă după două zile lucrătoare angajatul nu oferă explicația specificată, atunci se întocmește actul corespunzător.

Nerespectarea unei explicații de către un angajat nu reprezintă un obstacol în calea aplicării măsurilor disciplinare.

Acțiunea disciplinară se aplică în termen de cel mult o lună de la data constatării abaterii, fără a lua în considerare timpul de îmbolnăvire a salariatului, șederea acestuia în concediu, precum și timpul necesar luării în considerare a avizului organului reprezentativ al angajati.

O sancțiune disciplinară nu poate fi aplicată mai târziu de șase luni de la data săvârșirii infracțiunii și pe baza rezultatelor unui audit, inspecție a activităților financiare și economice sau a unui audit - mai târziu de doi ani de la data săvârșirii acesteia. Termenele specificate nu includ timpul procesului penal.

Pentru fiecare abatere disciplinara se poate aplica o singura sanctiune disciplinara.

Ordinul (instrucțiunea) angajatorului de aplicare a sancțiunii disciplinare se anunță salariatului împotriva semnăturii în termen de trei zile lucrătoare de la data publicării acesteia, fără a socoti timpul lipsei salariatului de la serviciu. Dacă angajatul refuză să se familiarizeze cu ordinul (instrucțiunea) specificat împotriva semnăturii, atunci se întocmește un act corespunzător.

O sancțiune disciplinară poate fi contestată de către un angajat la inspectoratul de stat de muncă și (sau) organele pentru examinarea conflictelor individuale de muncă.

Dar note explicative pot fi întocmite și din alte motive, deși aspectul „necesității de a se justifica” rămâne (la urma urmei, în alte cazuri, se folosesc oficial și memorii). De exemplu, în timpul cercetării împrejurărilor în care s-a produs deteriorarea proprietății angajatorului și stabilirea cuantumului acesteia în temeiul art. 247 Codul Muncii al Federației Ruse.

A se vedea, de asemenea, un exemplu de cerință pentru a oferi explicații scrise în articolul „Documente false pentru angajare”

Solicitare explicatii scrise

Deci, „înainte de a impune măsuri disciplinare, angajatorul trebuie să ceară o explicație scrisă de la angajat”. După cum puteți vedea, legea nu precizează cu precizie dacă cererea de explicații trebuie să apară verbal sau în scris. În special cazuri dificile, când atât salariatul, cât și angajatorul sunt foarte serioși și intenționează să meargă, după cum se spune, până la capăt, angajatorul trebuie să ceară o explicație scrisă de la salariat pentru a putea apoi confirma respectarea procedurii prescrise pentru impunerea de sancțiuni disciplinare în articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse (exemplul 1) . Nu a existat niciodată o formă aprobată a acestui document de personal, prin urmare fiecare organizație îl întocmește în felul său. Chiar și tipul de document folosit pentru aceasta este diferit (notificare, cerere, scrisoare etc.), deși este mai corect să-l numim „ cerinţă„, deoarece în partea 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că. Notificarea are o semnificație diferită - informațiile sunt furnizate și nu există nicio cerință de a face nimic. O scrisoare este un document de ieșire care este trimis unei organizații terțe sau unui individ, iar angajatul nu este o persoană atât de „străină”.

Trebuie amintit că „sancțiunea disciplinară se aplică în cel mult o lună de la data descoperirii infracțiunii” (Partea 3 a articolului 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). Faptul descoperirii sale este confirmat de un act, nu de o cerință. Prin urmare, această lună ar trebui socotită de la data descoperirii (care în mod ideal ar trebui să coincidă cu data întocmirii actului), și nu de la data solicitării explicațiilor scrise.

O altă perioadă se socotește de la data solicitării - 2 zile pentru a da o explicație scrisă(Vezi Exemplul 3). Prin urmare, este important nu doar să oficializați cererea, ci și să dovediți că aceasta a fost înmânată salariatului sau că acesta a refuzat să o primească. Pentru a face acest lucru, puteți face imediat spațiile libere corespunzătoare în partea de jos a foii (marcate cu numerele 1 și 2 în Exemplul 1): dacă primul (semnătura la primirea cererii) nu este întocmit, atunci al doilea. se întocmește (martorii confirmă faptul refuzului salariatului de a primi acest document, această marcă elimină necesitatea întocmirii unui act separat în această privință).

Exemplul 1

O cerere scrisă pentru o explicație din partea angajatului

Restrângeți afișarea

Exemplul 2

Textul cererii de explicație a angajatului despre motivele absenței de la serviciu și semnătură

Restrângeți afișarea

Exemplul 3

Calculul perioadei pentru darea unei explicații scrise a motivelor abaterii disciplinare

Restrângeți afișarea

Să presupunem că un muncitor a deteriorat din neglijență proprietatea angajatorului luni, 1 septembrie 2014, au existat martori în acest sens, iar în aceeași zi a fost întocmit un proces-verbal. În data de 2 septembrie 2014, lucrătorul a fost obligat să dea explicații scrise. Începem să numărăm termenul de a doua zi:

• 09.03.2014 - prima zi,
• 09.04.2014 - a 2-a zi (în care depunerea notei explicative va fi considerată în continuare la timp),
• La data de 05 septembrie 2014 este deja posibilă activarea faptului neoferirii explicațiilor.

Dacă cerința de a furniza explicații scrise a fost prezentată angajatului vineri, 09.05.2014, iar sâmbăta și duminica sunt zilele libere ale acestuia (adică nu sunt incluse în calculul perioadei de 2 zile), atunci termenul limită pentru depunerea notei explicative ar expira abia marți 09/09 .2014.

Pentru a preveni ca un angajat conștiincios să se încurce în calcularea acestei perioade, este mai bine să indicați imediat în cerere o dată specifică până la care trebuie furnizată nota explicativă. Aici puteți adăuga departamentul/funcționarul specific căruia ar trebui să i se acorde (vezi al doilea paragraf al textului cerinței din Exemplul 1). Destinatarul notei explicative (în numele căruia este întocmită, de exemplu, directorul general) și persoana căreia ar trebui transferată (de exemplu, secretarul sau șeful departamentului de personal) vor fi cel mai probabil persoane diferite. .

Dacă angajatul a avut cu adevărat motive întemeiate pentru un comportament care nu i-a plăcut angajatorului și, în general, sunt oameni adecvati, atunci nu ar trebui să vă fie teamă de nota explicativă - va veni în apărarea „inculpatului”. Atunci nu este nevoie să așteptați o cerere scrisă din partea angajatorului. La cererea lui verbală, este mai bine să redactați imediat nota explicativa, anexând acestuia probe maxime ale nevinovăției sale. Nu doar documentele oficiale vor face, chiar și un tipărit de pe un site de știri despre întreruperile în funcționarea liniei de metrou pe care o folosește un întârziat pentru a ajunge la serviciu. Dacă există un conflict între angajați, atunci o scrisoare explicativă bine scrisă poate chiar „trage” conducerea de partea autorului său.

În numele cui este scrisă nota explicativă?

Pentru a răspunde cu exactitate la această întrebare, trebuie să consultați Regulamentul intern al muncii, care trebuie să se aplice în fiecare organizație. Cel mai probabil, scrie că angajatul se raportează la superiorul său imediat și directorul general. Apoi, dacă se întâmplă ceva, angajatul va scrie o explicație adresată fie șefului său, fie directorului general.

Reglementările locale pot stabili o ierarhie diferită: de exemplu, membrii unui grup de lucru raportează șefului acestui grup, în ciuda faptului că reprezintă diferite departamente în cadrul acestuia. Liderul grupului poate cere explicații scrise doar dacă abaterea este legată de munca grupului.

Astfel, serviciul de securitate, managerul de securitate cultura corporativă, șeful departamentului de personal nu are dreptul de a cere explicații de la angajații altor compartimente care nu se raportează la aceștia, cu excepția cazului în care se prevede expres acest lucru în reglementărilor organizatii. Adevărat, puterile corespunzătoare ale acestora și ale altora oficiali poate fi delegat și prin ordin de la directorul general (de exemplu, președintelui comisiei pentru investigarea unui anumit incident). Vedeți legendele din exemplele 1 și 2, marcate cu un semn de exclamare.

Cu mana sau pe calculator?

Legea nu cere ca notele explicative să fie scrise de mână, acestea pot fi tastate pe calculator. Dar ofițerii de personal cu experiență solicită explicații de la angajați, scrise doar cu propriul scris de mână. În cazul unui conflict de muncă, acest lucru îl va ajuta pe angajator să se protejeze de acțiunile ilegale din partea unui angajat care poate pretinde că a fost „forțat” să semneze un text pe care altcineva l-a întocmit deja.

Compoziția minimă necesară a elementelor scrise de mână, desenate de mâna angajatului pe o notă explicativă, este următoarea:

• denumirea funcției,
• atingere personală și
• I.O. Nume.

Nu te poți limita doar la o lovitură personală scrisă de mână, pentru că... examenul grafologic nu este capabil să identifice fără ambiguitate unele semnături ca aparținând unei anumite persoane. Și pe baza cuvintelor întregi (poziție și prenume), acest lucru se poate face cu siguranță.

Detalii ale notei explicative

Forma notei explicative este relativ liberă. Nimeni nu cere unui angajat să aibă o cunoaștere aprofundată a standardelor de pregătire a documentelor este suficientă.

În partea dreaptă sus a foii, informațiile sunt scrise într-o coloană despre cui şi cui i se adresează nota explicativă. Angajatul trebuie să-l indice pe a lui unitate structurală, poziție și nume de familie complet, primul și patronimic. Numele tipului de document- notă explicativă - scrisă în centru, după mai multe rânduri (de obicei cu majuscule sau numai cu majuscule, așa cum se arată în Exemplul 4). Exemplul 5 demonstrează o versiune învechită, în care numele tipului de document este scris în întregime cu litere mici și urmat de un punct, i.e. întregul „antet” părea să poată fi citit într-o singură propoziție; Astfel de opțiuni de proiectare au fost găsite anterior în aplicații.

Exemplul 4

„Șeful” notei explicative

Restrângeți afișarea

Exemplul 5

O versiune învechită a „antetului” notei explicative

Restrângeți afișarea

Vă rugăm să rețineți: în Exemplul 5, linia cu tipul de document scris (cu o literă mică și un punct) este învechită și totul de mai sus este destul de corect. Poziția autorului notei explicative poate fi indentată de la destinatar (director general, ca în Exemplul 4), sau poate apărea imediat pe rândul următor (ca în Exemplul 5). Prepoziţia „de la” poate fi prezentă sau nu înaintea poziţiei autorului.

Numele tipului de document este urmat de text, care este compilat în formă liberă. Singurele cerințe pentru aceasta:

• formularea corectă și utilizarea ori de câte ori este posibil stil formal de afaceri prezentare,
• numai date exacte, dacă este necesar - timp,
• faptele și motivele situației actuale.

Circumstanțele variază și este incorect să ceri concizie de la un angajat într-o declarație explicativă. Nota poate ocupa mai multe coli de hârtie, poate conține vorbire directă și poate citi ca bun detectiv, sau poate consta dintr-o singură linie. Angajatorul nu are dreptul de a limita un angajat în o astfel de „creativitate”.

Nimeni nu se așteaptă ca angajatul să facă concluzii și sugestii în nota explicativă, deși nu i se va putea interzice includerea acestora.

Conținutul notei explicative este determinat numai de angajatul care trebuie să o scrie. Șeful nu are dreptul de a dicta textul, de a spune expresii precum „acesta nu este motivul”, de a cere o rescrie sau de a influența în alt mod conținutul documentului. Unele organizații merg și mai departe și întocmesc texte standard de note explicative. Angajatul are dreptul de a decide dacă să le folosească sau să scrie singur o notă explicativă. Este în interesul lui să descrie ceea ce s-a întâmplat așa cum consideră el corect. Angajatorul, la rândul său, este obligat să se familiarizeze cu orice explicații ale angajatului, indiferent dacă îi plac sau nu.

Întocmirea textului unei note explicative cauzează foarte des dificultăți. Să repetăm ​​regula principală: evenimentele trebuie prezentate așa cum s-au petrecut.

Dacă vinovăția angajatului este evidentă (a întârziat, a fost nepoliticos cu clientul, a uitat să facă ceva), atunci nu are rost să negi și să inventezi scuze. Va trebui să scrii așa cum este:

Exemplul 6

Textul notei explicative

Restrângeți afișarea

Exemplul 7

Textul notei explicative

Restrângeți afișarea

Pot exista multe motive pentru a întârzia sau a lipsi de la serviciu și nu toate sunt valabile. În cazul în care angajatul nu dorește să se pronunțe adevăratul motiv a întârzia este dreptul lui. Aici formulările universale „datorită familiei” sau „circumstanțelor personale” vor ajuta (vezi Exemplul 8). O altă cale de ieșire este să-ți recunoști vinovăția fără a descrie motivele (Exemplul 9). Cu toate acestea, astfel de clișee, desigur, nu vor evoca nicio înțelegere sau simpatie din partea conducerii.

Exemplul 8

Textul notei explicative

Restrângeți afișarea

Exemplul 9

Textul notei explicative

Restrângeți afișarea

Un angajat poate presupune că va fi „iertat” deoarece motivul infracțiunii este valabil și lucrează de mult timp, acest lucru nu s-a întâmplat niciodată înainte sau din alt motiv. Atunci mai bine scrie despre asta în explicațiile sale:

Exemplul 10

Fragment din textul notei explicative

Selectați categoria 1. Dreptul afacerilor(233) 1.1. Instrucțiuni pentru începerea unei afaceri (26) 1.2. Deschiderea unui antreprenor individual (26) 1.3. Modificări în Registrul unificat de stat al antreprenorilor individuali (4) 1.4. Închiderea unui antreprenor individual (5) 1.5. SRL (39) 1.5.1. Deschiderea unui SRL (27) 1.5.2. Modificări în SRL (6) 1.5.3. Lichidarea SRL (5) 1.6. OKVED (31) 1.7. Licențiere activitate antreprenorială (13) 1.8. Disciplina de numerarși contabilitate (69) 1.8.1. Calculul salariilor (3) 1.8.2. Plăți de maternitate (7) 1.8.3. Prestație de invaliditate temporară (11) 1.8.4. Întrebări generale contabilitate (8) 1.8.5. Inventar (13) 1.8.6. Disciplina de numerar (13) 1.9. Cecuri de afaceri (16) 10. Case de marcat online (9) 2. Antreprenoriat și impozite (399) 2.1. Aspecte fiscale generale (25) 2.10. Impozitul pe venitul profesional (7) 2.2. USN (44) 2.3. UTII (46) 2.3.1. Coeficientul K2 (2) 2.4. DE BAZĂ (34) 2.4.1. TVA (17) 2.4.2. Impozitul pe venitul persoanelor fizice (6) 2.5. Sistem de brevetare (24) 2.6. Taxe de tranzacționare (8) 2.7. Primele de asigurare(58) 2.7.1. Fonduri extrabugetare (9) 2.8. Raportare (82) 2.9. Beneficii fiscale (71) 3. Programe utileși servicii (40) 3.1. Persoana juridică contribuabil (9) 3.2. Taxa Servicii Ru (12) 3.3. Servicii de raportare a pensiilor (4) 3.4. Pachet de afaceri (1) 3.5. Calculatoare online (3) 3.6. Inspecție online (1) 4. Sprijin guvernamental afaceri mici (6) 5. PERSONAL (101) 5.1. Vacanță (7) 5.10 Salariu (5) 5.2. Prestații de maternitate (1) 5.3. Concediu medical(7) 5.4. Demiterea (11) 5.5. Generale (21) 5.6. Actele locale si documentele de personal(8) 5.7. Securitatea muncii (9) 5.8. Angajare (3) 5.9. Personal străin (1) 6. Relații contractuale (34) 6.1. Banca de acorduri (15) 6.2. Încheierea unui acord (9) 6.3. Acorduri suplimentare la acord (2) 6.4. Rezilierea contractului (5) 6.5. Revendicări (3) 7. Cadrul legislativ(37) 7.1. Explicații ale Ministerului de Finanțe al Rusiei și ale Serviciului Fiscal Federal al Rusiei (15) 7.1.1. Tipuri de activități pe UTII (1) 7.2. Legi și reglementări (12) 7.3. GOST și reglementări tehnice (10) 8. Forme de documente (81) 8.1. Documente primare (35) 8.2. Declarații (25) 8.3. Procuri (5) 8.4. Formulare de cerere (11) 8.5. Decizii și protocoale (2) 8.6. Charte SRL (3) 9. Diverse (24) 9.1. STIRI (4) 9.2. CRIMEA (5) 9.3. Creditare (2) 9.4. Litigii juridice (4)

Notă explicativă– un document care să justifice motivele încălcării comise de unul sau altul salariat. De obicei, este scris fie voluntar, fie la cererea managerului în cazurile în care un angajat al întreprinderii a greșit cu ceva (a întârziat sau nu a venit deloc la muncă, s-a prezentat beat, nu a îndeplinit instrucțiunile care i-au fost date). , etc.).

FIȘIERE Deschideți aceste fișiere online 3 dosare

De ce ai nevoie de o notă explicativă?

De regulă, încălcările care necesită o explicație din partea angajatului sunt destul de grave și pot duce la acţiune disciplinară, până la concediere inclusiv. Pentru a evita acest lucru și pentru a înțelege cu onestitate situația, un manager competent cere explicații scrise.

O notă explicativă poate proteja un angajat în situații controversateîn caz de neînțelegeri cu angajatorul, și poate dobândi și calitatea de document probatoriu dacă oricare dintre părți se adresează instanței.

Cui trebuie adresată nota explicativă?

Cel mai adesea, o notă explicativă este scrisă adresată directorului întreprinderii. Dar dacă compania este foarte mare, atunci ar trebui să fie scrisă conducerii imediate (șef de magazin, maistru, șef de departament etc.). De obicei, poziția persoanei în numele căreia trebuie scrisă nota este reglementată de „Regulile interne”, care ar trebui să fie în fiecare organizație.

Când să scrieți o notă explicativă

Există anumite termene limită pentru redactarea unei note explicative: nu mai mult de două zile lucrătoare de la data incidentului. De aceea angajatorul, atunci când întocmește o cerere scrisă de explicații, trebuie să stabilească o dată - raportul se va păstra de la această dată. În cazul în care o notă explicativă nu este redactată în termenul stabilit, angajatorul are dreptul de a aplica subordonatului orice sancțiuni adecvate infracțiunii și în cadrul legii.

De reținut că pentru o abatere se poate aplica o singură pedeapsă disciplinară și nu mai târziu de o lună de la constatarea faptei abaterii (faptul se constată și în scris, prin întocmirea și înregistrarea unui act special).

Reguli de întocmire a unei note explicative

Nota explicativă este scrisă în formă liberă. Acesta trebuie să conțină următoarele informații:

• informatii despre companie,
• informații despre manager și angajatul infractor,
• data infracțiunii
• explicatii.

Cu cât partea principală este mai convingătoare, cu atât mai bine pentru angajat ca argumente, cel mai bine este să oferiți argumente care au un fel de confirmare scrisă (de exemplu, dacă întârziați la serviciu - un certificat de la o instituție medicală sau un; chitanță de la un service auto cu data și ora reparației etc. .p.). Asemenea rol pozitiv joacă remușcare pentru încălcarea comisă (dacă este vina directă a angajatului) și o promisiune de a se îmbunătăți pe viitor și de a nu face greșeli similare.

În cazul în care salariatul nu vede vreo vină, aceasta trebuie reflectată și în nota explicativă, furnizând toate dovezile necesare ale absenței acesteia.

Puteți scrie o notă explicativă fie de mână, fie tastați-o pe computer. Prima varianta este de preferat si astfel specialistii cu experienta cer intocmirea documentului Departamentele HR si avocati. În orice caz, trebuie să existe o explicație certificat printr-o semnătură vie angajat cu o transcriere „live” obligatorie.

Nota explicativă trebuie să fie scrisă în două exemplare, dintre care unul trebuie dat angajatorului, iar al doilea trebuie păstrat, dar numai după ce angajatorul pune pe ambele exemplare nota că notele explicative au fost primite.

Instrucțiuni pentru redactarea unei note explicative

O notă explicativă din punctul de vedere al normelor și regulilor muncii de birou are o structură complet standard și nu ar trebui să provoace mari dificultăți la scriere

În antetul documentului din colțul din dreapta sus trebuie să introduceți informatii despre destinatar.

1. În primul rând, se indică funcția salariatului în numele căruia este întocmit (director, director general, șef departament, șef de grup etc.).
2. Apoi scrieți numele complet al organizației, indicând structura organizatorică a acesteia statut juridic(IP, SRL, ZOA, SA), precum și numele de familie, numele, patronimul destinatarului.
3. După aceasta, informațiile despre angajat sunt înregistrate exact în același mod (funcție, denumire companie, prenume, prenume, patronimic).
4. Se indică următoarele localitate, unde este înregistrată întreprinderea, precum și data întocmirii cererii.

Apoi, în centrul liniei, trebuie să scrieți numele documentului cu o scurtă descriere a esenței acestuia (în acest caz, „despre întârzierea la serviciu”).

A doua parte este cea principală. Aici este necesar să se furnizeze numai faptele și motivele săvârșirii infracțiunii, în acest caz, ar trebui să încercați să dați o explicație corectă cu formulări și argumente clare. În cazul în care există dovezi scrise ale nevinovăției angajatului, acest lucru trebuie menționat și. Nu este nevoie să scrieți mult și în detaliu - nimeni nu va citi mai multe pagini de text, în plus, o astfel de explicație poate provoca o reacție negativă din partea angajatorului.

Cererea este necesară abonați-vă cu decodarea obligatorie a semnăturii și predau-o fie secretarului, fie personal supraveghetorului imediat.

Notă explicativă pentru întârziere la serviciu

FIȘIERE Deschideți aceste fișiere online 3 dosare