Должностная инструкция офис менеджера. Должностная инструкция офис-менеджера

Каждое предприятие, организация или компания требует иметь в своём штате специалиста, способного заниматься управленческой деятельностью в сфере обеспечения документации, делопроизводства и решения различных организационных вопросов. Специалистом, удовлетворяющим данные требования предприятия, является офис-менеджер с функциями секретаря.

Полномочия по поводу назначения на должность офис-менеджера и освобождения с занимаемой должности, как правило, имеет Генеральный директор предприятия, который одновременно становится его непосредственным начальником и руководителем.

Требования к кандидатам

Требования, которые предприятие предъявляет кандидату на соискание должности офис-менеджера с функциями секретаря, состоят в следующем:

Обязанности офис-мененджера

Исходя из названия должности, становится понятным, какие функциональные обязанности выполняет офис-менеджер: он должен отвечать за жизнедеятельность офиса и быть управляющим по административным и хозяйственным вопросам.

Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.

Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения. Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер , на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства. И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров. То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.

В процессе своей работы офис-менеджер должен уметь пользоваться и применять различные нормативные акты, законы, методики, приказы, положения, распоряжения, включая внутренние по предприятию, которые регулируют его деятельность. Также он должен придерживаться правил своей должностной инструкции и знать Устав предприятия.

Опираясь на знания из вышеуказанных источников, офис-менеджер должен ответственно подходить к исполнению свои функциональных обязанностей. Выполнять их нужно чётко, своевременно и правильно, согласно требованиям начальства. Кроме того, необходимо знать внутренний режим рабочего дня, структуру предприятия и штата сотрудников, владеть информацией о функциональных задачах департаментов предприятия, должностных обязанностях сотрудников подразделения администрации . В случае чрезвычайных или аварийных ситуаций, офис-менеджер, как и любой сотрудник, обязан знать алгоритм своих действий и выполнять их согласно инструкции.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря прежде всего включает в себя обеспечение документооборота по управлению и администрации предприятия. Но стоит помнить, что этим функции офис-менеджера не ограничиваются.

При поиске подходящей кандидатуры предприятие указывает обязанности офис-менеджера для резюме, которые составляют соискатели для получения вакантной должности. Офис-менеджеру ставятся следующие задачи, которые он обязан выполнять :

• принимать от сотрудников личные заявления, прочую документацию для сдачи на подпись Генеральному директору предприятия;
• ставить печати на приказах, договорах, бухгалтерских документах;
• работать с приказами и распоряжениями: подготавливать, печатать тексты, подписывать, согласовывать, проводить ознакомление с ними сотрудников предприятия, регистрировать, вести учёт, обеспечивать сохранность, заниматься формированием производственных дел;
• работать с различного вида корреспонденцией, входящей и исходящей (письмами, факсимильными сообщениями, электронной почтой): принимать, передавать (пересылать) адресату, регистрировать, вести учёт (реестр), обеспечивать хранение в бумажном и электронном виде;
• оформлять письма Генерального директора, администрации, начальников департаментов, отправлять письма высокой срочности;
• оформлять доверенности, в том числе и генеральные, для получения важной документации, корреспонденции, посылок;
• исполнять необходимые задания, поручения, распоряжения Генерального директора и начальников департаментов;
  
  
• работать с копиром (МФУ): осуществлять копирование, сканирование, печать документов;
• подготавливать, печатать тексты писем, запросов и прочих документов, регулирующих деятельность предприятия;
• вводить информацию, обеспечивать систематизированное её хранение, осуществлять поиск данных;
• формировать производственные дела, следить за их хранением, вовремя сдавать в архив;
• принимать факсимильные и телефонные звонки и отвечать на них;
• если необходимо, переводить телефонные звонки на сотрудников, кому они предназначены либо компетентных в данном вопросе;
• в отсутствие Генерального директора предприятия принимать информацию по телефону, факсу или в электронном виде и впоследствии доводить до его сведения;
• участвовать в подготовке и проведении собраний, совещаний предприятия;
• оповещать участников о цели собрания, когда и где оно будет проведено, протоколировать данные в ходе выступлений участников;
• организовывать встречу посетителей и гостей предприятия: предлагать, подавать чай, кофе, воду и прочее;
• для обеспечения командировок сотрудников, заказывать авиационные, железнодорожные билеты, бронировать гостиничные номера;
• своевременно обеспечивать нормальное функционирование офиса: заказывать питьевую очищенную воду, если это необходимо; каждый квартал заказывать канцелярские принадлежности; каждые полгода подписываться на периодические издания, оставлять заявки арендодателям на получение счетов;
• организовывать и контролировать сотрудников предприятия по соблюдению ими инструкций и распорядка трудового дня;
• заниматься координацией и контролировать работу хозяйственного подразделения: заведующего хозяйством, водителя, уборщицы, а также курьера;
• принимать заявки на пользование автомобилями предприятия и разрабатывать соответствующий график для поездок сотрудников.
  

  Офис-менеджер, как и все сотрудники, является членом трудового коллектива предприятия.

  Соответствующие требования всегда выдвигаются предприятием с целью поддержания порядка, чистоты как на своём рабочем месте, так и в служебных помещениях, сохранности документов и материальных ценностей, соблюдения трудовой дисциплины. Кроме того, предприятие требует от сотрудников:

• в целях усовершенствования производительности труда рационально расходовать своё рабочее время;
• эффективно пользоваться возможностями компьютера, оргтехники и производственного оборудования;
• экономно тратить материалы, используемые в работе, энергоносители;
• соблюдать инструкции по охране труда, правила противопожарной безопасности и нормы производственной санитарии;
• не распространять коммерческую тайну, содержащуюся в особых документах предприятия, что может привести к нанесению ущерба имиджа предприятия и его сотрудников.

В управленческой деятельности, в рамках своей компетенции, офис-менеджер наделён правами, которыми он может пользоваться в ходе выполнения работы :

• в полном объёме получать доступ к служебной информации (включая конфиденциальную);
• требовать от подчиненных и исполнителей доработки или переоформления документов, если они составлены с нарушением;
• принимать решения и подписывать документы, связанные с управленческой деятельностью;
• предлагать начальству планы по усовершенствованию своей работы, а также работы предприятия;
• требовать от начальства создания производственных условий, установленных санитарными нормами;
• устанавливать поощрения либо взыскания на сотрудников, подчиняющихся офис-менеджеру, предварительно согласуя такое решение с Генеральным директором.

Кроме того, офис-менеджер несёт ответственность перед предприятием , порядок которой зафиксирован в его должностной инструкции. Он будет отвечать за свои действия, в случае если.

УТВЕРЖДАЮ:

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Офис-менеджера

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность офис-менеджера [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Офис-менеджер относится к категории специалистов и имеет в подчинении:

• секретаря ресепшн;
• делопроизводителя;
• уборщицу.

1.4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.5. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.6. Офис-менеджер отвечает за:

• надлежащую организацию работы по обеспечению взаимодействия между подразделениями Компании;
• исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников аппарата управления;
• сохранность документов (информации), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну Компании, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Компании;
• обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях аппарата управления.

1.7. В практической деятельности офис-менеджер должен руководствоваться:

• законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании, регламентирующими работу по организации управления и деятельность аппарата управления;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями руководителя Компании;
• настоящей должностной инструкцией.

1.8. Офис-менеджер должен знать:

• законодательство, нормативно-правовые акты по профилю деятельности Компании;
• организационную структуру общества, систему управления и порядок ее функционирования, ее профиль и специализацию, а также цель и стратегию развития;
• текущие и перспективные потребности общества в основных видах ресурсов, необходимых для обеспечения ее повседневной деятельности;
• задачи аппарата управления по обеспечению потребностей общества, ее возможности по решению указанных задач;
• методы комплексного анализа состояния дел в обществе, принципы антикризисного управления;
• современные теории менеджмента;
• передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента;
• состав и структуру управленческой документации общества;
• менеджмент (в объеме, требуемом для эффективного руководства аппаратом управления), деловой этикет, правила ведения деловой переписки по основным вопросам повседневной деятельности общества;
• средства вычислительной техники, коммуникации и связи;
• правила и нормы охраны труда.

1.9. В период временного отсутствия офис-менеджера его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Офис-менеджер обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Возглавлять работу по обеспечению взаимодействия между подразделениями Компании, аппарат управления и уверенно руководить его деятельностью.

2.2. Создавать оптимальные условия для своевременного и качественного выполнения аппаратом управления возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком (регламентом) работы, схемой организационного взаимодействия.

2.3. Участвовать в работе по формированию стратегии развития Общества, определению ее основных направлений, ключевых мер по ее реализации.

2.4. Обеспечивать надлежащее оформление проектов документов планирования деятельности Компании, их представление на рассмотрение и утверждение руководителя Компании, последующее доведение документов до сведения соответствующих должностных лиц.

2.5. Обеспечивать взаимодействие между аппаратом управления и подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства) посредством личного общения с руководителями подразделений, в том числе с использованием технических средств коммуникации.

2.6. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне информационно-документационного обеспечения деятельности Компании, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надежное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.

2.7. Руководить работой по совершенствованию и оптимизации технологии управления организацией (предприятием), в том числе в условиях кризиса.

2.8. Осуществлять лично и через подчиненных действенный контроль за состоянием деятельности подразделений Компании, их результатами, и регулярно информировать об итогах контроля руководителя Компании, требовать от руководителей подразделений устранения выявленных в ходе контрольных мероприятий недостатков.

2.9. Консультировать руководителя организации, руководителей подразделений по актуальным и насущным вопросам практической организации управленческой деятельности.

2.10. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств аппарата управления в интересах выполнения им задач по предназначению.

2.11. Обеспечивать надежную защиту информации (документов), содержащих сведения, составляющих коммерческую тайну Компании, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Компании.

2.12. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации, профессионального роста, развития деловой карьеры и должностного продвижения в соответствии с личными заслугами и уровнем квалификации.

2.13. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2.14. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

2.15. Создавать условия для внедрения и надлежащего функционирования передовых технологий управления, их последующего усовершенствования и оптимизации.

2.16. Руководить планированием и отчетностью по вопросам деятельности аппарата управления.

2.17. Руководить разработкой унифицированных форм документов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата управления, а также внутренних организационно-нормативных и нормативно-методических документов по вопросам управления.

2.18. Изучать, обобщать и применять в деятельности аппарата управления передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента.

2.19. Рассматривать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест аппарата управления и представлять их для принятия решения директору Компании.

2.20. Своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию.

В случае необходимости офис-менеджер может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению руководителя организации, в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в его компетенцию.

3.3. Давать распоряжения и указания подчиненным работниками принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.

3.4. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Офис-менеджер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы офис-менеджера осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы офис-менеджера является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6. Право подписи

6.1. Офис-менеджеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

Законодательными актами РФ;

Уставом Компании;

Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

Положениями об отделах Компании;

Приказами руководства;

Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

Настоящей Должностной инструкцией.

1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

1.9. Офис-менеджер должен знать:

Организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

Положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

Функции и задачи подразделений Компании;

Функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

Свои функциональные обязанности и права;

Свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

2. Должностные обязанности

Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Исходя из этого, офис-менеджер:

1. Выполняет функции секретаря Компании:

1.1. Документационное обеспечение управления:

Приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

Фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

Организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

Ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

По поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

По поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

По поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ воды по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3. Координирует и контролирует работу:

Водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

Курьеров;

Уборщицы.

4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

Не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

4. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

СОГЛАСОВАНО:

Юрисконсульт: /______________/

«__» _________200

Начальник отдела кадров: /______________/

Офис-менеджер осуществляет полный контроль, прием и подсчитывание всего объема документации, а также личных заявлений, которые адресованы директору компании. После проверки и подсчета всех экземпляров данный работник должен отнести их на подпись.

Документационное обеспечение отделения

1. Проставление печати с гербом на всех договорах и приказах.
2. Осуществление работы с разнообразной документацией, которая заключается в подготовке, согласовании проекта. Офис-менеджер должен не только принимать участие в оформлении и дополнении документации, но и доводить до сведения сотрудников ее содержание, расшифровывать непонятные детали и уметь объяснять все аспекты, о которых у людей могут появиться вопросы. Также иногда данный сотрудник должен вести статистику выполнения и эффективности различных нововведений, если этого требует руководство.
3. Полное оформление всей входящей корреспонденции. Офис менеджер взаимодействует с письмами, сообщениями и уведомлениями. Он обязан принять и зарегистрировать информацию в полном объеме, а затем передать адресату. При необходимости он добавляет информацию в отчетную документацию, а в некоторых случаях осуществляет ее сбор и хранение, а также несет ответственность за конфиденциальность и сохранность всей поступившей документации.

Дополнительные обязанности

1. Отправка и гарантия получения документации по электронным и почтовым адресам, а также распоряжение и курирование курьерской доставки.
2. Присутствие на совещаниях с целью записывания или съемки всех происходящих на них событий, а также оформление полученных данных в наилучшем виде, их передача должностным лицам.
3. Оформление по предварительному приказу доверенностей на должностных лиц, разрешающих им получать определенную корреспонденцию или осуществлять другие действия.
4. Осуществление работ по копированию и размножению документации в печатном виде, а также контроль за сохранностью и правильным распределением всех экземпляров.
5. Подготовка проектов и шаблонов писем, если поступает распоряжение генерального директора. Также в обязанности офис-менеджера входит формирование и отправка различных запросов, если это необходимо и существенным образом влияет на деятельность компании.
6. Печать служебных материалов, а также формирование базы данных, ее распределение и расширение новыми подразделами.

Обязанности, схожие с работой секретаря

1. Постоянное нахождение на рабочем месте с целью своевременного приема звонков, записи всех полученных данных или перевода вызова на телефоны тех сотрудников, которым он предназначен.
2. Фиксирование информации, которая направлена лично генеральному директору, ее запись в цельном виде, последующее хранение и передача.
3. Подготовка мероприятий внутри компании по поручению генерального директора. Это касается информирования сотрудников и организации помещений, приобретения необходимых предметов для полноценного проведения совещаний или других аналогичных мероприятий, что определяет должностная инструкция офис-менеджера по продажам.

Важные и неотложные поручения

1. Организаторская деятельность на проектах, посвященных встречам клиентов, гостей или посетителей компании.
2. Заказ билетов для поездок сотрудников, бронирование гостиничных номеров, слежение за протеканием командировок, своевременное реагирование на сообщения о неудобствах в пути или возникающих осложнениях, исправление неполадок, а при необходимости оповещение о проблемах других сотрудников или генерального директора.

Действия внутри офиса

1. Своевременный заказ воды для возможности ее употребления всеми сотрудниками в любом количестве.
2. Каждый квартал следует осуществлять заказ канцелярии. Для этого офис-менеджер проводит опрос сотрудников и осмотр рабочих мест для выявления недостатков в определенных вещах, а впоследствии проводит закупку всех деталей. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.
3. Оформление подписки на деловые или научные издания, которые необходимы для развития компании или для конкретных сотрудников, пожелавших получать корреспонденцию на рабочем месте.
4. Прием и оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений, а также всех платежных документов, касающихся оплаты коммунальных счетов, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями бухгалтера.
5. Организация мер безопасности, касающихся как работы сотрудников, так и соответствующей техники на производстве, контроль за их соблюдением.

Офис-менеджер контролирует работу некоторых сотрудников

В обязанности офис-менеджера входит контроль за деятельностью таких сотрудников:

1. Водителя. При взаимодействии с данным работником офис-менеджер должен принимать и вести учет всех заявок, которые предопределяют необходимость использования машины, а также формировать график и скорость функционирования службы доставки.
2. Курьеров.
3. Уборщицы.

Обязанности офис-менеджера в качестве участника трудового коллектива

1. Выполнять предназначенные для него обязанности добросовестно, не отступать от внутреннего распорядка коллектива, норм трудового права, а также морально-этических принципов. Это определяют должностные инструкции офис-менеджера.
2. Соблюдать трудовую дисциплину и все предписания, которые составлены и озвучены руководством компании.
3. Своевременно и неукоснительно соблюдать все поступающие распоряжения от администрации и руководителя, который постоянно оформляет и доносит до офис-менеджера список его обязанностей и необходимые действия на каждый день, что предусматривает должностная инструкция офис-менеджера отдела продаж.
4. Использовать все отведенное на работу время для добросовестного труда, не отступая от собственных обязанностей.
5. Выполнять все задания в установленные сроки и с надлежащим качеством. Часто помимо осуществления трудовой деятельности офис-менеджер вынужден заниматься составлением отчетной документации, поэтому необходимо всегда вести учет выполненных дел и записывать их в установленном порядке, что предписывает должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика.

Важные обязанности

1. Заниматься уборкой в целях сохранности собственного рабочего места в чистоте и порядке. Также офис-менеджер ведет контроль за своевременной уборкой служебных помещений. Он вынужден контролировать соблюдение порядка хранения отчетной и проектной документации, при необходимости самостоятельно систематизировать все материалы. Это предопределяют должностные инструкции офис-менеджера.
2. Аккуратно и эффективно применять предоставленную оргтехнику, компьютеры, любые другие устройства. направляя их работу только на цели компании, не осуществляя личные дела через технику, которая предоставлена компанией. Так поступать предписывает должностная инструкция секретаря офис-менеджера.
3. Экономно и с пользой расходовать предоставленные материалы и другие ресурсы, применять их только для пользы фирмы и достижения высоких результатов от собственной трудовой деятельности и работы других сотрудников предприятия. Должностная инструкция офис-менеджера, образец которой показывает все предписания по работе данного сотрудника, подтверждает, что он должен не просто работать, но и приносить максимальную пользу компании.
4. Соблюдать и следить за выполнением норм и предписаний по охране труда, обеспечению безопасности на рабочем месте для каждого сотрудника, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря.
5. Не применять для осуществления публицистических или научных публикаций, выступлений сведения, которые получены в силу служебного положения, пи просмотре документов, являющихся собственностью компании. Нельзя использовать информацию, разглашение которой может повлечь за собой материальный ущерб для компании или испортить ее репутацию. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.

Права

1. Получать информацию, а также конфиденциальные данные для необходимых действий в рамках служебных полномочий и при руководстве начальства.
2. Требовать от различных сотрудников доработки или переделки документов, которые были оформлены с ошибками, содержат неверную информацию.
3. Осуществлять контроль и подтверждение документов в рамках собственной компетенции и назначенных руководителями полномочий.
4. Представлять начальству требования об улучшении условий для самостоятельной работы, а также трудовой деятельности других сотрудников. Офис-менеджер может вносить предложения не только по поводу деятельности конкретного работника или отдела, но и касательно работы всей компании.
5. Требовать предоставления надлежащих условий для обеспечения сохранности всех документов и возможности гарантировать конфиденциальность информации и осуществляемых действий, если их необходимо скрыть от конкурентов.
6. Принимать решения по поводу деятельности определенных людей в компании в рамках собственной компетенции и вверенных полномочий.
7. Распределять финансовые или должностные поощрения, а также применять наказания к тем сотрудникам, которые подчиняются офис-менеджеру. Для осуществления данных действий необходимо предварительное разрешение генерального директора.

Офис-менеджер обязан четко и правильно выполнять свои обязанности, осуществлять деятельность на благо компании. Всю работу он делает для того, чтобы систематизировать и упростить деятельность других сотрудников, а также донести до сведения генерального директора или его заместителя успехи или ошибки в работе других сотрудников.