Тайм-менеджмент. Основные правила тайм-менеджмента! Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности

15.10.2019

Наибольшую продуктивность от работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Для успешного продвижения по карьерной лестнице желательно придерживаться основных принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это:

Умение верно ставить цели;

умение правильно определять жизненные приоритеты;

варьировать инструментами планирования;

наработка необходимых привычек.

Эффективный тайм-менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент.

Принципы менеджмента - это фундаментальные истины (или то, что считается истиной в настоящий момент), на которых строится система управления в целом или отдельные ее части.

Принципы построения и логика внедрения корпоративных стандартов организации времени, как нового способа корпоративного внедрения тайм-менеджмента (в отличие от традиционного корпоративного обучения тайм-менеджменту), включающие схему сочетания «добровольных» и «принудительных» этапов внедрения, уровни формирования стандартов, а также типовые компоненты корпоративных стандартов тайм-менеджмента были разработаны Архангельским Г.А. в 2005 году.

Как и любая наука, тайм-менеджмент имеет определенные принципы, на которых и базируется. Они, по большей части, имеют изначально практический характер, однако уже переросли в научно-методический.

Самый главный принцип – это принцип целесообразности , который предполагает делать только то, что вам действительно необходимо, и не делать того, что вам не нужно.

«Поглотители времени» у сотрудников достаточно стандартны: чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы). От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.

Планирование – второй принцип тайм менеджмента, согласно которому необходимо выделять на запас 40% времени на случай непредвиденных, форс-мажорных обстоятельств.

Третий принцип заключается в объединении мелких дел в одно и разбивке крупного дела на несколько, в результате чего, каждое дело должно иметь продолжительность 30-90 минут.

Принцип четвёртый предполагает необходимость пятиминутного отдыха через каждый час работы.

Пятый принцип заключается в использовании зон внимания для организации рабочего места: центральной, ближней и дальней.

Шестой принцип учит делать в первую очередь самые важные дела, начинать день с самых трудных, неприятных задач.

Седьмой принцип призывает классифицировать все свои дела на 4 категории: срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Делать необходимо только первые две категории дел, а другие дела можно делегировать, выполнить позже, или отказаться от них.

Нехватка времени – проблема скорее психологическая – человек недостаточно уверен в себе, у него нет четкого представления о своих целях, он не в состоянии расставить приоритеты, поэтому у него ни на что не хватает времени. Сэкономить время можно, правильно расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра (см. приложение 1), или Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности:

A) Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, если такие дела у вас есть.

B) Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В.

C) Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела С создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, суматохи.

D) Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают трудовой день, убивая ими лучшие рабочие часы.

Восьмой принцип заключается в том, что заниматься следует только интересными для вас делами – это является показателем вашего профессионализма: организованности во времени и пространстве.

Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы двух недель.

Список задач (to do list) – это принцип построения перечня запланированных действий. Он позволяет не держать в голове множество запланированных задач и не забывать даже мелочи. Стоит только помнить, что список лучше делать на ближайшее время, а не на длительные сроки.

Диаграмма Ганта (см. приложение 2) - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность:

Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;

Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;

Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.

Принцип Парето, согласно с которым 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий – только 20% результата. В применении к тайм-менеджменту этот принцип звучит как «20% дел и затраченного времени дают 80% результата, а 80% дел и затраченного времени – лишь 20% результата. Этот принцип гласит, что необходимо выделить 20% дел, дающих максимальный результат, и начинать именно с них.

Тайм-менеджмент, основные, особенно актуальные правила.

Вероятно вы хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

Не секрет, что мы живём в мире, где события, дни, годы сменяют друг друга с огромной скоростью и часто опускаются руки от того, что настигает ощущение, что ты крутишься как белка в колесе и, так и ничего не успеваешь.

Как часто хочется, чтобы в сутках было как минимум часов 30. И как часто нехватка времени ведёт к растущему недовольству жизнью, собой, а это уже прямой путь к депрессиям, синдрому хронической усталости и болезням.

Есть ли выход из этой ситуации? Давайте разбираться.

Тайм-менеджмент — кто не успел тот опоздал. Как всё успеть за день

В современном мире время – это основное богатство и ресурс, правильное использование которого ведёт к успеху. А для инфобизнесмена, время – это деньги и если Вы ловите себя на мысли, что вы за компьютером сидите 2-3 часа, но по сути ничего не сделали для пользы своего Интернет бизнеса, то такое можно приравнять к потере денег.

Если такие мысли посещают каждый день, значит, каждый день Вы теряете деньги. И эту ситуацию надо менять. Время это ограниченный ресурс, если ты потерял его сегодня, то не сможешь восполнить завтра.

И вообще, каждому из нас отпущено определённое время, и ни за какие деньги мы не сможем этот лимит увеличить. Так что давайте учиться тратить время с пользой.
Сколько дел не сделано, а сколько ещё предстоит не сделать. Шутка.

И чтобы шутка не стала повседневным балластом, который тянет назад, начинаем изучать способы как всё успевать за день, как навести в голове порядок и приучить организм к последовательному ряду действий.

Управление временем — тайм-менеджмент

Есть специальное учение – тайм-менеджмент, обучащее техникам правильного управления своим временем. Существует большое количество тренингов, семинаров по тайм-менеджменту.

Есть отдельные направления Time management: тайм-менеджмент для женщин, тайм-менеджмент для детей, тайм-менеджмент для руководителей и даже экстремальный тайм-менеджмент.

Если вы думаете, что проблема нехватки времени и умения им управлять, это только проблема современности, это не так. Так еще в 20-е годы 20 века создаются целые институты, изучающие научную организацию труда и эффективное использование времени.

Был создан центральный институт труда, директором которого был А.К. Гастев. Был известен метод биолога А.А. Любищева – хронометраж, заключающийся в анализе количества времени, которое человек тратит на то или иное действие и выработке наиболее эффективного распоряжения своим временем.

Кафедра Time management

Есть и кафедра тайм менеджмента, которую открыли уже в наши дни в 2007 году на базе финансово-промышленного университета «Синергия».

В современные дни эффективное управление своим временем, это важное направление и необходимые знания, без которых не может быть построен успешный бизнес, что очень актуально, в том числе и для начинающих инфобизнесменов.

Ведь задача инфобизнесмена, да и любого человека, ведущего свои дела через Интернет это свобода, то есть возможность больше времени заниматься любимым делом, быть с семьёй, путешествовать, и здесь без обладания навыками тайм-менеджмента не обойтись.

Хочу сразу вас предостеречь, не надейтесь, что прочитав кучу популярных книг по тайм менеджменту, вы сразу сможете организовать свою жизнь так, как вы хотите.

Да, постепенно так и будет, но сначала придётся много потрудиться. Для этого надо приобрести навык – навык регулярных действий, которые сберегут уйму времени и позволят выполнять больше полезных действий, отличать главное от второстепенного и выбирать приоритеты.

Тайм-менеджмент, или, как всё успевать на работе за день. Time management для руководителей, женщин, детей

Его девизом является – успевать жить и работать. В организации времени Глеб Архангельский большое внимание придаёт организации отдыха. Причём как перерывов среди рабочего дня, так и отпуска и даже сна. Считая, что полноценный отдых увеличивает продуктивность.

У известного инфобизнесмена и есть книга «Экстремальный тайм-менеджмент», которую легко скачать на просторах Интернета. Советую прочитать.

В электронном виде книгу Николая Мрочковского и Алексея Толкачёва «Экстремальный тайм-менеджмент» можно скачать перейдя по ссылке нажав кнопку социальной сети внизу

Суть книги Николая Мрочковского в том, что в лёгкой ненавязчивой форме описывается как за неделю неудачник Глеб, который ничего не успевает по жизни, под руководством своего успешного соседа Макса изменяет свою жизнь.

Причём во всех сферах, на работе, с родственниками, с девушками, выполняя рекомендации Макса, Глеб меняется и становится более успешным.

Книга легко читается, так как выдержана в художественном стиле.
Лично для себя, изучив работы разных авторов по тайм-менеджменту, я сформулировал следующие правила, которых и стараюсь придерживаться.

Правила Time management

Первое Правило Тайм-Менеджмента

Определиться с тем, чего вы хотите и зачем вам это нужно. Поставить цели. Следует отметить, что цели должны быть реальные, пусть у вас их будет несколько, одна будет перетекать в другую, но вы должны точно знать, как эти цели осуществить.

Второе Правило Тайм-Менеджмента

Планируем. Я делаю это на маркерной доске, которая находится при работе перед глазами. Пишу то, что нужно сделать на следующий день перед сном. Маркерная доска делится на два столбца.

Слева столбец с жёсткими заданиями, справа столбец с мягкими заданиями, то есть с второстепенными.

В жёсткие задания вписываем обязательное задание на следующий день, которое не сделать нельзя, если конечно, не случится форс-мажор (жена рожает, затопили соседи, на дом упал метеорит, угнали машину).

Кстати, футбольная игра любимой команды не меняет планы. Вам надо сделать задание и всё. Другого быть не может.

Либо вносите в свой список и футбол тоже. Смысл в чётком планировании и выработке навыка исполнения.

Жёсткое задание по времени исполнения не должно занимать более половины дня. В связи с этим надо реальнее оценивать объёмы работ.

Это приходит с опытом и сложным назвать нельзя. Если решение задачи требует нескольких действий, то лучше её разделить на этапы. Почему лучше писать на маркерной доске?

Удобно, когда постоянно у тебя перед глазами висит приоритетное дело. Когда дело выполнено вы его стираете, испытывая удовлетворение.

Празднование малых достижений

А наибольший кайф, когда вечером перед вами совсем чистая доска, на которой есть место написать дела на следующий день. То есть у тренеров по мотивации даже есть обязательное условие на тренингах по успеху- празднование малых достижений.

Так празднуя малое, решая малые задачи, мы поедаем по кускам большого слона – наши глобальные цели, к которым стремимся.

Ранее я писал про инфобизнесмена , у которого есть полезное мотивационное видео, где он рассказывает, как съесть большого слона. Посмотрите это видео, оно впечатляет.

Планирование должно быть по времени, ведь, что толку, если вы сделаете все что запланируете, но при этом лишите себя сна, занятий здоровьем.

Поэтому планы должны быть реальные, выполнимые в отведённое рабочее время. Да, это возможно, ведь, имея чёткий план действий, вы не будете отвлекаться на дела, которые не запланированы, а значит, все успеете.

Ведь, если проанализировать, сколько времени тратится на общение в социальных сетях, аськах, на перекуры, перерывы, отвлечения на другие дела, то становится, очевидно, почему ничего не успеваете.

Электронную почту и страницы соцсетей проверяйте один раз с утра и не занимайтесь пустой перепиской. Тот, кто не планирует, всегда будет не успевать, отвлекаться на второстепенные задачи, и будет неудачником, виня других, хотя дело в неумении организовать свою работу.

Второе правило тайм-менеджмента у нас получилось такое развёрнутое. Переходим к третьему правилу, очень важному правилу успешных людей – правилу выставления приоритетов.

Третье Правило Тайм-Менеджмента

Все дела распределяем по их значимости. Наверху у нас самые главные дела, а затем второстепенные. С утра делаем самое важное.

Не то задание, которое легко сделать или быстрее сделать, а самое главное на сегодня. Это очень важно.

Есть даже правило от известного бизнес-консультанта (про историю успеха которого можете почитать статью на блоге), которое называется «съесть лягушку».

А проще говоря, если в начале дня выполнили самое трудное дело (съели лягушку), то потом будет намного легче, ведь самое неприятное с вами уже произошло.

Так здесь работает ещё и матрица или квадрат Дэвида Эйзенхауэра. Смысл в том, что все дела делятся на четыре группы: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.

К тому же бывает, что некоторые неважные дела либо несрочные, что называется, рассасываются, то есть теряют свою актуальность, по ряду независящих от вас причин, и их уже просто не надо делать.

Здесь следует еще упомянуть о том, что нужно для себя определить список тех дел, которые вообще не приблизят вас к вашей цели, но отнимут ваше время.

Лучше составить список таких дел и постепенно, анализируя свой день, вносить туда все новые и новые дела, которым можно сказать нет.

Третье Правило Тайм-менеджмента также у нас малым не получилось, так как является очень важным и требует осмысления. Переходим к Четвёртому Правилу Тайм-менеджмента.

Четвёртое Правило Тайм Менеджмента

Порядок и успех в делах – порядок на вашем рабочем месте. Да, да, связь прямая. Вспомните, сколько времени вы тратите на поиски нужной бумаги или нужного файла в компьютере.

Организуйте ваше рабочее место так, чтобы вам было приятно на нём находиться.

Все ярлыки программ я вывожу в верхнюю горизонтальную строку, ярлык корзины ставлю справа внизу. Всё, кроме этого плюс виджета погоды и времени у меня ничего нет.

Вы скажите, что у вас много программ и значки едва умещаются на пяти строках. Значит, заведите две-три папки: папку с браузерами, важными программами и папку с редко использующимися программами.

Большинство ярлыков можно положить в эти папки и по мере необходимости, открывая папку запускать их.

Посмотрите на скриншот, как это выглядит на моём компьютере. Скриншот кликабелен и его можно увеличить.

Таким образом, Вы избавитесь от беспорядка на рабочем столе, от каши в голове. Без порядка будьте уверены, что каша в голове обязательно будет.

Когда то у меня рабочий стол был совсем другой. Спасибо тренингу «Антикаша в голове», который помог осмыслить важность порядка.

Не только у меня хорошие отзывы про тренинг »Антикаша в голове», мои партнёры тоже положительно отзываются о пользе для себя после прохождения обучения.

А мы переходим к Пятому Правилу Тайм-менеджмента.

Пятое Правило Тайм-Менеджмента

Не забываем использовать время в пути, например, за рулем или в ожидании чего-то.

За рулем или в общественном транспорте можно слушать аудиокниги. Например, Николая Мрочковского «Экстремальный тайм-менеджмент», или Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».

А на рабочем месте применить советы в жизнь.

Шестое Правило Тайм-Менеджмента

Если кто-то вашу задачу может выполнить с наименьшими затратами, чем вы сами, делегируйте ему это дело. В системе тайм менеджмента это так и называется метод делегирования.

Например, при ведении блога, часть статей вы можете отдать писать копирайтерам. Прочитайте статью про , где есть ссылки на биржи контента. Там Вы можете заказать статью.

Седьмое Правило Тайм-Менеджмента

Используем в построении своего бизнеса научный подход, а именно закон Парето. Заключается он в том, что 20% усилий приводят к 80% результата, а остальные 80% усилий к 20% результата.

Таким образом, концентрируемся на первых 20% усилий. Например, выделяем тех клиентов или те дела, которые приносят 80% прибыли и концентрируемся на их выполнении.

Если Вы занимаетесь , то делайте то, что приносит Вам деньги. В оставшееся время можете заниматься блоговедением, SEO оптимизацией, раскруткой и продвижением блога.

Восьмое Правило Тайм-Менеджмента

Любите себя, давайте себе бонусы за выполненные задачи. Причём, пусть эти вознаграждения будут не в конце большого дела, а в середине или даже в начале, авансом.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Представляю подборку полезных книг по тайм-менеджменту.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Глеб Архангельский «Тайм Драйв»
Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку»
Трейси «Результативный тайм-менеджмент»

«Управляй своим Временем»
Мэтью Эдлунг «Время — деньги. Как подчинить время и заставить его работать на вас: в бизнесе, в творчестве, в личной жизни»
Джулия Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью»
Стив Прентис «Интегрированный тайм-менеджмент»
Дон Аслетт, Кэрол Картаино «Как успевать жить и работать»
Лотар Зайверт «Ваше время – в Ваших руках»
«Жёсткий тайм-менеджмент»

Тимати Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть»
Алан Лакейн «Искусство успевать»
Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»
Кэрри Глисон «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности»

Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.

Понятие тайм-менеджмента

Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.

Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.

Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.

Виды времени

Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время - специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.

Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.

Функции тайм-менеджмента

Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:

быстрее и чаще достигает поставленных целей;
сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
более результативен в работе;
в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.

Структура процесса управления временем

Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:

анализ - для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
стратегическое планирование;
формулировка целей;
тактическое и оперативное планирование;
достижение цели;
контроль расходования ресурсов и достижения цели.

Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:

целеполагание, освоение техники постановки целей;
умение распределять приоритеты;
умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.

Виды управления временем

Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.

Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.

Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.

Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.

Общие принципы управления временем

Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:

Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.

Методы тайм-менеджмента

Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:

Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное - не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.

Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень - долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.

Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.

Управление рабочим временем: основные приемы и правила

Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:

нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % - на непредвиденные дела, 20 % - на спонтанные задачи;
нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.

Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:

наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.

Тайм-менеджмент в организации

Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:

Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.

Управление свободным временем

У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

Что такое тайм-менеджмент и на каких основных принципах строится техника управления личным временем. Каких правил придётся придерживаться тем, кто желает использовать тайм-менеджмент в жизни, и как он будет влиять на человека, его успехи и цели. Подробный разбор понятия и важных моментов.

Для современного человека 24 часа в сутки – это мало. Особенно для предпринимателя, пытающегося выполнить максимальное количество задач в течение дня. Нередко он жертвует сном и отдыхом, работая допоздна и без выходных. Но чаще проблема кроется не в нехватке времени, а в его неправильном распределении.

Внедрение тайм-менеджмента в жизнь позволяет:

научиться управлять временем;
контролировать свой день;
ценить личное время;
выполнять больше задач;
достигать поставленных целей;
не жертвовать отдыхом.

Но прежде чем начать использовать такую методику управления временем, с ней нужно детально познакомиться.

Что такое тайм-менеджмент: основные понятия и определения

Тайм-менеджмент – это технология сознательного управления временем, повышающая продуктивность человека. Строится она на расстановке приоритетов, анализе временных затрат, планировании, постановке целей, организации рабочего дня (недели, месяца) и делегировании задач.

Кроме того, тайм-менеджмент предусматривает анализ конкретных шагов и действий, необходимых для реализации той или иной идеи или достижения цели. Сюда же входит и контроль над достижениями целей, заключающийся в выполнении планов и подведении итогов.

Тайм-менеджмент применяют для управления как рабочим, так и личным временем. Ведь любой будний день – это не только работа, но и отдых, саморазвитие, самообразование, развлечения и т.д.

Данная технология полезна не только для бизнесменов, руководителей, политиков, но и для домохозяек, студентов, школьников и других людей. Она позволяет ежедневно выполнять все поставленные на день задачи и при этом полноценно наслаждаться жизнью – отдыхать, уделять время семье или хобби, путешествовать и многое другое.

У всех есть одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Вся разница в том, как вы тратите своё время. Хорошая новость в том, что даже если вы до сих пор плохо использовали своё время, вы можете изменить это с завтрашнего дня. Вместо траты своего времени на действия низкой ценности, начать тратить его на высокооплачиваемые действия.

Если убрать всю шелуху, то можно вывести довольно простое определение:

«Тайм-менеджмент – это инструмент для управления своей жизнью».

Наша жизнь во многом зависит от затрачиваемого времени на те или иные действия. А научиться управлять временем – значит, научиться управлять жизнью.

Каковы принципы эффективного тайм-менеджмента

Принципы управления и планирования личного времени стоят на 4-ёх основных фундаментах:

Правильная постановка целей.
Правильная расстановка жизненных приоритетов.
Прививание нужных привычек.
Грамотное использование инструментов планирования.

Постановка целей

Большинство людей не умеют правильно ставить цели. От этого снижается их продуктивность, исчезает мотивация и через некоторое время у человека появляется лишь одна цель – отдохнуть.

В чём заключаются ошибки при постановке целей?

Например, желание купить автомобиль до конца года – это не цель.

Цель должна выглядеть так: «Я куплю автомобиль Rolls-Royce Phantom 2016 года выпуска до 25 декабря 2016 года». То есть должна быть конкретика и временные ограничения (срок достижения цели).

Цель должна быть:

конкретной;
ограниченной сроком;
измеримой;
реальной.

Без этих 4-х составляющих цель становится обычным желанием, которое не мотивирует.

Когда вы понимаете, что вам лет 25 или 30, а родителям осталось жить лет 10, 15, 20, вот тогда возникает настоящая причина. Возникла ли она у кого-то из вас, я не знаю. Но если у кого-то возникла – это замечательно. Потому что наши близкие, как цели, дают нам огромный рывок для развития. Потом возникают другие – миссия, масштаб, влияние, всякие интересы. Но для тех страждущих и ищущих собственную мотивацию, для тех, кто не может найти, что же его зажигает и сидит на пустом месте, хочу обратиться. Не ищите далеко. Встаньте на ноги сами – купите шмотки, начните нормально кушать, одеваться и вы обнаружите потом, что вы полностью в состоянии изменить жизнь своих близких. И это является отличной причиной для первых шагов.

Михаил Дашкиев – сооснователь и руководитель проекта «Бизнес Молодость»

Определение жизненных приоритетов

Эффективность тайм-менеджмента во многом зависит от жизненных приоритетов человека. Они так же важны, как и цели. Но и здесь люди постоянно допускают ошибки.

Жизненные приоритеты, в большей степени, должны быть направлены по отношению к себе. То есть в первую очередь нужно подумать: «Что важно для меня? Что мне нужно, чтобы улучшить свою жизнь и её качество?».

Однако не надо полагать, что все, кто используют тайм-менеджмент, являются эгоистами.

Не все приоритеты должны быть направлены на себя любимого. О близких и родных людях тоже надо думать. Особенно если это родители, жена или дети. И нужно понимать, что у каждого свои приоритеты. То есть для кого-то важно только своё благополучие, а для кого-то благополучие всей семьи.

Но всё же основная часть приоритетов должна быть направлена на самого человека. Тогда продуктивность не будет падать и не произойдёт «перегорания», после которого, обычно, люди опускают руки.

Прививание привычек

Здесь речь идёт о полезных и хороших привычках, которые помогут достигнуть поставленных целей. Благодаря которым за день будут выполняться все запланированные дела. С помощью которых можно увеличить собственную производительность.

Какие это могут быть привычки? Например:

Ежедневно просыпаться в 5 утра.
Бегать по утрам 10 км.
Всегда держать свои обещания.
Вовремя приходить на встречи.
Не смотреть телевизор и не читать новости.
Никогда не жаловаться на что-либо.
Всегда говорить правду.

Для привития полезной привычки достаточно 21 дня. То же самое касается и отказа от вредных привычек.

Главное правило наработки полезных привычек – 1 привычка в месяц. Да, этот процесс длительный. Особенно если планируется привить около 10 привычек. Но ведь и «Москва не сразу строилась».

Использование инструментов планирования

Эффективно управлять своим временем без ежедневного планирования крайне сложно и практически невозможно. Поэтому ежедневные планы – это неотъемлемый элемент тайм-менеджмента.

Под планированием стоит понимать список задач на каждый день. Ежедневно вечером человек не только подводит итоги прожитого дня, но и составляет список дел на следующий день. И для планирования он может использовать любые доступные и удобные инструменты.

Традиционным инструментом планирования является простой ежедневник. Он может быть бумажным или электронным. Однако лучше всего использовать первый, так как когда человек пишет от руки, а не набирает текст на клавиатуре, то он легче запоминает написанное. Соответственно в течение дня придётся меньше заглядывать в ежедневник и отвлекаться от более важных задач.

В ежедневник вписываются:

Краткосрочные и долгосрочные цели.
Ежедневный список задач и дел.
Личные заметки.
Отметки о достигнутых целях.
Итоги прожитых дней с их подробным анализом (кол-во выполненных задач, временные затраты на те или иные действия, личная эффективность в течение дня (недели) и т.д.).

Подобные записи могут вестись в любом электронном виде. Главное, чтобы программа или приложение позволяли быстро вносить изменения в список дел.

При составлении планов и задач на день в тайм-менеджменте принято учитывать биологические циклы человека. Ведь подъём и спад активности у разных людей происходит в разное время. Поэтому при планировании эта особенность всегда учитывается.

Резюмируя можно отметить, что планирование – это самый главный момент тайм-менеджмента, без которого техника управления временем теряет весь смысл.

12 правил современного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент не является сложной наукой и освоить такую технику может каждый желающий. Достаточно лишь придерживаться основных правил игры.

Ежедневно заниматься планированием. Составлять список дел на каждый день и беспрекословно выполнять его.
Ставить конкретные, реальные и ограниченные сроком краткосрочные и долгосрочные цели.
Всегда придерживаться расставленных приоритетов направленных на себя (преимущественно) или близких людей.
Исключить из жизни «пожирателей» личного и рабочего времени (социальные сети, компьютерные игры, просмотр ТВ, телефонные разговоры без надобности и т.п.).
Выполнять самые сложные дела в первую очередь и не откладывать их на потом.
Всегда говорить «Нет» ненужным делам.
Концентрироваться на одном задании, пока оно не будет выполнено до конца. То есть нельзя перескакивать от одного действия к другому, пока одно из них полностью не закончено.
Работать в комфортное для себя время, учитывая биологические циклы.
Фильтровать всю входящую информацию. Особенно это актуально в эпоху популярности интернета, где полно информационного мусора.
Соблюдать чистоту на рабочем столе (в том числе и на рабочем столе ПК или ноутбука).
Организовать комфортное рабочее место.
Всегда помнить, что сегодняшний день может быть последним в жизни. Ничто так не заставляет человека действовать, как страх смерти.

Что даёт использование тайм-менеджмента в жизни

Во-первых, тайм-менеджмент позволяет научиться управлять своим временем, а значит и управлять своей деятельностью и жизнью.

Во-вторых, данная технология помогает избавиться от пагубных привычек и заменить их полезными.

В-третьих, люди, использующие тайм-менеджмент быстрее достигают поставленных целей, легко обучаются и способны добиваться успеха в различных видах деятельности.

Более того, человек, живущий по всем канонам тайм-менеджмента:

Имеет в распоряжении больше свободного времени для отдыха.
Способен оперативно выполнять ряд задач в короткий срок.
Меньше подвержен влиянию стресса.
Меньше подвержен заболеваниям, которые вызываются стрессом, хронической усталостью и недосыпанием.
Практически полностью контролирует свою жизнь.

Всё это относится к разделу преимуществ тайм-менеджмента. Но есть здесь и обратная сторона медали.

Недостатки тайм-менеджмента: почему не все могут управлять временем?

Сама технология выглядит практически идеально. Главное приложить некоторые усилия и человек становится настоящим хозяином своей жизни. Однако почему-то у многих не получается управлять личным и рабочим временем. И причина здесь кроется в ряде недостатков:

Прежде чем применять тайм-менеджмент человек должен заняться самодисциплиной. А это совершенно другая технология, которая требует много времени, от чего не каждый хочет этим заниматься и остаётся наедине со своими размытыми целями и горой невыполненных задач.
Сложность технологии – это главный недостаток тайм-менеджмента. Ведь по сути человек попросту ломает себя, покидает зону комфорта, перестраивается психологически и эмоционально, что для многих становится непосильным трудом.
Не одно пособие или курс по тайм-менеджменту не дают конкретный план действий. В них чаще всего предлагают общие действия, которые подходят не каждому человеку.
В одиночку сложно управлять собственным временем, так как всегда найдётся повод сделать себе поблажку. Поэтому тайм-менеджмент имеет больший эффект в коллективе (корпоративный тайм-менеджмент), где есть «смотритель».

Я перечитал огромное количество различных книг по управлению временем, управлению собой, самодисциплине. Многие из этих книг написаны сухим языком. Там очень мало методик, которые можно внедрить в жизнь человека, у которого есть большое количество проектов, дел и которые нужно делать уже прямо сейчас, ещё даже может быть вчера. И я понял, что эта проблема стоит не только у меня, но и у многих людей.

Алексей Толкачёв – основатель проекта «Школа Победителей»

Как видно, основные недостатки технологии кроются в психологии человека. Кто-то легко может перестроиться под новые условия жизни, а кому-то это не под силу.

В заключении хотелось бы отметить, что тайм-менеджмент действительно положительно сказывается на работоспособности, личной эффективности и успехе. И можно попробовать внедрить его в свою жизнь. Однако возлагать больших надежд на эту технологию не стоит.

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам.

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет».

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше.

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи.

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню» , попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа» .

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами.

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание.

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше.

«Делайте меньше » это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего ». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс.

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время.

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь.

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий.

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе.

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины.

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.