Elaboration d'une charte de projet

La charte de projet est un outil qui autorise formellement le projet et constitue le lien reliant le projet à venir au travail en cours de l'organisation. Ce document reflète généralement la situation de l'organisation cliente, est émis par un responsable externe au projet et nomme un chef de projet, lui donnant le pouvoir d'utiliser les ressources de l'organisation dans le projet. Cela est particulièrement vrai dans les organisations matricielles et orientées fonctions, c'est-à-dire dans les entreprises où les managers n'ont pas de pouvoir direct sur les membres de l'équipe de projet et les autres ressources, mais sont responsables de la mise en œuvre du projet. Pour qu'une charte soit valable dans une telle situation, le directeur émetteur, ou porteur de projet, doit se situer à un niveau qui implique un contrôle sur les ressources. Souvent, la date de début du projet est considérée comme le lendemain de la signature de la charte.

Le processus d'élaboration d'une charte de projet implique déjà que l'entreprise souhaite atteindre un objectif ou résoudre un problème existant et est prête à allouer des ressources à cet effet. Par conséquent, l'organisation cliente a intérêt à investir des fonds et des ressources dans la génération de telles informations qui permettront d'élaborer une charte de projet correcte. Les informations essentielles à l’élaboration de la charte comprennent :

· objectifs stratégiques et tactiques de l'organisation client ;

· formulation des exigences de l'organisation cliente ;

· Contracter;

· Méthodologie interne de gestion de projet d'entreprise et politiques associées.

La décision d'entreprendre un projet est le résultat d'un processus de sélection de projet basé sur les informations contenues dans les documents ci-dessus. Il est donc extrêmement important d’y faire explicitement référence dans les sections pertinentes des statuts afin de donner plus de poids aux statuts.

Dans le tableau 1.5 montre les exigences de la charte du projet - les sections obligatoires sont répertoriées avec les recommandations et explications nécessaires pour leur contenu.

Riz. 1.2. Un modèle pour une analyse complète des participants et de l’environnement du projet. Sur la photo, l'ICS est l'équipe de recherche du sponsor

Après avoir préparé la charte conformément au modèle proposé, il est recommandé de vérifier son exactitude. L'auteur de la charte, généralement le porteur du projet, doit s'assurer que :

· les informations contenues dans la charte, ainsi que les hypothèses qui y sont formulées, correspondent aux données initiales contenues dans les objectifs stratégiques et tactiques de l'organisme adjudicateur, les exigences préliminaires documentées de l'organisme adjudicateur, l'étude de faisabilité, le contrat et les politiques et méthodologies d'entreprise ;

· toutes les sections du format de charte de projet proposé sont complétées conformément aux recommandations ;

· il n'y a aucune contradiction dans le document lui-même ;

La charte de projet est un document constitutif qui décrit la relation du projet avec les activités opérationnelles de l'entreprise. Pour cette raison, il n'est pas recommandé d'apporter des modifications significatives au texte de ce document, et si un tel besoin justifié se fait sentir, il vaut la peine d'élaborer une nouvelle charte de projet qui réponde plus pleinement aux réalités du projet en cours de mise en œuvre. Parallèlement, pour assurer le contrôle des versions lors de l'élaboration de la charte du projet, il est nécessaire d'utiliser ce qu'on appelle. fiche de gestion des documents présentée dans le tableau. 1.6.

L'élaboration d'une charte de projet est le processus d'élaboration d'un document qui

autorise le projet ou la phase et documente les exigences initiales,

répondre aux besoins et aux attentes des parties prenantes du projet. Il

établit un partenariat entre l'organisme exécutant et l'organisme,

le demandeur (ou le client, dans le cas de projets externes). Charte approuvée

Le projet lance officiellement le projet. Le chef de projet est déterminé ou

prescrit le plus tôt possible, de préférence pendant

l’élaboration de la Charte de Projet et nécessairement avant le début de la planification. Recommandé

que le chef de projet participe à l'élaboration de la Charte de Projet, puisque celle-ci

le document donne au chef de projet le pouvoir d'utiliser les ressources pour

la mise en œuvre du projet.

L'approbation du projet est externe au projet.

personne ou personnes telles que le sponsor, le bureau de gestion du projet

Bureau de Direction (PMO) ou comité de gestion de portefeuille. Niveau

l'initiateur ou le sponsor du projet doit être suffisant pour financer

projet. Soit ils élaborent eux-mêmes la charte de projet, soit ils délèguent cette tâche.

responsabilité du chef de projet. La signature de l'initiateur sur la Charte autorise

projet. L'autorisation des projets est déterminée par les affaires internes

besoins ou influence extérieure. Cela conduit généralement à la préparation d’une analyse

besoins, justification économique ou description de la situation qui sera

résoudre le projet. La rédaction d'une charte de projet lie le projet à la stratégie et à l'actualité

activités de l’organisation.

En figue. La figure 4-2 montre les entrées, les outils et les techniques, ainsi que les résultats de cette opération.

processus, et sur la Fig. La figure 4-3 montre un schéma fonctionnel des données.

Riz. 4-2. Élaborer une charte de projet : intrants, outils, méthodes et résultats

Riz. 4-3. Organigramme des données lors de l'élaboration d'une charte de projet

4.1.1 Élaboration d'une charte de projet : apports

1 Description des travaux du projet

L'énoncé des travaux (EDT) est une description verbale des produits ou

services que le projet doit produire.

La liste des œuvres reflète :

Besoin d'affaires.

Description du contenu du produit.

Plan stratégique.

2 Justification économique

L’analyse de rentabilisation ou un document similaire fournit les informations nécessaires

d'un point de vue commercial, informations permettant de déterminer si un projet vaut l'investissement requis.

L'analyse de rentabilisation est créée à la suite d'un ou plusieurs des facteurs suivants :

Exigences

Besoin organisationnel

Les exigences des clients

Technologique

Exigences légales

Environnemental

Sociale

3 Contrat

Le contrat est un intrant si le projet est réalisé pour un client externe.

4 Facteurs environnementaux de l'entreprise

Facteurs environnementaux de l'entreprise pouvant influencer le processus de développement

La charte de projet comprend entre autres :

Normes étatiques et industrielles ;

Infrastructure organisationnelle ;

La situation sur le marché.

5 Actifs de processus organisationnels

Actifs de processus organisationnels qui peuvent influencer le processus

L’élaboration de la Charte de Projet comprend, entre autres :

Processus organisationnels standard, règles et descriptions des processus standard pour

utilisation dans l'organisation;

Modèles (par exemple, modèle de charte de projet) ;

Informations historiques et leçons apprises.

4.1.2.Élaboration de la Charte Projet : outils et méthodes

1 Expertises

Postulez à tous les détails techniques et de gestion. Tel

les examens sont effectués par toute personne ou groupe de personnes ayant des

connaissances ou formation, et sont disponibles à partir de diverses sources, notamment les suivantes :

Autres divisions au sein de l'organisation ;

Consultants ;

Parties prenantes du projet, y compris les clients ou les sponsors ;

Associations professionnelles et techniques ;

Associations industrielles ;

Experts sur des questions spécifiques ;

Bureau de gestion de projet (PMO).

Charte de projet est un document délivré par l'initiateur ou le sponsor du projet qui légitime formellement l'existence du projet et donne au chef de projet le pouvoir d'utiliser les ressources organisationnelles dans les opérations du projet.

La charte de projet est le document à partir duquel commence la planification du projet.

Charte de projet constitue l'autorisation officielle du projet et est élaborée par l'initiateur ou le sponsor du projet qui dispose de l'autorité suffisante pour financer le projet. La charte de projet est convenue avec l’équipe de gestion de projet du côté du Client et approuvée par les Porteurs de Projet, tant du côté de l’Entrepreneur que du côté du Client. Les documents initiaux pour l'élaboration d'une charte pour un projet de mise en œuvre du SI sont une proposition technique et commerciale et/ou une étude de faisabilité du projet, les facteurs environnementaux et les atouts organisationnels de l'entreprise. Si le projet est réalisé pour un client tiers, alors les informations initiales pour l'élaboration de la charte peuvent être un contrat/accord entre l'organisme exécutant et le client.

La charte de projet doit contenir les informations suivantes :

Nom du projet;

Raisons du projet La formulation du motif répond effectivement à la question « Pour quoi" Ce projet est en cours de mise en œuvre et reflète les besoins de production en conjonction avec la stratégie de développement de l'entreprise. Les raisons d'un projet peuvent être basées sur les demandes du marché, les avancées technologiques, les exigences légales ou les normes gouvernementales.

Objectifs du client du projet Les objectifs du Client sont déterminés , Quoi l'entreprise recevra à la suite du projet achevé. Les objectifs commerciaux de l’entreprise tiennent nécessairement compte de la stratégie de développement de l’entreprise, notamment de la stratégie de développement des technologies de l’information sur laquelle se concentre le projet. Par exemple, augmenter la capitalisation de la Holding et attirer les investisseurs.

Environnement du projet Il est nécessaire de refléter tous les facteurs organisationnels caractérisant la situation autour du projet et sur le marché. Il est nécessaire de déterminer les caractéristiques favorables et défavorables de l'environnement dans lequel le projet sera réalisé, ainsi que la capacité de l'entreprise à le mettre en œuvre. L’appétit pour le risque des parties prenantes et de l’industrie doit être évalué et pris en compte.

Les organisations fonctionnelles et leur participation (« participants » (stakeholders, anglais)) Les projets font généralement partie d’une organisation. Même si le projet est externe à l’organisation, il sera toujours influencé par l’organisation qui l’a initié.

Riz. 2. Diagramme schématique des participants au projet.

Des exigences qui satisfont les souhaits des participants au projet. Un projet est considéré comme réussi si les attentes du client et des participants au projet sont satisfaites. Pour ce faire, il est nécessaire d'identifier ses participants et les exigences qui satisfont leurs besoins dès le stade du lancement du projet. Les exigences peuvent inclure la fiabilité, la sécurité, les performances, la protection de l'environnement et le droit d'auteur. Toutes les exigences documentées dans la charte sont prises en compte lors de la détermination du devis du projet.Pour déterminer les exigences des participants au projet, il est d'abord nécessaire d'identifier les participants eux-mêmes.

Acteurs du projettoutes les personnes et organisations, y compris l'équipe du projet, dont les intérêts peuvent être affectés par l'exécution ou les résultats du projet sont pris en compte Les participants peuvent influencer les objectifs et les résultats du projet de manière positive et négative. Par conséquent, il est recommandé d'accorder une attention particulière à la tâche d'identification des participants au projet et à leur degré d'influence. Une liste incomplète des participants au projet ne vous permettra pas de formuler correctement les exigences relatives au résultat du projet et à son contenu, ce qui entraînera des erreurs dans la planification du projet. Pour dresser une liste des participants au projet, vous pouvez utiliser un outil appelé cartes Crawford (une équipe de 7 à 10 personnes se rassemble, chacune reçoit 10 morceaux de papier. L'animateur pose la question « Qui participe au projet ? » Chacun La personne présente écrit sa réponse sur l'une des feuilles de papier. Cette procédure est répétée 10 fois. La même réponse ne peut être utilisée qu'une seule fois par une seule personne. Le résultat est une liste de participants, qui est ensuite ajustée.

Des conflits peuvent survenir entre les participants au projet. Le chef de projet doit avoir des compétences en résolution de conflits et prendre en compte les caractéristiques ethniques et culturelles des participants au projet.

Acteurs clés de tout projet : chef de projet, client/utilisateur, organisation exécutante, membres de l'équipe de projet, sponsor, sources d'influence. Le tableau 1 fournit un exemple de participants possibles à un projet de mise en œuvre d'un SI :

Tableau 1

Participants externes au projet de mise en œuvre

Participants externes au projet de mise en œuvre
Entreprises	Directeurs d'entreprises Département des ressources humaines Spécialistes fonctionnels clés Utilisateurs
Ressources d'information	Agence de presse Portails thématiques Revues de gestion
Communautés	Communautés professionnelles Organisations professionnelles
Événements	Des expositions Séminaires Conférences
Consultant	Conseillers d'affaires Fournisseurs de solutions Spécialistes de la mise en œuvre Intégrateurs

Relations entre les participants au projet Les participants au projet ont différents niveaux de responsabilité et d'autorité dans le projet. Le tableau 2 présente les responsabilités fonctionnelles des participants au projet. Le chef de projet doit assurer un contact constant entre l’équipe projet et ses participants.

Tableau 2

Responsabilités fonctionnelles des participants au projet

Fonctions des participants au projet

Acteurs du projet

Développement du concept de projet

Analyse et évaluation de la viabilité du projet

Le développement de projets

Développement de processus

Conception de base (conception technique)

Réalisation d'appels d'offres, conclusion de contrats

Conception détaillée

Achats, fournitures

Développement et production de produits

Légende:Z- client; PR-chef de projet; P.- concepteur ; Médecin généraliste– entrepreneur général ; Coentreprise– sous-traitant ; B- banques; OB- les autorités; PS- prestataire ; DANS– propriétaire du terrain ; L– les concédants de licence ; ET- ingénieur; PI– les fabricants de produits ; PP– les consommateurs de produits ; * - doit mettre en œuvre ; X - peut effectuer ;

Comme indiqué ci-dessus, les participants au projet jouent un rôle important dans la détermination des exigences du projet. Lors de l'élaboration d'un document, " Contenu du projet" Les principaux participants au projet sont impliqués dans la définition des exigences du client. Lors d'une assemblée générale de l'équipe et des participants au projet, tenue une ou plusieurs fois, une liste des exigences du client est constituée. Lors de la constitution d'une liste, avec le consentement de la majorité des participants à la réunion, les exigences qui ne présentent pas d'intérêt pratique sont écartées. Étant donné que tous les participants au projet n'accepteront pas de réduire les exigences, il est important à ce stade d'analyser et de justifier les exigences et d'élaborer liste des exigences exclues, pour éviter la possibilité de réapparaître sous forme de nouvelles exigences. Une liste convenue d'exigences constitue la base plan de base pour le contenu du projet.

Si les participants investissent de l'argent dans un projet, il est important qu'ils développent, avec l'équipe, exactement les parties du projet auxquelles ces contributions sont destinées.

Délais du projet inclure les dates de début et de fin du projet ou la durée du projet

Jalons et dates clés. Les jalons sont les principaux événements du projet. Un événement marquant identifie une réalisation importante au sein du projet. Les livrables et les jalons du projet peuvent être identiques ou avoir des significations différentes.

Limites et hypothèses. Selon PMBOK, hypothèses– Il s’agit de facteurs qui, à des fins de planification, sont considérés comme vrais, réels ou certains sans preuve. Les hypothèses affectent tous les aspects de la planification du projet et font partie du développement cohérent du projet. L'identification, la documentation et la vérification des hypothèses font souvent partie du processus. planification du projet. Les hypothèses sont généralement associées à certains risque. La charte du projet documente les limites de la capacité de l'équipe de projet à sélectionner des options pour tout travail de projet. Il peut y avoir des restrictions sur le calendrier du projet, les dates d'achèvement du projet, des restrictions sur le niveau de compétence des membres de l'équipe de projet et des restrictions sur l'élément de coût du projet.

Exemples de restrictions.

10 % des membres de l’équipe projet doivent être certifiés PMI.

Augmentation du coût du projet de 10 % maximum

Exemples d'hypothèses.

Coût prévu du projet. Initialement, le coût du projet est déterminé uniquement au niveau ordinal. L'erreur dans l'estimation des coûts varie (-20%) - (+100%) Le coût du projet est déterminé par le contrat entre le client et l'entrepreneur. Sur la base du coût du projet, un budget de dépenses du projet est ensuite établi, indiquant les postes de coûts de mise en œuvre du SI par mois, trimestre, semestre et année.

Limites du projet. Les limites organisationnelles, fonctionnelles et géographiques du projet sont déterminées

Limites organisationnelles. Il est indiqué quelles divisions (y compris les entités juridiques) devraient participer au projet - qui utilisera et soutiendra la propriété intellectuelle, et de qui dépend l'élaboration des décisions de base sur les exigences de propriété intellectuelle. Org. les limites déterminent les limites maximales de l'enquête et la zone d'origine des exigences IP.

Limites fonctionnelles. Les domaines d'activité et les processus commerciaux qui seront couverts par l'IP sont indiqués. Cet élément définit les modules du système ERP.

Limites géographiques. Les objets géographiquement éloignés soumis à automatisation sont indiqués.

Projet de groupe. Au stade de l'élaboration de la Charte de Projet, les contacts et les responsabilités professionnelles du Sponsor et du Chef de Projet sont déterminés

Charte officiellement obtient un rendez-voustêteprojet, contient les noms du sponsor et du chef de projet et définit leur autorité.

Le chef de projet est nommé par la charte de projet et commence formellement à exercer ses fonctions le lendemain de la signature de la charte de projet. Le chef de projet, ou gestionnaire, a la responsabilité principale de la planification, de la direction et du contrôle global du projet tout au long de toutes les phases de son cycle de vie, dans le but d'atteindre le résultat souhaité dans le cadre du budget et du calendrier approuvés. La tâche principale du chef de projet est d'unir les efforts de toutes les personnes impliquées dans le projet. Pour résoudre ce problème, le chef de projet est investi de l'autorité de projet, c'est-à-dire le droit de donner aux responsables fonctionnels du projet les ordres nécessaires à la planification, à l'exécution, au suivi, à l'évaluation et au contrôle des travaux à effectuer sur ce projet. La gestion de projet comprend également l'obtention des informations nécessaires pour planifier, suivre, évaluer et contrôler le projet. Le rôle de sponsor du projet est généralement assumé (non nommé !!!) par un cadre supérieur qui agit au nom de la direction de l'entreprise finançant ou exécutant le projet 2. La tâche clé du sponsor est de fournir les ressources du projet, y compris administratives, ainsi que d'assurer la communication entre le projet et la direction de l'organisation cliente. Sur un projet, le sponsor est la personne qui prend les décisions qui échappent à l'autorité du chef de projet, par exemple : · approuver les objectifs commerciaux du projet, y compris les calendriers et les budgets, ainsi que les modifications qui y sont apportées ; · nommer et approuver un chef de projet, ainsi qu'approuver la description de poste et la chaîne de commandement correspondantes ; · fournir des conseils stratégiques au chef de projet pendant que les résultats du projet sont surveillés ; · apporter et approuver les changements majeurs au projet et les décisions d’allocation des ressources ; · prendre des décisions concernant les modifications apportées à la référence du projet. Le rôle de sponsor de projet n’est généralement pas un travail à temps plein, quelle que soit la taille du projet. L'administrateur de projet (coordinateur) est une fonction spécifique sur le projet qui est nécessaire pour soutenir le travail lié à l'administration et à la documentation du fonctionnement. organisation de conception et fournir l’infrastructure du projet. Le travail de l'administrateur a pour tâche principale d'accompagner le chef de projet au niveau opérationnel afin de le libérer pour des tâches intellectuellement complexes. Les responsabilités du coordinateur de projet peuvent inclure : administrer les contrats et accords du projet tout au long du cycle de vie, organiser la collecte périodique de l'état de mise en œuvre du projet, etc. le statut de collectionneur est une expression qui n’a aucun sens, à moins qu’il ne s’agisse d’un terme spécifique. Je vous demande de faire attention à lui. M/b, collecter des informations sur l'état actuel ? Il n'est pas habituel de constituer l'ensemble de l'équipe, et encore plus d'indiquer immédiatement les noms de tous ses membres - les responsables fonctionnels n'affectent généralement leurs subordonnés au projet que lorsque le chef de projet établit un plan des besoins en ressources, après avoir déterminé l'étendue du travail du projet et envoie une demande officielle de ressources approuvée par le sponsor du projet