Achat et livraison de marchandises. Contrôle constant des stocks

Dans un contexte d’austérité, alors qu’il semble que toutes les sources soient déjà épuisées, prêtons une fois de plus attention aux coûts matériels. Et pas seulement pour les matières premières et les fournitures, mais aussi, dans une plus large mesure, pour les équipements, les services et le travail.

En suivant strictement toutes les règles ci-dessous organisation d'approvisionnement, vous augmenterez très rapidement l'efficacité et la contrôlabilité de votre entreprise grâce à une réelle réduction des coûts, mais sans perte de qualité. En même temps, vous aurez un avantage indéniable sur les concurrents qui jugeront ces règles trop révolutionnaires ou ridicules.

Vous devrez peut-être surmonter la résistance de vos propres responsables des achats, de la construction et des investissements ; ils prouveront certainement que c'est exactement ainsi que tout fonctionne pour eux, voire mieux. Si leurs processus métiers sont réellement basés sur les mêmes règles, vous n’avez pas besoin de lire plus loin : vos achats sont en ordre complet. Mais quand même, pour contrôle, regardez le score de votre entreprise dans les résultats du « National Procurement Transparency Rating » ou faites-le calculer selon la méthodologie élémentaire qui y est décrite. Si vous ne vous retrouvez pas en tête du classement, vous avez certainement la possibilité de réduire vos coûts. Le cœur de métier de votre entreprise et les relations commerciales à long terme ne seront pas affectés. Dans cet article, j'ai décrit l'expérience acquise en surmontant mes propres erreurs, ainsi que des découvertes inattendues et des solutions paradoxales.

Règle n°1. Tout d’abord, briser le concept du « le client a toujours raison »

Repensez le concept selon lequel « le client a toujours raison ». « Le fournisseur a toujours raison » vous profite. Pensez-y. Qui effectue les achats dans votre entreprise ? Fournisseurs, constructeurs, spécialistes techniques en chef, avocats, etc. Sont-ils acheteurs ? Après tout, dans tous les contrats de fourniture, votre signature se trouve dans la colonne « Acheteur ». Vous êtes un véritable acheteur, et ce ne sont que vos employés, qui se défendent avec le dicton « l'acheteur a toujours raison » des nouveaux fournisseurs proposant des analogues ou des matériaux moins chers avec de nouvelles propriétés de consommation, des équipements modernes et plus productifs, de nouvelles technologies dans la construction. , etc. Sous le slogan « le client a toujours raison », presque tous les fournisseurs peuvent être laissés pour compte ! Et plus il y a de fournisseurs, plus la concurrence est forte, plus la qualité est élevée et plus les prix sont bas. C'est la loi ! Donnez simplement aux fournisseurs et aux entrepreneurs la possibilité d’atteindre leur potentiel. Comment faire? Créez un système d’approvisionnement concurrentiel équitable et ouvert dans votre entreprise.

Règle n°2. Commencez par choisir un responsable du service des appels d'offres

La principale exigence est l’expérience dans l’introduction d’innovations et le désir de travailler avec de nouvelles méthodes. Une condition importante est l'expérience et une bonne réputation en matière d'approvisionnement. La responsabilité principale est de mettre en œuvre les principes décrits dans l’article. Donnez-lui une autorité suffisante pour élaborer, ajuster la réglementation et gérer le personnel. Il suffit qu'il ait une expérience en matière d'approvisionnement. Cela ne fera que nuire à ses subordonnés. Dans ce cas, il est plus facile d’enseigner que de rééduquer. Dès que le leader est identifié, il doit trouver des assistants fidèles : des techniciens honnêtes, communicatifs, super responsables, sans aucune expérience en matière d'approvisionnement. Les ingénieurs concepteurs sont d’excellents candidats. Leur compétence technique et leur ponctualité sont ce dont vous avez besoin.

Leur principale responsabilité est de promouvoir la concurrence, c'est-à-dire de créer une concurrence maximale entre vos fournisseurs et entrepreneurs.

Règle n°3. Surveillez personnellement seulement deux indicateurs clés

Le premier indicateur est le nombre moyen de participants ayant soumis des propositions au concours. Pour commencer, installez-en au moins 3, et après six mois au moins 5. Il s'agit de l'indicateur le plus important caractérisant non seulement le travail des assistants, mais également le système de passation des marchés dans son ensemble. La note idéale est de 8 ou plus en moyenne par compétition. C’est réalisable, mais très difficile. Si le chiffre de 3-4 participants peut être atteint par des assistants, alors 8 est le travail de toute une équipe composée de fournisseurs, de spécialistes techniques, d'économistes, de spécialistes de la sécurité, de constructeurs, d'avocats, etc. En fait, atteindre 8 participants est un indicateur de la plus forte implication des services de l'entreprise dans le processus de passation des marchés efficace. La tâche principale de votre nouveau responsable des achats est d'organiser cette équipe. Ceux qui ne sont pas satisfaits partiront d'eux-mêmes. Lorsque vous en acceptez de nouveaux, informez-les simplement que tous vos achats sont effectués sur une base équitable et compétitive. La réaction sera étonnante. En règle générale, les candidats ont une attitude très négative à cet égard, ce qui est très étrange pour un entretien. Ils commencent à argumenter, donnant des exemples de l'impossibilité d'organiser un concours pour ceci ou cela. Nous avons mené une cinquantaine d’entretiens et conclu que le déni de l’intégrité en matière d’approvisionnement est déjà dans le sang de nombreuses personnes. N’embauchez pas d’employés ayant une expérience dans les achats classiques.

Le deuxième indicateur est la part des marchés passés sur une base concurrentielle par rapport au montant total des marchés. Il est important de ne pas s’enliser dans les détails. La part du lion les économies ne concernent que 20 % des postes budgétaires, représentant généralement 80 % de son montant. Concentrez-vous sur ces coûts. Les compétitions pour eux apporteront des résultats rapides et significatifs. Contrairement au premier indicateur, aucune étape n’est nécessaire ici. Érigez immédiatement une barrière.

Demandez au chef du service des appels d'offres de préparer un ordre indiquant que la mise en œuvre de la plateforme de commerce électronique (ETP) a commencé et, après 1,5 à 2 mois, tous les contrats de fourniture, de prestation de services et d'exécution de travaux d'un montant supérieur à 100 à 300 000 roubles. (par exemple) ne sera signé que s'il y a un accord entre la commission du concours et la feuille de concours approuvée par le directeur, c'est-à-dire vous. Ainsi, si l'acceptation et le paiement des articles en stock, des travaux et des services sans contrats signés sont déjà interdits et soigneusement contrôlés (sinon, inclus dans la même commande), alors aucun achat n'échappera aux procédures concurrentielles, à l'exception de la liste approuvée des fournisseurs prioritaires. La préparation de la liste doit être abordée avec soin et de manière très pratique. Naturellement, il devrait inclure les mêmes 20 % des coûts : biens et matériaux, travaux et services fournis par des entreprises monopolistiques, organismes gouvernementaux, les gouvernements locaux, les entreprises unitaires de l'État fédéral, les entreprises unitaires municipales, etc. De plus, il convient d'inclure dans cette liste les matériaux de faible valeur qui constituent les postes de coûts suivants : médicaments, papeterie, produits ménagers, nourriture, etc. En général, la liste devrait contenir tout ce pour lequel il est stupide ou économiquement peu pratique de mener des procédures concurrentielles. Sois prudent! Les financiers exigeront certainement que les organismes de crédit, de crédit-bail et d'assurance soient inclus dans la liste. Comptabilité – sociétés d'audit russes et étrangères. Avocats – évaluateurs et promoteurs immobiliers. C'est un piège : c'est dans ces zones que les champs ne sont pas labourés. Vous serez surpris par les résultats. Si la question se pose : « organiser ou non un concours », alors il n'y a qu'une seule réponse : « organiser ». Ce principe ne nous a jamais fait défaut.

Règle n°4. Choisir un assistant électronique

L'étape la plus importante dans l'organisation des achats consiste à choisir une plateforme de commerce électronique (ETP). Ils sont très similaires, mais le choix doit se baser sur la présence des fonctions suivantes : un journal de concours (possibilité de suivre l'avancement des procédures et des actions correctives en temps opportun), l'absence de signature numérique électronique, la possibilité de participation libre pour les fournisseurs, une fiche concurrentielle, un rapport de performance. Si votre entreprise dispose d'une structure de holding et que les entreprises se trouvent dans différentes régions de Russie, vous avez toujours besoin de la possibilité de créer une société holding virtuelle sur l'ETP. Si vous travaillez déjà sur EPT, cela ne veut rien dire. L'efficacité du travail ne réside pas dans l'ETP, mais dans la manière de l'utiliser.

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Les principes les plus importants du travail sur une plateforme de trading électronique

1. Aucune barrière pour les fournisseurs. Exclure totalement tout ce qui restreint le nombre de fournisseurs, à savoir : les délais de réalisation des démarches déraisonnablement courts, la sélection préalable des fournisseurs, le dépôt en espèces, la garantie bancaire, la signature électronique numérique, les frais de participation, une pile de documents constitutifs, etc.

2. Mener des enchères en deux étapes sur des articles complexes et de grande valeur. Un concours ouvert (recueil de propositions) plus une enchère déclassante parmi les participants au concours dont les propositions satisfont pleinement vos spécialistes techniques. Pour les matériaux standards et bon marché, un concours en une étape avec un prix minimum ouvert suffit. En fait, il s’agit d’une compétition avec un effet d’enchères à la baisse.

3. Ouverture totale. Malgré les arguments objectifs des salariés « expérimentés », n'organisez pas de concours fermés lorsque seuls certains participants sont invités. Une ouverture maximale dès la première étape est la clé du succès des enchères de déclassement à l’avenir. Suivez la règle : « toute information susceptible d’être accessible à au moins un de vos employés doit être accessible à tous ». Que tout soit à la disposition des participants au concours : le prix minimum, les noms des participants, le nom du gagnant et le prix du gagnant. S'il y a trois participants ou plus, le risque de collusion entre fournisseurs est négligeable. Dans notre pratique, cela s'est produit plusieurs fois lors de 3000 compétitions. Naturellement, une vente aux enchères peut avoir lieu sous une forme fermée, mais elle doit avoir lieu sur une plateforme de trading électronique. En général, oubliez les concours papier ennuyeux ! Sur l’ETP, vous pouvez organiser des enchères sur absolument tout.

4. Auto-déclaration. Considérez que tout participant ayant soumis une proposition technique et commerciale au concours est a priori d'accord avec les termes du concours et est un fournisseur, un contribuable, etc. de bonne foi. S’il triche et que la tromperie le mène à la victoire, ce n’est pas grave. Le service de sécurité détectera toujours la fraude au stade de la conclusion du contrat ou avant. Conclure un accord avec le prochain soumissionnaire. Ce principe réduira le temps nécessaire au contrôle de tous les participants. Et il pourrait y en avoir plus de 30 !

5. Pas de listes « noires ». Interdisez la constitution de listes « noires » de fournisseurs dans vos entreprises. Ils touchent souvent la mauvaise cible raisons objectives, mais, par exemple, en raison d'un non-respect non critique du délai de livraison. Donnez-leur une chance de se réadapter. Même si un fournisseur mérite vraiment de figurer sur la liste noire, invitez-le quand même à des concours. Ignorez-le simplement lorsque vous regardez les résultats. Le simple fait de le trouver chez la concurrence renforce la concurrence et augmente par conséquent vos économies.

6. Clôturez toujours les procédures concurrentielles avec une indication vraies raisons, même si ces raisons vous déplaisent. Si le concours est conclu avec un gagnant, indiquez la cause de cette décision. S'il s'est terminé sans gagnant, indiquez pourquoi cela s'est réellement produit. Si vous clôturez la procédure de transfert vers une vente aux enchères, indiquez qui est admis à la vente aux enchères et qui ne l'est pas et pour quelles raisons, quel sera le prix de départ, indiquez la date de la vente aux enchères, etc. Cette approche a un effet positif sur la fidélité des fournisseurs à votre entreprise. Les participants, même s'ils ont perdu ou n'ont pas été admis à l'étape suivante, doivent en connaître les raisons. Si les raisons sont adéquates, alors leur attitude envers votre entreprise sera adéquate. Si les raisons sont déformées, les fournisseurs insatisfaits se défendront. Il existe des cas où un fournisseur n'est pas autorisé à participer à une enchère en raison de la non-conformité technique du matériel proposé. Le fournisseur, ayant pris connaissance de cela, propose un autre produit. Les spécialistes techniques confirment la conformité. Il est autorisé à participer à l'enchère et gagne en donnant le prix le plus bas. Et il y aura des centaines de petites réussites de ce type.

7. Ne laissez pas vos employés manipuler vos fournisseurs, et vos fournisseurs cesseront de vous manipuler.

8. Les fournisseurs sont intelligents et pleins de dents. Il suffit de leur donner la possibilité de présenter ouvertement leur entreprise, leur proposition de solution technique ou leur projet devant tous les autres participants. Croyez-moi, personne lors de telles réunions ne se permet d'en dire trop. Les concurrents s’amélioreront rapidement. Et hier encore, les mécaniciens et les constructeurs éloquents se sont tus, parce que... Il s’avère qu’ils sont hors sujet. Mais hier encore, l'écume à la bouche, ils vous ont expliqué des termes et des avantages incompréhensibles. Le fait est que seuls les fabricants, fournisseurs et entrepreneurs disposent des informations techniques les plus récentes. Il suffit de leur donner la parole. Il n’est pas nécessaire de rassembler tout le monde dans la salle de réunion. Ceux qui sont proches viendront en personne, ceux qui sont loin pourront participer via Skype. L'essentiel lors de ces réunions techniques est d'éliminer complètement la discussion sur les prix et les conditions de paiement. Sélectionnez tous ceux qui vous conviennent d'un point de vue technique et réalisez vente aux enchères électronique descendre. Et Sa Majesté la Vente aux enchères remettra tous les fournisseurs à leur place. Et ceux qui ont frappé à votre porte hier deviendront petits et très accommodants.

Règle n°5.Répartition des fonctions dans l'équipe

Absolument tous les employés qui ont précédemment sélectionné des fournisseurs et des sous-traitants saboteront les changements. Ouvertement et secrètement. Ensemble et seul. L’invention la plus importante pour surmonter ce problème fut la répartition conventionnelle des fonctions et des responsabilités. Lors de l'organisation du processus, il est important de considérer la répartition suivante des responsabilités :

1. Fournisseurs – formuler des offres pour l’achat de biens et de matériaux et conclure des contrats avec les gagnants.

2. Spécialistes techniques, constructeurs, financiers - préparent les spécifications techniques des équipements, travaux et services dans leur domaine, participent aux travaux de la commission du concours et concluent des contrats avec les lauréats.

3. Employés du nouveau service commercial :

• vérifier les concours formés par les fournisseurs et les promouvoir ;
• organiser des concours de spécifications techniques et en faire la promotion ;
• organiser les réunions de la commission du concours ;
• préparer, coordonner et approuver par vous les protocoles des concours et des enchères.

4. Les avocats élaborent des contrats types pour divers types approvisionnement Ces contrats doivent être joints à l'avance aux offres afin de réduire considérablement les délais de conclusion à l'avenir.

5. Le rôle des financiers dans les appels d'offres est uniquement de comparer les offres avec des conditions de paiement différentes. Si vous leur demandez d'élaborer à l'avance un tableau comparatif, cela facilitera considérablement le travail de tous les membres de la commission et pourra être utilisé pour prendre rapidement des décisions sur le choix du meilleur fournisseur dans le cadre de simples concours de biens et de matériaux standards et peu coûteux.

6. Les agents de sécurité surveillent l'avancement des procédures et vérifient la fiabilité des gagnants.

Vous dites : « Qui choisit désormais les fournisseurs ? » Il s’avère que le choix est fait par l’équipe !

Règle n°6.La meilleure motivation c'est l'argent !

Lorsque le système fonctionnera, vous constaterez par vous-même la source d’encouragement pour l’équipe de compétition. La formule de calcul est simple. Le prix de départ aux enchères moins le prix final – considérez cela comme l’effet économique. Si vous prenez 10 % pour la motivation, cela peut augmenter jusqu'à deux fois la masse salariale des membres de l'équipe de compétition. Pas tellement payé pour un excellent travail.

Et maintenant parlons de la magie de cet argent. Si vous répartissez équitablement ces 10 % à l'avance entre tous les membres de l'équipe du concours, alors chacun, à la fin de l'enchère, pourra calculer combien il a gagné. Cela oblige chacun à rechercher de plus en plus de nouvelles façons d'augmenter le montant de son épargne. Les agents de sécurité vérifieront les participants plus attentivement, mais cette fois pour vérifier leur « fiabilité », afin de ne pas les exclure accidentellement d'une vente aux enchères dont le prix était suspect. Les financiers n'insisteront pas sur un délai de 90 jours, mais trouveront une solution pour modifier les conditions d'enchères à un délai de 10 jours, puisque plusieurs fournisseurs leur proposent des prix super. Les avocats commenceront à faire preuve de flexibilité et d’intérêt à conclure les contrats le plus rapidement possible, afin que les prix obtenus par l’équipe ne « disparaissent ». Les spécialistes techniques choisiront sur la base du principe de suffisance raisonnable, et non avec une triple marge de sécurité, afin que cela dure des siècles. Et ainsi de suite… Le système sera constamment amélioré. Votre avantage est évident et ne nécessite aucune preuve.

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Quelles conditions de paiement parmi la concurrence sont les plus avantageuses pour vous ?

Afin d'encourager les lauréats à remplir leurs obligations, fixer un retard de 100 % dans toutes les offres à 30 jours après la livraison de biens et services de bonne qualité. En règle générale, le report de paiement ne devrait pas dépasser 30 jours calendaires, car une période plus longue affecte négativement le nombre de participants et gonfle les prix, de manière disproportionnée par rapport aux intérêts bancaires. La pratique montre qu'aujourd'hui la différence entre le prix d'un produit similaire avec un report de 30 et 90 jours peut atteindre jusqu'à 50 %, car outre les intérêts du prêt, le prix comprend également le risque de non-paiement en général. 50 % pendant deux mois équivaut à environ 300 % par an. Le rêve d'un banquier.

En fait, vous êtes obligé de payer non seulement pour les biens ou les services du fournisseur, mais aussi pour la vie confortable de celui qui a donné l'argent. Et ce n'est pas toujours une banque. Très peu de fournisseurs sont disposés à mener une activité aussi risquée. La concurrence est considérablement réduite. Vous et les fournisseurs en souffrez. Un paiement différé doit être inclus dans les termes du concours uniquement pour éliminer les risques de l'acheteur, mais il doit être minime. Idéalement, la période devrait être suffisante pour réaliser contrôle d'entrée et effectuer le paiement, rien de plus. Il est plus rentable de contracter un emprunt à un taux d'intérêt compréhensible et d'acheter au prix minimum compétitif que de payer un taux d'intérêt incompréhensible inclus dans le prix par le Fournisseur en désespoir de cause.

Comment éviter le lobbying technologique

Recadrez le problème pour vos spécialistes techniques. Après tout, ils n’ont désormais plus à choisir eux-mêmes les équipements ou les prestataires de services. Confiez-leur la tâche qui les caractérise - préparer les spécifications techniques (TDR) de l'équipement, du service ou des travaux nécessaires. Les spécifications techniques doivent contenir des paramètres généraux, mais donner une idée précise de l'objet du marché. Cela permettra d'identifier rapidement les salariés analphabètes et d'élargir considérablement la liste des offres des fournisseurs. Peu importe qu’au début la qualité des missions techniques laisse beaucoup à désirer. Il est important qu'ils soient accessibles à tous les fournisseurs volontaires. Ils identifieront les inexactitudes et recommanderont les ajustements nécessaires. Veuillez rendre les devoirs corrigés à nouveau accessibles au public. Informez-en tous les participants. Vous atteindrez ainsi la spécification technique parfaite.

Comment obtenir une concurrence maximale lors d'une vente aux enchères

Pour atteindre le niveau maximum de concurrence dans l'enchère, fixez les prix de départ de l'enchère égaux aux prix minimaux du participant dont l'offre répond aux conditions de la concurrence non seulement en termes techniques, mais également en termes de paiement. Si aucune des propositions des soumissionnaires ne respecte les conditions de paiement établies, le délai établi lors de l'enchère doit être réduit.

Comme mentionné ci-dessus, le report de paiement des produits ou services livrés affecte grandement le prix. Lors de la fixation du prix de départ de l'enchère, il est important de tenir compte du fait que les participants au concours pourraient fixer leurs prix à des conditions de paiement différentes, malgré celles stipulées. Par conséquent, si vous prenez le prix minimum et qu'il a été soumis sur la base d'un paiement anticipé ou avec un délai de grâce plus court que celui requis, il est fort probable que ce fournisseur confirmera simplement son prix et l'enchère n'aura pas lieu. Dans ce cas, il serait correct de fixer un prix de départ qui est le minimum des conditions de paiement correspondantes, et de transmettre à nouveau ces conditions à tous les participants et plusieurs participants commenceront à prendre des mesures pour baisser le prix. L'enchère a commencé - le résultat a été reçu ! Si une autre situation survient où aucun des participants au concours n'a confirmé le report requis, rien ne peut être fait - une situation de marché. Il est nécessaire de sélectionner le prix minimum avec le mode de paiement le plus adapté et de procéder à une vente aux enchères dans ces conditions.

En 2014, dans l'une des entreprises de l'industrie charbonnière, grâce à la mise en œuvre de ces règles, les indicateurs suivants ont été atteints :

1. Le nombre moyen de participants au concours : 5,2 pour les biens et matériaux, 8 pour les services et travaux.
2. La part des achats via l'ETP est de 100% (sauf pour la liste des fournisseurs prioritaires).
3. Réduction des prix d'achat des biens et matériaux - 16,1% (y compris aux enchères - 10%).
4. Baisse des prix d'achat de travaux et services - 42,5% (y compris aux enchères - 17,4%).

Dmitri Grachev Diplômé de la Faculté de technologie de l'Institut métallurgique sibérien du nom. Sergo Ordjonikidze et la Faculté d'économie de l'Université polytechnique de Tomsk. De 1992 à 2007, il a occupé des postes de direction dans les achats en métallurgie - OJSC ZSMK (EVRAZ) et OJSC NMZ im. Kuzmina (ESTAR), et en 2007-2015 dans l'industrie charbonnière - Belon OJSC (MMK) et TopProm CJSC (extraction, transformation et vente de concentré de charbon). Possède vingt années d'expérience pratique dans l'organisation d'activités d'approvisionnement. Fondateur de Hermes Auction Center LLC. Spécialisé dans le domaine de l'organisation des achats.

SARL "Centre de ventes aux enchères "Hermès"
Domaine d'activité : externalisation des procédures concurrentielles et conseil sur les activités d'approvisionnement des entreprises
Effectif : 7 personnes

Achat de biens entreprise ou organisation commerciale - l'étape la plus problématique du système de fourniture de ressources matérielles. Dans l'article sur le choix du schéma optimal pour doter une entreprise de ressources matérielles, nous avons décrit notre vision de l'idée d'organiser la comptabilité, le concept général. Afin de minimiser les coûts de stockage des marchandises et des matériaux, tout en garantissant l'approvisionnement en matériaux pour le processus de production ou de commerce, il est nécessaire d'effectuer une partie des achats de biens et de matériaux directement (besoin -› acheté) , et en partie - pour reconstituer des stocks pouvant être rapidement utilisés, réduisant ainsi la dépendance aux éventuels retards de livraison (nous devons -› prélever du stock dans l'entrepôt -› acheter -› reconstituer le stock).

Dans ce processus, le maillon faible est le plus souvent l’acquisition de biens, de travaux et de services. Parlons pour l'instant de l'achat de biens, mais l'achat de travaux et de services mérite une discussion à part. Parfois, pour des raisons objectives, les biens sont achetés avec retard, parfois l'achat de biens individuels devient impossible (par exemple, le produit requis n'est plus fabriqué). Et pour les responsables des achats (fournisseurs), la présence de telles raisons devient une excuse même lorsque les problèmes d'achats sont causés par des raisons complètement différentes et plus insignifiantes, par exemple une négligence ordinaire.

Minimiser ces risques est une tâche extrêmement importante.

Il est conseillé de décrire et de systématiser le processus d'achat de biens en détail, de le simplifier et de l'automatiser si possible, de recommander/imposer des règles du jeu claires (règlements) aux artistes interprètes et d'organiser un système de contrôle efficace. Pour simplifier cette tâche, essayons d'identifier en quelles parties se compose le processus d'achat de biens et considérons les réglementations simplifiées pour l'achat de biens. Il est toujours plus facile de mettre de l'ordre dans plusieurs processus distincts, quoique interconnectés, que de tout entreprendre en même temps.

SCHÉMA DU PROCESSUS D'ACHAT DE MARCHANDISES

La plupart des actions (étapes) effectuées lors de l'achat d'articles en stock sont du même type :

• calculer les besoins en stocks et en matériaux pour soutenir le processus de production ou pour effectuer certains travaux, par exemple pour effectuer des travaux de réparation effectués en interne (planification des approvisionnements) ;
• planifier le besoin total d'achat de stocks (marchandises, matières premières, fournitures, équipements) pour chaque client individuel (pour les entreprises industrielles, les services de l'entreprise elle-même agissent souvent en tant que clients, mais de manière plus dans un sens large, notamment pour les entreprises commerciales, l'application peut viser à répondre aux besoins de clients externes - nos clients) ;
• planification globale des approvisionnements (achats) pour l'entreprise dans son ensemble ;
• sélection des fournisseurs, procédures d'appel d'offres ;
• fourniture de biens et de matériels (immatriculation, contrôle du respect des conditions de livraison, capitalisation, ...) ;
• vérifier la qualité des marchandises reçues (sur commission lors de la réception ou lors d'un contrôle complémentaire, d'essais, de certification, qui peuvent être effectués soit par l'entreprise elle-même, soit par des organismes de certification externes).

Mais même lorsque l’achat des biens lui-même est terminé, le processus d’approvisionnement est encore loin d’être terminé. Après tout, encore faut-il organiser le déplacement des marchandises jusqu'au destinataire final (par exemple, d'un entrepôt à un magasin, et du magasin à un contremaître ou un contremaître qui effectuera les travaux). Ce serait bien d'informer les clients sur les marchandises reçues, de contrôler la rapidité de réception, de livraison et, aux étapes suivantes, la rapidité d'utilisation.

ORGANISATION DU PROCESSUS D'ACHAT DE MARCHANDISES

Le plus souvent, ces étapes du processus de passation des marchés sont réalisées de manière séquentielle. Mais il peut y avoir un retour en arrière sur n'importe lequel d'entre eux. Par exemple, s’il y a des problèmes d’approvisionnement, vous devrez peut-être rechercher à nouveau un fournisseur. De plus, à tout moment, un événement imprévisible peut survenir, par exemple une urgence. Cela signifie que vous devez vous préparer aux changements urgents de tous les plans (approvisionnements, fournitures/achats), à la sélection urgente d'un fournisseur et aux achats imprévus de biens et de matériaux.

Chacune de ces étapes est extrêmement importante dans le dispositif global et a ses spécificités. Chaque étape doit être automatisée afin que l'ensemble du processus d'approvisionnement fonctionne comme une seule unité.

1. PLANIFICATION DE L'APPROVISIONNEMENT

Planifier le soutien matériel d'une entreprise signifie décider à l'avance de quels biens et matériaux nous aurons besoin et dans quels volumes. La meilleure (probablement même la seule) façon de planifier la fourniture de ressources matérielles est de penser à l’avance à ce que nous allons faire (fabriquer, produire) et à quels besoins en matériaux nous suffisent.

C'est le rationnement des stocks qui permet non seulement de simplifier le processus de planification des ressources pour l'approvisionnement et l'achat de biens, mais aussi de prévoir des mécanismes logiques de contrôle des stocks (stocks courants - pour le chiffre d'affaires, stocks de sécurité - pour la faisabilité et la disponibilité). L'utilisation de la normalisation dans le but de fournir à une entreprise des ressources matérielles intègre le soutien méthodologique à la planification dans le processus global le plus efficace.

Afin d'enregistrer les besoins existants en biens et matériaux, nous utilisons des « commandes » - documents électroniques, auprès duquel les consommateurs finaux commandent les biens et matériaux dont ils ont besoin. Lors de la passation de commandes, il est extrêmement important de décider, c'est-à-dire d'où nous obtiendrons les biens et les matériaux nécessaires. Dans notre pratique, nous utilisons . En plus de l'achat, c'est aussi une réserve d'adresses, propre production et deux types de stocks : le stock actuel et le stock d'urgence. Plus de détails sur notre schéma recommandé pour planifier les besoins en matériaux et commander les articles en stock peuvent être trouvés dans l'article.

Par ailleurs, il convient de mentionner le rôle le plus important des commandes si l'entreprise tient des enregistrements automatisés de tous les travaux effectués et utilise activement des logiciels de planification. Ce sont les commandes (qui, outre les matériaux, peuvent également décrire les travaux) jouent dans ce cas le rôle le plus important dans la planification des travaux et le suivi de leur mise en œuvre. Cependant, la planification et la comptabilité du travail constituent un vaste sujet distinct, partiellement également abordé dans nos articles.

2. SOUMISSION DES DEMANDES D'ACHAT

Une partie importante des biens et matériaux nécessaires à l'entreprise (matières premières ou matériaux pour la fabrication de quelque chose, par exemple pour des travaux de réparation) peut manquer, ce qui signifie qu'ils doivent être achetés. Lors de la planification des besoins en stocks et en matériaux (lors de la passation de commandes), il est conseillé d'attribuer ces matériaux, en indiquant l'achat comme source d'approvisionnement. Ces articles en stock (ceux pour lesquels l'approvisionnement sera la source de garantie dans les commandes) doivent ensuite être inclus dans la demande d'achat, et l'acquisition sera planifiée et réalisée sur cette base.

Nous examinerons en détail les avantages d'un traitement séparé des commandes et des demandes un peu plus tard. Voici quelques-uns des avantages :

• la direction bénéficie indéniablement d'une compréhension claire des raisons pour lesquelles certains biens et matériaux achetés sont nécessaires ;
• la capacité d'éviter les pics de charge grâce à une planification des achats trimestrielle ou mensuelle, car Le besoin en matériaux achetés est déterminé par les entrepreneurs lors de la passation des commandes, c'est-à-dire constamment, et non une fois par période ;
• facilité de contrôle du budget d'approvisionnement dans le cadre des différents services clients (centres de responsabilité financière) ;
• minimiser les coûts de main-d'œuvre pour la préparation, la vérification et l'approbation des demandes d'achat.

La demande d'achat est également extrêmement importante pour évaluer l'efficacité de l'organisation et procéder aux achats (en comparant le plan et l'approvisionnement réel). Dans ce cas, le contrôle de la mise en œuvre de l'application peut être effectué sans difficulté par le client lui-même, c'est-à-dire division qui a soumis une demande d'achat de biens et de matériaux. Mais il s'agit précisément du contrôle des achats par le client/consommateur, c'est-à-dire une personne qui dépend de la disponibilité des articles en stock demandés est souvent la plus efficace. Il vous suffit de donner à cette personne la possibilité de constater rapidement les problèmes d'approvisionnement et de les évaluer objectivement.

Au sein de la structure organisationnelle des entreprises, les demandes d'achat sont généralement soumises par les services qui jouent le rôle de clients dans le processus d'approvisionnement.

3. PLANIFICATION DES ACHATS ET DE LA LIVRAISON

Il est parfois pratique de séparer la planification des approvisionnements et la planification des achats de marchandises. Par exemple, par plan d'approvisionnement, nous considérons un plan sous la forme « délai de livraison + volume de livraison », et par plan d'approvisionnement, il est pratique de comprendre une essence plus large - un plan d'approvisionnement plus de l'argent (coût des marchandises et conditions de livraison attendues). règlements mutuels). Cependant, ces concepts sont souvent utilisés de manière interchangeable.

Dans tous les cas, les demandes d’achat émanant de plusieurs services clients contiennent souvent les mêmes articles. Les informations sur le client sont-elles nécessaires à l’achat et à la livraison des marchandises ? Peut-être lors de l'accord sur le remplacement d'éventuels analogues ou lors de la clarification des propriétés et des caractéristiques d'un produit lors de la sélection d'un fournisseur. À toutes les autres étapes de l'achat de biens, il est seulement important que le fournisseur sache quoi et dans quel volume il doit acheter.

Lors de l'organisation et de la planification de la fourniture de marchandises, il est beaucoup plus pratique et opportun de travailler non pas avec des dizaines ou des centaines de demandes d'achat de marchandises provenant de services clients individuels, mais avec autre chose, agrégé. À ces fins, il est pratique d'utiliser un plan d'approvisionnement (plan d'approvisionnement). C'est le plan d'approvisionnement (plan d'approvisionnement) qui sera cette liste agrégée de biens et de matériaux qui doivent être achetés par l'entreprise ou l'organisation dans son ensemble.

Le plan d'approvisionnement en ressources d'inventaire est une « instruction d'action » pour le service commercial de l'entreprise responsable de l'achat de biens et de matériaux. Il est également nécessaire et pratique de contrôler les achats effectués par le service commercial ou par les exécuteurs testamentaires responsables individuels (fournisseurs), car Il est très simple d'obtenir des statistiques sur sa mise en œuvre, d'obtenir des articles qui n'ont pas été achetés ou qui n'ont pas été entièrement achetés.

La mise en évidence du plan d'approvisionnement dans le schéma d'approvisionnement des stocks offre de nombreux autres avantages, par exemple la possibilité d'organiser le contrôle automatique de la comptabilisation des articles non déclarés à l'achat, c'est-à-dire pour empêcher les « activités indépendantes » des fournisseurs lors de l'approvisionnement, lorsqu'ils achètent « pas tout à fait » ce qui est nécessaire (ou pas du tout), ou lorsque l'achat de marchandises est effectué dans un volume gonflé.

4. SÉLECTION DES FOURNISSEURS ET CONCLUSION DES CONTRATS DE LIVRAISON

Peu importe qui est responsable de la sélection d'un fournisseur, qu'il s'agisse de l'économiste des achats lui-même ou d'un représentant d'un département ou d'une organisation distincte chargé de mener un appel d'offres, il est extrêmement important de contrôler le calendrier de sélection des fournisseurs.

Le manque de contrôle sur le calendrier de sélection des fournisseurs peut conduire au fait que la justification du retard dans la livraison des biens et des matériaux sera constamment attribuée aux problèmes de recherche d'un fournisseur. Il est donc souhaitable de disposer de mécanismes clairs et efficaces pour analyser les retards dans l’approvisionnement.

En pratique, nous utilisons une version graphique de l'analyse, qui semble assez pratique et la plus visuelle - un graphique qui affiche simultanément le nombre de postes pour lesquels nous espérons recevoir des décisions sur les fournisseurs sélectionnés, ainsi que le nombre de postes pour lesquels nous avons en fait de telles décisions.

5. LIVRAISON DES MARCHANDISES (LIVRAISON, DÉCHARGEMENT, ACCEPTATION, ENREGISTREMENT)

L'organisation efficace des fournitures fait l'objet d'une discussion distincte. Le processus d'approvisionnement en marchandises (matières premières, équipements, matériaux) est lui-même en plusieurs étapes, a ses propres spécificités et problèmes typiques qui peuvent être identifiés séparément pour toutes les étapes de livraison : livraison, réception, enregistrement des marchandises acceptées.

Par exemple, pendant la phase de livraison, il est souvent utile de suivre l'emplacement actuel de la marchandise, surtout si elle passe dédouanement. Cela peut aider à organiser la réception des marchandises si les entrepôts ne fonctionnent pas 24 heures sur 24.

L'enregistrement des biens achetés est également, à première vue, une opération assez simple. Et si vous essayiez d'assurer la possibilité de traiter la livraison dans les plus brefs délais, tout en obtenant un contrôle maximal sur la livraison (conformité des marchandises et du matériel apportés avec ceux nécessaires, exactitude des documents d'accompagnement, etc.) ?

Il est important que les camions ne restent pas déchargés pendant des jours et que la préparation des documents lors du transfert des articles en stock ne prenne pas des heures. C'est pourquoi nous recommandons de « préparer » la livraison à l'avance, en la décrivant au stade de l'accord sur la livraison avec le fournisseur. Cela permet, par exemple, de vérifier à l'avance la conformité de la livraison avec le plan d'approvisionnement, de minimiser le temps nécessaire à l'enregistrement de la réception des marchandises lorsque leur réception immédiate aura lieu.

6. CONTRÔLE QUALITÉ DES ARTICLES ACHETÉS

De nombreux groupes de marchandises ne sont pas expédiés sans contrôle qualité. Par exemple, pour les entreprises industrielles, ces biens et matériaux peuvent inclure la plupart des types de matières premières (minerai, produits chimiques), des électrodes, des roulements et des vannes d'arrêt.

Pour certains types d'articles en stock, le contrôle qualité est effectué directement au moment de la réception (déchargement), et nécessite parfois une série d'analyses et de mesures, ce qui nécessite un délai supplémentaire. De plus, un tel contrôle qualité peut être effectué soit par une division interne spéciale de l'entreprise disposant d'une licence (par exemple, un laboratoire du service de contrôle technique), soit par un organisme externe.

Comme toutes les autres étapes, l’étape de contrôle qualité (certification) nécessite un contrôle. Dans le cas contraire, les matériaux extrêmement nécessaires à la production peuvent rester dans un entrepôt pendant des semaines, indisponibles pour la livraison en raison d'un contrôle qualité incomplet.

Si vous visez un contrôle total des stocks, essayez d'avoir à tout moment des informations sur pourquoi et pourquoi des articles en stock se trouvent dans l'entrepôt, alors l'organisation de la comptabilité des stocks et le temps de contrôle de la qualité deviennent une partie obligatoire du système global de comptabilité des stocks de l'entreprise. .

En plus des avantages décrits, au stade du contrôle qualité, avec une étude méthodologique approfondie du schéma de processus, il est possible de simplifier considérablement l'activation des problèmes qualité identifiés.

7. RÉPARTITION DES REVENUS

Achetons-nous toujours la quantité de biens et de matériaux nécessaire ? Pas toujours. Un type de stock est-il toujours acheté pour un client interne ? Non, pas toujours non plus. Il se peut très bien que plusieurs services aient besoin d'un marteau ou de lunettes de sécurité en même temps. Une situation similaire à l’exemple ci-dessus peut se produire avec les matières premières, les équipements et les matériaux.

Que faire lorsque nous avons acheté moins que ce dont nous avions besoin ? Qui doit décider en premier lieu à qui donner les biens et matériaux achetés ?

Dans le schéma d'automatisation que nous utilisons, nous effectuons des livraisons incomplètes qui nécessitent une distribution aux prestataires techniques responsables de la production. Ce sont eux, et non les fournisseurs ou l'ordinateur (programme), qui doivent prendre la décision difficile concernant l'approvisionnement prioritaire dans des situations difficiles.

RÉPONSE RAPIDE AUX CHANGEMENTS DANS LES PLANS D'ACHAT ET DE LIVRAISON

Il ne faut pas oublier que, quel que soit l'idéal du plan de planification, il y aura toujours des facteurs qui nécessiteront une réponse urgente et des achats imprévus. Par exemple, des situations d'urgence ou des erreurs d'interprète.

Les mêmes erreurs des artistes interprètes ou exécutants, le refus des projets d'investissement ou d'autres facteurs peuvent conduire aux changements inverses - une réduction de la demande et, par conséquent, la nécessité d'un refus urgent des biens et matériaux déclarés à l'achat, une réduction du plan d'approvisionnement. . Sinon, nous risquons d'acheter des articles en stock dont nous n'avons plus besoin, qui resteront comme un poids mort dans nos entrepôts.

La présence de situations non planifiables ne signifie pas que les décisions d'accord sur des demandes d'achat supplémentaires ou des ajustements du plan d'approvisionnement peuvent être appliquées dans une telle situation sans en comprendre les conséquences.

Il est essentiel d'avoir des informations complètes sur ce qui a conduit à la nécessité d'apporter des modifications aux plans convenus et sur la manière dont la décision affectera d'autres facteurs. la vie économique entreprises. Par exemple, en termes de budget, il est nécessaire de bien comprendre comment les coûts supplémentaires affecteront le coût de production.

L'idée d'une telle analyse et d'un tel contrôle est exposée dans l'article «Réponse rapide aux écarts par rapport aux dépenses budgétaires prévues».

Alors, le processus d’achat de biens est-il simple ? Tout dépend de l’importance de la gérer efficacement ! S'il existe un besoin ou un désir d'acheter des biens avec une efficacité maximale, le système comptable décrit ci-dessus et les recommandations pour son établissement peuvent aider à obtenir des résultats plus rapidement en essayant de mettre en œuvre une comptabilité et un contrôle aussi détaillés dans n'importe quelle entreprise : manufacturière, industrielle, commerciale.

Contrôle

Règles

Conditions

Les achats de marchandises en gros constituent la base des activités commerciales des entreprises de commerce de gros ; leur objectif est d'assurer une gestion systématique et approvisionnement ininterrompu marchandises du commerce de détail. Jerzy. Les achats de biens en gros ne se limitent pas aux entreprises de vente en gros. Les activités d'achat sont également exercées par les entreprises de commerce de détail.

L'achat en gros est l'achat de biens en grandes quantités en vue de leur revente ultérieure. Prendre une décision commerciale sur l'achat en gros de biens établit la présence d'un besoin du marché pour certains biens, prévoit la sélection de biens spécifiques et de leurs fournisseurs parmi ceux disponibles sur le marché et assure la promotion réelle des biens de la sphère de production à la sphère de la circulation.

Dans des conditions de division sociale profonde du travail, les achats en gros de biens assurent le passage des commandes commerciales à la production pour la production et la fourniture des biens nécessaires pour satisfaire la demande de la population en biens de consommation. Par conséquent, leur résultat détermine le volume et la structure de la consommation de biens et la qualité des principaux processus de reproduction sociale. Après tout, les achats en gros négocient, d'une part, l'influence du commerce sur la production en déterminant ses volumes, en améliorant l'assortiment et en améliorant la qualité des marchandises, et d'autre part, l'influence sur le commerce de détail en formant son assortiment commercial, développer les ventes, améliorer l'organisation des services commerciaux et, enfin, augmenter le niveau de satisfaction des besoins matériels et culturels de la population.

Pour les producteurs de biens et de services, les achats en gros sont une garantie de leurs ventes et, partant, une garantie d'assurer la continuité de la production et d'assurer le fonctionnement efficace des entreprises. Pour les entreprises commerciales, ils constituent une garantie de réception rapide des marchandises pour atteindre leurs propres objectifs, et pour tous les participants à la distribution des marchandises, une garantie de survie dans des conditions de concurrence sur le marché.

Organisation des achats en gros

L'organisation des achats en gros est un ensemble de décisions de gestion et commerciales interdépendantes et d'opérations commerciales, dont la mise en œuvre assure l'identification et l'étude de la demande des consommateurs en fonction des besoins de la société, la fourniture et la coordination avec les fournisseurs des commandes de production et fourniture de marchandises, conclusion de contrats de fourniture afin de déterminer l'ordre et le mécanisme d'exécution des commandes et de contrôler la réception des marchandises et le respect par les parties des termes du contrat.

Il y a six étapes dans l'organisation des achats en gros (Figure 61)

La première étape des achats en gros consiste à étudier la demande des consommateurs. L'achat de biens sans tenir compte de la demande des consommateurs entraîne un ralentissement du chiffre d'affaires commercial, une augmentation des coûts de distribution pour les acheminer vers les principaux consommateurs et, par conséquent, une détérioration de condition financière entreprises. Ainsi, à ce stade, les entreprises réalisent des diagnostics de marché afin de clarifier leur stratégie marketing et un support informationnel pour les activités d'achat. L'étude du marché des biens implique la collecte, le traitement, l'analyse et l'évaluation systématiques d'informations sur l'évolution des besoins, de l'offre et de la demande et des capacités des concurrents.

Dans un deuxième temps, un plan opérationnel pour les achats en gros est élaboré, en tenant compte du besoin identifié en matière d'assortiment, de quantité et de qualité des marchandises. Dans le même temps, il est supposé que le volume et l'assortiment de soupes à acheter doivent correspondre au volume, à l'assortiment et à la dynamique de consommation, en tenant compte de la nécessité de normaliser les stocks et de se concentrer sur mise à jour constante assortiment prenant en compte les dernières réalisations de la science et de la production et l'évolution des besoins humainsb.

En présence d'un grand nombre de vendeurs sur le marché important comporte une troisième étape : la justification du choix d'un fournisseur spécifique et le plus approprié. Acheter des biens de manière rationnelle signifie les acheter dans la quantité requise, dans la bonne qualité, au bon moment, auprès d'un fournisseur fiable et à un prix abordable.

Pour justifier le choix de fournisseurs spécifiques, les informations sur l'état du portefeuille de commandes du fournisseur sont d'une grande importance. Le portefeuille de commandes disponibles dans une entreprise individuelle est déterminé par le coût de toutes les commandes pendant un certain temps. Les informations sur une diminution du portefeuille de commandes du fournisseur peuvent être utilisées par l'acheteur pour obtenir des conditions de livraison préférentielles, des règlements et des remises supplémentaires.

La décision d'acheter et de fournir des biens est prise à la quatrième étape. Cette étape comprend l'élaboration de projets de textes de contrats avec les fournisseurs, la conclusion d'accords et de contrats avec eux, l'élaboration de spécifications de contrats, la préparation et la soumission de commandes pour l'expédition de marchandises aux fournisseurs. Lors de l'élaboration des projets de textes d'accords et de leur conclusion, nous partons du fait que les achats en gros de marchandises doivent fournir des conditions normales pour réguler la fourniture de marchandises au réseau de commerce de détail de manière optimale pour celui-ci.

. Riz 61. Modèle d'organisation des achats en gros de marchandises

La cinquième étape joue un rôle important dans l'organisation des achats en gros - en établissant un contrôle opérationnel sur l'exécution des contrats conclus, qui prévoit la réception des marchandises, leur acceptation et leur paiement, ainsi que l'organisation du traitement en entrepôt des marchandises. Une attention particulière est accordée au respect par les fournisseurs de leurs obligations contractuelles dans leur intégralité et à l'application de mesures coercitives à l'encontre des fournisseurs négligents.

L'efficacité économique des achats en gros est établie à la sixième étape et sert de base à l'amélioration de l'organisation des achats de marchandises à l'avenir. Il est déterminé en comparant les revenus de la vente de biens et les coûts de distribution. Une analyse détaillée des coûts de distribution associés à l'achat de biens permet d'augmenter le niveau de rentabilité des activités commerciales.

3.1 Technologie d'achat et de fourniture de biens à entreprise commerciale

Achat de biens- composant activités commerciales d'une entreprise commerciale, notamment :

Étudier et prévoir la demande des consommateurs ;

Identification et étude des sources de revenus et des fournisseurs
marchandises;

Organisation des relations économiques avec les fournisseurs de biens,
y compris l'élaboration et la conclusion de contrats de fourniture ;

Organisation de la comptabilité et contrôle de l'avancement de l'exécution des accords contractuels
obligations.

Dans le processus d'achat et de fourniture de biens, des relations commerciales sont établies entre les participants représentant les entreprises commerciales, les fabricants et les entités servant la sphère de la circulation. Les relations commerciales avec les partenaires commencent par les activités d'achat. Les activités d'achat sont interdépendantes, elles sont réalisées conformément aux objectifs de l'entreprise commerciale.

Les activités d'achat des organisations professionnelles doivent être systématiquement organisées et économiquement justifiées. Pour cela il faut que

les organisations professionnelles ont mené une étude systématique des sources d'achats et des fournisseurs de marchandises.

L'étude systématique des conditions commerciales et l'établissement d'une communication constante avec les fournisseurs permettent de déterminer en temps opportun les changements dans les conditions du marché et d'étudier les possibilités de production pour élargir la gamme de produits. Tout cela permet de présenter des exigences plus raisonnables aux fournisseurs en termes de quantité, de qualité et de gamme de produits.

Lors de la promotion de produits auprès des consommateurs, des formulaires de transit et d'entrepôt sont utilisés. Le formulaire de transit est la livraison directe des marchandises du fabricant directement au point de vente au détail. réseau commercial. La forme d'entrepôt est due à la présence d'entrepôts dans le secteur de la vente en gros et intermédiaire, assurant la concentration des marchandises et un approvisionnement stable des entreprises commerciales.

Le choix de l'une ou l'autre forme de distribution de marchandises nécessite la prise en compte de conditions spécifiques et dépend des spécificités de la gamme de marchandises, de la localisation du fournisseur et de l'acheteur, de l'entreprise commerciale (le montant du chiffre d'affaires, la taille du commerce de détail et de l'entrepôt). l'espace), les conditions de transport et la faisabilité économique de l'une ou l'autre forme de livraison.

La circulation des marchandises s'effectue via les canaux de distribution. Les canaux de distribution sont considérés comme des intermédiaires par lesquels les biens sont revendus au fur et à mesure de leur acheminement vers les lieux de consommation. La distribution des marchandises est un aspect essentiel du marché. Les canaux de distribution sont caractérisés par le nombre d'intermédiaires impliqués dans l'acheminement des biens jusqu'au consommateur. Sur cette base, ils sont répartis en : un seul niveau (un lien intermédiaire - vente au détail) ; à deux niveaux (deux intermédiaires - gros et détail) ; à trois niveaux (trois intermédiaires - un grand grossiste, un petit grossiste, un lien de vente au détail). Le choix du canal de distribution dépend de l'ampleur des flux de marchandises et du minimum de coûts réduits.

Il existe deux modes de livraison de marchandises :

1. centralisé ;

2. décentralisé (ramassage).

Avec le transport centralisé, un approvisionnement stable des marchandises commandées jusqu'à leur destination est organisé. Les fournisseurs, les entreprises de transport et les destinataires y participent. Le fournisseur commande les véhicules et présente les marchandises au transport, l'entreprise de transport automobile livre le transport à l'heure convenue et transporte la marchandise, le destinataire assure sa bonne réception. Une forme centralisée de support de transport est considérée comme la plus efficace lors de la livraison de marchandises.

Avantages de la livraison centralisée :

mécanisation des opérations de chargement et de déchargement ; réduire les temps d'arrêt des véhicules ;

opportunité construction optimale itinéraire;

les transports spécialisés sont utilisés efficacement ;

L'équipement contenant est largement utilisé.

Le transport décentralisé de marchandises par véhicules est généralement utilisé dans les petites et moyennes entreprises commerciales, les structures commerciales des petits marchés de gros et de détail.

La réception des marchandises des fournisseurs s'effectue sur la base d'accords commerciaux conclus entre fournisseurs et acheteurs. Les accords conclus entre fournisseurs et acheteurs précisent : les types de marchandises fournies, les conditions commerciales de livraison, les indicateurs quantitatifs et de coût des marchandises, les modalités d'exécution des contrats, les modalités de paiement, ainsi que la responsabilité des parties en cas de mauvaise exécution du contrat.

3.2 Principes d'approvisionnement et de fourniture des biens, leur organisation

Des achats bien organisés aident à répondre à la demande des consommateurs et réduisent la probabilité de risque commercial associé au manque de ventes de biens. Ceci peut être réalisé en effectuant un certain nombre d'opérations.

Prendre des décisions d’achat commerciales est impossible sans étudier et prévoir la demande des clients.

Le volume et la structure de la demande démographique évolue sous l'influence d'un certain nombre de facteurs : socio-économiques (niveau de revenu monétaire de la population, niveau des prix, etc.), démographiques (nombre et composition de la population, taille et composition des familles , etc.), naturel et climatique , historique, national, etc. Par conséquent, étudier la demande nécessite une approche intégrée qui permet d'obtenir informations complètes sur les biens dont les consommateurs ont besoin et les prix qu’ils sont prêts à payer pour les obtenir.

Les données obtenues servent de base pour déterminer le besoin de biens et clarifier leur gamme.

La prochaine étape du travail sur l'achat de biens est associée à l'identification des sources de leur approvisionnement et à la sélection des fournisseurs. Les sources d'approvisionnement sont :

Entreprises industrielles et agricoles, locales
industrie, production individuelle;

structures de gros et intermédiaires ; entrepôts de vente en gros et en gros et au détail ;

Livraisons d'entreprises et d'entreprises étrangères.

Les sources d'approvisionnement en matières premières sont déterminées en fonction de la structure d'un marché de biens particulier, du contingent d'acheteurs, de la gamme de produits, du chiffre d'affaires et des capacités financières de l'entreprise commerciale. Pour évaluer les capacités réelles et potentielles des fournisseurs, les critères suivants peuvent être utilisés :

La nature des activités et des capacités du fournisseur ;

La position spécifique du fournisseur sur le marché de l'approvisionnement en biens ;

Procédure et ordre d'exécution des transactions commerciales ;

Probabilité de fournir la gamme et le volume de produits requis ;

Conditions garantissant la qualité du produit acheté ;

Combinaison adéquate du prix et des propriétés de consommation du produit ;

Conditions de livraison des marchandises : stabilité, fréquence, calendrier ;

Mode de paiement fourni et méthodes de paiement.

L'analyse des fournisseurs selon les critères donnés nous permet d'établir des exigences justifiées pour l'achat et la livraison de marchandises à une entreprise commerciale.

Les éléments les plus importants du travail d'achat comprennent l'établissement de relations économiques avec les fournisseurs de biens. Les relations économiques sont comprises comme les relations économiques, organisationnelles, commerciales, financières, juridiques et autres entre acheteurs et fournisseurs de biens. Leur essence se résume à des transactions commerciales mutuellement avantageuses et à des opérations de troc lors de l'achat et de la vente de marchandises. Les transactions commerciales sont basées sur les produits achetés.

Document commercial Le contrat qui représente l'accord contractuel pour l'achat et la vente de biens est un contrat. Du nom même du document, il s'ensuit qu'une partie achète et l'autre vend. Le contrat précise le contenu des conditions contractuelles, la procédure d'exécution des accords mutuels et les responsabilités des parties, et prévoit également les obligations fondamentales suivantes :

Nom et volume des marchandises à fournir ;

Qualité, exhaustivité, emballage et étiquetage des marchandises ;

Prix ​​et mode de paiement ;

les délais de livraison et la procédure de livraison et de réception des marchandises ;

Conditions de livraison de base ;

Garantir la protection et les sanctions ;

Adresses légales des parties et date de conclusion du contrat.

Un des conditions essentielles Le contrat est le prix initial fixé pour les produits achetés. Ils se concentrent généralement sur deux types de prix : fermes et mobiles, ou mobiles. Un prix fixe est utilisé dans les transactions avec des délais de livraison courts pour les marchandises. Il est précisé dans le contrat et ne peut être modifié lors du règlement. Le prix mobile est le prix calculé pendant la période d'exécution de la transaction suite à la prise en compte des valeurs de marché variables lors de la révision à la hausse ou à la baisse du prix du contrat. Son utilisation est envisagée dans les transactions avec des délais de livraison longs pour les marchandises.

Les conditions de base ou particulières déterminent les obligations du vendeur et de l'acheteur pour la livraison des marchandises et établissent le moment où le risque de perte ou de dommage accidentel des marchandises passe du vendeur à l'acheteur. Au cours de l'exécution du contrat, des litiges sont survenus entre les parties concernant

les accords contractuels sont résolus de la manière prescrite par la loi.

La procédure de paiement des produits fournis s'effectue par virement bancaire via un virement bancaire en transférant de l'argent du compte de l'acheteur vers le compte du fournisseur.

Un type de contrat d'achat et de vente est un contrat de fourniture, selon lequel le fournisseur - vendeur s'engage à transférer, dans un délai ou dans des conditions déterminées, les biens produits ou achetés par lui à l'acheteur pour les utiliser dans le cadre d'activités commerciales.

La conclusion d'un accord de fourniture est précédée de négociations sur la transaction à venir et d'un accord sur les conditions de base. Pendant la période précontractuelle, un projet de contrat est généralement rédigé, qui tient compte de l'accord conclu par les parties.

Les négociations peuvent être menées par correspondance (postale, télégraphique, télétype), lors de réunions personnelles et par téléphone. La correspondance est utilisée lors de la conclusion de transactions basées sur l'acceptation d'une offre de l'une des parties pour conclure un accord ou exécuter une commande. Des négociations personnelles sont menées lors de la conclusion de contrats de fourniture avec les fournisseurs lors de foires de gros et d'expositions de vente. Les négociations téléphoniques sont effectuées lors de la conclusion de transactions portant sur des biens courants bien connus de l'acheteur. Dans ce cas, seuls le prix, la quantité de marchandise et le délai de livraison sont convenus par téléphone. Par la suite, les parties formalisent leur accord par écrit.

Selon l'art. 432 du Code civil de la Fédération de Russie, un accord est conclu par l'envoi d'une offre (offre de conclure un accord) par l'une des parties et son acceptation (acceptation de l'offre) par l'autre partie.

Selon l'art. 450 du Code civil de la Fédération de Russie, la modification et la résiliation du contrat de fourniture sont possibles par accord des parties. Un refus unilatéral d'exécuter un contrat de fourniture (en tout ou en partie) ou une modification unilatérale est autorisé en cas de violation significative du contrat par l'une des parties (article 523 du Code civil de la Fédération de Russie).

Les principales conditions commerciales du contrat de fourniture sont : les délais, les délais et l'ordre de livraison, ainsi que l'acceptation et le paiement des marchandises fournies. Les délais de livraison des marchandises sont déterminés par les délais de livraison des différentes expéditions pendant la durée du contrat. Le calendrier est fixé par décade, quotidiennement, horaire, etc. La procédure de livraison comprend leur expédition (transfert) par le fournisseur ou à l'acheteur, partie au contrat de fourniture, ou à la personne précisée dans le contrat et le bon d'expédition en tant que destinataire.

La livraison des marchandises est effectuée par le fournisseur en les expédiant par le transport prévu dans le contrat de fourniture, et dans les conditions précisées dans le contrat.

L'acceptation des marchandises par l'acheteur s'accompagne d'actions conformes au contrat de fourniture, aux exigences spécifiées dans les normes et

autres documents réglementaires et techniques, instructions sur la procédure d'acceptation des produits à usage industriel et technique et des biens de consommation en termes de quantité et de qualité. L'acheteur est tenu de temps fixe vérifier la quantité et la qualité des marchandises acceptées et informer le fournisseur par écrit des incohérences et des défauts identifiés dans les marchandises.

3.3 Documenter et comptabilité

Chaque transaction commerciale, y compris la réception des marchandises, doit être documentée. Tout document doit contenir les informations de base suivantes :

Nom du document (formulaire) ;

Code de l'entreprise;

Date de préparation ;

Compteurs (en termes quantitatifs et de coût) ;

Noms des fonctionnaires responsables de la commission
transaction commerciale et l'exactitude de son exécution ;

Signatures personnelles et leur décodage.

Des détails supplémentaires peuvent également être inclus. Les documents sont établis au moment de l'opération, et si cela n'est pas possible, immédiatement après la fin de l'opération.

Pour recevoir les marchandises et les conteneurs des fournisseurs, un représentant de l'entreprise (transitaire) reçoit une procuration (formulaire n° 2).

Toutes les procurations sont enregistrées au moment de leur délivrance dans un journal spécial. Une procuration est délivrée uniquement par un comptable à une personne spécifique, indiquant la durée de validité et le nom des actifs attendus. La procuration nécessite la signature du transitaire, qui doit être certifiée par les signatures du comptable et du gérant avec l'empreinte de l'entreprise. Avec une procuration, un représentant de l'entreprise peut recevoir les marchandises directement du fournisseur avec la délivrance des documents d'expédition en même temps.

Les principaux documents sur la base desquels les marchandises sont reçues sont les factures, les lettres de voiture et les actes commerciaux et d'achat. Les factures sont émises lors de la livraison des marchandises par route ; dans les autres cas, les factures sont émises. Les factures sont enregistrées dans le livre des ventes et dans le livre des achats.

Les factures sont établies par la société fournisseur au nom de la société acheteuse en deux exemplaires dont le premier, au plus tard dix jours à compter de la date d'expédition des marchandises ou de paiement anticipé (paiement anticipé), est remis par le fournisseur à l'entreprise fournisseur. acheteur et donne droit à compensation (remboursement)

montants de la taxe sur la valeur ajoutée. Le deuxième exemplaire de la facture reste chez le fournisseur pour être reflété dans le livret de vente. La facture doit indiquer :

Numéro de série de la facture ;

Nom et numéro d'enregistrement du fournisseur de marchandises ;

Nom du destinataire des marchandises ;

Coût (prix) des marchandises ;

Montant de la TVA;

Date à laquelle la facture a été fournie.

Aucun ratage ni tache n'est autorisé sur la facture. Les corrections sont certifiées par la signature du gérant et le sceau de l'entreprise fournisseur, indiquant la date de correction.

Les factures reçues et émises sont conservées séparément dans le registre des factures pendant cinq ans à compter de la date de leur réception. Ils doivent être classés et numérotés.

Les acheteurs de marchandises tiennent un journal des factures reçues des fournisseurs et un carnet d'achat. Le livre des achats est destiné à l'enregistrement des factures en vue de déterminer les montants de la taxe sur la valeur ajoutée. Les factures présentées par les fournisseurs font l'objet d'une inscription dans le carnet d'achat par ordre chronologique au fur et à mesure du paiement et de la comptabilisation des marchandises achetées. Le livret d'achat doit être lacé, ses pages numérotées et cachetées. Le contrôle de l'exactitude de la tenue du livre est effectué par le chef d'entreprise ou une personne habilitée.

Le livret d'achat est conservé par l'acheteur pendant cinq ans révolus à compter de la dernière inscription.

La mise en œuvre réussie des activités commerciales dépend en grande partie de l'exécution dans les délais du contrat par les parties. Par conséquent, une partie importante du travail commercial est l'organisation du suivi quotidien de l'exécution des contrats et de l'avancement de la livraison des marchandises. Cela nous permet de garantir la livraison ponctuelle et ininterrompue de marchandises dans un assortiment convenu, de qualité appropriée et dans la quantité prescrite.

L'exécution du contrat de fourniture de marchandises est contrôlée par le volume total, la gamme élargie, le délai de livraison, la qualité et l'exhaustivité des marchandises fournies, le respect des conditions de transport et la discipline comptable. Les questions d'organisation de la circulation des conteneurs et des moyens de conditionnement, du respect des conditions d'expédition et de la procédure d'accord sur les prix sont également suivies. Surveiller la disponibilité et la bonne exécution des documents d’accompagnement.

L'exécution des marchés de fournitures s'accompagne de la préparation et de l'exécution d'un grand nombre de documents. Ainsi, la promotion des biens est assurée par différentes unités : entreprises de production, de transport, intermédiaires et commerciales.

Le cahier des charges joint au contrat et faisant partie intégrante de celui-ci indique de manière détaillée la gamme des biens à fournir, leur quantité, leur prix, leur montant et leur délai de livraison. Les marchandises doivent être expédiées conformément aux spécifications.

Les documents certifiant la qualité des marchandises jouent un rôle très important. Les parties, lors de la conclusion d'un accord, doivent déterminer le type de document qui certifiera la qualité de la marchandise. Lors de la fourniture de biens soumis à certification obligatoire, des certificats de conformité doivent être disponibles, qui constituent une garantie certaine de la bonne qualité des biens, de leur sécurité pour l'environnement, la vie et la santé.

Dans le coin supérieur gauche du certificat de conformité, la marque de conformité est apposée sur les produits qui ont réussi la certification et dont la qualité est stable. Le certificat doit avoir un numéro d'enregistrement. Le numéro indique la durée de validité du certificat. Il est suivi du nom de l'organisme de certification, indiquant son adresse et son numéro de téléphone, ainsi que son numéro de téléphone. numéros d'enregistrement selon le registre d'État. Ensuite, le nom, le type, le type, la marque, les spécifications techniques ou tout autre document réglementaire selon lequel le produit est fabriqué, ainsi que les informations selon lesquelles il s'agit d'une « version en série », d'un « lot » ou d'un « produit unique » (dans le dans les deux derniers cas, le numéro est indiqué et la taille du lot ou le numéro du produit). Le numéro de la lettre de voiture, de l'accord, du contrat ou du document qualité du produit est requis. Dans les cas où le lot de marchandises est suffisamment important et qu'il est impossible de faire entrer les noms de toutes les marchandises dans l'espace prévu sur le formulaire de certificat, une annexe lui est remise - une liste des produits couverts par sa validité. Le certificat indique également des informations sur le fabricant ou le vendeur (nom complet, adresse légale, etc.), répertorie les documents réglementaires de conformité avec lesquels des tests ont été effectués avant la délivrance du certificat, les documents qui ont été pris en compte par la certification. organisme lors de la délivrance du certificat (rapports d'essais, certificats vétérinaires, rapports hygiéniques, etc.). Toutes les signatures sur le certificat sont certifiées par le sceau de l'organisme de certification du formulaire établi. Après cela, il est déclaré que « le certificat a force de loi sur tout le territoire de la Fédération de Russie ».

La comptabilité de l'exécution des contrats de fournitures peut être effectuée à l'aide de cartes ou de journaux spéciaux. Sur la base des documents d'accompagnement, ils enregistrent des informations sur l'expédition et la réception effectives des marchandises et identifient les cas de violation des contrats par les fournisseurs. Les informations reçues sur l'avancement de l'exécution des contrats de fourniture permettent au destinataire des marchandises de prendre des mesures en temps opportun pour influencer le fournisseur, y compris le dépôt d'une réclamation.

Plus progressiste et efficace est la comptabilité automatisée de l'exécution des contrats de fourniture de biens utilisant la technologie informatique,

dans le même temps, il est possible de suivre de manière plus détaillée l'exécution des contrats de fourniture, de traiter de gros volumes d'informations commerciales et de les utiliser rapidement dans des activités commerciales.

FORMATION ET PLANIFICATION DES STOCKS

Le succès et le niveau de compétitivité sur le marché dépendent de l'organisation compétente des achats, de l'efficacité de leur mise en œuvre et de la minutie de l'élaboration de la stratégie d'achat. Après tout, si une grande entreprise coordonne l'achat de matières premières pendant six mois, où est la garantie que les accords précédemment conclus avec le fournisseur ne perdront pas de leur pertinence ? Nous vous expliquerons comment organiser correctement les achats et ce que vous ne devriez absolument pas faire dans notre article.

Tu vas apprendre:

• Quelles méthodes d'organisation des achats sont utilisées dans la pratique.
• Comment organiser un service achats.
• Quelles sont les responsabilités d’un spécialiste des achats dans une entreprise ?
• Comment mettre en place un processus d'approvisionnement dans une entreprise.
• Comment soumettre une demande pour organiser un achat.
• Quels principes doivent être suivis lors de l'organisation des achats dans une entreprise.
• Quelles erreurs faut-il éviter lors de l'organisation des achats dans une entreprise.

Quels sont les moyens d’organiser les achats ?

L'organisation des achats est possible selon plusieurs méthodes, le choix de l'une d'elles est influencé par les facteurs suivants :

1. complexité du produit final;
2. composants, matériaux utilisés dans la fabrication ;
3. caractéristiques du produit fabriqué, sa matière ;
4. fréquence des commandes ;
5. taille du lot pour une commande ;
6. volume d'achat ;
7. niveau d'investissements permanents;
8. le service d'approvisionnement concerné, l'organisation de son travail ;
9. les coûts nécessaires à la création et au stockage des stocks.

Passons maintenant à l'examen des options de base pour organiser l'achat de biens, de travaux et de services :

1. Achat de marchandises en un seul lot(achats en gros). L'avantage de cette méthode est qu'elle simplifie le processus de préparation de tous documents nécessaires, il existe certaines garanties de livraison de l'ensemble du lot, le vendeur propose des remises supplémentaires. Dans le même temps, ce qui est également important, le flux de documents associé à la commande est faible. Mais il convient de mentionner les inconvénients. Ceux-ci incluent la nécessité de volumes de stocks importants et de grands espaces d'entrepôt, la lenteur de la rotation des capitaux, qui entraîne un gel des fonds, et la rigidité du facteur prix. Aussi, avec une telle organisation des achats, il convient de noter les pertes importantes subies par le vendeur en raison des dommages causés aux marchandises lors d'un stockage à long terme.
2. Achats réguliers en petites quantités(la commande est livrée en plusieurs petits lots). L'avantage dans ce cas est la rotation du capital plus rapide par rapport à la méthode précédente. Il est également important que le paiement des marchandises soit effectué uniquement après leur arrivée à l'entrepôt. La quantité d'espace de stockage nécessaire est réduite, ce qui se traduit par une réduction du loyer, pour l'entretien des locaux et pour le travail des employés de l'entrepôt. Ce mode d'organisation de l'achat de produits se caractérise par un nombre réduit de documents nécessaires à l'enregistrement des marchandises, car il n'intervient qu'une seule fois.
3. Achats réguliers(quotidien, mensuel) selon fiches de devis. Cette méthode convient à l'achat de produits bon marché utilisés en peu de temps. Afin de suivre la demande, des fiches de devis sont établies régulièrement contenant la liste complète des marchandises, leur volume en entrepôt, ainsi que la quantité nécessaire à la vente. Cette méthode d'approvisionnement se caractérise par une rotation accélérée des capitaux et de petits investissements dans le stockage et l'entreposage, ainsi que par de faibles coûts associés à la détérioration pendant le stockage. Il est également possible de livrer les produits à temps, malgré le manque de personnel supplémentaire, mais il existe également une forte dépendance à l'égard du fournisseur et une comptabilité constante des marchandises est requise. En conséquence, nous nous retrouvons avec des coûts de main d’œuvre considérables, y compris dans le domaine du flux documentaire.
4. Recevoir les marchandises selon les besoins. Dans ce cas, les produits sont fournis en petits lots, mais leur volume n'est déterminé qu'approximativement. La livraison de chaque lot est convenue avec le client, c'est-à-dire que la quantité réellement reçue est payée et non la quantité spécifiée dans le contrat de fourniture. Après l'expiration du contrat, le client n'a pas besoin d'accepter et de payer les expéditions à livrer. L'acheteur n'a pas d'obligation stricte d'acheter une certaine quantité de marchandises, mais il a la possibilité de modifier le contrat de commande. Un autre avantage de cette méthode est la rotation rapide du capital, le flux de documents minimal, puisque le fournisseur et le client sont constamment en contact, et l'absence de besoin d'un grand espace d'entrepôt.
5. Achat de marchandises avec livraison immédiate. Ce type d'organisation et d'approvisionnement ne convient qu'aux biens rarement utilisés. Dans ce cas, les commandes sont immédiatement remises à l'acheteur et transportées sur son territoire depuis les entrepôts des fournisseurs. Les inconvénients dans ce cas seront des coûts de préparation accrus documentation nécessaire, broyage par lots, nécessité de nouer des contacts avec plusieurs fournisseurs à la fois.

Critères d'évaluation d'un fournisseur fiable

Pour s'assurer que la nouvelle contrepartie livrera efficacement et dans les délais, le magazine Commercial Director recommande d'utiliser un système d'évaluation des fournisseurs potentiels basé sur dix indicateurs.

Organisation du service achats : 2 modèles de construction efficaces

Une organisation raisonnable du service des achats est un élément nécessaire au fonctionnement harmonieux et économiquement rationnel de l’entreprise. Il peut être créé à l'aide de deux modèles différents, dont le choix déterminera le sort et le travail futurs du département.

Le choix même du modèle du futur service achats est déterminé par la prévoyance du propriétaire ou du dirigeant de l'entreprise. Comme le montre la pratique, la deuxième option s'avère plus préférable, mais ne nous précipitons pas et analysons les deux méthodes en détail.

1. Le premier modèle d'organisation d'un service achats.

• Formulation du problème. Lors de la première étape de la création d'un département, le directeur général doit formuler une tâche. Il doit déterminer pourquoi il crée un département, c'est-à-dire comprendre combien d'articles il contient, quels fournisseurs, quels groupes de produits sont représentés, quels taux de rotation doivent être atteints grâce au travail. Sur la base de ces indicateurs, il sera possible de déterminer le personnel requis, ainsi que leurs qualifications.
• Qualifications et nombre d'employés. Le service peut être composé de 2 à 5 personnes, le nombre précis dépend de la taille de la liste des fournisseurs de l'entreprise (il peut y en avoir jusqu'à 7 par responsable des achats), il est également important de prendre en compte les spécificités du marchandises et le volume du chiffre d’affaires.

Parlons maintenant du domaine de responsabilité de vos spécialistes impliqués dans l'organisation des achats. Cela comprend le contrôle des livraisons, l'état des stocks dans les entrepôts, les paiements aux fournisseurs, l'exécution des contrats et le traitement des réclamations. Bien entendu, il est préférable d’embaucher des personnes ayant déjà de l’expérience dans ce domaine d’activité. La raison est simple : plus un manager a de contacts et de connexions, plus vite le service fonctionnera à pleine capacité.

Vous pouvez inviter une personne ayant déjà travaillé dans un autre domaine au poste de directeur des achats. Sa tâche principale sera de mettre en œuvre les plans, de surveiller les déficits et les actifs illiquides, les taux de rotation, les ventes dans l'ensemble de l'entreprise et de conclure des contrats. De plus, il devra assurer une gestion stable des ententes, c'est-à-dire, même en l'absence de l'un des gestionnaires, continuer à travailler avec ses clients. Cela signifie que le directeur doit présenter l'état des lieux de chaque contrat.

• Spécifications techniques du service commercial. Le travail des personnes chargées d'organiser les achats ne peut s'effectuer que sur instruction du chef d'entreprise. Ce service est appelé à mettre en œuvre le plan de vente, qui est une tâche technique toute faite, prévue pour une période de temps déterminée et préparée par le directeur commercial sur la base des prévisions de ventes. Idéalement, ce document est rédigé un an à l'avance et comprend une ventilation par trimestres et mois, une division par fabricants, lignes de produits et articles. Les indicateurs fournis par les financiers relatifs à la rentabilité minimale de l'entreprise doivent être pris en compte. Le plan fini est approuvé par le directeur général, après quoi il entre en vigueur. Le directeur des achats, sur la base de ce document, a la possibilité de trouver un fournisseur approprié, de fixer les conditions, le prix des marchandises, mais également de synchroniser les délais de livraison et plan de calendrier ventes
• Motivation monétaire. Cet indicateur est déterminé en fonction du résultat commercial obtenu. Il se forme ainsi :

• partie salariale (environ 40 % du revenu total pour les managers, 55 à 60 % pour le chef de service) ;
• partie bonus (50 % pour les managers, 30 à 35 % pour les managers) ;
• prime administrative (10%).

La deuxième partie de la motivation est liée à trois indicateurs clés :

• Livraison des marchandises à temps. Ce critère peut être facilement évalué et une certaine prime est versée pour son respect. Si la livraison a été effectuée avant ou après l'heure convenue, le responsable et le directeur des achats s'exposeront à une amende.
• Le volume de marchandises non liquides par rapport à l'ensemble de l'inventaire. Plus il est petit, mieux le service achats fonctionne. Pour parvenir à une telle dynamique, il est nécessaire de verser une prime aux salariés impliqués dans l'organisation des achats. Mais le système salarial fonctionne également dans le sens inverse. Ou il existe une autre option : les salaires peuvent être calculés en tenant compte des déficits, mais cette approche n'est pas souhaitable, bien que moins critique, car les déficits sont des pertes de profits, tandis que les actifs illiquides prennent de la place dans l'entrepôt, provoquant ainsi une réduction du fonds de roulement.
• Rotation moyenne des stocks par entrepôt pour la période de référence. Le calcul de cet indicateur n'est pas non plus difficile. Les bonus et les amendes s'accumulent lorsqu'ils augmentent ou diminuent.

L'ensemble de la partie bonus devrait dépendre à hauteur de 50 à 60 % du dernier indicateur, tandis que les actifs illiquides (pénuries) et la livraison à temps représentent à peu près un pourcentage égal dans l'organisation des achats. La partie bonus du salaire du chef de service dépend de la qualité du travail de ses employés et de l'entrepôt, et celle du responsable - de l'exécution de la partie du travail dont il est responsable.

• Date limite pour créer un département. La mise en œuvre de ce programme prend entre 1,5 et 2 mois. Cette période comprend le recrutement du personnel, la formation d'un modèle de gestion et l'établissement d'une coopération avec le service commercial.

Un praticien raconte

Bonus pour le service des achats

Sergueï Makarenko,

Directeur général de la société "Wurth-Rus", Moscou

Le plan de vente doit avant tout influencer la prime de l'acheteur. Cependant, lors du calcul, vous pouvez utiliser un certain nombre d'autres indicateurs. Ainsi, notre société calcule le « coefficient de service », c'est-à-dire le nombre d'articles issus des commandes passées que nous sommes en mesure de satisfaire immédiatement. Il faut que cet indicateur soit au niveau de 96-97 %.

Une fois le travail du service des achats établi, il convient d'introduire une prime annuelle pour le personnel basée sur le bénéfice avant impôts. Personnellement, je pense qu'il n'est pas nécessaire de lier tous les paramètres de travail au salaire, car cela rend son calcul opaque : une personne n'a pas la possibilité, après avoir résolu un problème multifactoriel, de déterminer à l'avance la partie bonus.

Nous offrons aux salariés du service achats un salaire fixe, mais en fonction des résultats du travail sur les contrats les plus complexes, des primes supplémentaires sont attendues. Il ne sert à rien de lier les revenus des spécialistes au volume des biens achetés, car dans une telle combinaison de circonstances, la situation suivante peut se produire : il y aura une offre excédentaire évidente de biens d'un fournisseur, mais vous ne pourrez pas trouver une raison objective à cela. Très probablement, cela indiquera que le responsable est personnellement intéressé par l'achat.

• Acheter auprès de fournisseurs étrangers comme moyen de développer votre entreprise

2. Le deuxième modèle d'organisation du service achats.

Celui-ci inclut tous les éléments mentionnés précédemment, la différence réside dans l'utilisation d'un principe différent pour organiser le travail du département. Si vous préférez travailler selon un schéma plus efficace, il convient dans un premier temps d'introduire une comptabilité interne dans l'entreprise, ainsi que de créer un centre de comptabilité financière distinct basé sur le service des achats.

Dans ce cas, nous parlons de la formation de relations de marché intérieur basées sur le système de gestion budgétaire. Le directeur des achats, exerçant les responsabilités décrites dans la méthode précédente, est titulaire du budget des achats et est le centre de la comptabilité financière. En optimisant la logistique et en signant des contrats plus rentables, des fonds sont économisés, qui peuvent être utilisés aussi bien pour les honoraires d'un spécialiste que pour la rémunération de l'ensemble du département.

Ainsi, la demande entrepreneuriale au sein de l'entreprise au niveau de ses services contribue à un développement commercial plus actif. Il s'avère que tous les salariés sont intéressés à percevoir des primes supplémentaires, et donc au développement de l'entreprise. Un tel système encourage les responsables du service des achats à refuser de participer à des stratagèmes de corruption avec les fournisseurs, courants sur le marché. Bien sûr, de cette façon, vous ne vous débarrasserez pas complètement du problème des pots-de-vin, mais vous réduirez considérablement leur part dans l'organisation des achats.

Dans ce cas, le service achats se rapporte au service commercial en tant qu'organisme externe auprès duquel la commande est passée, mais des relations intra-entreprise sont entretenues entre eux. Cette méthode, ainsi que la première option, utilise une rentabilité différente pour chaque département avec des résultat financier. Cette dernière est officiellement répartie sur la base du tarif adopté par l'entreprise. Une partie des fonds va au propriétaire à titre d'impôt interne, puisqu'il fournit sa marque aux employés afin qu'ils l'utilisent pour générer des revenus. L'impôt fait référence à l'argent qu'il reçoit sous forme de dividendes ou de fonds pour le développement de l'entreprise.

Le modèle d'organisation des achats décrit s'inscrit dans un système de gestion budgétaire utilisant des unités commerciales. Si vous appliquez dans un premier temps ce schéma particulier, vous pourrez amener le service achats au niveau de travail le plus efficace. Soit dit en passant, cette affirmation sera vraie pour les autres divisions de l'organisation. En pratique, la création d’un tel modèle prend 8 à 18 mois. Le principal problème réside dans travail psychologique, parce que vous devez transformer vos collaborateurs en hommes d'affaires totalement individuels, vos associés. Tout le monde ne peut pas assumer un tel rôle, alors l'équipe s'en va.

Un praticien raconte

Quand chaque commande est habilitée à fonctionner de manière indépendante

Sergueï Miroshnichenko,

Directeur général de Srednevolzhskaya Gas Company LLC, Samara

Notre société de services appartient à la structure des monopoles naturels. Autrement dit, il ne dispose pas de services d'achat et de vente au sens habituel du terme. La hiérarchie est structurée comme suit : le directeur général de l'entreprise est subordonné à ses adjoints, chefs des services structurels et des succursales. De plus, toutes les commandes sont caractérisées par un haut niveau indépendance, dans laquelle ils ont nécessairement leur propre plan de travail, budget, réglementation et rémunération du travail.

Le but de tous les achats est de fournir les ressources matérielles nécessaires à la reconstruction, ainsi qu'à la construction des réseaux. Comme le montrent les statistiques internes, environ 90 % des matériaux, soit environ 30 groupes de produits, sont achetés par UPTK en tant que société mère. Le département rapporte au Directeur Général pour les questions commerciales. Ces dernières années, l'entreprise a réussi à développer des relations avec des fournisseurs fiables et à former avec eux un système de coopération assez stable. C'est pourquoi il n'est pas pertinent pour nous de séparer structure générale service des achats de l'entreprise et création du poste de son responsable.

La sélection des fournisseurs est effectuée par les employés de l'UPTK et le personnel du service des appels d'offres, travaillant sous la supervision du premier adjoint. directeur général. Après avoir accompli cette tâche, le service des appels d'offres vérifie l'exactitude des procédures de passation des marchés et sélectionne les fournisseurs sur la base d'un concours ou d'une demande de devis. Il prend également la décision en matière de passation des marchés, qui est confirmée par le protocole. Cette dernière procédure est particulièrement pertinente lors de la signature de contrats pour des montants importants. S'il est nécessaire d'acheter un produit unique, ils se tournent généralement vers un fournisseur spécifique, car dans ce cas la qualité du produit joue un rôle clé. Les divisions envoient des demandes à la direction, qui, à son tour, assure l'approvisionnement en marchandises de l'entrepôt central.

• Gestion des achats d'entreprise : comment économiser 10 % de votre budget

Quel rôle joue un spécialiste des achats dans une entreprise ?

Les fonctions d'un spécialiste des achats comprennent la fourniture à l'entreprise des marchandises nécessaires, l'analyse du marché, la recherche de fournisseurs et le suivi de leurs actions, la résolution des problèmes liés aux douanes et au transport.

La liste précise des responsabilités d’un responsable des achats est déterminée en fonction du domaine d’activité de l’entreprise. Le spécialiste doit suivre le plan aussi précisément que possible, si possible, pré-calculer et déterminer avec précision le niveau des ventes de tous les produits.

S'il est nécessaire d'acheter exclusivement des vêtements, des meubles, des parfums et d'autres choses, la fonction du fournisseur sera alors quelque peu différente. Il devra trouver des marchandises dans des volumes tels qu'elles pourront être vendues dans les plus brefs délais.

Parmi les gestionnaires impliqués dans l'organisation des achats, il existe des professionnels qui possèdent des compétences uniques en matière d'interaction productive avec les gens et la capacité d'atteindre leurs objectifs en toutes circonstances. En travaillant avec de tels spécialistes, vous pouvez être sûr que vous ne disposerez que des meilleurs fournisseurs, prêts à proposer un excellent produit au prix le plus bas, en plusieurs versements et avec la possibilité de restituer ce qui n'a pas pu être vendu.

Parmi les tâches d'un responsable des achats, il convient de souligner les principales, à savoir : créer une stratégie générale d'achat, déterminer le ratio idéal entre les biens achetés et vendus. De plus, ce spécialiste doit s'assurer que le produit vendu répond aux exigences et aux souhaits du client et qu'il est donc vendu rapidement et de manière rentable.

Aujourd'hui, le marché du travail peut offrir de nombreux postes vacants pour le personnel dans le domaine de l'approvisionnement et des achats. En règle générale, la fonctionnalité des spécialistes présente des différences, qui se reflètent dans le titre du poste. Par exemple, vous pouvez rencontrer des postes vacants tels que responsable de catégorie, chef de ligne de produits, chef de produit, responsable des achats, responsable des approvisionnements. Souvent, le titre ne reflète pas l'étendue réelle des responsabilités, c'est pourquoi le curriculum vitae des candidats ne correspond pas au poste choisi et l'employeur perçoit leurs qualifications comme inférieures à celles qui existent réellement. Et les responsables du recrutement doivent consacrer plus de temps et de travail à trouver des employés potentiels.

Presque toujours, un spécialiste impliqué dans l'organisation des achats dans les entreprises est directement impliqué dans le calcul des normes d'inventaire, est chargé de rechercher et d'établir des contacts avec les fournisseurs, surveille la livraison et le stockage des matières premières et influence la croissance des investissements dans la base matérielle et technique. .

Les grandes sociétés commerciales confèrent de larges pouvoirs au personnel de leur service d'approvisionnement : ces personnes sont des chefs de catégorie, des chefs de produits et des chefs de marque. En plus des étapes d’approvisionnement ci-dessus, ils sont également responsables de la politique d’assortiment, du chiffre d’affaires et des prix de l’entreprise.

Listons les compétences de base d'un employé impliqué dans l'organisation des achats. Ceux-ci inclus:

1. capacité à établir des relations avec des collègues et à négocier avec compétence avec les clients ;
2. compréhension du marché;
3. possession d'informations concernant les caractéristiques techniques.

Tout ce qui précède constitue la base sur laquelle un spécialiste développera ses activités dans une nouvelle entreprise et sera en mesure d'effectuer son travail à un excellent niveau.

Pour obtenir des résultats décents, il ne suffit pas qu’un responsable des achats possède de grandes connaissances. Il est également important pour lui d'être capable et toujours prêt à assumer la responsabilité de ce qui se passe.

Ce spécialiste a les responsabilités professionnelles suivantes :

• Tenir à jour avec compétence la documentation de travail et les rapports.
• Suivi des règlements mutuels.
• Création des conditions d'approvisionnement les plus favorables par le biais de négociations.
• Planification des volumes d'achats.
• Contrôle de la capacité des entrepôts.
• Compilation et mise à jour constante de l'assortiment.
• Contrôler les approvisionnements.
• Interaction avec les clients, expansion continue de la clientèle.
• Négocier pour obtenir les prix les plus avantageux pour l'entreprise.
• Mise en œuvre des appels d'offres.

Cependant, il convient de comprendre que cette liste peut présenter des différences significatives selon les entreprises. Plus précisément, les fonctions d'un spécialiste des achats comprennent :

• Sélection de nouvelles contreparties.
• Fourniture de nouveaux types de biens à l'entreprise.
• Analyse des caractéristiques des clients, y compris probables.
• Suivi des délais de livraison.

Comment bien organiser le processus d'approvisionnement

L'étape la plus difficile du système de fourniture de ressources est considérée comme l'achat de biens par une entreprise (organisation commerciale). Mais il est possible de réduire considérablement le coût de maintien des stocks de matériaux en garantissant la disponibilité des matériaux pour le processus de production ou de commercialisation. A cet effet, une partie des achats de stocks et de matériels est réalisée de manière ciblée (selon les besoins), et l'autre partie est destinée à reconstituer les stocks pouvant être rapidement utilisés. De cette façon, il est possible d’éviter les problèmes en cas de retard de livraison. DANS vue générale Le schéma ressemble à ceci : nous en avons besoin – nous le prenons à l’entrepôt – nous l’achetons – nous comblons les lacunes.

Le maillon faible du travail des entreprises est traditionnellement l’acquisition de biens, de travaux et de services. Arrêtons-nous en détail sur la question de l'organisation de l'achat de biens.

Ils peuvent être achetés avec retard pour des raisons objectives ; parfois l'achat d'objets individuels s'avère totalement impossible. Cela se produit si, par exemple, un produit est interrompu. Et pour les spécialistes responsables des achats, les raisons ci-dessus s'avèrent être une excuse même dans des situations où les problèmes sont associés à des facteurs complètement différents et plus simples, parmi lesquels la négligence.

Il est important d’essayer de réduire ces risques. Pour cela il vaut mieux en cours d'écriture systématiser l'ensemble du processus d'achat de biens et, si possible, le simplifier et l'automatiser. Une bonne option fournira, sur une base recommandée ou obligatoire, aux artistes interprètes ou exécutants un ensemble de règles spécifiques et formulera un système d'inspection efficace.

Soulignons les principales composantes du processus d'achat de biens, considérons sa réglementation simplifiée, car il est toujours plus facile de le gérer de manière cohérente en parties séparées plutôt que d'essayer de tout gérer en même temps.

La plupart des actions incluses dans le processus d'organisation de l'approvisionnement des articles en stock sont du même type, notamment :

1. Calcul du besoin en stocks et en matériaux pour soutenir la production ou certains travaux (par exemple, réparations auto-effectuées).
2. Formation du besoin d'achat général de stocks (marchandises, matières premières, fournitures, équipements) pour chaque client séparément. Dans les entreprises industrielles, ce rôle appartient généralement à leurs départements, même si dans un sens plus large, plus courant dans le secteur commercial, les besoins des clients externes peuvent être satisfaits.
3. Planification globale des approvisionnements (achats) pour l'entreprise.
4. Recherche de fournisseurs, tenue d'appels d'offres.
5. Livraison des marchandises et matériels (enregistrement, suivi du respect des conditions de livraison, capitalisation).
6. Contrôle de la qualité des marchandises reçues : commission à la réception ou lors d'un contrôle complémentaire, d'essais, de certification. Tout cela est réalisé par l'entreprise de manière indépendante ou avec l'aide d'organismes externes.

Imaginons que l'achat de biens soit terminé, mais que le processus d'approvisionnement ne soit pas terminé. Il faut désormais organiser la livraison de la marchandise jusqu'au destinataire final (par exemple, d'un entrepôt à un magasin, puis la remettre au contremaître (contremaître) chargé des travaux). Nous vous conseillons d'informer les clients sur le produit reçu, de vérifier la rapidité de réception, de livraison et l'efficacité d'utilisation.

Généralement, les étapes du processus d'organisation des achats que nous avons nommé sont exécutées dans un ordre séquentiel. Il faut comprendre qu'une panne peut survenir sur chacun d'eux. Ainsi, si des difficultés surviennent lors de la livraison, la question se pose de trouver un autre fournisseur. Il est important de se rappeler qu'à tout moment, vous avez la possibilité de faire face à une situation imprévue, par exemple un accident. Autrement dit, il est nécessaire d'être prêt à apporter des modifications aux plans d'approvisionnement, de livraison, de recherche d'un fournisseur en cas d'urgence et d'effectuer des achats imprévus de biens et de matériaux.

Toutes les étapes ci-dessus jouent leur propre rôle dans système commun, ils ont donc un certain nombre de fonctionnalités. Nous vous conseillons d'automatiser chacun d'eux de cette manière, afin que l'ensemble du processus d'approvisionnement existe comme un tout.

Comment déposer une demande d’organisation d’achat en entreprise ?

Lorsque la plupart des biens et matériaux nécessaires à l'entreprise (matières premières, matériaux de fabrication, réalisation des travaux) manquent, il faut les acheter. Lors de la planification de leur besoin (lors de la passation de commandes), mettez en évidence ces matériaux, en indiquant l'achat comme source d'approvisionnement. Celui-ci sera ensuite intégré à la demande selon laquelle l'acquisition est planifiée et réalisée.

Avantages du traitement séparé des commandes et des demandes :

• Un avantage managérial absolu, car il y a une compréhension du but de l'achat de certains biens et matériaux.
• La capacité d'éviter des charges excessives lors de la planification des achats trimestrielle (mensuelle). Dans cette situation, les entrepreneurs déterminent constamment le besoin en matériaux achetés, non seulement une fois par période, mais déjà lors de la passation des commandes.
• Contrôle simplifié des finances allouées à la procédure pour chaque service client (centre de responsabilité financière).
• Réduire les coûts de main-d'œuvre nécessaires à la préparation, à la vérification et à l'approbation des demandes d'achat.

De plus, la demande d'achat est extrêmement importante pour mesurer le niveau d'efficacité de l'organisation des achats, il est nécessaire de comparer le plan avec la réalité. Le client, c'est-à-dire le service qui a soumis la demande correspondante, peut contrôler de manière indépendante le respect des exigences. Le moindre avantage peut être tiré du contrôle des consommateurs sur leurs achats. Le fournisseur doit fournir à cette personne des informations sur les problèmes rencontrés dans le processus afin qu'elle puisse évaluer objectivement la situation.

Si nous parlons de structure organisationnelle entreprises, puis les demandes d'achat sont soumises par les services qui jouent le rôle de clients.

8 principes les plus importants pour organiser les achats électroniques

1. Aucune barrière pour les fournisseurs.

Essayez de neutraliser tous les facteurs qui affectent négativement le nombre de fournisseurs. Ceux-ci peuvent inclure des délais déraisonnablement raccourcis alloués aux procédures, à la sélection préliminaire des candidats, aux garanties, aux garanties bancaires, à la signature électronique, à une énorme liste de documents constitutifs, etc.

2. Mener des appels d'offres en deux étapes sur des positions complexes et coûteuses.

Un tel appel d'offres comprend un concours ouvert, c'est-à-dire un ensemble de propositions, suivi d'une enchère déclassée parmi les participants ayant franchi la première étape, sélectionnés par vos spécialistes techniques. Si nous parlons de matériaux standards, un appel d'offres en une étape avec un prix minimum ouvert est requis, ce qui est en fait un analogue d'une vente aux enchères à prix réduit.

3. Ouverture totale.

Évitez les concours fermés où seul un petit nombre de candidats est invité, même si des membres « expérimentés » de votre équipe insistent sur le contraire. Avec l'aide d'une ouverture maximale lors de la première étape, vous créerez les conditions préalables à la réussite de la seconde, c'est-à-dire l'enchère descendante. Une règle simple vous aidera ici : « Toute information accessible à au moins un de vos collaborateurs doit être mise à la disposition de tous. » Assurez-vous que les participants au concours connaissent tout : le prix minimum, les autres participants, le gagnant et son prix. S’il y a plus de trois concurrents, vous réduirez le risque de collusion entre fournisseurs. Comme le montre la pratique, lorsque cette règle était respectée, de telles circonstances désagréables se produisaient plusieurs fois au cours de 3 000 compétitions. Bien entendu, vous pouvez déjà organiser une enchère sous forme fermée, mais elle doit impérativement avoir lieu sur une plateforme de trading électronique. Nous vous recommandons d'abandonner les concours papier obsolètes, car l'ETP vous permet d'effectuer n'importe quel trading.

4. Auto-déclaration.

Considérez comme un axiome que tout participant au concours ayant soumis une proposition technique et commerciale est déjà d'accord avec les conditions prévues et est considéré comme un véritable fournisseur, contribuable, etc. Même s'il gagne en vous trompant, sa ruse se révélera par le service de sécurité dès la signature du contrat ou même avant. Dans ce cas, concluez un accord avec le prochain enchérisseur. Cette approche minimisera le temps nécessaire pour vérifier les concurrents. Et leur nombre peut atteindre 30.

5. Pas de listes « noires ».

Évitez de créer des « listes noires » de fournisseurs lors de l’organisation des achats. Le fait est qu’ils peuvent s’y retrouver en raison d’un manquement minime au respect de la date de livraison. Ce n’est pas critique, cela vaut toujours la peine de donner une seconde chance. Invitez même ceux qui méritent de figurer sur une telle liste à vos concours. Vous pourrez les ignorer plus tard, mais leur simple présence dans la concurrence augmentera la concurrence et vous pourrez économiser davantage.

6. Clôturez toujours les procédures de mise en concurrence en indiquant les véritables raisons, même si ces raisons vous déplaisent.

Si vous avez clôturé le concours avec un gagnant, faites savoir aux autres participants sur quelle base vous l'avez choisi. Si cela s’est produit sans vainqueur, il est important de communiquer la faute. Si vous clôturez la procédure de transfert vers une vente aux enchères, indiquez le prix de départ, la date de la vente aux enchères, les listes des entreprises admises et non admises. De plus, pour ces derniers il est nécessaire d'indiquer les raisons d'une telle décision. De cette façon, vous pouvez augmenter le degré de fidélité des fournisseurs envers votre entreprise. Il est important que les participants non admis à l'étape suivante comprennent la raison de leur perte. Si les réclamations sont raisonnables, vous pouvez compter sur un traitement adéquat de votre entreprise. Et si elles sont faussées, les fournisseurs insatisfaits se mettront sur la défensive. Parfois, un concurrent peut ne pas être autorisé à participer à la vente aux enchères en raison d'une incohérence technique du matériel qu'il a exposé. Une fois informé, il proposera une autre option et la conformité sera confirmée par des spécialistes techniques. En conséquence, ce fournisseur participera à l’enchère et gagnera en proposant le prix le plus bas. Et crois-moi, histoires similaires il y en aura beaucoup.

7. Ne laissez pas vos employés manipuler les fournisseurs, et les fournisseurs cesseront de vous manipuler.

8. Les fournisseurs sont intelligents et ont du mordant.

Votre tâche est de leur offrir la possibilité de présenter leur entreprise, leur solution technique, leur projet aux autres participants. Assurez-vous que personne ici ne dira trop sur lui-même, car il y a toujours un risque que les concurrents interviennent et corrigent. Ainsi, vous pouvez facilement identifier des experts dans votre domaine : des participants autrefois éloquents, mais en fait insuffisamment expérimentés resteront à l'écart. N'oubliez pas que seuls les fabricants, les fournisseurs et les sous-traitants disposent des informations techniques les plus récentes - ils ont juste besoin d'être autorisés à s'exprimer. En même temps, il n'est pas du tout nécessaire d'inviter tout le monde dans la salle de réunion. Seuls vos proches peuvent venir en personne ; donnez aux autres la possibilité de participer à une conférence en ligne. Mais ces réunions techniques ne sont pas le lieu idéal pour discuter des prix et des conditions de paiement. Sélectionnez les concurrents techniquement adaptés, puis lancez l'enchère descendante au format électronique, elle vous montrera les meilleurs.

• Présentation efficace : un guide d'action étape par étape

12 erreurs dans l'organisation des services d'achat qui réduisent son efficacité

Erreur 1. Acheter un service en tant qu'interprète technique ordinaire.

Dans ce cas, le service des achats travaille uniquement conformément aux réglementations en vigueur en matière de passation des marchés, conserve la documentation et lutte contre les éventuels abus. En conséquence, le potentiel de croissance des bénéfices existant n’est pas exploité, mais le travail de routine se poursuit.

Les résultats d'une enquête à laquelle ont participé les responsables des achats ont montré que les personnes responsables de l'organisation des achats considèrent que le principal problème est une charge de travail trop élevée. Cela ne nous permet pas de nous engager dans de grands projets de substitution aux importations et d'introduction d'un fonctionnement permanent du système. commerce électronique etc.

N'oubliez jamais que les achats sont un outil dont dispose une entreprise qui augmente sa compétitivité et la qualité des services fournis, offrant la possibilité d'appliquer de nouvelles approches, d'augmenter les économies et de faciliter l'interaction avec les fournisseurs.

Erreur 2. Il n'y a pas de division dans la fonction entre les achats stratégiques et opérationnels.

Il est important de rappeler que les spécialistes des achats sont responsables de toutes les étapes du processus : du dépôt de la demande jusqu'au paiement. Un employé peut trouver des fournisseurs, lancer un appel d'offres, signer un accord pour la fourniture de marchandises et transférer les commandes en cours. Il est logique de séparer les achats stratégiques et opérationnels, vous pourrez alors accorder plus d'attention aux problèmes dans la première direction.

Erreur 3. Les employés du service des achats n'ont pas d'objectifs KPI.

Les achats ont un impact significatif sur la performance financière d'une entreprise, comme l'EBITDA et le bénéfice net. En règle générale, les revenus des spécialistes des achats ne sont pas affectés par les résultats de leurs activités, ou ce lien est formel et difficile à discerner. Pour cette raison, les employés sont simplement immergés dans le processus et manquent de motivation pour travailler pour obtenir des résultats brillants.

Erreur 4 : La fonction achats est considérée comme le centre de coûts de l’entreprise.

Parfois, tout en réduisant les coûts, la direction fixe les salaires du service des achats en dessous du niveau du marché et économise également sur le nombre d'employés. En conséquence, les travailleurs non motivés sont contraints d’exercer des fonctions qui nécessitent une réflexion stratégique et des compétences analytiques. Ils ne peuvent pas obtenir de résultats sérieux en menant des projets uniquement pour gagner un revenu stable.

Erreur 5. La responsabilité entre le service des achats et les autres services est vague et non formalisée.

Non fourni aux départements guide détaillé dans une situation où il est nécessaire d'organiser l'achat de biens et de services. Autrement dit, les employés n'ont aucune idée de qui est responsable de quoi, ni de l'ordre des actions à suivre. Dans ce cas, ils s’appuient sur la pratique développée au fil des années de travail de l’entreprise et sur leurs propres habitudes.

Erreur 6. D'autres départements effectuent des achats à leur propre discrétion.

Dans certains cas, la charge de travail dans le domaine principal ou d'autres facteurs deviennent la raison pour laquelle le service des achats ne participe pas à la recherche, à la sélection et à l'approbation du fournisseur. Il en résulte une forte probabilité d’augmentation des coûts.

Quelle est la raison? Ici, les actions de l’initiateur ne sont pas contrôlées, c’est-à-dire qu’il a la possibilité de dépenser le budget de l’entreprise à sa discrétion. Il ne dispose pas de suffisamment de temps et, surtout, des compétences professionnelles nécessaires pour sélectionner le fournisseur le plus adapté à tous égards.

Il arrive que le service achats participe à des projets informatiques, marketing et logistiques déjà au stade de l'approbation des résultats d'un appel d'offres ou de la signature d'un contrat. Ce scénario doit être considéré comme erroné : seul le service achats peut contribuer à l'élaboration des spécifications techniques, à la décomposition des coûts selon les composantes du projet (coût de la marchandise, livraison, stockage, possession) et à réduire les investissements dans chacune d'entre elles.

Même si les collaborateurs du service achats ne sont pas experts dans le domaine du projet en cours de discussion, impliquez-les dans la sélection d'un fournisseur et la préparation des documents. De cette façon, vous améliorerez la qualité des décisions prises et le niveau de contrôle des coûts.

Erreur 7. Faibles qualifications des employés du service achats, faible expertise dans les catégories d'achats.

Les travailleurs impliqués dans les achats pour les organisations commerciales ont recours à des solutions modèles et utilisent la « force brute » lors de la sélection des fournisseurs et de l'établissement de contacts avec eux. Ces employés peuvent retarder le paiement, obliger le fournisseur à réduire les prix des marchandises, menaçant de supprimer des volumes. Il ne peut être question d'une approche créative du travail ou du développement de solutions gagnant-gagnant.

Autre inconvénient : vos collaborateurs ne connaissent pas les subtilités du marché des biens, des services ou des fournisseurs achetés. Cela peut constituer une lacune critique lors de l’achat de services dans le domaine du marketing, du conseil informatique et de l’externalisation.

Erreur 8. Les achats ne jouent pas un rôle significatif dans le développement de l'entreprise.

Les indicateurs finaux de l'entreprise sont obtenus en utilisant la hiérarchie de fonctions suivante en fonction de leur importance :

1. Ventes, marketing, production, logistique.
2. Finances, RH, informatique.
3. Approvisionnement.

Les achats arrivant en dernière position sur cette liste, vous ne verrez pas souvent les chefs des départements concernés au sein du comité de direction ou du conseil d'administration. Ainsi, le service sous leur contrôle a une influence minime sur la stratégie globale de l'entreprise, malgré le fait que les résultats de ses travaux ont un lien direct avec d'autres indicateurs financiers. Les responsables des achats jouent le rôle de spécialistes du document, et les règles du jeu sont déterminées par les initiateurs de la transaction.

Ces derniers peuvent mener le processus eux-mêmes, en expliquant cela par l'urgence, la complexité, le manque d'autres options et la criticité de la situation actuelle, alors que le service des achats est confronté à un fait : pour créer l'apparence du respect des règles. , il suffit de signer sur la feuille d'approbation du contrat. Soulignons que la procédure n'est pas effectivement suivie.

Mais parfois la situation inverse se produit.

Erreur 9. Les services achats sont des monopoles internes.

La direction peut exiger des initiateurs qu'ils s'adressent au service compétent pour organiser les achats, même si ses employés commettent de nombreuses erreurs, commettent des lacunes et que leurs prestations sont généralement de faible niveau.

Puisque le consommateur interne viendra de toute façon au service, ses spécialistes n'ont pas la motivation de se battre pour des résultats et un niveau de service décent pour leurs clients (c'est le service production, informatique, marketing, administratif).

Erreur 10. Le service des achats utilise rarement des outils d'automatisation des achats.

Comme le montre le rapport Gartner de 2015 (« Strategic Sourcing Solutions Overview »), le marché d’outils tels que l’e-sourcing (optimisation du processus de sélection des fournisseurs), la gestion des contrats et la gestion de la base de fournisseurs se développe activement dans le monde entier. Alors que dans notre pays, ils n'ont pas encore gagné en popularité.

Mais en Russie, l'électronique locale plateformes de trading, qui est dans une certaine mesure liée aux normes législatives sur les marchés publics, qui constituent la plupart marché.

En l’absence d’outils informatiques modernes, il est impossible d’assurer la transparence des coûts d’adoption décisions stratégiques aucune analyse n'est effectuée. Pour cette raison, l'entreprise ne parvient pas à réaliser des dizaines de pour cent d'économies possibles : lors de l'organisation des achats, elle dépense 20 à 40 % de ressources humaines en plus.

Erreur 11. La fonction financière contrôle les initiateurs de l'exécution du budget.

Les spécialistes des achats ne participent pas à l'élaboration du budget. Idéalement, les achats vous permettent de les préparer avec plus de précision et de fixer des objectifs réalistes en matière d'économies, de service et de fonds de roulement. Tout cela a un effet positif sur la rentabilité de l'entreprise.

Erreur 12. Le service des achats passe trop de temps à coordonner les résultats du concours et des contrats.

Il existe des entreprises où le nombre d'approbateurs atteint 10 à 12 personnes et dépasse même ce nombre. Et ce fait s’applique aux décisions concernant les catégories de marchés publics aussi bien complexes que simples.

Par conséquent, le service des achats est obligé de fonctionner en mode d'urgence, car c'est le seul moyen de répondre à temps aux exigences des clients internes. Et si des changements surviennent dans la situation du marché, le fournisseur refuse de coopérer dans des conditions préalablement acceptées, alors tout le processus recommence.

Dans ces entreprises, la sélection et l'approbation d'un fournisseur peuvent prendre entre 7 et 9 mois. En conséquence, il souffre processus de fabrication, les coûts de l'entreprise augmentent, la motivation des employés diminue.