Il existe deux principales formes de calendrier de paiement. Mise en place d'un calendrier de paiement

Une gestion efficace des flux de trésorerie d'une entreprise est une condition préalable à son fonctionnement stable. L’un des points importants à cet égard est d’équilibrer les dépenses et les rentrées de fonds au fil du temps. Sans cela, il existe une forte probabilité que des problèmes surviennent lors du paiement des factures des fournisseurs, ce qui conduit finalement à une sous-utilisation des capacités ou au paiement de pénalités.

D'autre part, une comptabilité et une analyse correctes des flux de trésorerie peuvent permettre d'identifier des sources de revenus supplémentaires inexploitées pour une entreprise qui ne sont pas liées aux principaux domaines de ses activités (l'exemple le plus simple est celui des intérêts sur les dépôts à court terme) ; cela est également nécessaire pour une gestion compétente des comptes créditeurs et débiteurs.

Le calendrier de paiement est un moyen de contrôler la liquidité de l’entreprise. Il représente le calendrier des flux de trésorerie à court terme associé à l'ensemble des activités de l'entreprise. Le calendrier de paiement est nécessairement lié aux budgets de l’entreprise et implique le plus souvent des détails quotidiens. Pour utiliser correctement cet outil, l'ensemble du système budgétaire doit d'abord être analysé (particulièrement soigneusement dans la partie) et les centres de responsabilité financière (FRC) doivent être clairement définis.

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Le calendrier de paiement peut être mis en œuvre sous diverses formes, mais la liste des éléments requis reste inchangée :

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• des informations sur les reçus ;
• données d'élimination ;
• données de solde.

Ce sont ces informations qui permettent d'utiliser le calendrier de paiement comme outil d'analyse.

Étapes d'élaboration d'un calendrier de paiement

La procédure d'élaboration d'un calendrier budgétaire peut être divisée en trois étapes principales :

• la budgétisation dans le cadre du BDDS ;
• formation de règles pour effectuer des paiements ;
• automatisation de la procédure d'établissement d'un calendrier de paiement.

Au stade de la création d'un BDDS, la structure budgétaire est élaborée, les volumes et les dates des encaissements et les dépenses nécessaires sont identifiés. Cette procédure est réalisée en étroite coopération avec les représentants du District fédéral central. Il est possible d'utiliser la planification de scénarios. Pour chaque type d'activité, un flux de trésorerie net (NCF) est calculé.

L'un des résultats obligatoires de cette étape est un échéancier équilibré des recettes et des paiements, éliminant l'apparition de « déficits de trésorerie ». Au même stade, il est nécessaire d’identifier les réserves de fonds inutilisés et de prendre une décision sur leur utilisation (en fonction des opportunités disponibles et d’une évaluation des risques des activités de l’entreprise).

Lors de l'élaboration des règles de paiement, il est nécessaire de déterminer avec précision les pouvoirs et compétences des initiateurs de paiement, le mécanisme de dépôt des demandes, leur approbation ou leur rejet. A ce stade, la procédure d'établissement d'un registre des paiements pour la journée et la semaine est réglementée, la liste des éléments « protégés » est fixée, ainsi que la procédure d'approbation des dépenses hors plafond.

En règle générale, l'algorithme de paiement suivant est utilisé :

• dépôt d'une demande correspondante par l'initiateur ;
• vérifier la conformité du paiement avec le calendrier de paiement approuvé (par le chef du centre de services financiers ou du service financier) ;
• coordination des écarts par rapport au budget s'ils surviennent ;
• coordination du paiement avec le service financier ;
• transfert des instructions pour effectuer un paiement au service comptable.

Dans un troisième temps, il est nécessaire d'automatiser le passage des flux d'informations liés à l'établissement du calendrier de paiement, à la réalisation des paiements et à l'encaissement des encaissements. Dans ce cas, il faut étudier les bases de données 1C utilisées, réglementer les formes analytiques internes et les modes d'accès à l'information. Pour des activités à petite échelle, il est possible de se limiter à l’utilisation de la messagerie d’entreprise et d’Excel.

Un exemple de génération d'un calendrier de paiement dans Excel

Pour qu'une entreprise puisse remplir ses obligations financières à temps, il est nécessaire d'éviter les déficits de trésorerie - un manque de fonds nécessaires au financement des dépenses régulières. À partir de la version 3.0.43.152, le programme « 1C : Comptabilité 8 » a introduit un « Calendrier de paiement », qui permet non seulement de faire face aux déficits de trésorerie, mais permet également de gérer rapidement les flux financiers. Le calendrier peut refléter des informations sur les reçus des clients et les paiements prévus aux fournisseurs ; sur les paiements au budget ; sur les retards de paiement ; sur les fonds en transit entre la banque et la caisse (par exemple, lors de l'encaissement) et dont la réception est prévue dans le cadre des accords d'acquisition. La nouvelle fonctionnalité est particulièrement utile pour les petites et moyennes entreprises qui ne disposent pas de service financier ou qui n'ont pas de responsable financier parmi leur personnel.

Nouvelle fonctionnalité de planification des flux financiers

Pour le fonctionnement stable de l'entreprise, il est nécessaire d'effectuer tous les paiements prévus à temps. Pour ce faire, au moment du paiement, il doit y avoir un montant suffisant de fonds à la caisse ou sur les comptes courants de l'organisme. Une situation dans laquelle il y a une pénurie temporaire de liquidités est appelée un déficit de trésorerie. Dans le programme 1C : Comptabilité 8, édition 3.0, une nouvelle fonctionnalité est fournie pour éviter les écarts de trésorerie - (Fig. 1).

Riz. 1. Formulaire de calendrier de paiement

Accès à Calendrier de paiement réalisé à l'aide du lien hypertexte du même nom de la rubrique À la tête en groupe Planification. Les paramètres du panneau de commande indiquent l'organisation pour laquelle les informations sur les paiements planifiés sont générées, ainsi que la période de prévision, y compris la date du jour. - il s'agit d'un rapport qui reflète le plan de réception et de dépense des fonds par jour, ainsi que des informations sur les soldes de trésorerie au début et à la fin de chaque journée.

Des valeurs négatives en fin de journée indiquent des déficits de trésorerie. Ils sont surlignés en rouge dans le rapport. Pour éviter les écarts de trésorerie, il faut s'assurer que le montant des paiements ne dépasse pas le montant des recettes, compte tenu du solde en début de journée. En utilisant , le comptable voit où il y a un manque de fonds et peut prendre des mesures en temps opportun pour l'éliminer.

Sections du calendrier de paiement

Rapport dans « 1C : Comptabilité 8 », l'édition 3.0 peut inclure les sections suivantes (si des situations appropriées existent) :

• Paiement des acheteurs;
• Autre fourniture;
• Taxes et frais;
• Paiements aux fournisseurs ;
• Paiements périodiques.

Regardons quelles informations sont affichées dans chaque section.

Paiement des acheteurs

Au chapitre Paiement des acheteurs les paiements planifiés selon les documents du système comptable sont affichés Facture de l'acheteur, Ventes (actes, factures), Prestation de services de production, Transfert de système d'exploitation, Transfert d'actifs incorporels. Nous vous rappelons que la possibilité de préciser les délais de paiement dans ces documents est paramétrée dans les paramètres des fonctionnalités. Afin que l'utilisateur puisse suivre le calendrier des paiements attendus des acheteurs, dans la section L'essentiel est la fonctionnalité sur le marque-page Calculs le drapeau doit être défini Planification des paiements des acheteurs.

Des informations sur les retards de paiement peuvent être obtenues en suivant le lien hypertexte correspondant vers le formulaire assistant Paiement attendu des acheteurs(Fig.2).

Riz. 2. Assistant « Paiement attendu des acheteurs » »

Dans le formulaire assistant, vous pouvez modifier la date d'échéance d'un ou plusieurs documents en les mettant au préalable en surbrillance avec le curseur. Par bouton Modifier les conditions de paiement Un formulaire de saisie d'un nouveau délai de paiement s'ouvre. Vous pouvez également modifier le délai de paiement du document directement dans la colonne Date d'échéance. En sélectionnant des lignes dans la liste, vous pouvez envoyer un email à la contrepartie avec un rappel de paiement. La lettre sera générée automatiquement en cliquant sur le bouton Rappeler.

Autre fourniture

Au chapitre Autre fourniture des informations sont affichées sur les fonds déposés dans les caisses des établissements de crédit, des caisses d'épargne ou des caisses postales pour être crédités sur le compte de l'organisme, mais non encore crédités aux fins prévues (soldes des comptes 57.01 « Virements en transit »). La section affiche également la réception prévue des fonds au titre des contrats d'acquisition (soldes des comptes 57.03 « Ventes par cartes de paiement »).

Taxes et frais

Au chapitre Taxes et frais les tâches de paiement au budget (taxes, frais, primes d'assurance) sont affichées. Les montants des impôts, taxes et cotisations à payer sont calculés en fonction des données de la base d'informations - il s'agit soit de montants d'impôts accumulés, soit de données provenant de déclarations ou de rapports préparés. S'il n'a pas été possible de déterminer le montant du paiement (par exemple, s'il n'y a pas de déclaration ni de frais), alors un tiret s'affiche dans le champ à la place du montant. Pour les paiements au budget, des actions similaires aux tâches correspondantes dans Liste des tâches. En cliquant sur une cellule, un menu s'ouvre dans lequel vous pouvez sélectionner l'action souhaitée - par exemple, Payer ou Renseignez-vous auprès du Service fédéral des impôts. Si le montant du paiement n'est pas déterminé, le programme vous demandera quelle action doit être effectuée - par exemple, préparer une déclaration pour la taxe appropriée.

Paiements aux fournisseurs

Au chapitre Paiements aux fournisseurs les paiements planifiés selon les documents sont affichés Facture du fournisseur, Reçus (actes, factures), Réception de supplément dépenses, Réception des actifs incorporels. En cliquant sur la cellule, le document sur la base duquel le paiement est prévu s'ouvre. Pour que l'utilisateur ait la possibilité d'indiquer les modalités de paiement dans les documents du fournisseur, il est nécessaire dans les paramètres de fonctionnalité du programme sur l'onglet Calculs définir le drapeau Planification des paiements aux fournisseurs.

Les informations sur les retards de paiement sont disponibles via le lien hypertexte approprié. Lorsque vous cliquez dessus, le formulaire assistant s'ouvre Paiement aux fournisseurs, avec lequel vous pouvez générer automatiquement une liste d'ordres de paiement pour payer les fournisseurs. Pour cela, vous devez cocher les cases des lignes pour lesquelles vous souhaitez générer des ordres de paiement. Les documents de paiement sont générés automatiquement à l'aide du bouton Créer des ordres de paiement.

Vers la section comprend les paiements destinés à payer les salaires des employés. En cliquant sur une cellule, un menu s'ouvre dans lequel vous pouvez sélectionner l'action souhaitée, par exemple Payer ou Renseignez-vous auprès du Service fédéral des impôts pour l'impôt sur le revenu des personnes physiques(Fig. 3).

Riz. 3. Sections « Impôts et cotisations » et « Salaires »

Paiements périodiques

Au chapitre Paiements périodiques des informations sur les paiements réguliers sont affichées - par exemple, pour les services publics, les communications, le loyer, Internet, etc. La date de rappel du prochain paiement et la fréquence des rappels peuvent être définies sous la forme d'un ordre de paiement à l'aide d'un lien hypertexte Répéter le paiement ? Les informations sur les retards de paiement sont disponibles via le lien hypertexte approprié.

En forme de Calendrier de paiement vous pouvez ajuster les plans de revenus/dépenses d'argent à l'aide de la commande Reprogrammer à un autre jour. Pour ce faire, vous devez sélectionner la zone contenant les informations de paiement. La commande est également disponible dans le menu contextuel de la cellule de paiement. Le transfert n'est disponible que pour les paiements aux fournisseurs et pour les paiements des clients.

De manière simple et claire fournit des informations sur les flux de trésorerie prévus avec d'éventuels déficits de trésorerie et facilite l'adoption rapide de mesures pour éviter cette situation.

Le résultat de l'optimisation du calendrier de paiement est un plan de trésorerie ordonné (prévision), dans lequel il n'y a pas de déficit de trésorerie.

L'objectif principal de l'élaboration d'un calendrier de paiement est d'établir des délais précis pour la réception des fonds et des paiements de l'entreprise et de les transmettre à des acteurs spécifiques sous la forme de tâches planifiées. Dans cette optique, un calendrier de paiement est parfois défini comme un « plan de paiement basé sur une date exacte ». La forme de calendrier de paiement la plus couramment utilisée dans le processus de planification opérationnelle des flux de trésorerie d'une entreprise consiste à distinguer deux sections :

1) calendrier des paiements à venir ;

2) calendrier des encaissements à venir.

-Élaboration des calendriers de paiement

L'objectif principal de l'élaboration d'un calendrier de paiement est d'établir des délais précis pour la réception des fonds et des paiements de l'entreprise et de les transmettre à des acteurs spécifiques sous la forme de tâches planifiées. Considérons les principaux types de calendrier de paiement dans le système de gestion opérationnelle des flux de trésorerie pour les activités opérationnelles d'une entreprise.

Le calendrier de paiement des impôts est élaboré pour l'entreprise dans son ensemble et ne contient généralement qu'une seule section - « échéancier de paiement des impôts ».

Le calendrier de recouvrement des comptes clients est généralement élaboré pour l'entreprise dans son ensemble. Pour les comptes débiteurs courants, les paiements sont inclus dans le calendrier dans les montants et modalités stipulés par les accords (contrats) pertinents avec les contreparties. Pour les créances en souffrance, ces paiements sont inclus dans ce document de planification sur la base de l'accord préalable des parties.

Le calendrier de paiement des salaires est généralement élaboré dans les entreprises qui utilisent un calendrier de paiement des salaires en plusieurs étapes pour les employés de diverses unités structurelles. Les dates de ces versements sont établies sur la base d'une convention collective de travail ou de contrats de travail individuels, et les montants des versements sont basés sur le tableau des effectifs et le devis correspondant élaboré. Le calendrier de paiement spécifié contient généralement une section - « échéancier de paiement des salaires ».

Le calendrier (budget) de constitution des stocks est généralement élaboré pour les centres de coûts correspondants. Les paiements reflétés dans ce calendrier comprennent généralement le coût des matières premières, des matériaux, des produits semi-finis, des composants achetés, ainsi que les frais de transport et d'assurance pendant le transport. Si les stocks de production en cours de constitution nécessitent des modes de stockage particuliers, alors ce type de calendrier de paiement peut également refléter les coûts de leur stockage. Le calendrier spécifié ne contient qu'une seule section - "échéancier des paiements associés à la constitution des stocks".

Le calendrier (budget) des dépenses de gestion comprend les paiements pour l'achat de fournitures de bureau, de programmes informatiques et de matériel de bureau qui ne font pas partie des actifs non courants ; frais de voyage; les frais postaux et télégraphiques et autres frais liés à la gestion de l'entreprise. Ce type de calendrier de paiement ne contient qu'une seule section - « échéancier de paiement pour la gestion économique générale ». Le montant des versements de ce calendrier est déterminé par le devis correspondant, et les dates de leur mise en œuvre sont déterminées en accord avec les services de gestion concernés.

Le calendrier (budget) des ventes de produits est généralement élaboré pour les centres de revenus ou les centres de profit d'une entreprise. Le calendrier de paiement spécifié contient deux sections : « calendrier de réception des paiements pour les produits vendus » et « calendrier des dépenses assurant la vente des produits ».

Le calendrier (budget) de constitution d'un portefeuille d'investissements financiers à long terme se compose de deux sections - « échéancier des coûts d'acquisition de divers instruments d'investissements financiers à long terme » et « échéancier de réception des dividendes et des intérêts des investissements financiers à long terme. instruments du portefeuille d’investissement. Les indicateurs de la première section dans le cadre de l'estimation globale des coûts sont établis en accord avec les gestionnaires d'investissement concernés, et les indicateurs de la deuxième section sont établis conformément aux modalités d'émission des instruments financiers individuels du portefeuille.

Le calendrier (budget d'investissement) pour la mise en œuvre du programme d'investissement réel est établi pour l'entreprise dans son ensemble, à moins que des investissements à grande échelle ne soient réalisés dans le cadre de projets d'investissement développés séparément. Ce type de plan financier opérationnel contient des indicateurs de deux sections - « calendrier des dépenses en capital » et « calendrier de réception des ressources d'investissement ».

Le calendrier (budget d'investissement) pour la mise en œuvre de projets d'investissement individuels est établi, en règle générale, pour les centres de responsabilité correspondants de l'entreprise (centres d'investissement). Sa structure s'apparente au type de calendrier précédent avec la limitation des flux de trésorerie dans le cadre d'un seul projet d'investissement.

Le calendrier (budget) d'émission d'actions comporte deux variétés - s'il est élaboré avant le début de la vente des actions sur la bourse primaire, il ne comprend qu'une seule rubrique : « Échéancier des versements pour assurer la préparation de l'émission d'actions ». actions"; s'il est élaboré pour la période de vente en cours des actions, il se compose alors de deux sections : « Échéancier de réception des fonds provenant de l'émission d'actions » et « Échéancier des paiements assurant la vente des actions ».

Le calendrier des émissions obligataires (budget) est élaboré périodiquement. Les principes de sa constitution sont les mêmes que la version précédente du plan financier opérationnel.

Le calendrier d'amortissement de la dette principale pour les prêts financiers ne contient qu'une seule section : « Calendrier d'amortissement de la dette principale ». Les indicateurs de ce plan financier opérationnel sont différenciés en fonction de chaque prêt à rembourser. Les montants des paiements et le calendrier de leur exécution sont établis dans le calendrier de paiement conformément aux termes des accords de prêt conclus avec les banques commerciales et autres institutions financières.

Les types de calendrier de paiement répertoriés en tant que forme de document de planification opérationnelle peuvent être complétés en tenant compte du volume et des spécificités des activités économiques de l’entreprise. L'entreprise établit de manière indépendante une liste spécifique de types de calendrier de paiement, en tenant compte des exigences d'efficacité de la gestion des flux de trésorerie.

Aujourd'hui, le principal problème de nombreuses entreprises est la recherche de ressources financières gratuites. Après tout, l'incapacité de les attirer entraîne une baisse de la production, et une diminution du niveau de revenu de la population et de la demande des consommateurs entraîne une réduction des revenus des entreprises et une augmentation des comptes débiteurs.

Planification opérationnelle

En période de ralentissement économique, les conditions d'approvisionnement des entreprises deviennent plus strictes : pour minimiser les risques, les entreprises préfèrent travailler sur la base d'un paiement anticipé. Par conséquent, le manque de liquidités (ci-après dénommé CF) devient le principal problème qu'une entreprise doit résoudre afin d'assurer sa liquidité et sa solvabilité dans une réalité de crise.

Un mécanisme qui vous permet de contrôler les liquidités de l’entreprise et d’utiliser DS de la manière la plus productive possible est le calendrier de paiement.

La planification opérationnelle des flux de trésorerie pour une certaine période est réalisée en établissant un calendrier de paiement dans le cadre du budget de trésorerie (ci-après dénommé le budget de trésorerie) sur la base de l'état actuel des paiements, des contrats conclus, des accords signés et obligations réelles.

D'un point de vue budgétaire, le calendrier de paiement est un système permettant de réserver les fonds du plan. Mais contrairement au BDDS, il s’agit d’un document plus détaillé. Après tout, si avec la planification stratégique peu importe de qui exactement l'argent sera reçu ou à qui l'argent sera payé, alors avec la planification opérationnelle - tout est bien en vue : voici les débiteurs, et voici les créanciers.

Par conséquent, dans le calendrier de paiement, vous pouvez décrire en détail : à qui, quand, de qui, pour quoi et combien doit être payé (reçu).

Le calendrier de paiement est un plan de trésorerie (ci-après dénommé le plan de trésorerie) à court terme (semaine-mois), reflétant tous les types d'activités de l'entreprise (de base, financière, d'investissement), approuvé par la direction dans les limites et les capacités de l'entreprise.

Qui a besoin d’un calendrier de paiement ?

Les informations présentées dans le calendrier de paiement de l'entreprise sont nécessaires aux chefs d'entreprise, aux cadres supérieurs et intermédiaires, aux chefs des centres de responsabilité financière (ci-après dénommés FRC) et aux employés du bloc financier et économique.

D'un point de vue budgétaire, le calendrier de paiement est un système de réservation des fonds du plan

L'éventail des questions relevant de la compétence du directeur financier, l'un des dirigeants les plus importants de l'entreprise, est exceptionnellement large - des tâches de gestion opérationnelle de la trésorerie aux problèmes de développement stratégique de l'entreprise. De plus, dans toute entreprise, la gestion financière est étroitement liée à ses activités principales - production, commerce ou prestation de services, et donc à la gestion des ressources. L'introduction d'un calendrier de paiement réduira les coûts de main-d'œuvre du directeur financier pour contrôler les dépenses des fonds. Si auparavant il devait examiner et signer chaque demande de paiement, alors avec l'introduction d'un calendrier de paiement, lorsque les montants des paiements sont approuvés dans les budgets, et la procédure d'approbation des paiements est formalisée, le contrôle des flux de trésorerie peut être confié au service financier salarié. Le directeur financier n'approuvera qu'un nombre limité de paiements, généralement dépassant la limite, importants ou irréguliers. Par exemple, il suffit de se mettre d'accord une seule fois sur le montant du paiement du loyer des bureaux lors de l'approbation du budget, laissant le contrôle de la procédure de paiement elle-même et du respect des montants avec le budget au financier.

Des processus commerciaux correctement structurés contribuent à minimiser le risque d'abus de la part des employés de l'entreprise en séparant les fonctions de contrôle des paiements et de leur initiation. Par exemple, le chef d'un secteur d'activité accepte toutes les demandes de paiement dans son centre financier et est responsable de l'exécution du budget, et un employé du service financier contrôle le respect des demandes avec les limites budgétaires et la mise en œuvre des procédures réglementaires du système de paiement.

Problèmes qu’un calendrier de paiement vous permettra de résoudre

1. Évitez les déficits de trésorerie et le non-respect des obligations de l’entreprise envers les contreparties. L'objectif principal de la création d'un calendrier de paiement est de lutter contre les déficits de trésorerie, dans lesquels il n'y a pas d'argent dans la caisse ou sur le compte courant. Étant en fait un « calendrier » planifié du flux DDS de l'entreprise, le calendrier de paiement permet de prévoir les écarts de trésorerie et de prendre des mesures à l'avance pour éliminer les situations où il est nécessaire d'effectuer des paiements en l'absence de fonds suffisants sur le compte de l'entreprise. En suivant le principe « qui est prévenu est prévenu », vous pouvez rapidement modifier vos projets de dépenses DS, évitant ainsi un déficit de trésorerie.

Vous pouvez faire des « estimations » préliminaires, modifier les dates de réception et de paiement, les coordonner avec les contreparties - et refléter tout cela directement dans le calendrier de paiement.

2. Ne permettez pas que les fonds soient dépensés au-delà des montants approuvés. Même si une entreprise dispose de beaucoup d’argent, cela ne signifie pas qu’elle peut le dépenser de manière inconsidérée. Les dépenses ne sont autorisées que dans les limites des budgets acceptés. Les situations imprévues qui nécessitent de dépasser le budget sont plutôt des exceptions à la règle générale. Le calendrier de paiement vous permet de contrôler si le paiement respecte le budget.

3. Gérer les liquidités de l'entreprise. L'un des principaux critères d'exactitude des décisions de gestion prises dans le secteur financier est la positivité du flux total de capitaux à un moment donné.

4. Fournissez des informations fiables en ligne. Il est important de recevoir rapidement des informations financières. L'inconvénient du calendrier de paiement implémenté sous Excel est le temps passé à reconstituer le reporting. Le calendrier de paiement doit être intégré au système comptable opérationnel afin qu'une double saisie ne soit pas nécessaire pour obtenir des données fiables.

5. Veiller à ce que les procédures d'acceptation du paiement des dépenses soient correctement suivies. La procédure d'approbation devrait inclure une certaine délégation de responsabilité, en fonction de l'importance d'un paiement particulier.

6. Éliminez autant que possible le facteur humain.

La planification des flux DO suppose la possibilité gestion des liquidités entreprises. L'indicateur de liquidité d'une entreprise prend en compte l'état et la valeur de ses actifs et passifs courants.

Le calendrier de paiement est un plan de trésorerie à court terme, reflétant tous les types d'activités de l'entreprise, approuvé par la direction dans les limites et capacités de l'entreprise.

Les principales composantes de l'actif circulant sont les stocks, les créances et la VA, les passifs courants sont les créditeurs.

Le calendrier de paiement vous permet de gérer les comptes payables et recevables. Cela est particulièrement vrai lorsque le nombre d'acheteurs ou de fournisseurs augmente, car il devient possible de définir clairement les dates de paiement pour la réception en temps opportun des matières premières et des services, garantissant ainsi l'efficacité de l'entreprise et évitant l'apparition de pénalités.

La gestion des DS liées aux stocks pose immédiatement la tâche de gérer la rotation des stocks. Plus cela est rapide, moins il y a de stocks en entrepôt, moins ils coûtent cher à l'entreprise, plus les DS sont utilisés efficacement pour acheter les matières premières, les fournitures et les biens nécessaires à l'activité principale.

Lorsqu'il y a une pénurie d'argent « réel », le travail clair de l'entreprise pour convenir d'un plan de paiement à tous les niveaux de gestion et une priorisation compétente et réfléchie sont particulièrement importants.

Dans la pratique, il arrive souvent que le plan de recettes ne soit pas réalisé, mais que le plan de dépenses du DS soit entièrement réalisé ; par conséquent, le montant total des demandes de paiement dépasse la réception réelle du DS. Pour éviter les déficits de trésorerie, il est conseillé de classer tous les paiements selon leur priorité ou leur importance. Le paiement des articles de priorité la plus élevée est obligatoire, pour les articles de priorité inférieure, sous réserve de conditions supplémentaires. Par exemple, les demandes de paiement des dettes envers les principaux fournisseurs de produits et de taxes sont satisfaites en premier lieu, tandis que les dépenses de formation et de modernisation du matériel de bureau sont financées lorsque le plan de vente est réalisé à au moins 90 %.

À cet égard, l’analyse des paiements dits fixes est très utile : les entreprises ont souvent des dépenses auxquelles elles sont habituées et ne remettent pas en question leur pertinence. Un nouveau regard sur votre structure tarifaire vous aidera à déterminer si ces dépenses sont vraiment nécessaires. L'élaboration d'un plan DDS n'a de sens que lorsque vous pouvez être sûr que tous les paiements nécessaires ont été pris en compte. Le plan est élaboré afin d'éliminer le besoin de financement « soudain » de tout projet « super important ». Il est nécessaire de réfléchir à l'avance aux orientations des dépenses VA ; dans une situation de crise, il convient d'introduire des délais plus stricts pour convenir d'un plan de paiement à tous les niveaux de gestion de l'entreprise.

Quant à l'exécution du plan, la pratique du rapprochement quotidien du solde de trésorerie de DS mérite l'attention, ce qui éliminera d'éventuels abus et donnera aux gestionnaires des informations fiables sur le solde actuel des fonds dans les comptes et la caisse enregistreuse de l'entreprise, qui est nécessaire pour prendre des décisions concernant les paiements courants.

Principes, règles, séquence de formation

Lors de la création d’un système de paiement en espèces, une entreprise doit mettre en évidence deux domaines de travail. D'abord — constitution de plans financiers à moyen terme, éléments DDS et autres analyses (organismes, contrats, contreparties), limitant les paiements DDS. Le résultat est un document - "Calendrier de paiement". Deuxième — description du mouvement des demandes (registres de paiement) dans le contexte des participants au processus, des délais, qui est considéré comme un processus métier de l'entreprise visant à mettre en œuvre le document « Calendrier de paiement » du point de vue de l'interaction entre les services et gestion de l'entreprise, nécessitant une coordination claire et une attention particulière de la part des dirigeants et du personnel exécutif.

Les principales étapes de développement d'un système de calendrier de paiement

1. Formation des données planifiées (ce processus est mis en œuvre dans le cadre de la budgétisation et constitue une étape préparatoire obligatoire, puisque la possibilité de paiement est vérifiée en fonction des données planifiées).

2. Détermination de la liste des analyses (article DDS, contreparties, contrats, source DS), dans le cadre desquelles la possibilité de paiements et d'encaissements sera vérifiée.

3. Construction d'un mécanisme de génération de registres de paiements et de demandes.

4. Description du processus métier « Calendrier de paiement », identification dans son cadre des personnes responsables des procédures et des tâches.

5. Réglementation et documentation du processus commercial « Calendrier de paiement ».

6. Automatisation du processus métier « Calendrier de paiement ».

1. Formation des données planifiées

On suppose que l'entreprise dispose d'une structure financière avec des districts financiers centraux dédiés, que la budgétisation en tant qu'outil de gestion est mise en œuvre et fonctionne. Cette étape constitue la base du calendrier de paiement, car La possibilité de paiement/réception est vérifiée par rapport à certaines données planifiées.

Il est important d'établir un BDDS concernant les flux de trésorerie pour les activités de base, d'investissement et financières, pour lesquelles il est nécessaire de disposer de budgets à la fois pour les activités de base et pour les projets d'investissement. Il est conseillé de désigner une personne responsable de chaque article (c'est-à-dire un employé qui prend des décisions et est responsable des indicateurs prévus et réels, des écarts par rapport au plan réel).

2. Détermination de la liste des analyses

La liste des analyses vous permet de créer un outil pour vérifier la faisabilité des paiements/reçus.

Vous pouvez utiliser les analyses suivantes : CFD, source de DS, contrepartie (destinataire de DS), accord avec la contrepartie (en vertu duquel les paiements seront effectués), élément DDS (en vertu duquel les paiements DS seront effectués), projet (pour quel investissement les paiements seront effectués), priorité de paiement.

Lors de l'identification des analyses dans le système comptable, il est nécessaire de rappeler le principe de faisabilité économique - des exigences excessives pour la liste des analyses rendent le système laborieux et immobile. Par conséquent, vous devez vous concentrer sur la liste qui constitue le minimum nécessaire pour résoudre les problèmes posés par l’entreprise pour le système comptable.

3. Construction d'un mécanisme de génération de registres de paiements et de demandes

Après avoir déterminé les analyses et les détails du paiement, une boîte à outils de paiement/reçu est générée. Le système de gestion financière opérationnelle d'une entreprise, mis en œuvre via le processus métier « Calendrier de paiement », comprend plusieurs participants (employé, service, service), et chacun a besoin d'un outil avec lequel il travaillera dans ce système. Les employés des départements et services soumettent des demandes de paiement/réception de DS, et la direction ou les employés autorisés à prendre des décisions les mettent en œuvre via des registres de demandes. Une demande est un document de demande de reçus ou de paiements de DS, contenant des informations descriptives sur cette opération. L'application reflète tous les analystes approuvés, les détails à l'appui, la priorité, si nécessaire, et un champ pour les commentaires de chaque participant au futur processus de calendrier de paiement.

Le registre des candidatures est une liste de candidatures consolidées selon une certaine caractéristique (date, responsable, source du DS, type d'articles).

Tant la demande que le registre des demandes de paiement de DS doivent contenir une quantité complète et suffisante d'informations pour prendre une décision sur le paiement/la réception d'argent.

4. Description du processus métier « Calendrier de paiement »

Après vérification et approbation du paiement des demandes soumises, il est considéré que le calendrier de paiement en tant que processus commercial est mis en œuvre dans les registres des demandes approuvées.

Ensuite, vous devez répondre aux questions : qui, quoi, quand et dans quel délai. C’est à ce stade que le processus d’élaboration d’un calendrier de paiement est important, qui établit l’ordre d’interaction entre les salariés et détermine donc le résultat de la discipline de paiement de l’entreprise et sa réputation de partenaire consciencieux. Il existe de nombreuses options pour l'interaction des employés dans le processus d'approbation des candidatures, et chaque entreprise développe un système qui lui convient et qui lui convient.

Lors de la conception d'un processus métier, vous devez suivre certains principes :

• suffisance des pouvoirs et des fonctions des participants au processus (cela signifie que chacune des parties coordinatrices et approbatrices a le droit de prendre l'une ou l'autre décision en matière de paiement) ;
• sécurité organisationnelle (tout paiement commercial ou demande de récépissé doit disposer d'un organe unique d'agrément et d'approbation, et aucune unité dont la participation au processus est envisagée ne peut être exclue du cycle de formation du calendrier de paiement) ;
• possibilité de fonction de contrôle (toutes les applications doivent avoir un niveau suffisant de vérification des paiements pour éviter les paiements non autorisés) ;
• dynamisme (le système de paiement en espèces doit disposer d'une procédure d'approbation optimale qui répond aux exigences de la discipline de paiement de l'entreprise (d'une durée généralement de deux à cinq jours), et le processus d'approbation des paiements est optimisé en fonction du travail avec les fournisseurs).

La représentation la plus visuelle d'un processus métier est graphique, sous la forme d'un diagramme (figure).

5. Régulation du processus métier « Calendrier de paiement »

Au stade final, le processus métier de gestion des flux de trésorerie est inscrit dans des documents réglementaires, qui sont approuvés par un arrêté interne et dont l'exécution est obligatoire par tous les services et salariés de l'entreprise. Un document interne définissant les règles de fonctionnement du système de paiement de l'entreprise doit contenir des informations sur la procédure de traitement des demandes de paiement, les délais, les personnes chargées de la coordination et de l'approbation, les devoirs et pouvoirs des salariés ainsi que la séquence d'actions.

6. Automatisation du processus métier « Calendrier de paiement »

Pour maintenir la gestion opérationnelle des flux de trésorerie, l’automatisation des processus opérationnels pertinents sera nécessaire. Le logiciel doit permettre :

• créer des documents comptables électroniques du système de paiement (par exemple, des demandes de paiement ou des registres) ;
• générer les reportings électroniques nécessaires au contrôle de l'exécution des paiements, du respect des réglementations du système de paiement, BDCS (par exemple, le calendrier de paiement) ;
• mettre en œuvre l'accompagnement des procédures de contrôle et d'approbation (budgets, demandes de paiement, etc.).
• différencier les droits d’accès à l’information financière selon les différents niveaux de responsabilité dans l’entreprise.

Certaines entreprises utilisent Excel et d'autres programmes non essentiels pour automatiser les processus métier de gestion des flux de trésorerie, bien que cette méthode présente un certain nombre d'inconvénients : faible efficacité dans la réflexion des informations et la génération de rapports, vulnérabilité aux échecs, problème de double saisie de données et nécessité passer du temps à reconstruire les rapports. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises sont enclines à choisir des logiciels spécialisés.

Le calendrier de paiement dans « 1C : Comptabilité 8 » affiche :

• recettes financières prévues pour les biens vendus, les travaux effectués, les services fournis, etc. ;
• calculs planifiés avec les fournisseurs, paiement des salaires, contributions au budget, etc. ;
• retards de paiement avec les fournisseurs et sous-traitants, les clients, les employés, les autorités réglementaires, etc. ;
• argent en route– envoyé mais non crédité sur le compte du destinataire ;
• soldes des comptes en début et en fin de période.

La date prévue de réception et de dépense des fonds est affichée dans le « Calendrier de paiement » en fonction de la date prévue. La date prévue de réception est établie dans les factures aux clients et les documents de vente de biens, travaux et services. La date prévue de consommation est établie dans les factures des fournisseurs et les documents de réception des biens, travaux et services (Fig. 1-1.1).

Si vous ne précisez pas la date de paiement prévue, les données du document ne seront pas incluses dans le calendrier de paiement.

Figures 1-1.1 - Date de paiement prévue dans les documents primaires

Les données sur les paiements attendus sont affichées dans "Calendrier de paiement" jusqu'au paiement, c'est-à-dire avant la formation et l'exécution du document « Reçu sur le compte courant » ou « Reçu de caisse (à la caisse) », « Radiation du compte courant » ou « Retrait d'espèces (de la caisse) ». En cas de remboursement partiel des obligations, le montant de la dette restante est affiché dans la partie tabulaire du « Calendrier de paiement ».

Pour utiliser la fonction de planification, cochez les cases appropriées dans la section "Fonctionnalité du programme"(Fig.2).

Figure 2 - Mise en place de la planification des paiements

Vous pouvez configurer les conditions de paiement pour les fournisseurs et les acheteurs via la section "Administration" en sous-section "Paramètres comptables"(Fig. 3-3.1). Les délais établis dans les paramètres comptables peuvent être modifiés dans chaque facture ou document spécifique de réception/vente de biens, travaux, services.

Figures 3-3.1 - Définition des conditions de paiement prévues pour les acheteurs et les fournisseurs

L'accès au Calendrier de paiement est assuré via la rubrique "Au directeur" en groupe "Planification"(Fig. 1). Le calendrier de paiement est généré pour une période arbitraire spécifiée en jours. La sélection est disponible à partir du répertoire « Organisations ». Chaque section est mise en évidence dans une couleur correspondante, ce qui facilite l'utilisation de la partie tabulaire du rapport.

Figure 4 - Formulaire de calendrier de paiement

Pour obtenir des informations sur les soldes de trésorerie dans le cadre des comptes de trésorerie et hors caisse d'une entreprise, vous devez suivre le lien hypertexte "Le reste de l'argent". Lorsque vous partez, le formulaire s'ouvre "Soldes de trésorerie" pour la date du jour (Fig. 5), qui affiche des informations dans le contexte des comptes de trésorerie, leur placement et leurs devises.

Figure 5 - Affichage des soldes de trésorerie

Le calendrier de paiement en 1C : Comptabilité 8 édition 3.0 comprend les sections suivantes :

Paiement des acheteurs

La section affiche des informations sur les encaissements attendus (CA). La source d'information est constituée des documents système :

• facture à l'acheteur ;
• ventes (actes, factures) ;
• fourniture de services de production;
• transfert d'immobilisations;
• transfert d'actifs incorporels.

Les dettes au début de la période de constitution du « Calendrier de paiement » sont affichées dans les soldes (Fig. 6).

Figure 6 - Informations sur la dette et les revenus prévus issus des règlements mutuels avec les clients

Vous pouvez détailler les informations sur les paiements clients en retard et planifiés en accédant au formulaire « Paiement attendu des clients » (Fig. 7).

Figure 7 - Affichage du paiement attendu des acheteurs

Note! Si une chaîne de documents a été reflétée pour une transaction commerciale, par exemple Facture à l'acheteur - Ventes (actes, factures), avec des données différentes ou identiques, alors lors de la génération du formulaire « Paiement attendu des acheteurs », le montant sera reflété plusieurs fois selon différents documents. Dans ce cas, dans le « Calendrier de paiement » lui-même, le montant sera reflété en fonction des informations du premier document de la chaîne.

Par exemple, pour la contrepartie «BAR Dionysus», 2 documents ont été saisis dans le programme :

1. Facture à l'acheteur d'un montant de 102 500,00 RUB, échéance 28/06/17.
2. Ventes (actes, factures) d'un montant de 99 000,00 roubles, date limite de paiement 29/06/17.

Dans le « Calendrier de paiement », les informations sont reflétées sur le document Facture à l'acheteur 102 500 RUB. (puisque c'est le premier de la chaîne). Dans le même temps, dans le formulaire « Paiement attendu des clients » (le formulaire est appelé à partir du calendrier de paiement), les deux montants sont reflétés (102 500 roubles et 99 000 roubles) selon deux documents et avec des dates différentes.

Dans le formulaire, vous pouvez modifier les conditions de paiement de la contrepartie. Pour ce faire, vous devez sélectionner la contrepartie dans la section tableau et cliquer sur "Modifier la date d'échéance du paiement". Après avoir modifié la date limite, cliquez sur le bouton « OK » et mettez à jour le formulaire.

Double-cliquez sur une ligne "Paiement attendu des acheteurs" ouvre le document de base pour l'afficher et le modifier.

En forme de "Paiement attendu de l'acheteur" Pour informer la contrepartie d'un retard de paiement, utilisez le bouton « Rappeler ». Un clic sur ce bouton crée une lettre à la contrepartie avec un rappel de paiement.

Autre fourniture

La section affiche des informations sur les fonds en transit, les transferts et les ventes via les cartes de paiement (Fig. 8). La source d'information est les documents suivants :

• PKO et RKO avec type de document "Collection".
• Débit d'un compte courant avec vue "Autre radiation". Compte comptable 57.22 ou 57.02.
• "Rapport sur les ventes au détail" avec pour point de vue « Paiement des marchandises vendues par carte de paiement dans un point de vente automatisé (détail) ».

Figure 8 - Affichage des autres revenus

Taxes et frais

La section comprend les paiements au budget. La source d'information est constituée des tâches de paiement des impôts de "Liste de tâches":

• les impôts ;
• frais;
• les primes d'assurance;

Les tâches sont créées automatiquement dans le système en fonction des taxes accumulées, des déclarations et des rapports préparés (Fig. 9).

Figure 9 - Affichage des informations sur les impôts et les cotisations

Les délais de paiement des impôts et cotisations sont affichés conformément aux dispositions de la législation en vigueur.

Note! Le Calendrier de paiement affiche le montant total de la dette fiscale dans le solde cumulé (en retard + prévu).

Figure 10 - Affichage d'une liste de tâches et de leur statut

Si les montants du paiement ne sont pas déterminés, alors le signe « – » est affiché dans la partie tabulaire. Dans ce cas, la cellule contient une indication de ce qui est nécessaire pour déterminer le montant du paiement. Cliquer sur une cellule permet d'ouvrir un formulaire pour afficher le calcul et le paiement de la taxe correspondante (Fig. 11).

Figure 11 - Informations sur le calcul et le paiement de l'impôt sur le revenu

Paiements aux fournisseurs

La section contient des informations sur les paiements prévus aux fournisseurs. La source d'information est les documents suivants :

• Facture du fournisseur.
• Reçus (actes, factures).
• Réception de supplément dépenses.
• Réception de NMA.

Les informations sur les paiements en souffrance sont affichées dans les soldes d'ouverture (Fig. 12).

Figure 12 - Informations sur les règlements mutuels avec les fournisseurs dans le « Calendrier de paiement »

Note! Si pour une transaction commerciale il y avait chaîne de documents reflétée(par exemple, "Facture à l'acheteur - Ventes"), mais ces les documents ne sont pas liés les uns aux autres(c'est-à-dire qu'ils n'ont pas été saisis « sur la base », mais séparément), le « Calendrier de paiement » reflétera les données spécifiées dans tous les documents. Ceux. Peut être duplication d'enregistrements pour une transaction commerciale.

Aussi Les ordres de paiement marqués pour suppression sont affichés dans le « Calendrier de paiement ». Vous pouvez vérifier la relation entre les documents à partir du journal des documents ou à partir du document lui-même à l'aide du formulaire « Documents liés ».

Si le paiement de la facture a été affiché dans la base de données et que le document « Radiation du compte courant » a été saisi pour la totalité du montant du paiement, alors la facture reçoit le statut « Payée » et elle n'est pas affichée dans le Calendrier de paiement. Mais si le document « Radiation du compte courant » a été marqué pour suppression, alors le compte reste au statut « Payé » et n'est pas reflété dans le calendrier de paiement. Dans une telle situation, pour que la facture soit reflétée dans le calendrier de paiement, vous devez modifier manuellement le statut de la facture en « Impayé ».

Vous pouvez détailler les informations sur les paiements en retard et planifiés en cliquant sur le lien hypertexte approprié vers le formulaire « Paiement aux fournisseurs » (Fig. 13).

Figure 13 - Affichage des informations sur les paiements aux fournisseurs

Sous le même formulaire, vous pouvez modifier le délai de paiement d'une contrepartie ou d'un groupe de contreparties. Pour ce faire, vous devez sélectionner la contrepartie appropriée et cliquer sur le bouton « Modifier le délai de paiement ». Après avoir modifié la date limite, cliquez sur le bouton « OK » et mettez à jour le formulaire (cliquez sur le bouton « Mettre à jour »).

Un clic sur la ligne « Paiement aux fournisseurs » ouvre le document de base correspondant pour la visualisation et l'édition.

En forme de "Paiement aux fournisseurs" Vous pouvez créer des ordres de paiement en cliquant sur le bouton « Créer des ordres de paiement ». Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un ordre de paiement s'affiche pour consultation et modification.

Lors de la création d'ordres de paiement pour un groupe de contreparties, un journal s'affiche dans l'écran du programme "Ordres financiers". Dans le journal, vous pouvez ouvrir et modifier les ordres de paiement déjà créés pour les contreparties concernées.

Dans la partie tabulaire du « Calendrier de paiement », vous pouvez ouvrir le document sur la base duquel la dette envers le fournisseur a été reflétée.

Salaire

La section est remplie sur la base des soldes des salaires accumulés mais impayés (Fig. 14). La source d'information est constituée des tâches de paiement des salaires de "Liste de tâches". Les tâches sont créées automatiquement dans le système en fonction du document "Paie".

Figure 14 - Affichage des informations sur le salaire

Le calendrier de versement des salaires est affiché conformément aux dispositions de la législation en vigueur.

Figure 15 - Affichage des tâches de paiement des salaires

Note! La liste des tâches affiche l'accumulation de salaire pour tous les mois au cours desquels le paiement du salaire aurait dû être effectué, même s'il n'y a aucun document dans la base de données. "Paie".

Si le document « Paie pour X mois » a été marqué pour suppression, alors lorsque vous passez de la Liste des tâches à « Salaire pour X mois » à partir du document « Paie pour X mois », la marque de suppression est automatiquement supprimée et elle est comptabilisée.

Si le document « Paie pour X mois » n'a pas été comptabilisé, alors lorsque vous passez de la Liste des tâches à « Salaire pour X mois », le document « Paie pour X mois » est automatiquement comptabilisé.

Si le document « Paie pour X mois » n'a pas été créé, alors lorsque vous passez de la Liste des tâches à « Salaire pour X mois », le document « Paie pour X mois » est automatiquement créé et comptabilisé.

En cliquant sur la cellule dans laquelle est indiqué le versement du salaire prévu, vous pouvez ouvrir un formulaire d'affichage du calcul et du versement des salaires, ainsi que du paiement de l'impôt sur le revenu des personnes physiques (Fig. 16).

Figure 16 - Affichage du calcul du salaire et du paiement de l'impôt sur le revenu des personnes physiques

Paiements périodiques

Cette section est remplie en fonction des tâches formées selon les règles des paiements réguliers. Les paiements réguliers (autres que les paiements et salaires obligatoires) sont affichés ici, par exemple : loyer, factures de services publics, etc. (Fig.17).

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