Gestion des dossiers RH à partir de zéro – instructions étape par étape. Ceux-ci inclus

Le service RH est l'un des maillons les plus importants de toute organisation moderne. Ce n'est que grâce aux spécialistes de ce service qu'il est possible de gérer efficacement les activités d'une entreprise.

Administration RH à partir de zéro, instructions étape par étape

Mais pour bien organiser son fonctionnement il faut :

• définir clairement responsabilités professionnelles les employés chargés de l'élaboration et de la préparation des documents nécessaires ; connaître les règles de formation des organes exécutifs et de nomination
• les gestionnaires;
• recruter correctement les nouveaux employés, les transférer et les licencier ;
• travailler sur la base des lois en vigueur dans le domaine de la gestion des dossiers du personnel ;
• créer les lois et réglementations nécessaires au niveau de l'entreprise.

Afin d'organiser rapidement et avec compétence les activités efficaces du service RH, il est recommandé de développer et d'utiliser un algorithme spécial pour effectuer les actions nécessaires.

Qui est responsable du travail de bureau dans l'entreprise ?

Avant de créer un plan pour organiser un flux de documents efficace, vous devez décider qui jouera le rôle de spécialiste RH. Même dans une petite entreprise, pour le flux de documents intra-organisationnel, le poste de secrétaire ou de commis est généralement inclus dans le tableau des effectifs.

Il y a deux raisons principales pour cela:

• de gros volumes de travail documentaire que la personne responsable gère quotidiennement ;
• la nécessité d'une spécialisation étroite dans le travail avec des documents, il est souhaitable que l'employé nommé ait une formation dans la spécialité de secrétaire-assistant, de responsable des ressources humaines ou d'employé de bureau.

Bien entendu, dans la pratique, il est acceptable d’attribuer des responsabilités supplémentaires à quelqu’un qui travaille également avec des documents, comme un avocat ou un comptable. Cependant, cela peut sérieusement réduire l’efficacité des principales activités de l’employé, car la paperasse demande beaucoup d’attention.

La personne responsable peut être surchargée et des erreurs fatales peuvent survenir dans son travail. Par conséquent, la préférence est le plus souvent donnée à l’introduction d’un poste distinct.

Étapes et procédures pas à pas

L'organisation de tout système de gestion des dossiers du personnel comprendra les étapes suivantes :

Documents obligatoires

Établir fonctionnement stable Le service de bureau devra créer les documents suivants :

• Calendrier des effectifs. Contient des informations sur les postes existants dans l'organisation. Pour rédiger un document, il est nécessaire de se référer à la législation en vigueur, puisque sa forme est totalement unifiée pour toutes les entreprises de la Fédération de Russie ;
• Le temps est une ressource précieuse. Afin de ne pas gaspiller votre temps à rédiger manuellement à chaque fois un nouveau contrat ou une nouvelle description de poste, vous devez préparer des modèles pour chaque poste à partir du tableau d'effectifs ;
• Créer une liste de cas ou apporter des modifications. La nomenclature des dossiers est généralement appelée une liste de tous types de documents créés dans une organisation et une indication de leur lieu et de leur durée de conservation. Il contient généralement de nombreuses sections, dont l'une doit être consacrée à la gestion des dossiers du personnel ;
• Règles internes réglementation du travail, selon lequel la routine de travail quotidienne, le temps de repos et bien plus encore seront organisés.

Inscription du gestionnaire

Si l'organisation n'a pas encore nommé de responsable, cela sera fait en premier. Il sera celui-là :

• former du personnel administratif;
• enregistrer les actes constitutifs ;
• signer les documents organisationnels, administratifs et autres.

La formation d'un administrateur s'effectue conformément à la décision que le fondateur prend collectivement ou individuellement. Ils rendent un arrêté à l'égard de la personne désignée comme première personne de l'entreprise.

Actes réglementaires

Pour bonne organisation le travail du service RH nécessitera l'utilisation de connaissances de base règlements Législation actuelle:

Documents comptables

Il existe plusieurs grands types de pièces comptables dont la tenue assure le bon flux documentaire :

• Feuille (ou livre) comptable du personnel de l'entreprise. Il est entré dans information brève sur le nombre d'employés;
• Journal d'enregistrement des contrats de travail. Vous permet de suivre la conclusion de tous les contrats avec les employés. La tenue de ce journal garantit un stockage fiable des documents. Rien ne sera perdu sans laisser de trace, il peut être utilisé pour suivre la présence ou l'absence d'accords de travail ;
• Un journal d'inscription nécessaire pour un suivi rapide des changements de personnel ;
• Journaux des expéditions entrantes et sortantes. En eux, vous pouvez voir l'histoire de différents correspondance commerciale et clarifier l'envoi ou la réception de diverses lettres ;
• Un livre de cartes personnelles, qui contient des informations sur les formulaires contenant les données personnelles des employés. Cela est nécessaire lorsqu'il est nécessaire d'étudier les données personnelles d'un employé.

Cahiers de travail et leur rangement

Travailler avec des cahiers de travail présente deux caractéristiques principales qui doivent être prises en compte.
Le salarié embauché doit fournir son livret à l'employeur. Il sera conservé par lui jusqu'à la résiliation Contrat de travail.

Si le travail dans l'entreprise est à temps partiel, le livre n'est pas transféré pour stockage, mais des copies certifiées conformes du lieu de travail principal sont fournies.

Dans ce document, le secrétaire note que l'employé a été embauché par l'organisme, en indiquant son forme organisationnelle et le nom. Ce dossier est ensuite certifié par le chef d'entreprise.

Inscription des salariés

Afin d'inscrire correctement un salarié, il suffit de suivre un algorithme simple :

• Prenez une candidature de l'employé dans laquelle il indiquera des informations sur le poste pour lequel il postule, le salaire qui l'intéresse et la date à laquelle il commencera à travailler.
• Recevez de l'employé les copies nécessaires des documents, tels que le passeport, le SNILS, le TIN, les coordonnées bancaires pour le transfert salaires.
• Conclure un contrat de travail et rédiger une description de poste contre signature personnelle. Ces documents établissent un lien juridique entre le salarié et l'employeur.
• Créez un dossier personnel, qui comprendra une demande et des copies des documents. Remplissez la fiche du formulaire T2, dans laquelle notez toutes les informations nécessaires.
• Émettre un arrêté selon lequel le salarié est embauché.

Conclusion

Ainsi, pour créer un service de dossiers du personnel, il suffit d'utiliser les instructions ci-dessus pour organiser son travail. L'essentiel lors de la création d'un tel service est de s'appuyer sur les dispositions de la législation en vigueur et de prendre en compte les besoins de l'entreprise, en fonction de ses caractéristiques organisationnelles.

En contact avec

Les changements dans la gestion des dossiers du personnel en 2016 et ceux qui entreront en vigueur dans quelques jours sont assez significatifs. Il s'agit notamment de nouvelles règles d'embauche de salariés individuels, de dossiers du personnel simplifiés pour les micro-entreprises et de modifications des règles d'évaluation du niveau de compétence des salariés. Examinons les principales innovations que tout responsable RH doit connaître.

1 Dossiers du personnel simplifiés dans les micro-entreprises

À partir de l'année prochaine, grâce à la loi fédérale n° 348-FZ du 3 juillet 2016, les dossiers du personnel des micro-entreprises seront simplifiés. La direction de ces entreprises peut refuser totalement ou partiellement d'approuver les réglementations locales contenant des normes du droit du travail. Il s'agit de, en particulier, sur le règlement intérieur du travail, les dispositions relatives aux salaires et primes, les horaires de travail et autres réglementations locales du personnel.

Parallèlement, les entrepreneurs devront inclure toutes les conditions régies par les documents ci-dessus directement dans le contrat de travail dont le modèle type a été approuvé par le décret gouvernemental n° 858 du 27 août 2016. Les cahiers de travail de la micro-entreprise des salariés ont donc été retenus pour les personnes chargées de leur comptabilité et de leur entretien, l'année prochaine rien ne changera.

Seules les entreprises ayant le statut de micro-entreprise peuvent oublier les réglementations locales. Cela peut être légal ou individuel, qui ne compte pas plus de 15 employés, et dont les revenus de l'année civile écoulée ne dépassent pas 120 millions de roubles. Si entrepreneur individuel ou si l'entreprise perd son statut de micro-entreprise, il devra remplir dans un délai de quatre mois tous les documents personnels « traditionnels ».

2 Évaluation indépendante des qualifications

À partir du 1er janvier 2017, la réglementation relative à l'évaluation indépendante des qualifications entrera en vigueur. C'est une sorte de test formation professionnelle employés pour le respect des normes établies et des exigences de qualification. Les travailleurs du personnel doivent rappeler que la loi fédérale n° 239-FZ du 3 juillet 2016 oblige l'employeur à offrir à un salarié envoyé à un examen d'évaluation de qualification toutes les garanties établies par la législation du travail, les conventions collectives, les accords et autres réglementations locales. Autrement dit, un tel employé conserve son lieu de travail et salaire moyen, il est également remboursé des frais de déplacement.

Étant donné que le fait de se soumettre à une évaluation de qualification indépendante est payant, le législateur a prévu la possibilité de compenser les frais engagés. Si un employé paie lui-même le voyage et le coût de l'examen, il a alors droit à une déduction de l'impôt sur le revenu des personnes physiques pour le montant des dépenses engagées, mais pas plus de 120 000 roubles. Si l'employeur a payé l'évaluation de qualification, il est autorisé à inclure tous les coûts associés aux tests comme autres coûts associés à la production et à la vente de biens (travaux, services).

Veuillez noter que l'année prochaine, l'examen de qualification ne sera pas obligatoire. Dans le même temps, les responsables ne cachent pas qu'ils envisagent d'élaborer une liste de postes pour lesquels seules les personnes possédant les certificats d'examen appropriés pourront postuler.

3 Informations complémentaires pour l'emploi

À partir de l'année prochaine, la liste des documents requis pour conclure un contrat de travail s'élargira. Conformément aux exigences de la partie 1 de l'article 65 du Code du travail de la Fédération de Russie, les agents du personnel demandent désormais aux personnes postulant à un emploi un document d'identification, un cahier de travail (si disponible), un SNILS, des documents d'enregistrement militaire et des données sur l'éducation. Dans certains cas, un extrait de casier judiciaire et d'autres documents établis par la loi fédérale sont requis. À compter du 1er janvier 2017, conformément à Loi fédérale en date du 13 juillet 2015 N 230-FZ, la liste des documents complémentaires est complétée par une attestation précisant si la personne a fait l'objet d'une sanction administrative pour consommation de stupéfiants ou de substances psychotropes sans prescription médicale ou de nouvelles substances psychoactives potentiellement dangereuses. Ce document sera nécessaire pour postuler à un emploi lié à des activités que les personnes passibles de sanctions administratives pour consommation de drogue ne sont pas autorisées à exercer.

4 Proportion autorisée de travailleurs étrangers

Les agents du personnel doivent également être conscients de la part autorisée Travailleurs etrangers fixé pour l'année prochaine. Le décret pertinent du gouvernement de la Fédération de Russie du 8 décembre 2016 N 1315 stipule qu'il est permis d'attirer jusqu'à la moitié des étrangers du nombre total de travailleurs dans le domaine de la culture de légumes. Cette restriction ne s'applique pas à Krasnodar, Stavropol et Territoire de Khabarovsk, régions d'Astrakhan, Volgograd, Voronej, Lipetsk, Moscou, Rostov et Saratov.

Dans le domaine du sport, il est permis d'attirer jusqu'à 25% de travailleurs étrangers, ainsi que dans les entreprises spécialisées dans le commerce de détail. boissons alcoolisées et les produits du tabac, les étrangers ne devraient pas représenter plus de 15 % du nombre total d'employés.

Comme en 2016, les travailleurs étrangers ne sont pas autorisés à effectuer des travaux pharmaceutiques, ainsi que commerce de détail dans les commerces de détail non stationnaires, les marchés et autres commerces de détail à l'extérieur des magasins, des tentes, des marchés.

Dans le même temps, la part autorisée de travailleurs étrangers dans le domaine du transport terrestre de passagers est réduite. Les entreprises principales qui emploient des personnes originaires d'autres pays doivent veiller à ce que leur nombre ne dépasse pas 30 % du nombre total d'employés, soit 10 % de moins qu'en 2016. Les organisations du secteur du transport routier de marchandises ont réduit la part des étrangers l'année prochaine. 35 à 30 pour cent.

Rappelons également qu'à partir du 1er juin 2017, une interdiction d'admission des conducteurs titulaires de permis étrangers entrera en vigueur. Les organisations qui ont des employés titulaires d'un permis de conduire délivré dans d'autres États doivent veiller à l'avance à ne pas enfreindre la loi, à partir de l'été prochain.

5 Augmenter le salaire minimum et les minimums régionaux

Taille minimale les salaires, comme on le sait, sont utilisés pour la rémunération et le calcul des prestations en cas d'invalidité temporaire, de grossesse et d'accouchement, ainsi qu'à d'autres fins de l'assurance sociale obligatoire. Depuis le 1er juillet 2016, le gouvernement a augmenté ce chiffre à 7 500 000 roubles. Par ailleurs, la loi fédérale n° 460-FZ du 19 décembre 2016 a approuvé un paramètre qui entrera en vigueur le 1er juillet 2017. Ce sera 7 800 roubles.

Dans le même temps, l'augmentation du salaire minimum dans une région particulière doit être prise en compte. Si le salaire de l'entreprise est inférieur à celui établi pour le sujet, il est nécessaire de procéder à une augmentation. Dans le cas contraire, selon les règles introduites par la loi fédérale n° 272-FZ du 3 juillet 2016, l'entreprise s'expose à de lourdes amendes et ses responsables s'exposent à des sanctions pécuniaires, voire à une disqualification pouvant aller jusqu'à 3 ans.

6 Nouveaux délais pour déposer des réclamations dans les conflits du travail

La loi fédérale n° 272-FZ a également allongé les délais de recours en justice en cas de non-paiement ou de paiement incomplet des salaires et autres paiements dus à un employé. Depuis le 3 octobre 2016, un salarié « offensé » a le droit de saisir la justice dans un délai d'un an à compter de la date date limite paiement des sommes précisées. Auparavant, il n'était possible de déposer une plainte auprès du tribunal que dans un délai de trois mois, ce qui permettait aux employeurs peu scrupuleux d'éviter de verser l'intégralité des paiements à leurs subordonnés, surtout s'ils démissionnaient.

Rappelons que le motif du dépôt d'une réclamation peut être un salaire bas par rapport au minimum régional, un non-respect des délais de paiement, un refus de verser une indemnité d'un montant de 1/150 du taux directeur de la Banque de Russie pour le retard fonds dus.

7 Congé de maladie électronique

Les responsables insistent sur le fait que l'année prochaine il y aura le nouveau genre documents confirmant l'incapacité temporaire des citoyens - congé de maladie électronique. Le projet de loi correspondant a déjà été approuvé en première lecture par les députés et après Les vacances du Nouvel An le document peut être accepté sous sa forme définitive.

Cela ne signifie pas que les autorités abandonneront les dossiers hospitaliers traditionnels sur papier : jusqu'à présent, tous les établissements médicaux ne disposent pas de la base matérielle appropriée pour se connecter au système automatisé. Système d'Information et apprécie signature électronique. Cependant, depuis l'introduction d'un nouveau type de congé de maladie, les responsables des ressources humaines et les comptables devraient devenir beaucoup plus moins de travail. Un document électronique est beaucoup plus difficile à falsifier et peut toujours être vérifié. En outre, le nouveau système simplifiera l'interaction avec la Caisse d'assurance sociale qui, même après le transfert des droits de gestion des primes d'assurance, continuera à contrôler le calcul correct des prestations sociales.

8 Profil professionnel "RH et comptabilité" dans Consultant Plus

À l'automne 2016, le développeur du programme Consultant Plus a publié une mise à jour grâce à laquelle tous les employés RH ont pu personnaliser le programme en un seul clic. Le nouveau produit est appelé « profil professionnel pour la comptabilité et le personnel ». Sa mission est de simplifier le travail des spécialistes et d'optimiser le temps passé à rechercher des matériaux sur sujets pertinents. .

Quels changements approuvés par les autorités cette année vous semblent significatifs ? Assurez-vous de partager avec nous et vos collègues dans les commentaires de ce document afin que nous puissions en parler en détail.

Pour Documentation Toutes les opérations RH dans une organisation nécessitent certaines connaissances et compétences.

Le travail de bureau dans l'entreprise est réglementé par des instructions élaborées de manière indépendante et approuvées par le directeur. Il s'agit d'un acte réglementaire interne dont le respect est obligatoire par tous les employés de l'entité commerciale. Le service RH élabore et suit sa mise en œuvre.

La législation nécessite la préparation de nombreux documents sécurisant toutes les parties les relations de travail employé et employeur.

Les officiers du personnel expérimentés et novices doivent améliorer leurs compétences. Pour les aider, des sites Internet ont été créés sur lesquels sont présentés des cours théoriques en administration du personnel.

Les dossiers du personnel reflètent les activités du personnel et confirment l'ancienneté des salariés, qui joue un rôle primordial dans le calcul des pensions. La direction est responsable du fonds documentaire de l'entreprise.

Les principaux détails du contrôle sur papier

Une organisation compétente des dossiers du personnel nécessite une connaissance du cadre réglementaire, le suivi de ses évolutions et une orientation dans les formes de documents utilisés.

Dans quel but est-il réalisé ?

La procédure de tenue des dossiers du personnel est réglementée par la loi. Dans les grandes entreprises avec un effectif important, un service du personnel est généralement constitué. Ses employés établissent les documents pertinents conformément aux exigences du cadre réglementaire de la Fédération de Russie.

Les documents peuvent avoir une forme unifiée ou être élaborés dans l'entreprise et approuvés dans des actes locaux.

La gestion des dossiers du personnel est une activité visant à élaborer et à conserver des documents liés à la comptabilité du personnel, aux horaires de travail et aux calculs de paie.

Les questions de personnel comprennent les postes suivants :

• enregistrement de l'emploi;
• mouvement interne des travailleurs;
• congédiement;
• régulation des relations entre le manager et les salariés ;
• organisation du processus de travail;
• autres.

Une bonne organisation des dossiers du personnel permet de résoudre un certain nombre de problèmes.

Ses principaux objectifs sont présentés dans le tableau :

Direction du travail du personnel	Tâches effectuées
Comptabilité et contrôle	accueil, comptabilité, licenciement du personnel.
Planification et réglementation	sélection, relocalisation, adaptation des travailleurs.
Reporting et analyse	étudier les salariés, évaluer leur travail ; travail analytique; faire un rapport.
Coordination et informations	préparation, formation, recyclage du personnel; accueil des salariés pour des questions officielles et personnelles ; traiter les demandes écrites des travailleurs ; activités d’archivage et de référence.
Organisationnel et méthodologique	documenter le travail des employés; travailler avec le personnel du département ; planification et gestion du personnel.
Documentaire	conserver des dossiers personnels et des dossiers de travail ; établir des ordres et des papiers pour une comptabilité personnalisée ; enregistrement des arrêts maladie, attestations de pension, etc.

À Moscou et dans d'autres grandes régions de la Fédération de Russie, les organisations dotées de divisions distinctes peuvent conserver les dossiers du personnel en ligne. À cette fin, des programmes appropriés ont été développés pour permettre l'échange de documents sous forme électronique.

Le cadre législatif

La base législative de la gestion des dossiers du personnel est contenue dans le Code du travail de la Fédération de Russie.

Cette activité est réglementée par un certain nombre de réglementations :

• Instructions pour remplir et appliquer les documents primaires de comptabilité et de rémunération (Décret du Comité national des statistiques n°1 du 01/05/04) ;
• documents unifiés et exigences pour leur préparation (décret Gosstandart n° 65-st du 03.03.03) ;
• Instructions standard sur le travail de bureau pour les organismes fédéraux pouvoir exécutif(Arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie n° 536 du 08.11.05) ;
• Règles de fonctionnement des archives (décision du Conseil d'Administration de Rosarkhiv du 02/06/02) ;
• Règles de travail de bureau pour les autorités exécutives fédérales (Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie n° 477 du 15 juin 2009) ;
• Loi sur l'information, sa protection et informatique n° 149-FZ du 27 juillet 2006 ;
• Loi sur l'examen des recours des citoyens russes n° 59-FZ du 02.05.06 ;
• Loi sur langue officielle RF n°53-FZ du 01.06.05 ;
• Loi sur les archives n° 125-FZ du 22 octobre 2004 ;
• Loi sur les secrets commerciaux n° 98-FZ du 29 juillet 2004 ;
• Arrêté relatif aux cahiers de travail n° 117n du 22 décembre 2003 ;
• Résolution portant adoption des instructions pour remplir les documents de travail n° 69 du 10.10.03 ;
• Résolution sur les cahiers de travail n° 225 du 16 avril 2003 ;
• instructions de l'état-major général des forces armées de la Fédération de Russie.

Documents obligatoires

Le Code du travail de la Fédération de Russie oblige les organisations à avoir leur propre cadre législatif, qui comprend un certain nombre de documents réglementaires locaux obligatoires.

Ceux-ci inclus:

Charte	Basique document fondateur. Il est dit forme juridique entreprises, fondateurs, domaine d'activité, procédure d'embauche et de licenciement d'un dirigeant, ses pouvoirs. De nombreux règlements intérieurs de l'entreprise sont élaborés sur la base des dispositions de la Charte.
Règlement de travail (ci-après dénommé le Règlement)	La présence d'un document est prévue à l'art. 189, 190 Code du travail de la Fédération de Russie. Il établit la procédure d'embauche et de licenciement des salariés, les droits, les obligations des parties à l'accord, les horaires de travail et de repos, un système d'incitations et de sanctions et d'autres questions concernant les relations de travail dans l'entreprise. Le règlement est approuvé par le directeur. S'il existe un syndicat dans l'organisation, ses avis concernant l'adoption du document sont pris en compte. Dans les organisations où le personnel travaille selon des horaires irréguliers, il doit y avoir une liste des postes et professions pertinents. Il est établi en annexe au Règlement.
Instructions sur la protection des données personnelles	Selon l'art. 87 du Code du travail de la Fédération de Russie, il établit les exigences qui doivent être respectées lors du traitement informations personnelles sur les salariés, en assurant leur protection, leur utilisation, leur stockage. Les renseignements personnels sont considérés comme des informations sur un travailleur individuel dont l'employeur a besoin pour les relations de travail. Les collaborateurs doivent connaître les documents définissant la procédure de traitement de leurs données.
Règlement sur la protection du travail	Il est situé au sein du service RH. Chaque employé est familiarisé avec le document. Les entreprises de plus de 50 salariés doivent disposer d'un poste de spécialiste de la sécurité au travail.
Horaire des quarts de travail	Utilisé dans les entreprises avec un horaire de travail posté. Le document est urgent et est valable pour une certaine durée à la discrétion de l'employeur.
Documents sur les normes du travail	Ils reflètent les coûts de temps nécessaires à la fabrication de produits (exécution de travaux) par un employé ou un groupe et à l'établissement de normes de travail sur cette base.

Actes réglementaires

Après l'embauche d'un gestionnaire, le nombre de postes nécessaires au fonctionnement normal de l'organisation est établi. Compte tenu des chiffres obtenus, du cycle de production et d’autres caractéristiques des activités de l’entreprise, il est en cours d’élaboration.

Pour rédiger un document, un formulaire unifié est généralement utilisé. Vous pouvez télécharger l’échantillon gratuitement sur Internet. L'employeur a le droit d'ajuster l'horaire à sa discrétion.

Le document répertorie les postes par ordre hiérarchique, en commençant par le directeur et en terminant par le personnel de soutien. Pour chacun d'eux, le nombre d'unités par État, les salaires et indemnités sont indiqués.

À l'étape suivante, un horaire de travail est établi. Il représente les horaires de travail de tous les employés. S'il y a des équipes, des horaires d'équipe détaillés sont créés. Le document décrit brièvement les exigences pour apparence employés, comportement, routine quotidienne, etc.

Ensuite, la forme du contrat de travail est élaborée. Dans ce cas, les normes fondamentales du Code du travail de la Fédération de Russie et les documents réglementaires internes de l'entreprise doivent être pris en compte. Un contrat de travail est généralement rédigé par l'avocat de l'organisation ou une personne extérieure.

Le document doit comprendre les éléments suivants :

• informations sur la personne morale : nom, adresse, numéro de téléphone, nom complet et fonction du gérant ;
• les détails du passeport de l'employé ;
• poste du salarié, types de contrat (CDI ou CDD) et lieu de travail (principal ou complémentaire) ;
• une liste des principales responsabilités en référence aux instructions de ce poste ;
• des informations sur les salaires, les paiements supplémentaires, les avantages sociaux, les vacances ;
• horaire de travail, paiement des heures supplémentaires ;
• motifs de résiliation du contrat et autres conditions ;
• signatures et coordonnées des parties, sceau de l'entreprise.

Pour vérifier et optimiser le travail des responsables RH, la direction peut procéder à un audit interne ou indépendant. Cela permet de réduire les risques de sanctions administratives, de litiges et de plaintes du personnel.

Étapes d'organisation des dossiers RH à partir de zéro

Pour créer des dossiers personnels, il est pratique d'utiliser les instructions étape par étape suivantes :

Préparation du nécessaire	Pour l'organisation service du personnel Vous devez d'abord acheter du mobilier, du matériel de bureau, de la papeterie, etc. Vous aurez certainement besoin d'un programme personnel, par exemple « 1C : ZUP » et d'un système de référence juridique. Grâce à cela, les employés du département surveilleront derniers changements législation et aura accès à documents nécessaires. Un coffre-fort est nécessaire pour ranger le travail et les papiers importants.
Inscription du gestionnaire	Un administrateur est le dirigeant de toute entreprise. Il signe la documentation. Pour lui conférer les pleins pouvoirs, il est embauché dans le cadre d'un contrat de travail. Un arrêté correspondant est émis, par lequel il se désigne lui-même.
Nomination d'une personne responsable du travail du personnel	DANS petite entreprise Ces fonctions peuvent être exercées par un gestionnaire. Si un salarié individuel exerce un travail de bureau, un contrat de travail est établi avec lui. Sur cette base, une commande est en cours de préparation. Si les tâches sont confiées à l'un des salariés précédemment embauchés, une convention et un arrêté complémentaires sont établis.
Rédaction des actes internes	Ils sont signés par le directeur et conservés dans un dossier spécial avec les commandes. Les documents locaux comprennent les documents énumérés ci-dessus (section « Actes réglementaires »).
Documentation de l'accueil du personnel	Pour chaque salarié, vous devez créer un dossier pour classer tous les documents liés à ses données et à ses activités professionnelles (contrat de travail, bon de travail, carte personnelle).
Remplir des cahiers de travail	Les enregistrements d'admission, de transferts, d'incitations, etc. sont effectués dans ces documents d'employé. L'employeur est tenu d'ouvrir un nouveau livret pour un salarié qui n'a jamais travaillé auparavant. Les registres du travail et leur journal d'enregistrement sont disponibles dans les services fournitures de bureau. Ces papiers doivent être conservés dans un coffre-fort.

Cette instruction convient également aux théières qui n'ont aucune expérience en la matière.

Comment les registres sont-ils conservés ?

Pour conserver des enregistrements, vous devez organiser correctement le flux de documents.

Pour ce faire, vous devez procéder comme suit :

• développer un cadre réglementaire interne ;
• préparer un tableau des effectifs pour chaque unité de personnel ;
• prendre des dispositions en matière de personnel ;
• préparer les accords de travail;
• élaborer des formulaires pour le personnel ;
• émettre des cartes T-2 ;
• approuver les formulaires de candidature des employés ;
• préparer les commandes internes.

Toutes les actions du personnel doivent être confirmées. Leur liste est fixée par règlement.

Points supplémentaires

La comptabilité du personnel à partir de zéro commence par l'embauche du personnel. Il est important d'enregistrer correctement les candidats au travail et de préparer la documentation nécessaire.

Personnel et vacances

L'un des documents standards obligatoires qui doivent exister dans une entreprise est le tableau des effectifs (formulaire T-3).

• liste des unités structurelles et des postes ;
• nombre d'unités d'état-major pour chaque poste ;
• salaires, indemnités par poste ;
• fonds salarial de l'organisation.

Les divisions sont indiquées dans le document selon leur degré d'importance pour le fonctionnement de l'organisation. Au sein de ceux-ci, les postes des employés doivent également être classés par ordre d'importance. Les titres de poste dans les contrats de travail et les horaires de dotation doivent correspondre.

La dotation en personnel est une forme d'horaire dans lequel sont inscrits les noms complets des employés en fonction de leurs postes.

Le calendrier des vacances (formulaire T-7) reflète les informations sur le moment de la mise à disposition congé annuelà tous les salariés. Compilé pendant un an. Il est approuvé par le directeur en accord avec l'instance syndicale. Le document doit être complété au moins 2 semaines avant la nouvelle année. Les données qui y sont saisies engagent tant les salariés que les employeurs. L'exception concerne les bénéficiaires.

Le calendrier comprend les détails suivants :

• Nom du département;
• Titre d'emploi;
• Nom complet et numéro personnel du travailleur ;
• nombre de jours de vacances ;
• dates de départ en vacances selon le plan et le réel ;
• raison du report des vacances, date estimée.

Le salarié en est informé 2 semaines avant les vacances. Un ordre est émis avec lequel l'employé est familiarisé avec sa signature. En novembre, vous pouvez préparer un arrêté pour tous les chefs de service les obligeant à soumettre les plannings de vacances au service comptable avant le 1er décembre. Cela facilitera la préparation du planning global.

Inscription des employés

Le travail à part entière d'une organisation commence par le recrutement des employés. Pourvoir les postes vacants s'accompagne de formalités administratives.

Les responsabilités du responsable RH lors de l'embauche des salariés sont les suivantes :

• enregistrement d'une demande d'un demandeur dans un journal spécial ;
• familiariser le nouvel arrivant avec les instructions en vigueur et les réglementations locales ;
• établir un contrat de travail et contrôler sa signature par les parties ;
• délivrer une copie du contrat à l’employé et en inscrire une note sur le papier à en-tête de l’organisation ;
• exécution et inscription de l'ordre dans le livre comptable ;
• remplir une fiche personnelle, classer des pièces au dossier (demandes, copies de papiers personnels, commandes, contrats) ;
• transfert des documents au comptable pour le calcul du salaire du salarié.

Lors de la création d'un système de gestion des dossiers du personnel, vous devez d'abord décider quels documents doivent être préparés et lesquels sont nécessaires pour un domaine d'activité spécifique.

Les documents requis comprennent :

• commandes de personnel (accueil, transfert, etc.) ;
• commandes de personnel (pour les vacances, les primes, les déplacements professionnels, etc.) ;
• Cartes T-2 ;
• travail;
• les accords;

Les autres documents requis sont les suivants :

• calendrier des effectifs;
• Poste d'ergothérapie ;
• carnet de voyage;
• règles d'ordre intérieur ;
• autres.

Il n'est pas nécessaire de conserver des descriptions de poste et une convention collective, mais presque tous les employeurs disposent de ces documents.

Après avoir établi la liste des documents obligatoires, vous devez étudier les documents statutaires. Sur cette base, d'autres documents doivent être élaborés. Leur liste dépend de la nature des activités de la personne morale et des caractéristiques des conditions de travail. Par exemple, s'il est nécessaire de fournir aux employés des uniformes et des EPI, il est nécessaire de préparer un arrêté sur la procédure et le calendrier de leur délivrance, ainsi que sur les employés qui en ont besoin.

Les compensations et avantages pour le travail dans des conditions particulières doivent être documentés : dans les industries dangereuses, horaires irréguliers, travail de nuit, etc. Ensuite, le Règlement sur la gestion des dossiers du personnel est élaboré. Il reflète la liste des documents nécessaires au travail de l’organisation, la procédure de leur exécution et de leur stockage.

La législation n'oblige pas l'élaboration d'un tel règlement, mais elle facilitera considérablement le travail des agents du personnel. Travailler dans nouvelle organisation Le directeur est d'abord embauché, puis il recrute le reste du personnel.

La composition et le nombre de postes requis sont reflétés dans le tableau des effectifs. Les règles de fonctionnement reflètent tous les horaires de travail, les exigences imposées aux employés, etc. Un accord de travail type est élaboré sur la base des normes du Code du travail de la Fédération de Russie.

Avant d'utiliser les journaux comptables, il faut les préparer : les feuilles doivent être numérotées, cousues et scellées. Sur dernière page firmware coller un morceau de papier. Le nombre de pages y est indiqué, l'administrateur ou le dirigeant principal signe et un sceau est apposé. Sur la première page du journal, ils écrivent le nom de l'organisation et la date de début de sa maintenance.

L'un des documents les plus importants des dossiers du personnel est le cahier de travail. Pour les entretenir, l'arrêté désigne une personne responsable qui les remplit et est responsable de leur sécurité.

FAQ

L'organisation des dossiers du personnel présente certaines subtilités et nuances :

Procédure de récupération	La procédure n'est pas reflétée dans la législation. Il comprend généralement les étapes suivantes : Etude des normes en vigueur. Détermination de la liste des documents requis. Planification la poursuite des travaux organisations. Détermination des personnes responsables des documents. Formation du personnel. Vérification de l'exactitude des embauches des salariés, des mouvements, des changements de personnel, des licenciements. Déterminer la légalité du régime de travail dans l'entreprise.
Caractéristiques des entrepreneurs individuels avec des employés embauchés	Un entrepreneur embauche du personnel selon un scénario standard. Le contrat est conclu en plusieurs étapes : Obtention des papiers nécessaires. Remplir une demande. Rédaction et signature d'un accord. Formation d'une commande d'admission. Etablissement d'une carte T-2. Faire une inscription dans le dossier de travail. L'emploi des citoyens anglophones a ses propres caractéristiques.
Gérer une petite entreprise	Dans ces organisations, les problèmes de personnel peuvent être traités par le responsable lui-même ou par un service spécial. Un employeur peut externaliser les dossiers RH. Tous les problèmes seront résolus par un organisme tiers spécialisé. Des difficultés de flux de documents surviennent si l'organisation est grande, dispose d'unités structurelles et d'un grand volume de documentation. Dans ce cas, le coursier peut être responsable de la remise des papiers. Dans le même temps, les représentants de l’organisation exécutante ne se rendent souvent pas au bureau du client, c’est-à-dire que le travail est effectué entièrement à distance.
Simplification de la comptabilité pour les micro-entreprises	Toutes les conditions de travail sont fixées en accord avec le salarié. En 2019, les dirigeants de ces entreprises et les entrepreneurs individuels ont le droit de refuser d'élaborer des réglementations locales. Dans les 4 mois à compter de la date de perte du statut de micro-entreprise, la direction est tenue de préparer la documentation du personnel « traditionnelle ».

Ainsi, organiser la gestion des dossiers du personnel dans une entreprise est une procédure complexe. Elle exige étude détaillée cadre réglementaire et suivre tous les changements. Une construction compétente des dossiers du personnel contribue à la construction des relations de travail dans le cadre de la loi. Pour former un responsable du personnel, un employeur peut recourir aux services d'entreprises spécialisées.

Toutes les entreprises, quels que soient leur propriété et leur forme juridique, doivent disposer d'une certaine liste de documents dans les dossiers du personnel. Tous les documents émis par l'entreprise contenant des normes du droit du travail sont appelés réglementations locales et, par conséquent, après leur publication, ils sont inclus dans le système de dossiers du personnel.

Les documents organisationnels et administratifs sont des documents internes de l'organisation. L'organisation qui l'emploie doit disposer des documents organisationnels suivants :

• règlement intérieur du travail;
• réglementation des salaires;
• dispositions sur les données personnelles;
• tableau des effectifs.

Dans le cas où l'organisation verse des primes et (ou) aide financière, cela devrait alors être fixé soit dans un règlement séparé, soit inclus dans le règlement sur la rémunération.

Le règlement intérieur du travail réglemente la procédure d'embauche et de licenciement des salariés, les temps de travail et de repos, les incitations et sanctions, etc.

Le règlement intérieur du travail est établi en annexe à la convention collective ; à défaut, il est établi comme un document indépendant. Il n'existe pas de forme standard de réglementation interne du travail dans la législation. Le document est rédigé sous quelque forme que ce soit.

Il est recommandé d'indiquer dans le texte du règlement intérieur du travail :

• dispositions générales;
• la procédure d'embauche, de mutation et de licenciement des salariés ;
• droits et obligations fondamentaux de l'employeur;
• droits et responsabilités fondamentaux des employés ;
• les heures de travail et les heures de repos ;
• récompenses pour la réussite au travail ;
• responsabilité en cas de violation de la discipline du travail.

Le règlement sur la rémunération régit la procédure et les conditions de rémunération dans l'organisation. Il est dit:

• systèmes de rémunération appliqués;
• types de paiements qui composent le salaire (salaire, paiements supplémentaires et indemnités) ;
• conditions et modalités de versement des primes et aides financières ;
• conditions, procédures et modalités de calcul et de paiement des salaires.

Une convention collective n'est pas document obligatoire pour l'organisation. Un tel accord est conclu entre une organisation et ses salariés sur une base volontaire, puisqu'il représente une forme de partenariat social. Une convention collective peut être conclue aussi bien dans l'organisation dans son ensemble que dans ses succursales, bureaux de représentation et autres divisions structurelles. Dans le premier cas, la convention collective s'appliquera à tous les employés de l'organisation, dans le second, uniquement aux employés du service concerné.

Le règlement sur le travail avec les données personnelles est un document obligatoire de l'organisation et son absence entraîne une responsabilité administrative. L'employeur détermine de manière indépendante la procédure de stockage, de traitement et d'utilisation des données personnelles des salariés et la consacre dans la réglementation locale, notamment la réglementation relative au travail avec les données personnelles des salariés.

Le Code du travail de la Fédération de Russie n'oblige pas les employeurs à établir un tableau des effectifs, mais dans la pratique, il est préférable de le faire, car le tableau des effectifs vous permet de : déterminer le nombre d'employés et les coûts de main-d'œuvre pour eux, et permettra également servir d'argument supplémentaire pour votre défense lors de l'affectation des coûts de main-d'œuvre aux dépenses fiscales.

Lors de l'embauche, l'employeur est tenu de familiariser le salarié avec les réglementations locales nécessaires (règlement sur le règlement intérieur du travail, règlement sur la rémunération, réglementation sur le travail avec des données personnelles).

Lors de l'embauche d'un salarié, vous devez conclure un contrat de travail avec lui. Sur la base du contrat de travail, émettez un ordre de travail. Ensuite, en fonction de la commande, effectuez une inscription dans le cahier de travail du salarié. S’il s’agit du premier lieu de travail du salarié, l’employeur doit lui délivrer un cahier de travail. Le salarié doit prendre connaissance de l'ordre d'embauche dans un délai de trois jours à compter du moment où il a effectivement commencé à travailler. La commande est portée à sa connaissance contre signature. Tous les changements dans activité de travail les employés de l'organisation sont accompagnés d'ordres (instructions) : embauche, licenciement, congé, transfert à un autre poste, etc. Vous pouvez utiliser des bons de commande standards ou développer le vôtre, en indiquant les détails nécessaires à la commande.

Cas de transfert d'un salarié vers un autre poste, modification de salaire, etc. il faut formaliser accord supplémentaire au contrat de travail.

Un document personnel obligatoire est une carte personnelle. Toutes les organisations sont tenues de conserver des cartes personnelles, quels que soient leur forme de propriété et leur système fiscal. Une carte personnelle est créée pour chaque collaborateur lors de son embauche. La fiche indique toutes les inscriptions effectuées par l'employeur dans le carnet de travail (embauche, mutation vers un autre poste, licenciement, etc.)

L'organisation n'est pas obligée de conserver les dossiers personnels des employés, puisque cela n'est prévu par la loi que pour les institutions de la fonction publique, civile et municipale.

Il convient de mentionner l’obligation pour l’employeur d’établir un calendrier des vacances. Il est établi pour chaque année civile suivante, au plus tard deux semaines avant le début de cette période.

La description de poste définit les responsabilités professionnelles de l'employé, les limites de sa responsabilité et les exigences de qualification. La description de poste est établie en deux exemplaires, dont l'un reste chez l'employeur après que le salarié l'a lu et signé, et l'autre est remis directement au salarié.

Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs classés comme microentreprises ont le droit de ne pas élaborer de réglementations locales ou d'en approuver seulement une partie. Cela s'applique, par exemple, aux réglementations du travail, aux réglementations salariales, aux descriptions de poste, etc.

Si vous refusez les actes locaux internes, les conditions qui y sont spécifiées doivent être incluses dans le contrat de travail. Le contrat de travail est rédigé selon un formulaire type approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 27 août 2016 n° 858. Dans ce cas, l'employeur a le droit d'exclure du contrat de travail les éléments qu'il ne devrait pas à remplir en raison de la nature du travail, ainsi que les éléments des notes de l'accord type.

Le refus des actes locaux internes doit être consigné dans un document interne (par exemple, une ordonnance). Et les actes locaux précédemment appliqués sont déclarés invalides.

En cas de perte du statut de micro-entreprise, les dossiers du personnel doivent être organisés selon règles générales. Élaborer toutes les réglementations locales nécessaires sur les relations de travail au plus tard quatre mois à compter de la date à laquelle registre unique les petites et moyennes entreprises ont apporté des changements.

02-03 février 2017 – à Barnaoul de 10h00 à 17h00
stages de perfectionnement selon le programme :
Droit du travail et dossiers du personnel en 2017 : Derniers changements, les enjeux pratiques actuels, pratique d'arbitrage. Normes professionnelles.
(36 heures, études à temps plein et à temps partiel)
Le programme a été élaboré en tenant compte des exigences de la norme professionnelle « Spécialiste en gestion des ressources humaines », approuvée. Par arrêté du ministère du Travail de Russie du 6 octobre 2015 n° 691n.
À la fin des cours, vous recevrez certificat de formation avancée.

HÔTE - MIKUSHINA MARINA NIKOLAEVNA, Spécialiste reconnu des régions de l'Oural, de la Sibérie et de l'Extrême-Orient de la Russie en droit du travail et gestion des dossiers du personnel, avec de nombreuses années d'expérience dans la représentation des intérêts des employeurs et des employés devant les tribunaux, une vaste expérience dans le travail juridique et personnel dans les organisations et les entreprises. Spécialiste certifié dans le domaine de la gestion des ressources humaines. Membre de la Chambre des conseillers fiscaux de Russie. Auteur d'ouvrages uniques sur la législation du travail et la gestion des dossiers du personnel, publiés depuis plus de 15 ans.

Principales questions du programme :

1. Les dernières modifications de la législation du travail. Bilan des évolutions de la législation du travail pour la période du 01/01/2016 au 31/01/2017. Révision des nouveaux règlements.

2. Responsabilité administrative des employeurs et fonctionnaires pour violations du droit du travail. Règles pour effectuer des inspections des employeurs GIT. Examen des modifications apportées au Code des infractions administratives de la Fédération de Russie. Règles d'information et de consultation des employeurs sur l'application de la législation du travail. De nouveaux motifs pour effectuer des inspections imprévues de GIT. Relations avec l'Inspection nationale des impôts : droits des employeurs pendant et après un contrôle, pratique judiciaire. Examen des lettres du ministère du Travail et de Rostrud 2016-2017. sur les questions de réglementation des relations de travail.

3. Le contrat est-il de travail ou de droit civil ? Interdiction de conclure des contrats civils qui régissent effectivement les relations de travail : pratique judiciaire dans les litiges concernant la reconnaissance des relations de travail. Conséquences de prendre de mauvaises décisions.

4. Lutte contre la corruption. Exigences de la législation anti-corruption obligatoires pour les employeurs. Responsabilité des violations. Examen de la législation anti-corruption dans le territoire de l'Altaï.

5. Embauche. Contrats de travail : conclusion, modification, résiliation.

Motifs juridiques du refus de conclure un contrat de travail. Documents requis pour l'emploi : quoi de neuf ? Examen médical préalable et examen psychiatrique : réglementation réglementaire et évolutions attendues.

Conditions et informations obligatoires figurant dans le contrat de travail (lieu de travail et lieu de travail, les conditions salariales, fonction de travail, durée du contrat de travail, etc.). Rédaction des contrats de travail et des bons de travail. Enregistrement compétent des relations de travail pour le travail à temps partiel interne et externe.

Règles d'établissement des documents de transfert et de déménagement, de renommage et/ou de réorganisation entité légale, lors du regroupement de professions (postes), de l'élargissement de la zone de service, de la modification des conditions salariales. La bonne façon de « re-signer » un contrat de travail à de nouvelles conditions.

Règles de licenciement des salariés à volonté, d'un commun accord des parties, pour raisons de santé, du fait de l'expiration du contrat de travail, sur la base des résultats de la certification. Licenciement pour actes coupables à titre de mesure des mesures disciplinaires: pour manquement répété d'un salarié à remplir ses fonctions sans motif valable responsabilités de travail, absentéisme, dû à une perte de confiance. Identification des violations, préparation des documents. Procédures judiciaires de licenciement de salariés en raison d'une réduction des effectifs ou des effectifs : prise d'un arrêté de modification du tableau des effectifs, différentes sortes notifications, droit préférentiel de maintien au travail, prise en compte des avis organisation syndicale et ainsi de suite. Règles d'établissement des documents (notifications, notifications, déclarations, ordonnances, actes, enregistrements dans cahiers de travail et etc.). Pratique judiciaire 2016 sur les litiges concernant la réintégration des travailleurs au travail. Changement de juridiction pour les demandes de restauration des droits du travail.

6. Normes professionnelles et évaluation indépendante des qualifications : réponses aux questions urgentes. Le concept de normes professionnelles. Application des normes professionnelles dans l'élaboration du personnel, du développement les descriptions d'emploi, fixant les salaires, organisant la formation et la certification des travailleurs. Caractéristiques de l'application des normes professionnelles pour le gouvernement et institutions municipales. Explications de Rostrud. Évaluation indépendante des qualifications : concept, procédure, droits et obligations de l'employeur d'orienter les salariés vers une évaluation indépendante des qualifications, garanties et indemnisations accordées au salarié lors de l'évaluation indépendante des qualifications.

7. Nouveautés dans la réglementation des relations de travail avec catégories distinctes ouvriers(avec des chefs d'organisations, des automobilistes, etc.). Particularités de la réglementation du travail des personnes travaillant pour des employeurs - petites entreprises, qui sont classées comme micro-entreprises.

8. Nouvelles informations sur le temps de travail et le temps de repos. Problèmes pratiques actuels. Incomplet temps de travail: quoi de neuf dans la législation ? Report des vacances en 2017. Calcul de l'année de travail. Durée des vacances. Notifications de la date de début du congé, arrêtés et autres documents établis lors de l'octroi du congé. Règles de calcul de l'indemnité pour vacances inutilisées en cas de licenciement.

9. Rémunération. La notion de salaire. Rémunérations et primes d’intéressement : quelles différences ? Salaire minimum en Russie et dans le territoire de l'Altaï. Indexation des salaires. Fixation des salaires. nouvel ordre déterminer le moment du paiement des salaires. Augmentation du montant des indemnités de retard de paiement des salaires et autres paiements en faveur des salariés. Emission du bulletin de paie.

10. Garanties et compensations accordées aux salariés : lorsqu'il est envoyé en voyage d'affaires ; avec un travail de nature itinérant (mobile), lors de travaux sur la route ; lorsque vous travaillez dans des conditions nocives/dangereuses ; en cas d'incapacité temporaire (règlement réglementaire, règles de calcul de la durée d'assurance) ; en combinant travail et formation.